Cartref Preswyl Millbrook

Heol Gelli-groes, Pontllan-fraith, Coed Duon, NP12 2JU.
Ffôn: 01495 225861
E-bost: milbrookhouse@googlemail.com

Adroddiad Monitro Cytundeb

Enw/Cyfeiriad y Darparwr: Cartref Preswyl Millbrook, Heol Gelli-groes, Pontllan-fraith, NP12 2JU
Dyddiad yr Ymweliad: Dydd Gwener 17 Tachwedd a Dydd Mawrth 21 Tachwedd 2023
Swyddog(ion) Ymweld: Amelia Tyler, Swyddog Monitro Contractau / Caroline Roberts, Swyddog Monitro Contract
Yn bresennol: Claire Porter, Rheolwr Cofrestredig

Cefndir

Mae Millbrook yn gartref dau lawr ym Mhontllan-fraith sydd wedi'i gofrestru i ddarparu gofal i uchafswm o 38 o breswylwyr (25 gydag anghenion gofal cyffredinol a hyd at 13 gydag amhariad gwybyddol). Ar adeg yr ymweliadau roedd 35 o breswylwyr, yr oedd 10 ohonynt yn ariannu eu gofal eu hunain.

Cwblhawyd yr ymweliad blaenorol ar 8 Awst 2022 i weithio drwy'r templed monitro ac adolygu argymhellion blaenorol a wnaed yn ystod yr ymweliad diwethaf. Ar adeg yr ymweliad diwethaf roedd tri cham gweithredu datblygiadol ac un cam gweithredu cywirol wedi'u hadnabod; cafodd y rhain eu gwirio a thynnir sylw at y canlyniadau yn yr adran isod.

Gan ddibynnu ar ganfyddiadau o fewn yr adroddiad, gallai camau gweithredu datblygiadol a chywirol gael eu rhoi i'r darparwr eu cwblhau. Camau cywirol yw'r rheini y mae'n rhaid eu cwblhau fel y llywodraethir gan ddeddfwriaeth a rheoliadau. Camau gweithredu datblygiadol yw'r rhai a ystyrir yn arfer da.

Argymhellion Blaenorol

Os nad oes cyn-asesiad cyfredol mewn grym, rhaid i'r darparwr sicrhau bod un yn cael ei gynnal cyn cytuno i ddarparu gwasanaeth. Dylai'r asesiad hwn gynnwys anghenion iechyd, gofal personol a chymorth, unrhyw gymorth arbenigol sy'n ofynnol, anghenion cyfathrebu, emosiynol, addysgol, cymdeithasol diwylliannol neu grefyddol a sefydlu eu canlyniadau a'u dyheadau personol. Fersiwn 2 RISCA (Ebrill 2019) Rheoliad 14. Bodlonwyd. Cynhaliwyd cyn-asesiad o bob un o'r ffeiliau a welwyd ac fe'u cwblhawyd cyn i'r preswylwyr symud i'r eiddo. Nodwyd nad oedd un o'r rhain wedi'i lofnodi.       

Sicrhau nad oes unrhyw fylchau mewn hyfforddiant gorfodol. Fersiwn 2 RISCA (Ebrill 2019) Rheoliadau 34 a 36. Heb ei fodloni. Darparodd y matrics hyfforddi dystiolaeth o fylchau mewn hyfforddiant gorfodol; roedd 17 aelod o staff heb gwblhau hyfforddiant hylendid bwyd hyd yma, 8 i ymgymryd â hyfforddiant diogelu, 7 i wneud rheoli haint, 3 i wneud cymorth cyntaf a 27 angen cwblhau hyfforddiant meddyginiaeth. Argymhellir os nad oes angen i staff gwblhau'r hyfforddiant hwn fel rhan o'u rôl y dylid tynnu sylw at hyn yn y matrics.

Asesiadau cychwynnol i gael eu sefydlu. Fersiwn 2 RISCA (Ebrill 2019) 34 a 15. Bodlonwyd. Roedd asesiadau cyn-dderbyn ar y ddwy ffeil a welwyd a oedd wedi'u cwblhau cyn i'r unigolion symud i'r cartref. Nodwyd nad oedd un o'r rhain wedi'i llofnodi na'i dyddio gan y person yn cwblhau'r asesiad na'r unigolyn (neu gynrychiolydd priodol).

Dylai ffurflenni cytundeb ar gyfer hysbysu perthnasau am unrhyw ddigwyddiadau fod ar holl ffeiliau preswylwyr a dylid cofnodi enw, perthynas, llofnod, a dyddiad cwblhau'r ffurflen. Heb ei fodloni. Cydnabuwyd bod ffurflenni cytundeb mewn grym i hysbysu staff o bwy a phryd i gysylltu ag aelodau o'r teulu mewn achos o unrhyw ddigwyddiadau. Nododd y swyddogion monitro contract nad oedd y rhain wedi'u llofnodi gan y preswylydd i gadarnhau eu hymwybyddiaeth a'u cytundeb i'r ffurflen nac gan y perthynas.

