Lynton Care
Adroddiad Monitro Contract
- Enw/Cyfeiriad y darparwr: Lynton Care
- Dyddiad/Amser yr ymweliad: 27 Medi 2023
- Swyddog(ion) Ymweld: Caroline Roberts, Swyddog Monitro Contractau
- Yn bresennol: Kelly Jones, Cyfarwyddwr/Unigolyn Cyfrifol/Rheolwr Cofrestredig, Lauren Collis, Rheolwr y Gangen (heb ei chofrestru)
Cefndir
Dyma'r ymweliad monitro cyntaf ers i Lynton Care ddechrau darparu gwasanaeth i unigolion ym Mwrdeistref Sirol Caerffili. Dechreuodd y gwasanaeth yn gynnar yn 2023.
Ar adeg yr ymweliad, roedd Lynton Care yn darparu tua 247 awr o ofal a chymorth yr wythnos i 23 o unigolion a oedd yn byw yn y Fwrdeistref Sirol. Mae'r oriau a gomisiynir yn agored i gynyddu/lleihau ar unrhyw adeg.
Mae'r ystod o dasgau gofal a chymorth a gyflawnir gan Lynton Care yn cynnwys gofal personol (er enghraifft, cymorth o ran cael bath, ymolchi, gwisgo, rhoi meddyginiaeth, cymorth o ran gofal personol), gofal maethol (er enghraifft, cymorth o ran bwyta ac yfed, paratoi bwyd a diod, a monitro cymeriant maethol), gofal symudedd (er enghraifft, cymorth o ran mynd i'r gwely a chodi o'r gwely, symud yn gyffredinol).
Yn dibynnu ar y canfyddiadau yn yr adroddiad, bydd y darparwr yn cael camau unioni a datblygiadol i'w cwblhau. Camau unioni yw'r rhai y mae'n rhaid eu cwblhau (yn unol â'r contract, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016), ac argymhellion arfer da yw camau datblygiadol.
Canfyddiadau
Mae Lynton Care yn defnyddio system electronig i staff logio i mewn/allan o ymweliadau o'r enw Care Live a chaiff hyn ei fonitro yn ystod y diwrnod gwaith a gan yr aelod o staff ar alwad y tu allan i oriau.
Wrth edrych ar ddogfennau tri o'r cwsmeriaid, nodwyd nad oedd unrhyw amseroedd penodedig unigol wedi'u cofnodi. Wrth drafod y mater hwn, rhoddwyd gwybod i'r swyddog monitro, pan fo Tîm Broceriaeth yr Awdurdod Lleol yn cysylltu â nhw, mae'r asiantaeth yn darparu'r amseroedd y gallan nhw eu cynnig. Pan fo'r Tîm Broceriaeth yn cytuno arno, mae'r pecyn gofal yn cael ei dderbyn wedyn gan yr asiantaeth.
Trafodwyd â Rheolwr y Gangen a'r Cydgysylltydd Gofal y dylid cofnodi'r amseroedd a ffefrir gan unigolion a'u cadw nhw ar ffeil. Yna, dylai ymweliadau o'r fath gael eu rhestru mor agos â phosibl at amserlen ddewisol yr unigolion.
Roedd pob un o'r 3 ffeil yn cynnwys asesiadau cychwynnol manwl ac wedi'u llofnodi gan yr unigolyn a/neu gynrychiolydd.
Archwiliwyd nodiadau dyddiol dros gyfnod o bythefnos. Yn gyffredinol, canfuwyd bod y cofnodion yn fanwl ac yn cofnodi pa fwyd/ddiodydd a baratowyd a pha gymorth a ddarparwyd, ac ati. Roedd yn gadarnhaol nodi, er bod rhai cofnodion ar gyfer amseroedd cyrraedd/gadael wedi'u methu, y dewiswyd hyn yn ystod y broses archwilio. Wrth drafod yr amseroedd a fethwyd, dywedodd Ms Collis fod staff weithiau'n anghofio nodi'r amseroedd yn y llyfr; fodd bynnag, mae'n rhaid iddyn nhw fewngofnodi'n electronig wrth gyrraedd ac wrth adael; felly, mae cofnod o'r amser gwirioneddol yn cael ei gofnodi'n gywir.
