Cera Care

Canolfan Menter y Cymoedd, Parc Navigation, Abercynon CF45 4SN.
Ffôn: 0333 434 3094 / 01443 744474
Ffôn symudol: 07812 749770
E-bost: Paul.davies@ceracare.co.uk

Adroddiad Monitro Contract 

• Enw/Cyfeiriad y darparwr: Cera Care
• Swyddog Monitro Contractau: 24 Mawrth 2023
• Swyddog Monitro Contractau: Caroline Roberts, Swyddog Monitro Contractau
• Present: Paul Davies, Branch Manager / Natalie Jones, Care Co-ordinator

Cefndir

Ym mis Ionawr 2020, newidiodd y darparwr Mears Care ei enw i Cera Care. Cynhaliwyd yr ymweliad monitro contract blaenorol yn 2019 pan oedd y busnes wedi'i gofrestru fel Mears Care. Dyma'r ymweliad monitro cyntaf ers cymryd y busnes drosodd, cael Rheolwr Cangen newydd a chael gwared ar gyfyngiadau COVID. Ar adeg yr ymweliad, roedd Cera Care yn darparu tua 359.5 awr o ofal a chymorth yr wythnos i 36 o unigolion a oedd yn byw ym Mwrdeistref Sirol Caerffili.

Mae'r ystod o dasgau gofal a chymorth a gyflawnir gan Cera Care yn cynnwys gofal personol (e.e. cymorth o ran cael bath, ymolchi, gwisgo, rhoi meddyginiaeth, cymorth o ran gofal personol), gofal maethol (e.e. cymorth o ran bwyta ac yfed, paratoi bwyd a diod, a monitro cymeriant maethol), gofal symudedd (e.e. cymorth o ran mynd i'r gwely a chodi o'r gwely, symud yn gyffredinol).

Yn dibynnu ar y canfyddiadau yn yr adroddiad, bydd y darparwr yn cael camau unioni a datblygiadol i'w cwblhau. Camau unioni yw'r rhai y mae'n rhaid eu cwblhau (yn unol â'r contract, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016), ac argymhellion arfer da yw camau datblygiadol.

Canfyddiadau

Mae Cera Care yn defnyddio system electronig ar gyfer cofnodi'r holl wybodaeth briodol h.y. cymorth gofal, asesiadau risg, rhoi meddyginiaeth, cyswllt â'r swyddfa ac ati. Y system a ddefnyddir yw Digital Care Platform (DCP).

Wrth edrych ar ddogfennau tri o'r cwsmeriaid, nodwyd nad oedd unrhyw amseroedd penodedig unigol wedi'u cofnodi. Wrth drafod y mater hwn, rhoddwyd gwybod i'r swyddog monitro, pan fo Tîm Broceriaeth yr Awdurdod Lleol yn cysylltu â nhw mae'r asiantaeth yn darparu'r amseroedd y gallan nhw eu cynnig. Pan fo'r Tîm Broceriaeth yn cytuno arno, mae'r pecyn gofal yn cael ei dderbyn wedyn gan yr asiantaeth.

Trafodwyd â Rheolwr y Gangen a'r Cydgysylltydd Gofal y dylid cofnodi'r amseroedd a ffefrir gan unigolion, a'u cadw nhw ar ffeil. Yna, dylai galwadau o'r fath gael eu rhestru mor agos â phosibl at amserlen ddewisol yr unigolion.

Archwiliwyd nodiadau dyddiol ar gyfer tri unigolyn dros gyfnod o bythefnos. Yn gyffredinol, canfuwyd bod y cofnodion yn fanwl ac yn cofnodi hwyliau'r unigolyn, pa fwyd/ddiodydd a baratowyd, pa gymorth a ddarparwyd ac ati. Fodd bynnag, mae'r Swyddog Monitro Contractau wedi gofyn i'r darparwr edrych ar y manylion awtomataidd a'r derminoleg a ddefnyddir.

Wrth edrych ar bythefnos o alwadau ar gyfer y ddau gwsmer, nodwyd nad oedd gofalwyr un o'r unigolion wedi bod yn aros am y cyfnod llawn o amser a gynlluniwyd. Atgoffir y darparwr, os ystyrir bod angen gostyngiad neu amser ychwanegol ar unigolyn, dylid cysylltu â'r swyddfa er mwyn i'r Gwasanaethau Cymdeithasol gynnal adolygiad.