Canfyddiadau o’r Ymweliad

Unigolyn cyfrifol

Darparwyd copïau o'r ymweliadau rheoliad 73 chwarterol gan yr unigolyn cyfrifol a nodwyd bod y rhain wedi'u cwblhau ym misoedd Chwefror, Mai, Awst, a Thachwedd 2023. Roedd yr adroddiadau hyn yn cynnwys sgyrsiau a gynhaliwyd gyda staff, preswylwyr, ac unrhyw ymwelwyr yn ystod yr ymweliad.

Darparwyd y datganiad o ddiben, ac roedd wedi'i adolygu ar 25 Gorffennaf 2023. Rhaid i'r ddogfen gael ei hadolygu bob blwyddyn ac er mwyn darparu tystiolaeth o gydymffurfiad â'r rheoliad hwn, argymhellir cofnodi dyddiad yr adolygiad nesaf.

Esboniwyd pe bai'r rheolwr cartref a'r unigolyn cyfrifol ill dau yn absennol yn annisgwyl ar yr un pryd, y byddai'r dirprwy reolwr yn goruchwylio'r cartref yn y cyfamser gyda chefnogaeth gan yr uwch staff. Nodwyd bod rheolwr arall mewn chwaergartref o fewn y fwrdeistref a fyddai'n gallu cynnig cymorth ac awgrymwyd cynnwys hyn yn y datganiad o ddiben.

Roedd yr holl bolisïau a'r gweithdrefnau gan gynnwys dechrau gwasanaeth, cyllid cleient, datblygiad staff, cwynion, rheoli haint, meddyginiaeth ayyb oll wedi'u hadolygu naill ai ym mis Ebrill neu fis Mawrth 2023 ac roedd y cyfan wedi cofnodi y byddai'r dyddiad adolygu nesaf ymhen deuddeg mis.

Rheolwr cofrestredig

Hysbyswyd y swyddogion monitro contract bod CCTV ar waith y tu allan i'r eiddo ac yn ardaloedd cyffredin y cartref. Er y cydnabuwyd bod hyn yn cael ei gofnodi yn y datganiad o ddiben, ni chafwyd arwydd i hysbysu ymwelwyr â'r cartref. Argymhellir codi hysbysiad wrth lyfr yr ymwelwyr yn y cyntedd.

Adeg yr ymweliad ni chafwyd unrhyw bryderon parhaus mewn perthynas â'r adeilad, ond roedd gwaith yn cael ei wneud ar y lifft ac roedd wedi'i gynllunio ymlaen llaw y byddai'r gwaith yn parhau am sawl wythnos ac roedd asesiadau risg a mesurau diogelwch priodol wedi'u gweithredu.

Anfonwyd hysbysiadau Rheoliad 60 ymlaen at Arolygiaeth Gofal Cymru a'u copïo i fewnflwch y tîm comisiynu. Nododd y rheolwr nad oes unrhyw hysbysiadau yn weddill. Mae'r rheolwr cartref yn rheoli'r un gwasanaeth a dywedodd wrth y swyddogion monitro contract ei bod yn cael ei chefnogi gan yr unigolyn cyfrifol, a'u bod yn mynychu'r cartref y rhan fwyaf o ddyddiau. Pan nad ydynt yn bresennol yn y cartref, maen nhw ar gael dros y ffôn neu e-bost.

Roedd tystiolaeth o atgyfeiriadau yn cael eu gwneud at weithwyr proffesiynol allanol a thynnwyd sylw bod yr un diweddaraf yn atgyfeiriad at y tîm ffisiotherapi ar 16 Tachwedd. Esboniwyd hefyd bod tri chais wedi'u gwneud am asesiadau trefniadau diogelu wrth amddifadu o ryddid.

Archwiliad bwrdd gwaith

Fel y crybwyllwyd yn flaenorol, roedd bylchau mewn hyfforddiant gorfodol ac roedd enghreifftiau lle nad oedd hyfforddiant wedi'i gofnodi ers 2017. Fe wnaeth y matrics ddangos tystiolaeth o hyfforddiant nad yw'n orfodol ond yn benodol i'r gwasanaeth megis iStumble (ymwybyddiaeth o syrthio a'i atal), arwyddion hanfodol, gofal stoma a chathetr, cyfanrwydd croen a gofal y geg.

Esboniodd y rheolwr bod amddiffyn oedolion wedi'u diogelu yn cynnwys y gwahanol fathau o gam-drin, y ddeddf galluoedd meddyliol ac amddiffyn rhyddid, gwahanol senarios, cyfrifoldebau staff i gadw golwg am ac adrodd ar unrhyw arwyddion o gam-drin a pha gamau a allai fod yn ofynnol.

Staffio a hyfforddiant

Adroddwyd bod saith aelod o staff ar ddyletswydd yn ystod y dydd gydag o leiaf un aelod uwch o staff a phedwar ar ddyletswydd o'r cyfnos a thrwy gydol y nos. Nodwyd ar achlysuron bod gan y cartref dri gofalwr ar ddyletswydd yn ystod y nos os oes angen iddynt fynychu hyfforddiant. Mae'r cydlynydd gweithgareddau, y rheolwr cartref a'r dirprwy reolwr oll yn ychwanegol.

