Try-Celyn Court

Heol Bryngwyn Newydd, Trecelyn, Gwent. NP11 4NF
Ffôn: 01495 246622
E-bost: Karen.thomas@wellcomecarehomes.com

Adroddiad Monitro Cytundeb

Enw/Cyfeiriad y darparwr: Tre-Celyn Court, New Bryngwyn Road, Trecelyn NP11 4NF
Dyddiad yr Ymweliad: 6 Mehefin 2023       
Swyddog ymweld:  Amelia Tyler: Swyddog Monitro Contractau, CBSC
Yn bresennol: Karen Thomas: Rheolwr y Cartref

Cefndir

Agorodd Tre-Celyn Court ar 19 Rhagfyr 2016 a’i berchennog yw cwmni Wellcome Care Homes Ltd.  Mae’r lleoliad yn cynnwys dau adeilad deulawr ar wahân sydd wedi’u cofrestru i ddarparu gofal i gyfanswm o 51 o bobl ag anghenion gofal preswyl a/neu amhariad gwybyddol.

Esboniwyd bod un o’r adeiladau’n dal i gael ei ailwampio a bod 20 o leoedd gwag ar adeg yr ymweliad.

Cwblhawyd yr ymweliadau monitro ffurfiol blaenorol ar 19 a 29 Mai 2022 pan nodwyd 11 o gamau gweithredu (roedd saith ohonynt yn rhai cywirol a phedwar ohonynt yn ddatblygiadol). Cafodd y rhain eu hadolygu fel rhan o’r ymweliad hwn a chaiff y canfyddiadau eu nodi isod.

Gan ddibynnu ar ganfyddiadau’r adroddiad, rhoddir camau unioni a datblygiadol i’r cartref i’w cwblhau. Camau unioni yw’r rhai y mae’n rhaid eu cwblhau (fel y llywodraethir gan ddeddfwriaeth ac ati), a chamau gweithredu datblygiadol yw’r argymhellion arfer da.

Argymhellion blaenorol

Ffeiliau’r staff i gynnwys cofnodion llawn o gyfweliadau, tystysgrifau geni, pasbortau a chontractau cyflogaeth wedi’u llofnodi a phrawf o gofrestriad Gofal Cymdeithasol Cymru (o fis Hydref 2022). Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol atodlen 1 rheoliad 35 (1) ac atodlen 2 Rheoliad 59 (8)

Wedi’i gyflawni’n rhannol. Nid oedd un o’r ffeiliau a welwyd yn cynnwys copi o basbort y cyflogai na chontract cyflogaeth.  

Rhaid i gynlluniau personol gofnodi manylion unrhyw un sy’n rhan o’r broses i gwblhau’r ddogfen. Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol, Rheoliad 18

Heb ei gyflawni. Yn y ddwy ffeil a welwyd, nid oedd unrhyw dystiolaeth bod yr unigolyn nac unrhyw bartïon allanol wedi cymryd rhan yn y prosesau o greu nac adolygu’r cynlluniau personol.

Rhaid ffurfioli cynllun wrth gefn os bydd yr unigolyn cyfrifol yn absennol yn annisgwyl.  Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol fersiwn 2 (Ebrill 2019) Rheoliad 10, rhan 3

Wedi’i gyflawni. Dangosodd y rheolwr gopi o’r cynllun wrth gefn, wedi’i ddyddio 07.06.23, i’r swyddog monitro contractau.

Mae gan ddarparwyr gwasanaeth bolisi ysgrifenedig mewn perthynas â’r defnydd a wneir o system teledu cylch cyfyng gan y gwasanaeth a gan unigolion, teuluoedd a staff. Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol fersiwn 2 (Ebrill 2019) Rheoliadau 43 a 44

Wedi’i gyflawni. Gwelwyd hwn yn ystod yr ymweliad a chafodd ei adolygu 07.06.23. Nodwyd ar y ddogfen bod dyddiad yr adolygiad nesaf ym mis Mai 2024.

Yr holl staff i dderbyn hyfforddiant gorfodol yn rheolaidd a hyn wedi’i adlewyrchu yn y matrics hyfforddi. Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol fersiwn 2 (Ebrill 2019) Rheoliad 26

Wedi’i gyflawni’n rhannol. Gwelwyd ychydig o fylchau yn yr hyfforddiant gorfodol. Esboniodd y rheolwr bod hyn wedi’i achosi’n rhannol gan drosiant staff.

Canlyniadau unigol i’w canfod a’u cofnodi. Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol fersiwn 2 (Ebrill 2019) Rheoliad 14

Heb ei gyflawni. Nid oedd y ffeiliau a welwyd yn cynnwys unrhyw ganlyniadau/nodau y cytunwyd arnynt i bobl anelu atynt.

Dymuniadau diwedd oes i’w cadw ar ffeil. Lle nad yw’r unigolyn yn gallu eu trafod, neu nad yw eisiau gwneud, dylid cofnodi a dyddio hyn yn glir. Rhaid trafod hyn gyda’r perthnasau hefyd lle bo’n briodol. Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol fersiwn 2 (Ebrill 2019) Rheoliad 21

Heb ei gyflawni. Ni chafwyd unrhyw gofnodion mewn ffeiliau mewn perthynas ag unrhyw drafodaeth ynghylch eu dymuniadau o ran diwedd oes. Roedd un ffeil yn cynnwys gorchymyn ‘DNR’ wedi’i ddyddio 09.01.23 ond nid oedd unrhyw dystiolaeth ei fod wedi’i drafod gyda’r unigolyn, ei theulu nac unrhyw un oedd yn agos ati.