Wrth edrych ar gyfnod o bythefnos ar gyfer cysondeb gofalwyr, nodwyd bod nifer y gofalwyr a oedd yn rhoi sylw i'r ddau unigolyn yn bodloni'r trothwy dilyniant gofalwyr.

Er nad yw bob amser yn bosibl sicrhau dilyniant, roedd yn amlwg, yn yr achosion a welwyd, fod Cera Care yn ymdrechu i sicrhau bod yr un gofalwyr yn ymweld â'r un cwsmeriaid.

Proses cynllunio gofal a gwasanaeth

Archwiliwyd dwy ffeil cwsmer yn ystod yr ymweliad monitro. Roedd y ddwy ffeil yn cynnwys Cynllun Gofal Gwasanaethau Cymdeithasol ac roedd yr wybodaeth wedi'i throsglwyddo'n briodol i'r Cynllun Cymorth Unigol. Canfuwyd bod pob cynllun yn fanwl iawn.

Pe bai gweithiwr newydd yn dechrau gweithio gyda'r cwmni, o ddarllen y dogfennau electronig, byddai'r gweithiwr yn gwybod beth sy'n ofynnol ganddo i gynorthwyo'r cwsmer. Mae'r cynlluniau personol yn fanwl ac yn cofnodi sut i fynd i mewn i'r eiddo, ble y gellir dod o hyd i'r person, ble gall y staff gofal ddod o hyd i eitemau, annog annibyniaeth wrth ddewis ei ddillad bob dydd ac ati.

Wrth lunio Cynllun Personol, rhaid i bob darparwr ddangos bod yr unigolyn a/neu gynrychiolydd wedi cymryd rhan yn y gwaith datblygu. Roedd un cynllun yn rhoi gwybod i'r darllenydd ei fod wedi'i lunio yn ystod COVID, felly, ni chafwyd llofnod, tra bod yr ail gynllun yn cynnwys unigolion priodol.

Gwelwyd bod Cynlluniau Personol yn cael eu hadolygu yn bennaf bob 3 mis; fodd bynnag, atgoffir y darparwr i fod yn gyson o ran yr adolygiadau bob 3 mis oherwydd nodwyd bod rhai ohonyn nhw'n hwyr. Roedd pob unigolyn priodol yn rhan o'r broses adolygu ac, yn ystod hyn, gofynnir amrywiaeth o gwestiynau am lefel y gwasanaeth a'r staff gofal, a gofynnir am sgôr hefyd.

Mae'r offer a ddefnyddir gan unigolyn yn cael ei gofnodi ac mae'n rhoi gwybod i'r darllenydd pryd y cafodd ei archwilio ddiwethaf, gan bwy, gyda phwy mae'r contract, unrhyw ffactorau risg ar gyfer yr unigolyn a'r gweithiwr/gweithwyr gofal sy'n gweithredu'r offer.

O'r tair ffeil a welwyd, roedd pob un yn dangos naill ai bod yr unigolyn wedi bod yn rhan o waith datblygu ei Gynllun Gwasanaeth Unigol neu fod aelod o'r teulu/ cynrychiolydd wedi cymryd rhan ynddo.

Roedd yn gadarnhaol nodi bod y Cynlluniau Personol yn cynnwys adran “Dod i'ch adnabod chi”. Mae'r adran hon yn rhoi crynodeb byr i'r darllenydd o'r unigolyn sy'n destun y cymorth h.y. hanes bywyd, diddordebau/hobïau, beth sy'n bwysig i chi, beth hoffech chi i ni ei wybod er mwyn eich helpu chi orau?

Roedd asesiadau risg yn bresennol ar gyfer y ddau unigolyn ac yn cwmpasu amrywiaeth o feysydd h.y. Dementia (Iechyd a Lles), Nam ar y Synhwyrau, Diabetes, Anymataliaeth ac ati.

O ran DCP, mae pob galwad yn cael ei chofnodi'n electronig; felly, mae'n dangos yr amser cywir o ran pryd mae'r gofalwr/gofalwyr yn cyrraedd ac yn ymadael.

Recriwtio, hyfforddi a goruchwylio

Yn rhan o'r broses fonitro, archwiliwyd dwy ffeil staff gofal. Roedd y ddwy ffeil yn cynnwys cofnodion cyfweliad. Yn ystod y broses gyfweld, defnyddir system sgorio i gadarnhau addasrwydd unigolyn ar gyfer y rôl.