Mae'r cydlynydd gweithgareddau yn gweithio 30 awr yr wythnos (7.30am – 4.30pm) a nodwyd hefyd bod gofalwr sy'n gweithio ar shifft ar Ddydd Mercher gyda ffocws ar weithgareddau.

Gwerthusir hyfforddiant trwy arsylwadau'r rheolwr a'r uwch staff. Dywedodd y rheolwr na fydden nhw'n gofyn i'w staff wneud unrhyw beth na fydden nhw'n ei wneud eu hunain ac yn mynychu'r un sesiynau hyfforddi. Darperir hyfforddiant ychwanegol i staff os teimlir y byddai hynny o fudd, yn enwedig staff tramor.

Adeg yr ymweliad, dim ond y rheolwr a oedd yn gweithio dros 48 awr yr wythnos yn rheolaidd a thynnwyd sylw at y ffaith bod y rhan fwyaf o'r staff wedi llofnodi'r gyfarwyddeb oriau gwaith.

Trafodir a chofnodir y cynnig gweithredol mewn perthynas â'r Gymraeg yn yr asesiad cychwynnol a dywedwyd wrth y swyddogion monitro contract bod tri gofalwr a oedd yn gallu siarad Cymraeg pe bai unrhyw un o'r preswylwyr yn datgan eu bod eisiau sgwrsio yn y Gymraeg.

Edrychwyd ar ddwy ffeil aelod o staff, ac roedd y ddwy yn cynnwys geirdaon ysgrifenedig; ar un o'r rhain nid oedd hi'n glir a oedd y geirdaon yn bersonol neu'n broffesiynol, serch hynny, roedd yr aelod o staff wedi'i gyflogi yn y cartref ers sawl blwyddyn ac ni fyddai'n fuddiol ceisio'r wybodaeth hon yn ôl-weithredol.

Roedd y ddwy ffeil yn cynnwys disgrifiadau swydd, ffurflen cais manwl, hanes cyflogaeth llawn lle cafwyd esboniad am unrhyw fylchau mewn cyflogaeth, contractau cyflogaeth wedi'u llofnodi, tystysgrifau geni, ffotograffau, ac ymsefydlu. Cafwyd tystiolaeth o wiriadau DBS (gwasanaeth datgelu a gwahardd) ar fatrics ar wahân a rannwyd â'r swyddogion monitro contract a chafwyd tystiolaeth fod gan yr holl staff dystysgrif dilys o fewn y tair blynedd ddiwethaf. Nodwyd nad oedd y matrics yn nodi a oedd y gwiriad yn glir neu a oedd angen asesiad risg priodol. Cytunodd y rheolwr i ychwanegu hyn at y matrics.

Dim ond un o'r ffeiliau a oedd yn cynnwys pasbort; roedd yn ofyniad rheoleiddio bod copi yn cael ei gadw ar ffeil (os yw ar gael) ac mae'n arfer da cadw datganiad ar y ffeil os nad oes modd cael un ac wedi'i lofnodi a'i ddyddio gan y rheolwr ac aelod o staff.

Goruchwylio a gwerthuso

Cynhelir sesiynau goruchwylio bob tri mis ar sail ffurfiol 1:1. Mae'r templed yn cynnig anogwyr megis 'a oedd yr aelod o staff yn deall y dasg? A oeddent yn fedrus? A oes angen unrhyw hyfforddiant?'. Mae blwch sylwadau ar y templed i ddarparu unrhyw wybodaeth ychwanegol. Argymhellir cynnwys rhagor o dystiolaeth o sgwrs ddwyffordd i dynnu sylw bod angen i'r rhai sy'n cael eu goruchwylio gyfrannu; a oes ganddynt unrhyw faterion mewn perthynas â'r cartref, eu rôl, unrhyw beth yn ymwneud â'u llesiant y gallai fod angen i'r goruchwylydd fod yn ymwybodol ohonynt ayyb

Roedd rhai enghreifftiau lle'r oedd y bwlch ychydig dros gyfnod o dri mis, ond gallai hyn fod o ganlyniad i wyliau blynyddol, salwch, patrymau shifft ayyb.

Archwiliad ffeiliau a dogfennaeth

Gwelwyd dwy ffeil preswylydd yn ystod yr ymweliad; nodwyd bod y ddwy ffeil yn cynnwys asesiadau cyn-dderbyn. Roedd un o'r asesiadau wedi'i gwblhau gan y dirprwy reolwr ond nid oedd wedi'i lofnodi gan yr asesydd na'r unigolyn yn symud i'r cartref (neu unigolyn priodol).

Roedd y ddwy ffeil yn cynnwys cynlluniau personol yn canolbwyntio ar y person a oedd yn cynnwys hoffterau/cas bethau, trefnau, ac unrhyw anghenion iechyd arbenigol (megis diabetes). Ysgrifennwyd y cynlluniau yn y person cyntaf sy'n helpu'r darllenydd wrth ganolbwyntio ar y person a'u galluoedd yn hytrach na'n syml yr hyn y mae angen i'r gofalwyr ei wneud. Cydnabuwyd bod un o'r preswylwyr angen cefnogaeth un o'r gofalwyr yn y bath ond ni aeth i fanylion h.y. ai dim ond cymorth i mewn ac allan o'r bath sydd ei angen? A oes angen i'r gofalwr aros yn yr ystafell? Ayyb.