Cynnal y matricsau goruchwylio yn olynol yn hytrach nag ar sail blwyddyn er mwyn ei gwneud yn haws cadarnhau eu bod yn cael eu cynnal bob chwarter.

Wedi’i gyflawni’n rhannol. Trafodwyd fformat y matricsau goruchwylio ac arfarnu gyda’r rheolwr. Dywedwyd bod y cynllun presennol yn gweithio’n well i’r rheolwr a’r unigolyn cyfrifol.

Argymhellir tynnu cyn-aelodau staff oddi ar y matrics ac amlygu gweithwyr newydd yn glir er mwyn cofnodi pan fydd yn bryd cynnal eu goruchwyliad cyntaf/diwedd y sesiwn cynefino.

Wedi’i gyflawni’n rhannol. Nid oedd cyn-aelodau staff wedi’u tynnu oddi ar y matrics ond roedd eu henwau wedi’u hamlygu i ddangos nad ydynt yn gweithio i’r cwmni mwyach. Roedd cofnod o ddyddiad cychwyn gweithwyr newydd ar y matrics hyfforddiant, a chofnod o’r dyddiad pan wnaethant gwblhau eu cyfnod cynefino.

Mae angen addasu gorchuddion rheiddiaduron er mwyn sicrhau y gellir cyrraedd y  thermostat. 

Wedi’i gyflawni’n rhannol. Rhoddwyd gwybod i’r swyddog monitro contractau bod y dyn cynnal a chadw heb orffen pob ystafell.

Yr holl ffurflenni arfarnu i gael eu llofnodi a’u dyddio’n glir.

Heb ei gyflawni. Roedd y ddwy ffeil a welwyd ar gyfer gweithwyr newydd, felly ni chafwyd arfarniadau gan nad oedd disgwyl amdanynt. Gwelwyd ffurflen arfarnu ar gyfer aelod arall o staff a nodwyd nad oedd wedi’i llofnodi na’i dyddio’n briodol gan yr aelod staff a’r rheolwr.

Canfyddiadau o’r ymweliad

Unigolyn cyfrifol

Darparwyd copi o’r adroddiad chwarterol mwyaf diweddar a gwblhawyd gan yr Unigolyn Cyfrifol, wedi’i ddyddio 31 Rhagfyr 2022. Roedd adroddiadau hefyd am y cyfnod a ddaeth i ben ym mis Mawrth 2023 (dyddiedig 03.05.23) a 30 Medi 2022.

Roedd yr adroddiad chwarterol mwyaf diweddar a gwblhawyd gan yr unigolyn cyfrifol yn nodi y byddai 6 aelod o’r staff yn cael eu cofrestru am hyfforddiant QCF lefel 2. Gofynnodd y swyddog monitro contractau am dystiolaeth bod hyn wedi’i wneud ac esboniodd y rheolwr bod y chwe aelod wedi gadael y cwmni. Hefyd, roedd yr adroddiad yn nodi bod hyfforddiant dementia pellach wedi’i sicrhau, ond nid oedd hynny wedi’i nodi yn y matrics.

Cydnabuwyd bod yr adroddiad chwarterol yn cynnwys llawer o dystiolaeth o drafodaethau a gafwyd gyda’r preswylwyr, aelodau teulu a’r staff.

Darparwyd copi o’r datganiad o ddiben mwyaf diweddar, a gafodd ei adolygu yng ngwanwyn 2023. Nododd yr adroddiad bod y preswylwyr wrth galon y gwerthoedd craidd a bod adeilad Daffodil yn dal i gael ei adnewyddu, a disgwylir y caiff y gwaith ei gwblhau yn haf 2023.      

Gwelwyd yr holl bolisïau a gweithdrefnau gorfodol, gan gynnwys diogelu, defnyddio rheolaeth neu ataliaeth, rheoli heintiau, a meddyginiaeth. Nodwyd bod y rhain wedi’u hadolygu yn ystod y 12 mis diwethaf, ac eithrio disgyblu staff a oedd i fod i gael ei adolygu ym mis Ebrill 2023, ac ataliaeth, a gynlluniwyd ar gyfer 5 Mehefin 2023.

Rheolwr cofrestredig

Esboniodd y rheolwr bod system teledu cylch cyfyng ar waith yn y coridorau a thu allan i’r adeiladau: mae hyn wedi’i nodi yn y canllaw i ddefnyddwyr gwasanaeth. Roedd un o’r ffeiliau a welwyd yn cynnwys ffurflen ganiatâd wedi’i llenwi, ond dim ond ffurflen wag oedd yn yr ail ffeil a welwyd. Rhaid i bob ffeil gynnwys ffurflenni wedi’u llenwi, ac os nad yw’r preswylydd yn gallu ei llofnodi, rhaid i gynrychiolydd priodol ei llenwi.