Roedd y ffurflenni cais yn fanwl, heb unrhyw fylchau amlwg mewn cyflogaeth. Roedd y ddwy ffeil yn cynnwys gwiriad manwl cyfredol gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd. Roedd y ddwy ffeil yn cynnwys dau eirda, ac roedd yn gadarnhaol nodi bod y darparwr wedi cofnodi nifer yr ymdrechion a wnaed i gysylltu â chyflogwyr blaenorol am eirdaon.

Gwelwyd bod Contract Cyflogaeth wedi'i lofnodi ar gyfer y ddau aelod o staff, ynghyd â dull adnabod â llun a dogfennau'n ymwneud â cherbydau gofalwyr h.y. tystysgrifau prawf MOT.

Nid oedd y naill ffeil na'r llall yn cynnwys copi o ddisgrifiad o'r swydd.

Nodwyd bod un aelod o staff wedi cwblhau'r hawl i weithio yn y Deyrnas Unedig, a nodwyd bod yr hawl yn dod i ben yn 2025. Dywedodd Rheolwr y Gangen y byddai Tîm Cydymffurfedd y darparwr yn mynd i'r afael â'r maes penodol hwn yn agos at yr adeg.

Edrychwyd ar gofnodion hyfforddiant a gwelwyd bod hyfforddiant gorfodol ac anorfodol yn cael ei gyflawni h.y. gofal stoma, rheoli heintiau, gofal dementia, diogelu, codi a chario.

Mae'r staff yn cwblhau cyfnod sefydlu yn unol â Fframwaith Sefydlu Iechyd a Gofal Cymdeithasol Cymru.

Mae'r cyfnod sefydlu/cyfnod prawf yn cwmpasu ystod eang o arsylwadau, gan gynnwys cyflwyniad i'r unigolion maen nhw'n eu cynorthwyo, polisi a gweithdrefnau ac ati.

Ar adeg yr ymweliad monitro, nodwyd bod y staff yn cael eu goruchwylio. Yn unol â rheoliadau Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016, bydd y staff yn cael eu goruchwylio o leiaf bob chwarter.

Cynhelir hapwiriadau a/neu arsylwadau uniongyrchol, ac arsylwyd ar 2 ohonyn nhw. Yn unol â Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016, mae lleiafswm o 2 i'w cyflawni mewn blwyddyn; fodd bynnag, bydd y darparwr yn gwneud mwy os bydd unrhyw broblemau yn codi. Pwrpas yr hapwiriad yw sicrhau bod y staff yn cyflawni eu rôl yn ôl y disgwyl h.y. cyrraedd yn brydlon, cyfathrebu'n briodol, bodloni gofynion maethol, cymorth symud, a yw'r cymorth yn cael ei roi gyda pharch ac urddas, ymddangosiad, dull adnabod. Yn ystod y broses, mae cyfle i'r cwsmeriaid roi adborth ar y gwasanaeth maen nhw'n ei gael.

Mae un aelod o'r staff, yn y swyddfa, yn siarad Cymraeg yn rhugl; fodd bynnag, ar adeg yr ymweliad monitro, nid oedd yn hysbys faint o gwsmeriaid oedd yn siarad Cymraeg.

Edrychodd y swyddog monitro ar hap ar yr amseroedd a neilltuwyd i ofalwyr fynd o un ymweliad i'r llall. Wrth edrych ar y dogfennau, nodwyd bod amser teithio priodol yn cael ei roi ar sail y pellter rhwng lleoliad un ymweliad a drefnwyd a'r ymweliad nesaf a drefnwyd.

Staffio

Cynigir contract parhaol i staff sydd newydd eu penodi; fodd bynnag, mae hyn yn dibynnu a yw'r unigolyn ar gael a'i ddymuniadau. Ar adeg yr ymweliad, dim ond un aelod o'r staff oedd ar gontract parhaol, gyda'r lleill yn gofyn am gael aros ar gontract dim oriau.

Sicrhau ansawdd

Mae'r gwasanaeth wedi cael ei ailstrwythuro yn ddiweddar ac mae Mr Anthony Cragg wrthi'n cofrestru gydag Arolygiaeth Gofal Cymru i ddod yn Unigolyn Cyfrifol y darparwr. Ar ôl cwblhau'r broses gofrestru, mae angen Datganiad o Ddiben diwygiedig.