Roedd cynlluniau trin unigol ar y ffeil ac roedd un o'r ffeiliau yn cynnwys MUST (offeryn sgrinio camfaethiad) ond nid oedd unrhyw asesiadau risg eraill ar y ffeil. Bydd y rheolwr yn ystyried gweithredu unrhyw asesiadau risg lle fo'n briodol i gael tystiolaeth o ddull rhagataliol a thynnu sylw at sut y maen nhw'n cefnogi unigolion i uchafu ar eu hannibyniaeth. Asesiadau i gael eu hystyried yn ymwneud â symudedd, cyrchu'r gymuned, cyfathrebu, ayyb.

Roedd adolygiad o'r cynlluniau personol yn fanwl ac yn ystyrlon ac yn cael eu cwblhau'n fisol sy'n amlach na'r hyn sy'n ofynnol ac mae'n gweithio'n dda o fewn y cartref. Cyfeiriwyd bod un o'r preswylwyr wedi syrthio ar 6 Hydref nad oedd wedi'i gynnwys yn yr adolygiad misol, ac roedd y preswylydd arall wedi profi cleisio a rhwygo croen ym mis Mawrth nad oedd wedi'i grybwyll yn yr adolygiad. Argymhellir cynnwys unrhyw ddigwyddiadau yn yr adolygiadau hyn, a chofnodi pwy oedd yn gysylltiedig.

Roedd y cofnod ymweliadau proffesiynol yn cynnwys tystiolaeth o gysylltiad gan weithwyr proffesiynol allanol os oedd eu hangen megis y nyrs iechyd meddwl, ciropodydd, Meddyg Teulu, ayyb Cydnabu'r swyddogion monitro contract bod y cynlluniau personol yn cynnwys canlyniadau ar gyfer yr unigolion a sut y bydd hyn yn gwneud iddynt deimlo.

Nodwyd bod preswylwyr sydd angen neu'n dymuno aros yn eu hystafelloedd yn cael dewis yr hyn yr hoffent ei wneud. Dywedwyd wrth y swyddogion monitro contract y bydd y cydlynydd gweithgareddau yn mynd i mewn ac yn eu cynorthwyo gyda'u brecwast ac yn asesu eu hwyliau a sut maen nhw'n teimlo ac weithiau yn chwarae gêm o dominôs neu gardiau, yn cynnig tylino llaw, darllen papur, neu'n eistedd ac yn sgwrsio.

Roedd gwybodaeth bersonol yn ymwneud â stori bywyd y person yn y daflen 'dyma fi', ac yn cynnwys manylion megis lle cawsant eu magu, lle'r oeddent yn gweithio, yr hyn yr oeddynt yn mwynhau ei wneud a pha raglenni teledu y maen nhw'n eu hoffi. Wrth siarad â staff, roeddynt yn dangos gwybodaeth a dealltwriaeth drylwyr o hyn.

Nid oedd y ddwy ffeil a welwyd yn cynnwys ffurflenni na cheisier dadebru cardio-anadlol (DNACPR) mewn grym gan nad oedd y preswylwyr eisiau'r rhain, serch hynny, nodwyd bod matrics ar wahân mewn grym ar gyfer y rheini a oedd ag un ar ffeil. Cynghorodd y dirprwy reolwr hefyd bod ffeil ar wahân mewn grym ar gyfer pobl sydd â chytundeb trefniadau diogelu wrth amddifadu o ryddid mewn grym. Nid oedd rheiliau gwely na gwregysau glin mewn grym ar gyfer unrhyw un o'r preswylwyr sy'n byw yn Millbrook.

Sicrwydd ansawdd

Darparwyd yr adroddiad sicrwydd ansawdd blynyddol blaenorol o fis Medi 2023 a rhoddodd hyn drosolwg byr o'r deuddeg mis blaenorol. Roedd llyfr canmoliaethau a chwynion mewn grym a gwelwyd carden diolch gan deulu preswylydd a oedd wedi marw a oedd yn canmol staff am y gofal y maen nhw'n ei ddarparu gan ddweud bod gwên ar eu hwyneb bob amser. Roedd hi'n bleser gweld bod y wybodaeth hon yn cael ei chasglu yn adroddiadau rheoliad 73 a'i rhannu gyda'r tîm.

Gwelwyd cofnodion tîm a oedd wedi'u cynnal ar 18 Tachwedd 2022, 15 Mawrth 2023 a 20 Mehefin 2023. Roedd cofnodion yn ymdrin â thestunau megis dillad gwaith, ffonau, cynlluniau personol, diogelu, ymddygiad staff ayyb. Nodwyd nad oedd chwe chyfarfod wedi'u cynnal o fewn y flwyddyn ddiwethaf fel sy'n ofynnol. Nid yw'r staff yn llofnodi'r cofnodion i dystio eu bod wedi gweld y trafodaethau; awgrymir bod hyn yn rhywbeth y gellid ei ystyried i'r dyfodol, yn enwedig ar gyfer staff nad ydynt yn gallu mynychu.