Nid oedd unrhyw bryderon ynghylch adeiladwaith yr adeilad na’r cyfarpar h.y. roedd y lifft a’r olchfa’n gweithio’n dda ac nid oedd unrhyw broblemau o ran tymheredd y dŵr tap yn yr ystafelloedd. Fel y nodwyd eisoes, mae angen addasu rhai o’r ystafelloedd er mwyn sicrhau y gellir cyrraedd y thermostatau ar y rheiddiaduron.

Esboniwyd nad oedd unrhyw hysbysiadau rheoliad 60 heb eu hateb i’w hanfon ymlaen at y tîm comisiynu ar adeg yr ymweliad, ac nid oedd y rheolwr yn goruchwylio mwy nag un gwasanaeth.

Mae’r unigolyn cyfrifol yn dal i ymweld â’r cartref tua phob pythefnos, a dywedwyd wrth y swyddog monitro contractau bod yr ymweliadau hyn yn ddirybudd fel arfer. Hefyd, esboniodd y rheolwr bod cyfarfodydd rheolwyr yn cael eu cynnal yn rhithiol bob dydd Llun, sy’n cynnwys holl reolwyr Wellcome Homes a’r unigolyn cyfrifol. Dywedodd y rheolwr ei bod yn teimlo bod yr unigolyn cyfrifol yn ei chefnogi, ac roedd modd cysylltu ag ef yn hawdd pan fo angen.

Trafodwyd bod pum atgyfeiriad Diogeliadau Amddiffyn Rhyddid yn aros i gael eu hasesu gan y tîm Diogeliadau Amddiffyn Rhyddid, ac roeddent yn aros am y dyfarniad. Dangosodd y rheolwr y daenlen i’r swyddog monitro contractau a oedd yn cynnwys y wybodaeth am ba bryd y gwnaethpwyd yr atgyfeiriad.

Cafwyd trafodaeth am ba bryd y gwnaethpwyd yr atgyfeiriad diwethaf i dîm proffesiynol. Dywedodd y rheolwr mai mis Chwefror 2023 oedd dyddiad yr atgyfeiriad diwethaf, pan gafodd preswylydd ei atgyfeirio at y tîm iechyd galwedigaethol am nad oedd yn gallu cynnal ei bwysau ei hun. 

Staffio a hyfforddiant

Darparwyd copi o’r matrics hyfforddiant, a chydnabuwyd ei fod yn cynnwys yr holl hyfforddiant gorfodol megis codi a chario, hylendid bwyd, diogelu, cymorth cyntaf, rhoi meddyginiaeth ac ati. Roedd y matrics yn nodi rhai bylchau yn yr hyfforddiant: ymddengys nad oedd dau aelod o’r staff gofal wedi cwblhau hyfforddiant diogelu, na chwe aelod ychwanegol o’r staff chwaith. Nodwyd y gall fod yn anodd cael lleoedd ar y cwrs hwn oherwydd y galw mawr amdano. Roedd angen i ddau aelod o’r staff gofal gwblhau hyfforddiant codi a chario, ac roedd un arall ar gyfnod mamolaeth. Cydnabuwyd nad yw’n bosibl sicrhau hyfforddiant i lai na phum aelod o staff. Hefyd, esboniodd y rheolwr bod dau aelod o’r staff ategol hefyd wedi cwblhau Pasbort Cymru-gyfan undydd. Nid oedd dyddiad wedi’i gofnodi i 11 aelod o’r staff gofal gael hyfforddiant cymorth cyntaf a rhoi meddyginiaeth. Rhaid sicrhau’r hyfforddiant hwn fel blaenoriaeth, a’i nodi ar y matrics ar ôl ei gwblhau. Fel y cyrsiau eraill, dylid nodi os nad oes angen yr hyfforddiant fel rhan o’r rôl. Roedd yn destun pryder bod y matrics yn dangos nad oedd un o dri aelod staff y gegin wedi cwblhau hyfforddiant diogelwch bwyd, ac nid oedd dim ohonynt wedi cwblhau hyfforddiant ymwybyddiaeth diogelwch bwyd na hyfforddiant deiet a maeth.  

Er y cofnodwyd mai dim ond nifer fach o’r staff oedd wedi’u mynychu, cwblhawyd cyrsiau anorfodol ar bynciau epilepsi, ymwybyddiaeth strôc, diwedd oes, Istumble a rhywioldeb.   

Rhoddwyd gwybod i’r swyddog monitro contractau bod y cartref yn cyflogi 39 o aelodau staff gofal yn ogystal â’r rheolwr a’r dirprwy reolwr, sy’n ychwanegol. Nodwyd bod cydgysylltydd gweithgareddau hefyd yn gweithio 30 o oriau'r wythnos yn y cartref. Nid yw’r cartref yn defnyddio staff asiantaeth er mwyn sicrhau’r cysondeb mwyaf i’r preswylwyr.

Mae’r cyrsiau hyfforddiant yn gyfuniad o rai ar-lein a rhai mewn ystafell ddosbarth. Teimlwyd bod rhai o’r cyrsiau, megis codi a chario, hyfforddiant swyddogion tân, cadeiriau achub a chymorth cyntaf, yn sesiynau ymarferol iawn ac felly y dylid eu cyflawni wyneb yn wyneb. Soniodd y rheolwr hefyd bod hyfforddiant meddyginiaeth wedi’i archebu ar gyfer yr uwch ofalwyr yn yr wythnos ganlynol, a chymorth cyntaf argyfwng yn y gwaith wedi’i gynllunio yn yr wythnos wedi hynny.

