Maenordy Oakdale

Rhiw Syr Dafydd Road, Oakdale, Coed Duon, NP12 0JJ.
Ffôn: 01495 230900
E-bost: oakdalemanor@btconnect.com

Adroddiad Monitro Contract

Enw/Cyfeiriad y Darparwr: Cartref Preswyl Oakdale Manor
Dyddiad/Amser yr Ymweliad: 6 a 12 Medi 2023
Swyddog(ion) sy'n Ymweld: Ceri Williams, Swyddog Monitro Contractau
Yn Bresennol: Amanda Edwards, Rheolwraig Gofrestredig

Cefndir

Mae Oakdale Manor wedi'i gofrestru i ddarparu gofal preswyl i hyd at 31 o bobl â dementia ac mae'r cartref wedi'i rannu dros ddau lawr. Ar adeg yr ymweliad, roedd 21 o breswylwyr yn byw yn y cartref.

Yn dibynnu ar y canfyddiadau yn yr adroddiad, gellir rhoi camau unioni a datblygiadol i'r darparwr eu cwblhau. Camau unioni yw'r rhai y mae'n rhaid eu cwblhau fel y'u rheolir gan reoliadau megis y Ddeddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (RISCA), ac mae camau datblygiadol yn argymhellion arfer da.

Camau unioni/datblygiadol blaenorol

Camau unioni

Mae'r Cynllun Personol yn cael ei adolygu'n barhaus ac yn cael ei ddiwygio a'i ddatblygu i adlewyrchu newidiadau yn anghenion gofal a chymorth yr unigolyn. Rheoliad 16, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016.
Wedi'i gyflawni: Mae'r Cynlluniau Personol yr edrychwyd arnyn nhw'n cael eu hadolygu a'u diwygio pan fo angen.

Y darparwr gwasanaeth i sicrhau bod yr holl staff yn cael hyfforddiant craidd a gloywi priodol. Rheoliad 36, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016.
Wedi'i gyflawni: Roedd yr holl staff wedi derbyn hyfforddiant gorfodol cyfredol gyda dim ond rhai cyrsiau gloywi hwyr wedi'u trefnu.

Pob aelod o staff i gael goruchwyliaeth ac arfarniad priodol o fewn yr amserlenni a nodir mewn deddfwriaeth. Rheoliad 36, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016.
Heb ei gyflawni: Gweler corff yr adroddiad.

Rhaid i gofnod o bob person sy'n gweithio yn y gwasanaeth gynnwys copi o dystysgrif geni a phasbort y person (os oes un). Rheoliad 59, Atodlen 2, Rhan 1 8 (b), Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016.
Wedi'i gyflawni: Roedd sampl o'r ffeiliau staff a welwyd yn ystod yr ymweliad yn cynnwys copïau o dystysgrifau geni neu basbortau.

Y gwasanaeth i gydymffurfio ag argymhellion a wnaed gan Wasanaeth Tân ac Achub De Cymru. Rheoliad 57, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016.
Wedi'i gyflawni: Darparwyd tystiolaeth a ddaeth i'r casgliad bod yr holl argymhellion wedi'u cwblhau.

Ymarferion tân a'r broses gwacáu adeiladau i'w cynnal yn rheolaidd a'u dogfennu. Rheoliad 57, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016. 
Wedi'i gyflawni: Darparwyd tystiolaeth o ymarferion tân yn cael eu cynnal a'u cofnodi.

Yr Unigolyn Cyfrifol i ymweld â'r gwasanaeth o leiaf bob tri mis a dogfennu'r ymweliad. Rheoliad 73, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016.
Wedi'i gyflawni’n rhannol: Gweler corff yr adroddiad.

Yr Unigolyn Cyfrifol i gynhyrchu Adroddiad Ansawdd Gofal gyda digon o fanylion fel sy'n ofynnol gan ddeddfwriaeth.  Rheoliad 80, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016.
Wedi'i gyflawni: Ar ôl cael eglurhad gan y rheoleiddiwr, cadarnhawyd nad yw'n ofynnol i'r cartref gwblhau'r adroddiadau hyn.

Polisi Diogelu i'w adolygu a'i ddiweddaru i sicrhau ei fod yn cyd-fynd â deddfwriaeth gyfredol, canllawiau cenedlaethol, a gweithdrefnau diogelu oedolion lleol. Rheoliad 27, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016.
Wedi'i gyflawni: Mae'r polisi wedi'i ddiweddaru.