Cynhelir cyfarfodydd preswylwyr bob chwarter, ac mae'r rhain yn cael eu cadeirio gan y cydlynydd gweithgareddau. Cynhelir y rhain fel trafodaeth ryngweithiol i geisio pennu barnau preswylwyr ar ba weithgareddau sy'n cael eu trefnu, yr hyn sy'n gweithio a'r hyn nad yw'n gweithio ac a oes unrhyw beth y maen nhw eisiau ei wneud yn y dyfodol.

Nid yw cyfarfodydd ar gyfer preswylwyr bellach yn cael eu trefnu gan nad oedd presenoldeb da yn y rheini ac mae aelodau'r teulu wedi adrodd pe bai ganddynt unrhyw bryderon neu faterion, ni fydden nhw'n aros hyd at gyfarfod i godi'r rhain. Adroddwyd bod preswylwyr yn teimlo eu bod yn gallu mynd at staff gydag unrhyw adborth a bod y manylion hyn yn cael eu casglu'n well yn ystod digwyddiadau anffurfiol megis boreau coffi, partïon neu farbeciw.

Gwiriwyd y llyfr damweiniau a digwyddiadau ac arsylwyd bod 9 o syrthiadau wedi bod rhwng 2il Hydref a 17 Tachwedd 2023 ond ni adnabuwyd unrhyw dueddiadau ac nid oedd camau pellach yn ofynnol.

Adeg yr ymweliad nid oedd unrhyw un o'r preswylwyr angen cyswllt gan y gwasanaeth eiriolaeth, ond esboniodd y rheolwr y bydden nhw'n cysylltu ag Age Concern pe bai unrhyw un a fyddai'n elwa o eiriolaeth allanol.

Cynhelir gwiriadau cynnal a chadw rheolaidd gan y dyn cynnal a chadw ac mae cofnod mewn grym sy'n cofnodi'r hyn sydd wedi'i wneud megis gwiriadau tymheredd dŵr, system larwm tân, a diffoddyddion tân ayyb. Roedd tystysgrif o wiriadau yn cael eu cwblhau ar gyfer gosodiad nwy ar 31 Hydref 2023 a goleuadau brys ar 12 Hydref 2023. Cafwyd tystiolaeth bod yr asesiad tân diwethaf wedi'i gwblhau gan Fire Tower ar 12 Ebrill 2023. Gwnaed saith argymhelliad a nodwyd bod tystiolaeth bod rhai wedi'u cwblhau a chadarnhaodd y rheolwr bod yr holl bwyntiau y tynnwyd sylw atynt wedi'u bodloni.

Trafodwyd cyllid preswylwyr â'r dirprwy reolwr, ac adroddwyd bod naill ai'r rheolwr neu'r dirprwy reolwr yn llofnodi ar gyfer unrhyw arian sy'n dod i mewn neu'n mynd allan a naill ai gan y perthynas sy'n dod â'r arian mewn neu aelod ychwanegol o staff. Gwiriwyd cyllid un preswylydd a nodwyd bod yr holl dderbynebau yn bresennol ar wahân i dorri gwallt gan fod hyn yn cael ei ffeilio ar daflen ar wahân. Arsylwyd bod un dderbynneb am bryniant yn The Range wedi'i cham-ffeilio ac yn perthyn i breswylydd arall, ond roedd y balans yn cyd-fynd â'r cofnod gwariant.

Adborth staff

Ceisiwyd adborth gan ddau aelod o staff gofal, ac esboniodd y ddau pan fydd angen iddynt gefnogi anghenion emosiynol preswylwyr, y bydden nhw'n cymryd amser i wrando a cheisio deall yr hyn sydd ei angen arnynt. Dywedwyd wrth y swyddogion monitro contract gyda rhai preswylwyr efallai bod angen tawelu meddwl rhai ohonynt, neu fe allai gael ei achosi oherwydd eu bod mewn poen. Nodwyd bod gwahanol dechnegau yn gweithio ar gyfer gwahanol unigolion, a dyna pam y mae'n bwysig treulio amser yn dod i adnabod y bobl y maen nhw'n gofalu amdanynt.

Dywedodd un o'r gofalwyr nad oedd yn mynd allan gyda phreswylwyr yn aml iawn ac esboniwyd hefyd bod gan rai preswylwyr symudedd gwael ac yn dewis peidio â mynd allan yn y gymuned. Datganodd y dirprwy reolwr ei bod wedi cefnogi gŵr i fynychu apwyntiad sgrinio llygaid gan ei bod hi'n yrrwr cofrestredig, a bydd hi hefyd yn mynd â nhw allan i siopa os ydyn nhw eisiau. Cydnabuwyd bod gan y rhan fwyaf o breswylwyr gysylltiad teuluol a bydd y rhan fwyaf ohonynt yn mynd â nhw allan ond mae yna ddau nad oes ganddynt unrhyw gefnogaeth, felly gofynnir iddyn nhw a ydyn nhw eisiau mynd allan unrhyw le.