Caiff ansawdd hyfforddiant ei asesu’n bennaf drwy ffurflenni gwerthuso a ddefnyddir gan rai o’r hyfforddwyr, trafodaethau mewn cyfarfodydd tîm, goruchwyliadau, ac arfarniadau blynyddol. Dywedwyd nad oes unrhyw aelod o’r staff yn gweithio mwy na 48 awr yr wythnos yn rheolaidd.

Soniwyd bod un preswylydd yn siarad Cymraeg am ei bod hi’n arfer gweithio fel athrawes Gymraeg. Caiff y cynnig rhagweithiol ei weithredu cymaint â phosibl, ac mae dau aelod o’r staff yn gallu sgwrsio yn Gymraeg. Dywedwyd wrth y swyddog monitro contractau hefyd bod y cartref yn ymdrechu i ateb y ffôn a gorffen negeseuon e-bost yn Gymraeg a Saesneg.

Gwelwyd dwy ffeil staff ar gyfer dau aelod mwy newydd o’r staff. Roedd y ddwy ffeil yn cynnwys dau eirda, roedd un yn cynnwys geirda proffesiynol a’r llall yn cynnwys dau eirda personol yn unig, am fod yr aelod o staff wedi gadael ei swydd flaenorol yn 2015.

Roedd y ddwy ffeil yn cynnwys disgrifiad swydd, ffurflenni cais, tystysgrifau geni, ffotograff diweddar, tystiolaeth o wiriadau clir gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd, a rhestr wirio cyfnod sefydlu wedi’i llofnodi. Roedd cofnodion o gyfweliadau yn y ffeil, ond nodwyd mai dim ond un cyfwelydd oedd wedi bod yn cyfweld: lle bo modd, dylai cyfweliadau gael eu cynnal gan ddau gyfwelydd fel bod tystiolaeth ychwanegol ar gael os caiff y canlyniad ei herio.

Nid oedd y ffurflen gais yn nodi unrhyw fylchau cyflogaeth gan nad oedd yr ymgeiswyr wedi rhoi dyddiadau eglur o ran dechrau a gorffen swyddi. Fodd bynnag, gwelodd y swyddog monitro contractau dudalen ar wahân yn rhoi manylion y cofnodion cyflogaeth.

Roedd yn bleser gweld rhestrau gwirio eglur o’r cyfnod sefydlu a oedd wedi’u llofnodi yn y ffeiliau, a oedd yn rhoi tystiolaeth o waith cysgodi ac asesiadau cymhwysedd priodol.

Goruchwylio ac arfarnu

Roedd y matrics goruchwylio’n dangos bylchau o ran goruchwyliadau, yn rhannol oherwydd trosiant staff ac yn rhannol am nad oedd rhai i fod i ddigwydd eto. Rhoddodd y rheolwr sicrwydd y byddai’r rhain yn cael eu cyflawni, ac roedd am anfon tystiolaeth o’r arfarniadau blynyddol at y swyddog monitro contractau.

Gwelwyd y matrics arfarnu blynyddol ers 2022 a chytunwyd nad oedd pedwar aelod o’r staff wedi cymryd rhan: bydd y rheolwr yn mynd i’r afael â hyn eleni a bydd yn sicrhau bod holl aelodau’r staff yn ymgysylltu’n weithredol ynddo.

Esboniwyd bod yr holl sesiynau goruchwylio’n gyfarfodydd ffurfiol, cyfrinachol ac ar sail un-i-un sydd angen cyfraniad gan y ddwy ochr.

Dogfennaeth

Gwelwyd dwy ffeil preswylydd yn ystod yr ymweliad ac roedd y ddwy’n cynnwys asesiadau cyn-derbyn, ond nid oedd y dudalen olaf wedi’i chwblhau. Dylai’r staff gofio bod angen cwblhau pob rhan o’r ffurflenni hyn.

Nodwyd bod y cynlluniau personol yn rhoi manylion am welliant symudedd un unigolyn ers iddo gael ei ryddhau o’r ysbyty.

Roedd asesiadau risg priodol hefyd wedi’u nodi yn y ffeiliau, er enghraifft cynlluniau personol gadael mewn argyfwng, teclyn galw cymorth, canllawiau gwely, cwympiadau, asesiadau dibyniaeth a chodi a chario. Esboniwyd er y gwneir pob ymdrech i adolygu’r holl gynlluniau ac asesiadau bob mis, roedd un wedi’i fethu oherwydd derbyniadau rheolaidd i’r ysbyty. Cytunwyd bod un cynllun ynghylch symudedd wedi’i ddiweddaru 29.06.22 yn dilyn cwymp ar 23.06.22.  Ni chafwyd unrhyw dystiolaeth o gysylltiadau ag asiantaethau allanol.