Wrth edrych ar bythefnos o alwadau ar gyfer y 3 chwsmer, nodwyd bod gofalwyr weithiau'n mynd o dan yr amser a neilltuwyd ar gyfer ymweliadau ond weithiau'n mynd drosodd. Yn ystod yr ymweliad monitro hwn, nid oedd unrhyw bryderon amlwg ynghylch amseroedd ymweliadau. Pe bai'r darparwr yn teimlo bod angen mwy neu lai o amser ar unigolion, dylid rhoi gwybod i'r tîm priodol yn y Gwasanaethau Cymdeithasol am hyn.
Wrth edrych ar gyfnod o bythefnos ar gyfer cysondeb gofalwyr, nodwyd bod nifer y gofalwyr a oedd yn rhoi sylw i'r ddau unigolyn yn bodloni'r trothwy dilyniant gofalwyr.
Er nad yw bob amser yn bosibl sicrhau dilyniant, roedd yn amlwg, yn yr achosion a welwyd, fod Lynton Care yn ymdrechu i sicrhau bod yr un gofalwyr yn ymweld â'r un cwsmeriaid.
Proses cynllunio gofal a gwasanaeth
Roedd pob un o'r tair ffeil yn cynnwys Cynllun Gofal a Chymorth y Gwasanaethau Cymdeithasol ac roedd yr wybodaeth wedi'i throsglwyddo'n briodol i'r Cynllun Cymorth Unigol. Canfuwyd bod pob cynllun yn fanwl ac y bydden nhw'n helpu aelod newydd o staff i ddarparu gofal a chymorth cywir.
Mae'r cynlluniau personol yn fanwl ac yn cofnodi sut y dylai staff fynd i mewn i'r eiddo, ble gellir dod o hyd i'r person, ble gall y staff gofal ddod o hyd i eitemau, annog annibyniaeth wrth ddewis ei ddillad bob dydd ac ati.
Wrth lunio Cynllun Personol, rhaid i bob darparwr ddangos bod yr unigolyn a/neu gynrychiolydd wedi cynorthwyo'r gwaith datblygu. Roedd yn gadarnhaol nodi bod Lynton Care wedi cynnwys unigolion yn y broses ac wedi cael llofnodion priodol.
Mae hwn yn ddarparwr newydd ym Mwrdeistref Sirol Caerffili ac, felly, gwelwyd bod Cynlluniau Personol yn cael eu hadolygu bob 6 wythnos, 8 wythnos ac yna'n cael adolygiad 3 mis. Roedd yn amlwg bod yr unigolion neu gynrychiolwyr yn cymryd rhan.
Roedd Asesiadau Risg yn bresennol ar gyfer pob unigolyn ac yn cwmpasu meysydd risg a oedd yn berthnasol i'r unigolyn hwnnw.
Recriwtio, Hyfforddi a Goruchwylio
Yn rhan o'r broses fonitro, archwiliwyd dwy ffeil staff gofal. Roedd y ddwy ffeil yn cynnwys cofnodion cyfweliad. Yn ystod y broses gyfweld, defnyddir system sgorio i gadarnhau addasrwydd unigolyn ar gyfer y rôl.
Roedd y ffurflenni cais yn fanwl, heb unrhyw fylchau amlwg mewn cyflogaeth. Roedd y ddwy ffeil yn cynnwys tystiolaeth o wiriad uwch y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd, dau eirda (wedi'u dilysu), Contract Cyflogaeth wedi'i lofnodi, disgrifiad swydd a dogfen adnabod ffotograffig.
Edrychwyd ar gofnodion hyfforddiant a gwelwyd tystiolaeth bod hyfforddiant gorfodol ac anorfodol yn cael ei gynnal. Fodd bynnag, amlygodd un dystysgrif hyfforddi nad oedd un aelod o staff, wrth fynychu Hyfforddiant Symud a Thrin, wedi dilyn ymarfer. Trafodwyd hyn gyda Ms Collis i gael archwilio pellach a chamau gweithredu priodol.
Mae'r staff yn cwblhau cyfnod sefydlu yn unol â Fframwaith Sefydlu Iechyd a Gofal Cymdeithasol Cymru. Ar adeg yr ymweliad monitro, roedd un aelod o staff angen cofrestru ac roedd yr ail aelod o staff yn y broses ac ar fin cwblhau.
Mae'r cyfnod sefydlu/cyfnod prawf yn cwmpasu ystod eang o arsylwadau, gan gynnwys cyflwyniad i'r unigolion maen nhw'n eu cynorthwyo, polisi a gweithdrefnau ac ati.