Gofynnwyd i'r swyddogion monitro contract y ddau aelod o staff i ddarparu gwybodaeth yn ymwneud ag un o'r preswylwyr ar hap ac esbonio wrthym ni beth sy'n bwysig i'r unigolyn a beth fyddai angen i ni ei wybod amdano pe byddem yn ddechreuwr newydd yn ei gefnogi, dywedodd y ddau ei fod yn hoffi'r ardd, yn gallu bod yn dawel ond yn aml yn mwynhau sgwrs 1:1. Mae ganddo dri phlentyn sydd yn ymweld ag ef yn aml ac yn gefnogol iawn ac mae hefyd yn hoffi papur newydd a gin a thonig o bryd i'w gilydd.

Tynnwyd sylw eu bod yn teimlo'u bod yn gallu bod yn hyblyg yn eu rolau ac yn gallu eistedd a siarad â phreswylwyr a phe bai ffenestr fach o bum munud lle'r oeddynt yn teimlo bod angen symbylu preswylwyr, dywedasant y byddent yn chwarae gêm fwrdd o'r ardal weithgareddau. Dywedodd un aelod o staff y bydden nhw'n sgwrsio â'r preswylydd neu'n chwarae ychydig o gerddoriaeth.

Dywedodd y ddau aelod o staff eu bod yn cael eu hannog i gynnig awgrymiadau am wella'r cartref a gwella ansawdd bywyd y rheini sy'n byw ym Millbrook. Nodwyd hefyd bob pob aelod o staff yn ymwybodol o'r polisïau diogelu a chwythu'r chwiban ac esboniodd pe bai nhw'n tystio unrhyw arfer gwael, y bydden nhw yn ei gofnodi a'i adrodd i'r timau priodol, ac yn ei ddwysau pe bai angen.

Gofynnodd y swyddogion monitro contract beth mae'r cartref yn ei wneud i helpu i uchafu annibyniaeth ac esboniwyd bod angen mwy o anogaeth ar rai preswylwyr nac eraill. Esboniwyd bod y manylion yn yr asesiad cychwynnol yn helpu i lunio cynlluniau personol sy'n amlinellu galluoedd unigol a pheidio ag ymgymryd â thasgau y gallan nhw eu gwneud eu hunain: Mae'n bwysig cynnig cymaint o ddewis â phosibl a hyrwyddo cymryd risg positif, a allai fod mor fach â gwneud diod boeth i'w hunain.

Adroddodd aelodau o staff eu bod yn rhannu gwybodaeth am eu hunain os nad yw'n rhywbeth a allai achosi gofid iddynt. Dywedodd un gofalwr bod rhai o'r preswylwyr yn ddoeth ac yn mwynhau rhoi cyngor a hel atgofion. Dywedodd un gofalwr bod ymdeimlad o agosatrwydd ac mae preswylwyr yn ymateb yn dda pan fydd gofalwyr yn siarad am eu teuluoedd ac unrhyw gynlluniau sydd ganddynt. Nodwyd hefyd bod y rheolwr a'r dirprwy reolwr yn treulio amser yn cerdded o amgylch y cartref ac yn ymgysylltu â phreswylwyr a gofalwyr a gallant gefnogi a chynnig arweiniad os oes angen.

Adborth preswylwyr

Llenwodd dau breswylydd yr holiadur i breswylwyr gyda'r swyddogion monitro contract. Esboniodd un wraig ar y llawr uchaf ei bod hi fel arfer yn treulio'i dyddiau i lawr grisiau gan ei bod yn teimlo bod mwy yn digwydd yno a bod ganddi ffrindiau ar y llawr gwaelod. Dywedasant wrth y swyddog monitro contract bod y bwyd yn wych; nid oedd ganddynt ffefryn a'u bod yn hoffi'r rhan fwyaf o fwydydd. Dywedodd un preswylydd ei bod hi'n hawdd ei phlesio ac esboniodd y llall os nad oeddynt yn hoffi'r hyn oedd ar y fwydlen, maen nhw'n cael cynnig dewis arall. Yn ystod yr ail ymweliad, sylwyd bod un o'r preswylwyr wedi newid eu meddwl yn ystod y pryd, a rhoddwyd opsiwn arall iddynt. Teimlodd y swyddogion monitro contract bod safon a chyflwyniad y bwyd yn Millbrook yn wych.

Nid oedd unrhyw beth y dywedodd y naill breswylydd na'r llall y bydden nhw'n hoffi ei fwyta nad oedd ar y fwydlen a dywedodd un 'rydyn ni'n cael popeth'.

Dywedodd un preswylydd er eu bod yn hiraethu am eu cartref, roedden nhw'n hapus yn byw ym Millbrook, a dywedodd preswylydd arall eu bod yn mwynhau'r cwmni a'r rhyngweithio gyda phreswylwyr eraill a staff. Er i un o'r gwragedd y siaradwyd â hi esbonio bod ei mab yn mynd â hi allan ddwywaith yr wythnos, dywedodd y llall nad oedd hi wedi bod allan yn y gymuned.