Nododd un o’r cynlluniau cyfathrebu bod yr unigolyn yn gallu cyfathrebu’n dda iawn heb anhawster, ond nid oedd sôn am ei hanghenion o ran sbectol neu gymhorthydd clyw, ei dewis iaith ac ati. Nodwyd mewn man arall bod Parkinson’s arni ond nid oedd sôn a oedd hyn yn effeithio ar ei chyfathrebu neu ei gwybyddiaeth. Er y nodir ei bod yn gallu bwyta’n annibynnol, nid oedd unrhyw fanylion ynghylch ei hoff a chas bethau, os oedd yn bwyta’n well o gael dognau llai o fwyd, platiau lliw gwahanol, os oedd yn gallu gwneud ei phenderfyniadau ei hun ynghylch beth i’w fwyta a phryd.

Nid oedd tystiolaeth bod canlyniadau neu nodau personol wedi’u trafod gyda’r unigolyn neu’r cynrychiolydd priodol. Roedd y ddwy ffeil yn cynnwys tudalennau ar gyfer dymuniadau cynrychiolwyr yr unigolyn, ond nid oeddent wedi’u cwblhau na’u llofnodi. Dylid nodi’n glir pan nad oes gan yr unigolyn gynrychiolwyr priodol.

Ychydig iawn o fanylion ynghylch y cynlluniau gofal cymdeithasol ac ysbrydol oedd yn y ddwy ffeil, ac nid oedd un ohonynt wedi’i ddiweddaru ers mis Rhagfyr 2021. Gwelodd y swyddog monitro contractau arwyddion tu allan i bob ystafell wely yn nodi gwahanol hobïau a/neu ddiddordebau, ond nid oeddent wedi’u cynnwys yn y cynlluniau personol. Roedd un ffeil yn cynnwys dogfen ‘dyma fi’ a nodai ei bod yn mwynhau gwau ac yn hoffi ei bwyd ond y gallai fod yn emosiynol wrth drafod ei ffrindiau a’i theulu, ond nid oedd unrhyw fanylion ychwanegol. Nid oedd y ddogfen hon wedi’i chynnwys yn yr ail ffeil a welwyd.

Fel y soniwyd eisoes, dim ond un o’r ffeiliau oedd yn cynnwys dogfen ‘Na cheisier dadebru cardio-anadlol’ (DNACPR), ond nid oedd unrhyw fanylion cynnal trafodaeth neu unrhyw broses eirioli.

Sicrwydd Ansawdd

Rhoddwyd copi o’r adroddiad sicrwydd ansawdd blynyddol dyddiedig 3 Mai 2023. Rhoddodd y ddogfen hon drosolwg o ran staffio, amgylchedd, ymweliadau allanol a diogelu. Mae’r adroddiad hefyd yn nodi’r amcanion i’r rheolwr a’r staff ganolbwyntio arnynt yn ystod y chwe mis nesaf.

Gwelwyd cofnodion o’r cyfarfodydd tîm mwyaf diweddar a nodwyd y cynhaliwyd dau gyfarfod ym mis Chwefror, un ym mis Mawrth a dau ym mis Mai. Roedd presenoldeb yn amrywio o bedwar aelod staff a’r cadeirydd i wyth mynychwr a’r cadeirydd. Roedd yn dda gweld rhai o’r cyfarfodydd yn canolbwyntio ar bwnc penodol (megis cyfnerthu deietau), neu breswylydd, yn hytrach nag agenda gyffredinol ailadroddus. Ar adeg yr ymweliad, esboniodd y rheolwr nad yw’r aelodau staff yn llofnodi’r cofnodion i gadarnhau eu bod wedi’u darllen, ond bod copïau ar gael yn yr ystafell staff. Mae’n arfer da gofyn i staff lofnodi copi o’r cofnodion, yn enwedig staff nos, er mwyn sicrhau y rhoddwyd gwybod iddynt am yr hyn sy’n digwydd yn y cartref, a bod gwybodaeth yn cael ei dosbarthu’n gyfartal i bawb.

Er na chynhelir cyfarfodydd ffurfiol i breswylwyr, esboniwyd bod y cydgysylltydd gweithgareddau’n cael llawer o drafodaethau gyda’r preswylwyr ynghylch yr hyn yr hoffent ei wneud, a ydynt yn hapus yn y cartref ac a oes unrhyw beth y gellid ei wella yn y cartref, ac yn cwblhau adroddiadau wythnosol.

Nid oes cofnodion o gyfarfodydd ffurfiol gyda pherthnasau. Fodd bynnag, dywedodd y rheolwr bod yn well ganddi wneud hyn ar sail lai ffurfiol sy’n creu adborth gwell. Rhoddwyd gwybod i’r swyddog monitro contractau bod mwy o bobl yn dod i foreau coffi, te prynhawn a barbeciws yn yr haf nag a fyddai petaent yn cael eu hysbysebu fel cyfarfodydd i berthnasau.

Gwelwyd y llyfr damweiniau a digwyddiadau a chafwyd tystiolaeth o bedwar digwyddiad ym mis Mai a dim un ym mis Mehefin (ar adeg yr ymweliad). Dywedwyd nad oedd unrhyw dueddiadau adnabyddedig; fodd bynnag, gofynnwyd am asesiad galluedd ar gyfer un preswylydd.