Mae gweithwyr newydd yn ymgymryd â phroses gysgodi, lle maen nhw'n cael eu tywys gan aelod profiadol o staff, a chedwir at y broses hon cyhyd ag y bydd ei hangen ar y gweithiwr newydd.
Cynhelir hapwiriadau bob mis. Pwrpas yr hapwiriad yw sicrhau bod y staff yn cyflawni eu rôl yn ôl y disgwyl, hynny yw, yn cyrraedd yn brydlon, yn cyfathrebu'n briodol, yn bodloni gofynion maethol, cymorth symud, a yw'r cymorth yn cael ei roi gyda pharch ac urddas, ymddangosiad, dull adnabod. Yn ystod y broses, mae cyfle i'r cwsmeriaid roi adborth ar y gwasanaeth maen nhw'n ei gael.
Mae hwn yn ddarparwr newydd i Fwrdeistref Sirol Caerffili ac, felly, dim ond yn unol â dyddiad cychwyn aelodau staff mae'r darparwr wedi ymgymryd â goruchwyliaeth. Gwelwyd bod y rhai a welwyd yn cydymffurfio â'r amserlen 3 mis. Yn unol â rheoliadau'r Ddeddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016, dylai staff gael eu goruchwylio o leiaf bob chwarter; felly, bydd y maes hwn yn cael ei fonitro eto ymhen 6 mis, pan ystyrir y dylai’r darparwr fod wedi cynnal rhagor o sesiynau goruchwylio.
Ar adeg yr ymweliad, nid oedd gan y darparwr unrhyw aelod o staff sy'n siarad Cymraeg; fodd bynnag, efallai y gofynnir am ddogfennaeth yn Gymraeg.
Edrychodd y swyddog monitro ar hap ar yr amseroedd a neilltuwyd i ofalwyr fynd o un ymweliad i'r llall. Wrth edrych ar y ddogfennaeth, nodwyd bod amser teithio priodol wedi'i glustnodi ar gyfer mwyafrif yr ymweliadau, a gwelwyd bod lleiafrif yr ymweliadau wedi cael 5 munud o amser teithio, pan oedd angen tua 10 munud ar y pellter.
Edrychwyd ar Gofnodion Rhoi Meddyginiaethau, a gwelwyd rhai bylchau o ran llofnodi. Tynnwyd sylw Ms Collis at hyn gan ei fod wedi cael ei archwilio i fod yn gywir.
Cynigir cytundebau parhaol i staff.
Sicrhau Ansawdd
Ms Jones yw Rheolwr y Gangen ac Unigolyn Cyfrifol swyddogol y ddau wasanaeth ym Mwrdeistref Sirol Caerffili a Dinas Caerdydd. Nid oes dyddiadau ymweld penodol â Changen Caerffili, oherwydd dywedodd Ms Jones ei bod yn chwarae rhan weithredol yn y gangen ac yn treulio llawer o amser yno.
Edrychwyd ar Adroddiad Chwarterol yr Unigolyn Cyfrifol, a ddangosodd ymgysylltiad â chwsmeriaid y gwasanaeth ac aelodau staff. Roedd yr adroddiad yn cynnwys gwybodaeth am feysydd y gellir eu gwella a chynlluniau gweithredu i gynorthwyo gyda'r gwelliant. Gofynnir am adroddiadau pellach gan y darparwr ymhen 6 mis.
Y cynllun wrth gefn, pe bai'r Unigolyn Cyfrifol a Rheolwr y Gangen yn absennol ar yr un pryd, yw y byddai cydweithiwr o'r swyddfa yng Nghaerdydd yn goruchwylio'r gwasanaeth.
Mae Polisïau a Gweithdrefnau ar gael ac yn gyfredol. Mae'r rhain yn cael eu diweddaru wrth i newidiadau gael eu nodi/digwydd.
Adborth gan gwsmeriaid
Fel rhan o'r broses fonitro, cysylltwyd â saith cwsmer y darparwr am adborth.
Roedd yr adborth a gafwyd yn gadarnhaol, gyda chwsmeriaid yn graddio’r gwasanaeth rhwng 8 a 10 allan o 10. Rhannodd unigolion sylwadau cadarnhaol fel “Rydw i’n rhyfeddu…ar goll hebddyn nhw...yn methu â'u canmol nhw ddigon”, “pobl hyfryd a chyfeillgar”, “dim byd ond canmoliaeth iddyn nhw”, “mae'r eglurder a'r tryloywder yn wych”.