Camau Datblygiadol

Ffurfioli proses rheoli/asesu risg yn dilyn datgeliad ar Dystysgrif y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS).
Wedi'i gyflawni: Darparwyd tystiolaeth o asesiad risg wedi'i ddogfennu bellach ar waith pe bai angen.

Dylid dyddio Polisïau a Gweithdrefnau i ddangos eu bod yn cael eu hadolygu mewn modd amserol.
Wedi'i gyflawni: Dogfen ar gael i ddangos bod polisïau'n cael eu hadolygu mewn modd amserol.

Canfyddiadau'r Ymweliad

Dogfennaeth

Roedd y Cynlluniau Personol a adolygwyd yn ystod yr ymweliad yn fanwl ac yn cynnwys yr holl anghenion gofal a chymorth a nodwyd gan gynllun gofal a chymorth Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili.  Mae fformat y cynllun wedi’i ddylunio’n benodol ar gyfer gofal dementia. Roedd cynlluniau'n cael eu hysgrifennu o bersbectif yr unigolion o'r cymorth roedd ei angen arnyn nhw a'r hyn y gellid ei gyflawni'n annibynnol ac roedden nhw'n cynnwys hoffterau ac arferion. Nodwyd canlyniadau unigolion ym mhob maes o'r cynllun personol hefyd.

Roedd y cynlluniau personol yn cynnwys gwybodaeth am hoff a chas bethau ac yn rhoi awgrymiadau i staff ynghylch yr hyn y mae'r preswylwyr yn hoffi siarad amdano a'i wneud a pha bynciau neu weithgareddau i'w hosgoi. Mae’r awgrymiadau yn y ddogfennaeth yn cynnwys ‘beth gallaf ei wneud i mi fy hun’, ‘beth sy’n anodd i mi’, ‘meysydd risg i mi’ a ‘beth sydd angen i chi ei wneud i’m cadw’n ddiogel’.

Nid oedd y cynlluniau personol a welwyd yn cynnwys llofnodion gan unigolion na'u cynrychiolwyr i ddangos eu bod nhw wedi cymryd rhan yn y gwaith o lunio'r cynlluniau.  Fodd bynnag, roedd llyfryn ar ffeil a ddefnyddiwyd gan y cartref o’r enw ‘This is Me’ a ddatblygwyd gan y Gymdeithas Alzheimers.  Roedd y rhain wedi'u cwblhau'n drylwyr gyda'r unigolyn a chymorth gan ei berthynas neu gynrychiolydd, gan roi cipolwg da ar anghenion gofal a chymorth yr unigolyn a'i les.

Roedd y ffeiliau a welwyd yn cynnwys asesiadau risg perthnasol ar gyfer meysydd risg a nodwyd ac yn rhoi arweiniad i reoli risg. Roedd Asesiadau Risg hefyd yn cael eu hadolygu o fewn yr amserlenni angenrheidiol.

Cynhelir adolygiadau o Gynlluniau Personol bob deufis. Mae adolygiadau yn fanwl ac yn ystyrlon ac yn cynnwys a fu unrhyw ddigwyddiadau ers yr adolygiad diwethaf ac unrhyw newidiadau i Gynlluniau Personol.

Roedd y cofnodion dyddiol a welwyd yn gyson â'r anghenion gofal a chymorth yn y Cynllun Personol ac yn cynnwys manylion y meddyginiaethau a roddwyd, gofal personol, cymeriant bwyd a hylif, symud, gweithgareddau a chyflwyniad cyffredinol.

Roedd tystiolaeth ar gael mewn ffeiliau bod y cartref yn ymgysylltu'n rheolaidd ag, ac yn cyfeirio at, asiantaethau allanol priodol pan fo angen i gynorthwyo preswylwyr gan gynnwys Meddyg Teulu, Nyrs Seiciatrig Gymunedol, Tîm Cwympiadau.

Roedd tystiolaeth ar gael yn y ffeil bod unigolion yn cael eu hasesu'n briodol o ran Trefniadau Diogelu wrth Amddifadu o Ryddid a bod proses wedi'i sefydlu ar gyfer adolygu'r asesiadau hyn pan fo angen.

Hyfforddi a Goruchwylio

Darparwyd matrics hyfforddi a oedd yn dangos bod staff yn mynychu hyfforddiant a chyrsiau gloywi yn rheolaidd i'w helpu i gyflawni eu rôl. Nodwyd rhai bylchau yn y matrics hyfforddi lle nad oedd staff wedi cwblhau hyfforddiant gloywi mewn cyrsiau gorfodol, fodd bynnag, cydnabyddir bod hyfforddiant yn parhau gydag amserlen hyfforddi wedi'i threfnu drwy gydol y flwyddyn.         Mae staff hefyd yn mynychu rhai cyrsiau hyfforddi nad ydyn nhw'n orfodol y bernir eu bod nhw'n briodol i'w rôl.