Trafodwyd penodi eiriolwr dementia: dywedodd y rheolwr mai hi a’r dirprwy reolwr fyddai’n gwneud y gwaith yn bennaf, ond hefyd byddai un o’r uwch ofalwyr yn gyswllt da ar gyfer bwrw ymlaen â gofal dementia da. Byddai’n arfer da i ffurfioli hyn a’i gynnwys yn y datganiad o ddiben a’r canllaw i breswylwyr fel bod dealltwriaeth o bwy yw’r eiriolwyr a beth mae hynny’n ei olygu.

Dywedwyd pe byddai’r rheolwr yn teimlo bod meddyginiaeth wedi’i rhagnodi’n ddiangen i breswylydd, byddai’n codi’r mater gyda’r uwch ymarferydd nyrsio yn ystod y ‘rowndiau ward’ wythnosol. Mae uwch aelodau staff yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r rheolwr a’r dirprwy reolwr a byddai’r wybodaeth hon yn cael ei rhannu hefyd wrth drosglwyddo gofal. Dywedwyd wrth y swyddog monitro contractau bod adolygiadau meddyginiaeth yn cael eu cwblhau gyda nyrs seiciatrig gymunedol bob 6-8 wythnos, ac os caiff hwn ei ganslo, bydd y rheolwr yn mynd ati i bennu dyddiad arall.

Cynnal a chadw’r cartref

Roedd y cartref cyfan wedi’i gadw’n lân ac yn daclus ac nid oedd unrhyw arogl drwg. Gwelwyd bod y llyfr cynnal a chadw’n cael ei gadw’n ddiogel yn yr ystafell feddyginiaeth ar y llawr gwaelod ac roedd yn cynnwys tasgau megis newid matres â llif aer am fatres arferol, rhoi drych ar y wal ac ati. Fel y soniwyd eisoes, mae rhywfaint o waith yn dal i fynd rhagddo ar orchuddion y rheiddiaduron.   

Nododd y swyddog monitro contractau bod sedd y toiled yn yr ystafell ymolchi ar y llawr cyntaf yn rhydd a bod perygl posibl y gallai preswylydd lithro i’r llawr.

Dros y 12 mis blaenorol, gosodwyd bwyler newydd yn yr adeilad, gosodwyd ffenestri newydd yn yr adeilad sy’n cael ei ailwampio, gosodwyd llawr newydd a drws newydd ar y gawod yn yr ystafell gawod ar y llawr cyntaf. Nodwyd hefyd bod y llwybr tu allan wedi’i drwsio a bod gwaith wedi’i wneud ar y patio.

Diogelwch tân / Iechyd a diogelwch

Cwblhawyd yr archwiliad tân diwethaf ar 27.07.22 gan gwmni Prevention 1st Fire and Safety Services. Roedd yr adroddiad hwn yn cynnwys argymhellion yr oedd y rheolwr yn cadarnhau eu bod wedi’u cyflawni.

Cwblheir profion ar y larymau tân bob wythnos a chynhelir ymarfer gwacáu o leiaf unwaith y flwyddyn. Nodwyd bod yr ymarferion gwacáu blaenorol wedi’u cynnal ar 12 a 19 Ionawr 2023, ac roedd sylw o’r ôl-drafodaeth wedi’i gofnodi hefyd.

Roedd y cynlluniau codi a chario’n gyfredol yn y ddwy ffeil a welwyd. Dywedodd y rheolwr bod hyn hefyd yn rhan o’r asesiad cyn-derbyn.

Arian y preswylwyr

Caiff unrhyw arian sy’n mynd i mewn/allan o’u waledau personol a gedwir yn y brif swyddfa ei nodi a’i lofnodi dwywaith gan y rheolwr a’r dirprwy reolwr. Os na fydd un ohonynt ar gael, gall unrhyw aelod arall o’r staff gydlofnodi i gadarnhau bod y swm cywir o arian wedi’i dderbyn neu ei wario.

Cynhaliwyd archwiliad cyflym o arian un o’r preswylwyr a chadarnhawyd bod yr holl dderbynebau ar gael ar gyfer unrhyw wariant, a’u bod yn cyd-fynd â’r hyn a gofnodwyd ar y fantolen, a bod y swm yn y waled hefyd yn cyd-fynd â’r gweddill. Roedd llofnod ar goll ar daflen wariant yr wythnos flaenorol. Er mwyn diogelu preswylwyr a staff, dylid cael dau lofnod ar y cofnod ar y pryd.

Adborth gan staff

Siaradwyd ag un aelod staff fel rhan o’r ymweliad a esboniodd ei fod yn cynorthwyo ag anghenion emosiynol y preswylwyr drwy dreulio amser gyda nhw a gwrando arnynt. Dywedwyd gan fod un o’r preswylwyr wedi bod yn athrawes Gymraeg, roedd wedi dysgu rhywfaint o Gymraeg lefel sgwrs i aelod o’r staff, a chafodd hynny effaith fawr ar ei llesiant. Aeth yr aelod staff ymlaen i ddilyn cwrs.