Dywedodd 3 o'r 8 unigolyn y siaradwyd â nhw nad oes ganddyn nhw'r un gofalwyr weithiau; fodd bynnag, roedd y ffeiliau a welwyd yn ystod y broses yn dangos bod y darparwr yn parhau i fod o fewn y trothwy.
Dywedodd pob unigolyn eu bod nhw'n cael eu trin ag urddas a pharch a bod y cyfathrebu'n dda. Os bydd gofalwr yn hwyr, gwneir galwadau ffôn i'r cwsmer. Dywedodd pob un o'r 8 unigolyn wrth y swyddog monitro fod y gofalwyr yn aros am y cyfnod penodedig o amser.
Adborth gan staff
Yn rhan o'r broses fonitro, cysylltwyd â dau aelod o staff. Pan ofynnwyd iddyn nhw a oedd digon o amser teithio, dywedodd y ddau ofalwr fod y cyd-gysylltydd, yn eu barn nhw, wedi cynnwys digon o amser teithio i fynd o un ymweliad i'r llall. Dywedodd un nad ydyn nhw byth yn rhuthro.
Dywedodd y ddau fod ganddyn nhw ddigon o amser i ddarparu gofal a chymorth priodol ac, eto, os ydyn nhw'n teimlo bod angen amser ychwanegol ar yr unigolyn, neu lai o amser, byddan nhw'n cysylltu â'r swyddfa.
Cytunwyd bod y rotâu yn dderbyniol, roedd y ddau aelod o staff yn teimlo eu bod nhw'n cael eu cynorthwyo gan eu goruchwyliwr.
Dywedodd un gofalwr newydd ei fod wedi cael cyfnod sefydlu da, cysgodi priodol a hyfforddiant. Dywedodd yr ail ofalwr ei bod wedi gweithio yn y sector gofal o'r blaen ac mai Rheolwr y Gangen oedd ei chyd-gysylltydd gofal o'r blaen; felly, nid oedd angen unrhyw gysgodi. Fodd bynnag, cyn mynd i ymweliadau, ymwelodd yr aelod o staff â'r swyddfa a darllen drwy'r holl ffeiliau i gael gwybodaeth gefndir am yr unigolion y byddai yn eu cynorthwyo.
Dywedodd y ddau weithiwr fod ganddyn nhw ddigon o wybodaeth wrth law i ddarparu'r gofal a chymorth sydd eu hangen. Dywedodd un aelod o staff fod dogfennaeth bob amser yn cael ei diweddaru'n rheolaidd.
Pan ofynnwyd a oedd unrhyw beth pellach roedden nhw am ei rannu, dywedodd un gweithiwr, “Rydw i wrth fy modd yn gweithio iddyn nhw. Fe wnaethon nhw roi cyfle i fi ddatblygu o fewn y cwmni." Dywedodd aelod arall o staff, “Rydw i wrth fy modd, yn caru fy swydd… hapus iawn gyda'r cwmni.”
Camau unioni a datblygiadol
Camau unioni
Dylai siartiau Cofnodion Rhoi Meddyginiaethau gynnwys unrhyw ddyddiadau a llofnodion bob amser, heb fod unrhyw fylchau. Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016, Rheoliad 58, a chontract yr Awdurdod Lleol.
-Dylai'r darparwr gael cofnod ysgrifenedig o'r amseroedd ymweld a ffefrir gan yr unigolion. Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016, Rheoliad 14, a chontract yr Awdurdod Lleol.
Camau datblygiadol
Dylai'r darparwr rannu unrhyw adborth cadarnhaol gan gwsmeriaid y gwasanaeth/aelodau o'r teulu/cynrychiolwyr neu weithwyr proffesiynol â Thîm Comisiynu'r Awdurdod Lleol.
Casgliad
Roedd yr ymweliad â Lynton Care yn gadarnhaol, a chafwyd adborth cadarnhaol gan gwsmeriaid y darparwr a gan staff mae'n ei gyflogi.
Hoffai'r Swyddog Monitro Contractau ddiolch i staff Lynton Care am eu hamser a'u croeso yn ystod yr ymweliad.
- Awdur: Caroline Roberts
- Swydd: Swyddog Monitro Contractau
- Dyddiad: 12 Hydref 2023