Pan ofynnwyd am eu cyswllt gyda ffrindiau a theulu, dywedodd un nad oedd ganddi unrhyw deulu ond ei bod wedi gwneud ffrindiau gyda'r preswylwyr eraill. Esboniodd y wraig arall bod ei mab yn byw yn lleol y mae hi'n ei weld bob wythnos a merch yng Nghaerdydd y mae hi'n siarad â hi'n rheolaidd.

Roedd y ddwy wraig yn llawn canmoliaeth gan ddweud bod y gofalwyr yn barchus, a dywedodd un wrth y swyddog monitro contract eu bod yn ardderchog. Dywedodd un pan fyddan nhw'n ei helpu gyda'r bath, maen nhw bob amser yn garedig, a dywedwyd bod popeth y maen nhw'n ei wneud yn ddi-fai. Pan ofynnwyd iddynt am yr hyn maen nhw'n ei drafod gyda staff, dywedasant eu bod yn teimlo'n gyfforddus yn siarad am unrhyw beth a phopeth gyda'r staff gofal. Crybwyllwyd bod un o'r preswylwyr wedi adnabod un o'r gofalwyr ers oedd hi'n blentyn ifanc.

Adroddodd y preswylwyr os oeddynt angen y staff arnynt, maen nhw'n ymateb yn brydlon. Nododd un nad oedd hi eu hangen yn aml, ond yn gwybod eu bod nhw yno bob amser os oes angen. Gofynnwyd a oedd unrhyw adborth arall yr hoffent ei roi ac ymatebodd un drwy ddweud bod popeth yn hyfryd a'u bod yn hyderus pe bai angen unrhyw beth arnynt, y byddai'n cael ei drefnu a'i bod yn edrych ymlaen at weld ei theulu ond hefyd treulio diwrnod Nadolig ym Millbrook.

Adborth gan berthynas

Siaradwyd ag un perthynas yn ystod yr ail ymweliad a chysylltwyd â pherthynas arall dros y ffôn ar ôl yr ymweliadau a chafwyd adborth cadarnhaol. Siaradwyr â'r triniwr gwallt yn y cartref gan fod ganddynt berthynas yn byw ym Millbrook.

Roedd y ddau berthynas yn llawn canmoliaeth gan ddweud eu bod yn cael croeso cynnes yn y cartref bob amser a bod yr awyrgylch bob amser yn gwrtais ac yn garedig. Adroddwyd bod y ddau berthynas yn ystyried Millbrook fel eu cartref a dywedodd un perthynas bod ei thad-cu weithiau yn gofidio yn ystod ymweliadau'r gweithiwr cymdeithasol gan ei fod yn poeni fod angen iddo symud.

Nid oedd y naill berthynas na'r llall wedi'u gwahodd i gyfarfodydd preswylwyr ond fe wnaethant ddweud eu bod wedi cael gwahoddiad i fynychu cyfarfodydd adolygu gyda'r gweithiwr cymdeithasol dynodedig a dywedodd y ddau eu bod yn hyderus wrth ymuno ag unrhyw weithgareddau neu ddigwyddiadau sy'n digwydd. Nodwyd bod un perthynas yn ymwybodol o drefniant gyda'r cartref am gael gwybod am unrhyw ddigwyddiadau, ond nid oedd yr ail yn gwybod, serch hynny, fe wnaethant ddweud nad nhw oedd y perthynas agosaf felly mae'n debyg bod hyn mewn grym ar gyfer aelod arall o'r teulu. Cafwyd cydnabyddiaeth eu bod yn teimlo bod cyfathrebu da gyda'r cartref.

Roedd y ddau yn teimlo'n gyfforddus wrth godi unrhyw faterion neu bryderon ond nid oedd y naill na'r llall wedi cael unrhyw reswm dros wneud hynny. Dywedwyd wrth y swyddog monitro contract nad oedd unrhyw beth y gallai'r perthnasau feddwl am ei newid am y cartref a'u bod yn llwyddiannus wrth ddarparu ansawdd bywyd da i'w hanwyliaid. Dywedodd un bod Millbrook wedi newid ei fywyd gan ei fod yn bryderus iawn o'r blaen ac wedi setlo'n llawer mwy ac yn hapusach yn awr a'i fod yn cael ei gefnogi i weld ei wraig deirgwaith yr wythnos.

Nodwyd bod y perthnasau yn teimlo bod y staff yn mynd y cam ychwanegol i wneud i breswylwyr deimlo'n gartrefol a rhoddwyd enghreifftiau bod un gŵr yn arfer cael ei gefnogi i fynd i siop y gornel bob wythnos i wneud y loteri, ond ers i'w symudedd ddirywio, mae staff yn gwneud hyn ar ei ran. Nodwyd hefyd pan fydd un gŵr yn mynd allan i gwrdd ag aelod o'r teulu, mae'r staff yn sicrhau ei fod wedi'i wisgo'n drwsiadus ac wedi eillio a dywedodd 'mae'n rhyfeddol yma'.