Dywedwyd petaen nhw’n gweld bod preswylydd wedi ypsetio, byddent yn ceisio darganfod beth oedd yn bod. Byddent yn mynd ag ef/hi i fan tawel, ei gysuro a cheisio dod o hyd i ddatrysiad. Gofynnodd y swyddog monitro contractau os oeddent yn treulio llawer o amser yn y gymuned gyda’r preswylwyr, a dywedwyd nad oedd hynny’n digwydd yn aml. Weithiau byddant yn cerdded i’r siop gornel agosaf ac yn ôl, ond dim byd arall. Er y gwelwyd tystiolaeth bod gweithgareddau gwych yn digwydd yn y cartref, nid oedd llawer o gyfle i wneud pethau yn yr ardal leol.

Dywedodd yr aelod staff ei fod yn cael y cyfle i eistedd a sgwrsio â’r preswylwyr, ac i chwarae gemau megis Connect 4 neu Stickle Bricks.  Os nad oedd llawer yn mynd ymlaen i ysgogi’r preswylwyr am bum munud, dywedwyd wrth y swyddog monitro contractau y byddent yn gosod y bwrdd neu’n plygu napcynau gyda’r preswylwyr, yn canu a dawnsio, edrych ar lyfrau atgofion neu’n darllen y papur newydd iddynt.

Trafodwyd a oedd yn teimlo’n hyderus i wneud awgrymiadau ynghylch gwella ansawdd bywyd y preswylwyr. Dywedodd yr aelod staff ei fod yn teimlo’n hyderus a rhoddodd enghraifft o sut roedd y rheolwr wedi gwrando arno ac wedi mabwysiadu ei syniadau. Pwysleisiwyd hefyd y teimlai fod y rheolwr yn ei gefnogi ac esboniodd ei fod wedi dechrau gweithio yn y gegin pan ddaeth i’r cartref a bellach mae hanner ffordd trwy ei gymhwyster lefel pedwar.

Adborth gan breswylydd

Siaradwyd ag un preswylydd, a dywedodd wrth y swyddog monitro contractau ei bod yn treulio’i diwrnod yn gwneud gweithgareddau arferol ac weithiau’n mynd allan gyda’i merch. Pan ofynnwyd iddi am brydau bwyd, dywedodd eu bod yn ‘OK’ a’i bod yn eu mwynhau. Dywedodd nad oedd unrhyw beth ar y fwydlen nad yw’n hoffi ei fwyta.

Dywedodd y preswylydd ei bod yn hapus yno a bod llawer o gwmni, gan ddweud ‘mae wastad rhywun i siarad â nhw. Mae fel bod gartref’. Gofynnodd y swyddog monitro contractau os oedd yn mynd allan yn aml, a’r ateb oedd ‘ddim yn aml, dim ond pan fydd fy merch yn gallu mynd â fi. Dyw’r staff ddim yn gallu mynd â ni mas’. Dywedodd fod y staff yn hyfryd ac yn gwneud iddi chwerthin. Ni allai feddwl am unrhyw beth na fyddai’n gallu ei drafod â nhw.

Dywedodd hefyd bod y staff bob amser yn dod i’w chynorthwyo pan fydd yn gwasgu’r larwm, a does dim rhaid aros am gyfnodau hir. Dywedodd ei bod yn nerfus iawn am gwympo yn yr ystafell ymolchi, felly mae’n hoffi bod aelod o staff gerllaw. Ni chodwyd unrhyw bryderon, ac ni chodwyd unrhyw feysydd ar gyfer gwella, heblaw gweithgareddau tu allan i’r cartref.

Adborth gan berthynas

Gwelwyd perthynas yn eistedd wrth y bwrdd gyda grŵp o breswylwyr ac yn sgwrsio â nhw wrth gymryd rhan mewn gweithgaredd (gwneud cebabau ffrwythau gyda siocled wedi toddi wedi’i daenu drostynt).  

Dywedodd wrth y swyddog monitro contractau bod croeso iddynt yn y cartref a bod yr awyrgylch yn gyfeillgar bob amser. Er bod y preswylydd yn gofyn i fynd adref o dro i dro, mae wedi setlo yn Nhrecelyn a theimlai’r perthynas ei bod yn ddiogel yno. Er nad yw wedi’i wahodd i gyfarfodydd perthnasau ffurfiol, dywedodd y byddai’n siarad â Karen os oedd unrhyw bryder, ac roedd y cartref yn cynnal llawer o ddigwyddiadau anffurfiol lle'r oedd pawb yn dod ynghyd, fel Coroni’r Brenin. 

Dywedodd y perthynas ei fod wrth ei fodd â thudalen Facebook y cartref – hyd yn oed os nad yw’n gallu ymweld â’r cartref, mae’n gwybod beth sydd wedi bod yn digwydd. Pan ofynnwyd iddo a fyddai’n newid unrhyw beth am y cartref, dywedodd nad oedd angen newid dim byd. Dywedodd fod yr holl aelodau staff yn mynd allan o’u ffordd i wneud i’r preswylwyr deimlo’n gartrefol ac i roi iddynt yr ansawdd bywyd gorau posibl.

Arsylwadau cyffredinol

Nodwyd bod gan y cartref sgôr hylendid bwyd lefel 5, sef y lefel uchaf posibl. Roedd llawer o ffotograffau o’r preswylwyr yn y lolfa, gan wneud iddi deimlo’n gartrefol a phersonol. Gwelwyd y staff yn rhyngweithio’n dda gyda’r preswylwyr a chafodd y swyddog monitro contractau’r cyfle i chwarae Hangman gydag un o’r menywod.