Mae'r cartref yn defnyddio cymysgedd o hyfforddiant wyneb yn wyneb gyda darparwr achrededig, hyfforddiant ar-lein a hefyd yn cyrchu cyrsiau hyfforddi a ddarperir gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili. Cynllunnir amserlen hyfforddi drwy gydol y flwyddyn ar gyfer cyrsiau gloywi gorfodol.  Hefyd, mae staff yn gallu nodi eu hanghenion hyfforddi eu hunain yn ystod sesiynau goruchwylio.

Roedd y rhan fwyaf o'r staff wedi cwblhau cymwysterau lefel 2 y Fframwaith Cymwysterau a Chredydau gyda nifer o staff hefyd yn gymwys i lefelau 3 a 5. Dywedodd y rheolwr fod unrhyw weithwyr newydd nad ydyn nhw'n meddu ar gymwysterau'r Fframwaith Cymwysterau a Chredydau yn cael eu cofrestru a'u bod nhw'n dechrau'r cymhwyster hwn ar unwaith yn unol â Fframwaith Sefydlu Iechyd a Gofal Cymdeithasol Cymru Gyfan.

Gwelwyd sesiynau goruchwylio gyda staff a gwelwyd tystiolaeth eu bod yn cael eu cynnal, fodd bynnag, nid o fewn yr amserlenni a nodir yn y ddeddfwriaeth. Roedd rhai aelodau o staff yn hwyr yn cael eu goruchwylio ar adeg yr ymweliad. Mae sesiynau goruchwylio yn ystyrlon ac yn rhoi cyfle i staff fyfyrio ar eu harfer a nodi unrhyw anghenion hyfforddi.

Mae staff hefyd yn cael gwerthusiadau blynyddol sy'n rhoi adborth am eu perfformiad ac yn nodi meysydd hyfforddi a datblygu er mwyn eu helpu nhw yn eu rôl.  Roedd rhai aelodau o staff yn hwyr yn cael gwerthusiad blynyddol ar adeg yr ymweliad.

Staffio

Roedd lefelau staffio'r cartref ar adeg yr ymweliad fel a ganlyn;

Bore: 3 chynorthwyydd gofal ac 1 uwch gynorthwyydd gofal, gyda chynorthwyydd gofal ychwanegol 8am – 11am.
Prynhawn: 3 chynorthwyydd gofal ac 1 uwch gynorthwyydd gofal, gyda chynorthwyydd gofal ychwanegol 5pm – 11pm.
Gyda’r nos: 2 gynorthwyydd gofal ac 1 uwch gynorthwyydd gofal.
Mae'r cartref hefyd yn cyflogi cydlynydd gweithgareddau am 24 awr yr wythnos.

Yn ogystal â'r uchod, yn ystod y dydd, mae'r cartref yn cael ei staffio gan y Rheolwr, Dirprwy Reolwr, Cynorthwyydd Gweinyddol, Tasgmon, Cynorthwyydd Domestig, Cynorthwy-ydd Golchdy, Cogydd a Chynorthwyydd Cegin.

Nid yw'r cartref yn defnyddio staff asiantaeth yn rheolaidd ac mae'n gallu cyflenwi yn ystod absenoldebau o'r tîm staff presennol.

Edrychwyd ar ddwy ffeil staff yn ystod yr ymweliad. Roedd yn amlwg bod y gwiriadau recriwtio priodol wedi'u cynnal; roedd y ddwy ffeil yn cynnwys o leiaf 2 eirda gan gyflogwyr blaenorol, ffurflen gais lawn, cofnodion cyfweliad, copïau wedi'u llofnodi o gontractau cyflogaeth a thystiolaeth o wiriadau'r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd.  Roedd y ddwy ffeil staff a welwyd yn cynnwys y dogfennau adnabod angenrheidiol.

Cyfleusterau ac Arsylwadau

Mae'r cartref yn fawr ac yn eang gyda sawl man cymunedol y gall unigolion fynd iddyn nhw fel y dymunan nhw. Roedd yr ystafelloedd unigol yn lân, wedi'u cyfarparu'n dda ac roedd eitemau personol y preswylwyr wedi'u harddangos megis ffotograffau, addurniadau ac eitemau cysur.