Arsylwadau cyffredinol

Roedd cyntedd wrth fynedfa'r cartref wedi'i addurno â garlantau a thorchau hydrefol ac roedd coeden Nadolig hefyd gan wneud i'r cartref deimlo'n groesawus ac yn Nadoligaidd. Roedd yn ardal y gellid ei defnyddio ar gyfer ymweliadau teuluol neu pe bai preswylydd eisiau ymlacio a gwylio'r byd yn mynd rhagddo.

Roedd amser bwyd yn achlysur cymdeithasol gyda staff yn rhyngweithio â phreswylwyr a oedd yn dymuno bwyta yn yr ardal fwyta ac yn cael cymorth i fwyta os oedd angen. Roedd y cogydd i fyny'r grisiau ar un ymweliad, yn gweini'r bwyd, ac yn cael adborth yn uniongyrchol gan breswylwyr.

Roedd lluniau yn yr ardaloedd cyffredin o breswylwyr yn cymryd rhan mewn amryw weithgareddau, gan gynnwys cerfio pwmpenni yn ddiweddar ar gyfer Calan Gaeaf. Nodwyd bod preswylwyr hefyd yn chwarae bingo yn ystod yr ymweliad cyntaf, ac roedd y rheini a oedd eisiau trin eu gwallt yn gwneud hynny ar ddiwrnod yr ail ymweliad.

Camau Gweithredu Cywirol / Datblygiadol

Camau gweithredu cywirol

Sicrhau nad oes unrhyw fylchau mewn hyfforddiant gorfodol. Fersiwn 2 RISCA (Ebrill 2019) Rheoliadau 34 a 36.

Hysbysiad o fewn yr eiddo i hysbysu ymwelwyr o ddefnydd CCTV. Fersiwn 2 RISCA (Ebrill 2019) Rheoliad 43 a 44.

Y matrics DBS i ddatgan a oedd y gwiriad yn glir neu a oedd angen unrhyw gamau gweithredu priodol. Fersiwn 2 RISCA (Ebrill 2019) Atodlen 2, Rheoliad 59, rhan 1, 8 (g)

Isafswm o chwe chyfarfod tîm i'w cynnal yn flynyddol. Fersiwn 2 RISCA (Ebrill 2019) Rheoliad 38.

Camau gweithredu datblygiadol

Sicrhau bod asesiadau cyn-dderbyn yn cael eu llofnodi a'u dyddio gan y person sy'n llenwi'r ffurflen a'r preswylydd newydd (neu gynrychiolydd priodol).

Dylai ffurflenni cytundeb ar gyfer hysbysu perthnasau am unrhyw ddigwyddiadau fod ar holl ffeiliau preswylwyr a dylid cofnodi enw, perthynas, llofnod, a dyddiad cwblhau'r ffurflen.

Argymhellir lle nad oes angen hyfforddiant penodol ar staff i ymgymryd â'r rôl y dylid cynnwys hyn ar y matrics.

Dyddiad adolygiad nesaf y datganiad o ddiben i gael ei gynnwys yn y ddogfen.

Y datganiad o ddiben i nodi y byddai rheolwr y chwaer gartref hefyd yn gallu cynorthwyo pe bai'r rheolwr a'r unigolyn cyfrifol yn absennol ar yr un pryd.

Os nad oes modd cael pasbort a/neu dystysgrif geni mae'n arfer da cadw datganiad wedi'i lofnodi ar y ffeil.

Dylid ystyried diweddaru'r templed goruchwyliaeth i gasglu mewnbwn yn llawn gan y sawl sy'n cael ei oruchwylio.

Casgliad

Mae Millbrook yn parhau yn gartref hapus a chroesawgar a theimlodd y ddau swyddog monitro contract bod y staff a'r preswylwyr yn fodlon eu byd. Roedd hi'n braf gweld y cogydd yn yr ardal gyffredin yn gweini cinio ac yn siarad yn uniongyrchol â'r preswylwyr i gael eu hadborth.

Roedd holl ardaloedd y cartref a welwyd wedi'u cyflwyno'n dda ac roedd hi'n braf gweld y prif gyntedd wedi'i addurno ag addurniadau Nadoligaidd a hydrefol sy'n rhoi arwydd o'r diwylliant a'r awyrgylch yn y cartref, a chefnogwyd hyn gan adborth perthnasau, preswylwyr, staff a gweithwyr proffesiynol sy'n ymweld â'r cartref.

Roedd hi'n braf gweld bod 3 o'r 5 argymhelliad blaenorol wedi'u bodloni ac roedd llawer o waith wedi'i wneud o fewn y cartref i gynnal y safonau gofal uchel. Er gwaethaf heriau eithafol y pandemig a newidiadau i'r tîm staff, mae'n ymddangos bod y cartref wedi dod drwyddi'n gryfach.

Dymuna'r ddau swyddog monitro contract ddiolch i'r rheolwr, y dirprwy reolwr ac eraill a oedd yn rhan o'r broses monitro am eu hamser a'u lletygarwch drwyddi draw. Oni bai yr ystyrir hynny'n angenrheidiol, bydd yr ymweliad monitro nesaf yn cael ei gynnal mewn tua deuddeg mis.

Awdur: Amelia Tyler
Swydd: Swyddog Monitro Contractau
Dyddiad:  11 Rhagfyr 2023