Yn ystod cinio, roedd yn ymddangos bod y preswylwyr yn mwynhau’r pryd sef pysgod, sglodion a phys slwtsh, gyda dewis eang o bwdinau i ddilyn.

Roedd cynllun gweithgareddau pythefnosol yn y lolfa a oedd yn cynnwys gweithgareddau megis chwarae ping-pong gyda balŵns, cadw’n heini mewn cadair esmwyth, cwis cerddoriaeth, Hangman ac ati. Er bod yr amserlen yn hyblyg, mae’n rhoi syniad i’r preswylwyr o’r hyn y gallent ei wneud.

Camau Unioni / Datblygiadol

Unioni (i’w cwblhau cyn pen tri mis ar ôl dyddiad yr adroddiad hwn)

Ffeiliau’r staff i gynnwys cofnodion llawn o gyfweliadau, tystysgrifau geni, pasbortau a chontractau cyflogaeth wedi’u llofnodi a phrawf o gofrestriad Gofal Cymdeithasol Cymru (o fis Hydref 2022). Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol atodlen 1 rheoliad 35 (1) ac atodlen 2 Rheoliad 59 (8)

Rhaid i gynlluniau personol gofnodi manylion unrhyw un sy’n rhan o’r broses i gwblhau’r ddogfen. Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol fersiwn 2 (Ebrill 2019), Rheoliad 18

Yr holl staff i dderbyn hyfforddiant gorfodol yn rheolaidd a hyn wedi’i adlewyrchu yn y matrics hyfforddi. Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol fersiwn 2 (Ebrill 2019) Rheoliad 26

Canlyniadau unigol i’w canfod a’u cofnodi. Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol fersiwn 2 (Ebrill 2019) Rheoliadau 6, 14 a 80

Dymuniadau diwedd oes i’w cadw ar ffeil. Lle nad yw’r unigolyn yn gallu eu trafod, neu nad yw eisiau eu trafod, dylid cofnodi a dyddio hyn yn glir. Rhaid trafod hyn gyda’r perthnasau hefyd lle bo’n briodol. Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol fersiwn 2 (Ebrill 2019) Rheoliad 21

Yr holl ffeiliau i gynnwys ffurflen ganiatâd wedi’i llenwi ar gyfer defnyddio system teledu cylch cyfyng. Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol fersiwn 2 (Ebrill 2019) Rheoliadau 43 a 44

Dylid cefnogi preswylwyr sy’n dymuno cymryd rhan yn y gymuned leol Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol fersiwn 2 (Ebrill 2019) Rheoliadau 21, 43 a 44

Datblygiadol

Cynnal y matrics goruchwylio yn olynol yn hytrach nag ar sail blwyddyn er mwyn ei wneud yn haws i gadarnhau eu bod yn cael eu cynnal bob chwarter.

Argymhellir tynnu cyn-aelodau staff oddi ar y matrics ac amlygu gweithwyr newydd yn glir er mwyn cofnodi pryd y bydd angen cynnal eu goruchwyliad cyntaf/diwedd y sesiwn sefydlu.

Mae angen addasu gorchuddion rheiddiaduron yng ngweddill yr ystafelloedd er mwyn sicrhau y gellir cyrraedd y thermostat.

Y polisïau ynghylch rheolaeth ac ataliaeth a disgyblu staff i gael eu hadolygu er mwyn sicrhau eu bod yn gyfredol.

Lle bo’n bosibl, dylai cyfweliadau gael eu cynnal gan ddau aelod uwch o’r staff.

Enwebu eiriolwyr dementia ffurfiol, cynnwys hyn yn y dogfennau perthnasol a hysbysebu’r ffaith i ymwelwyr yn y cyntedd.

Mae angen trwsio sedd y toiled yn ystafell ymolchi 1, neu osod un newydd yn ei lle.

Casgliadau

Roedd awyrgylch tawel a digyffro yn y cartref, ac roedd yn hyfryd gweld rhywfaint o ryngweithio ystyrlon rhwng y staff, preswylwyr ac ymwelwyr. Nid oedd unrhyw bryderon o ran y gofal a ddarperir gan y cartref, ac roedd yn braf gweld staff yn cymryd rhan mewn gweithgareddau. Roedd ansawdd y bwyd yn dda ac roedd dewis eang o bwdinau ar gael.

O’r 11 o gamau blaenorol, roedd 2 wedi’u cyflawni, 4 wedi’u cyflawni’n rhannol a 5 heb eu cyflawni. Fodd bynnag, mae’r swyddog monitro contractau’n ffyddiog y bydd y rheolwr a’r dirprwy reolwr yn mynd i’r afael â hwy o fewn yr amserlen ddynodedig.

Oni fernir ei fod yn angenrheidiol, cynhelir yr ymweliad monitro nesaf cyn pen oddeutu 12 mis. Hoffai’r swyddog monitro contractau achub ar y cyfle hwn i ddiolch i bawb sy’n rhan o’r broses monitro am eu hamser, eu cymorth a’u lletygarwch.         

Awdur: Amelia Tyler
Swydd: Swyddog Monitro Contractau
Dyddiad: 2 Awst 2023