Roedd y cartref yn lân drwyddo draw ac nid oedd unrhyw arogleuon drwg.  Roedd gwelliannau wedi'u gwneud i ardaloedd allanol y cartref gan gynnwys clirio llwybrau, paentio a chelfi gardd newydd, y gwelwyd rhai o'r preswylwyr yn eu mwynhau ar adeg yr ymweliad. Cafwyd trafodaeth gyda'r rheolwr ynglŷn ag ailaddurno rhai rhannau o'r cartref ac esboniwyd bod gan y Tasgmon raglen lawn o addurno yn y misoedd i ddod.

Yn ystod y dydd, gwelwyd llawer o ryngweithio cadarnhaol a gofalgar rhwng staff a phreswylwyr, ac roedd yn amlwg bod y staff yn ymdrechu i annog awyrgylch hamddenol a chyfeillgar. Gwelwyd staff yn treulio amser yn siarad â phreswylwyr, naill ai'n cerdded gyda nhw neu'n eistedd gyda nhw, ac yn hybu dewis ac ymreolaeth.

Iechyd a Diogelwch

Mae amrywiaeth o wiriadau cynnal a chadw wythnosol, misol a chwarterol yn cael eu cwblhau yn y cartref, megis gwiriadau clefyd y llengfilwyr, gwiriadau tymheredd dŵr, gwasanaethu'r teclynnau codi a slingiau, profion dyfeisiau cludadwy (PAT) a gwiriadau diogelwch tân.

Mae’r Rheolwr hefyd yn cynnal amrywiol archwiliadau bob mis a chwarter, gan gynnwys archwiliad damweiniau a digwyddiadau, archwiliad meddyginiaeth, archwiliad pwysau’r preswylwyr, ac archwiliad rheoli heintiau. Roedd yr archwiliadau a welwyd yn fanwl ac fe'u defnyddir i nodi tueddiadau a dangos tystiolaeth o unrhyw gamau y mae angen eu cymryd i leihau'r risg y byddan nhw'n digwydd eto.

Nododd archwiliad diogelwch tân a gynhaliwyd gan Wasanaeth Tân ac Achub De Cymru nifer o argymhellion i leihau risg pe bai tân.Roedd y rheolwr yn gallu dangos bod yr holl argymhellion wedi'u cwblhau.

Roedd ymarferion tân hefyd wedi'u cynnal yn y cartref ac yn cael eu cofnodi, gan gynnwys pwy fynychodd yr ymarfer tân a'r amser a gymerwyd i gwblhau gwacáu'r adeilad.

Roedd gan bob un o'r unigolion a oedd yn byw yn y cartref Gynlluniau Personol Gadael mewn Argyfwng. Roedd y rhain yn fanwl ac yn cynnwys camau gweithredu clir ar gyfer staff pe bai angen gwacáu'r adeilad, ac maen nhw'n cael eu hadolygu'n fisol.

Sicrhau ansawdd

Mae'r Unigolyn Cyfrifol yn ymweld â'r cartref yn rheolaidd ac mae ganddo oruchwyliaeth dda o'r gwasanaeth.  Mae adroddiadau chwarterol i fonitro'r gwasanaeth yn cael eu cynnal gan yr Unigolyn Cyfrifol o fewn yr amserlenni a bennwyd yn y rheoliadau, fodd bynnag, nid oedd yr ymweliadau hyn yn cynnwys adborth gan breswylwyr na staff fel sy'n ofynnol gan y rheoliadau.

Nid yw adolygiad ansawdd gofal chwe mis, i asesu a monitro ansawdd gofal a diogelwch y gwasanaeth, yn cael ei gynnal gan yr Unigolyn Cyfrifol, ac ar ôl cadarnhad gan y rheoleiddiwr, nad oes angen hyn oherwydd bod y darparwr gwasanaeth yn unigolyn.  Fodd bynnag, mae'n dal yn ofynnol i adroddiad sicrhau ansawdd blynyddol o leiaf gael ei gwblhau o dan gontract y Cyngor. Nodir hefyd yn natganiad o ddiben y cartref y gofynnir am adborth yn flynyddol gan randdeiliaid, ond nid oedd tystiolaeth o geisio adborth o’r fath eleni.

Cynhelir cyfarfodydd staff yn rheolaidd gyda'r staff ond nid o fewn yr amserlenni a nodir yn y rheoliadau.  Mae cyfarfodydd yn cael eu cofnodi ac roedd cofnodion ar gael ar gais.  Mae'r cyfarfodydd staff yn ymdrin ag ystod o bynciau megis rhedeg y cartref yn gyffredinol, rheoli heintiau, ymddygiad staff a chaiff canlyniadau unrhyw archwiliadau a gynhelir eu rhannu gyda'r staff hefyd.

Cynhelir cyfarfod trosglwyddo staff ar adeg newid pob sifft a arweinir gan uwch staff gofal.  Mae'r holl breswylwyr yn cael eu trafod a gwybodaeth a rennir yn cael ei dogfennu.

Mae unrhyw ddamweiniau sy'n digwydd yn cael eu dogfennu ar ffurflenni adrodd am ddamweiniau ac yn cael eu hadrodd yn uniongyrchol i'r rheolwr a fydd yn adolygu ac yn cynghori ar unrhyw gamau gweithredu os oes angen.  Cynhelir archwiliadau damweiniau bob mis i nodi unrhyw dueddiadau neu batrymau.  Trafodir damweiniau neu ddigwyddiadau wrth drosglwyddo, yn ystod cyfarfodydd staff ac wrth i'r staff gael eu goruchwylio.

Ymgynghorir cymaint â phosibl â phreswylwyr ynghylch rhedeg y cartref, ond gwneir hyn yn llai ffurfiol a thrwy sgyrsiau â phreswylwyr a chynrychiolwyr yn hytrach na chyfarfodydd preswylwyr ffurfiol.

Mae polisi cwynion addas ar waith yn y cartref. Roedd un gŵyn wedi dod i law'r rheolwr ers yr ymweliad monitro blynyddol diwethaf.  Roedd hyn wedi'i ddatrys a'i gofnodi'n briodol.  Nid oedd unrhyw ymholiadau diogelu yn mynd rhagddyn nhw ar adeg yr ymweliad monitro.

Adborth gan Berthnasau

Siaradodd y swyddog monitro â dau o berthnasau unigolion sy'n byw yn y cartref i gael adborth.Siaradodd y ddau yn gadarnhaol am yr awyrgylch yn y cartref ac ansawdd y gofal a'r cymorth a ddarperir i'w perthynas.

Roedden nhw'n disgrifio’r staff fel gofalgar a chymwynasgar, eu bod yn cyfathrebu’n ardderchog â'r preswylwyr a bod y perthnasau yn cael gwybod bob amser am unrhyw newidiadau i les eu perthynas.

Nid oedd yr un o'r perthnasau erioed wedi gorfod codi unrhyw bryderon neu gwynion gyda'r cartref ond dywedasan nhw y bydden nhw'n teimlo'n gyfforddus i godi unrhyw faterion gyda'r staff pe bai angen.

Camau unioni

Staff i gwrdd ar gyfer goruchwyliaeth un-i-un gyda'i reolwr llinell neu swyddog cyfatebol, neu aelod uwch o staff, heb fod yn llai aml na’n chwarterol.
Rheoliad 36, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016.

Mae pob aelod o staff yn cael gwerthusiadau blynyddol sy'n rhoi adborth ar eu perfformiad ac yn nodi meysydd hyfforddi a datblygu er mwyn eu cynorthwyo nhw yn eu rôl.
Rheoliad 36, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol.

Y darparwr i lunio cynllun datblygu Sicrhau Ansawdd blynyddol sy'n cynnwys adborth gan breswylwyr a rhanddeiliaid.
Contract Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili 24 (24.1)

Cynhelir cyfarfodydd staff rheolaidd (o leiaf chwe chyfarfod y flwyddyn).
Rheoliad 38, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol

Adroddiadau Chwarterol a gwblheir gan yr Unigolyn Cyfrifol i gynnwys adborth gan breswylwyr a staff.
Rheoliad 72, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol

Camau datblygiadol

Nid oes unrhyw gamau datblygu yn dilyn yr ymweliad â'r cartref.

Casgliad

Roedd hwn yn ymweliad monitro cadarnhaol ag Oakdale Manor a chyflawnwyd y rhan fwyaf o'r camau gweithredu a nodwyd o'r ymweliad monitro diwethaf.Mae gofal, cymorth a lles unigolion yn amlwg yn flaenoriaeth i'r darparwyr gwasanaeth, ac roedd hyn yn amlwg o'r amser a dreuliwyd yn y cartref.Roedd awyrgylch hamddenol a digynnwrf iawn yn y cartref gyda llawer o ryngweithio â staff, caredigrwydd, chwerthin, a sicrwydd yn cael eu darparu i unigolion sy'n byw yno.

Hoffai'r Swyddog Monitro Contractau ddiolch i'r preswylwyr a'r staff am eu hamser a'u croeso yn ystod yr ymweliad.

Awdur: Ceri Williams
Swydd: Swyddog Monitro Contractau
Dyddiad: 17/11/23