Edrychwyd ar adroddiadau Rheoliad 73 (mae hwn yn ofyniad pan fo'r Unigolyn Cyfrifol yn ymweld â'r gwasanaeth i fonitro perfformiad y gwasanaeth mewn perthynas â'i ddatganiad o ddiben) am y 2 chwarter diwethaf. Y meysydd yr ymdrinnir â hwy yn yr adroddiad yw adborth gan ddefnyddwyr y gwasanaeth, adborth gan y staff, samplu ffeiliau staff a chofnodion cwsmeriaid, adolygu prosesau, a chynllun gweithredu yn seiliedig ar y canfyddiadau.

Darparwyd copi o'r Datganiad o Ddiben, a oedd yn amlygu pryd y cafodd ei adolygu ddiwethaf (mis Hydref 2022). Bydd angen diweddaru hyn pan ddaw Mr Cragg yn Unigolyn Cyfrifol swyddogol.

Y cynllun wrth gefn, pe bai'r Unigolyn Cyfrifol a Rheolwr y Gangen yn absennol ar yr un pryd, yw mai'r Rheolwr Gofal fyddai'r pwynt cyswllt cyntaf, byddai pwyntiau cyswllt ychwanegol gyda'r Unigolyn Cyfrifol a'r Rheolwr Ardal i sicrhau bod trosolwg cymorth cydlynus ar waith. Pe bai'r Unigolyn Cyfrifol yn absennol, byddai'r Cyfarwyddwr Rhanbarthol a'r Rheolwr Ardal yn helpu'r tîm gyda thasgau o ddydd i ddydd, byddai'r Cyfarwyddwr Ansawdd yn camu i'r bwlch fel pwynt cyswllt i Arolygiaeth Gofal Cymru a'r Awdurdod Lleol. Byddai pob hysbysiad perthnasol Arolygiaeth Gofal Cymru yn cael ei gwblhau mewn modd amserol pan fo angen.

Mae Polisïau a Gweithdrefnau ar gael ac yn gyfredol. Mae'r rhain yn cael eu diweddaru wrth i newidiadau gael eu nodi/digwydd.

Cyffredinol

Amlygir unrhyw feysydd sy'n peri pryder neu alwadau hwyr ar ffurf ‘Rhybuddion’. Mae'r rhybuddion yn galluogi'r darparwr i weithredu mewn modd amserol a datrys unrhyw broblemau neu gysylltu â'r cwsmer os yw'r gofalwr yn wynebu oedi.

Darparwyd copi o'r canllaw ar gyfer defnyddwyr y gwasanaeth, ac argymhellir rhoi'r dyddiad ar y ddogfen ac ychwanegu manylion cyswllt Tîm Cwynion a Gwybodaeth Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili (0800 328 4061).

Yn ystod y flwyddyn diwethaf, mae Swyddogion Adolygu yr Awdurdod Lleol wedi cysylltu â'r Swyddog Monitro Contractau mewn perthynas ag unrhyw broblemau a nodwyd wrth gynnal adolygiadau. Mae'n gadarnhaol nodi bod y darparwr wedi gweithredu ar unrhyw bryderon yn rhagweithiol ac yn amserol.

Adborth gan gwsmeriaid

Yn anffodus, dim ond un unigolyn a ymatebodd i alwad ffôn gan y Swyddog Monitro Contractau a darparwyd adborth ar y gwasanaeth. Ar y cyfan, roedd yr unigolyn yn fodlon ar y gwasanaeth a ddarperir gan y staff gofal; fodd bynnag, dywedodd fod un neu ddau ohonyn nhw'n tueddu i ruthro i adael yn gyflym.

Dywedodd y cwsmer fod y staff gofal yn cynnig cymorth 4 gwaith y dydd a'u bod nhw “ar y cyfan yn dda iawn”.

Mae'r staff yn trin yr unigolyn â pharch ac urddas, ond nid oes ganddyn nhw o reidrwydd amser i siarad. Os yw'r gofalwyr yn rhedeg yn hwyr, maen nhw'n tueddu i beidio â chysylltu bob amser a rhoi gwybod i'r cwsmer am hyn.

Mae'r staff gofal yn gwisgo bathodynnau adnabod a gwisg lawn, ac nid yw'r cwsmer erioed wedi gorfod gwneud cwyn am y gwasanaeth.

Pan ofynnwyd iddo a oedd yn fodlon ar y ffordd y mae staff y swyddfa yn delio ag unrhyw broblemau, “ydw” meddai'r cwsmer.

Pan ofynnwyd iddo pa mor dda mae'r gwasanaeth allan o 10, rhoddodd y cwsmer y sgôr 8 allan o 10 a dweud “mae lle i wella bob amser ym mhopeth”.

Oherwydd diffyg cyswllt, bydd y Swyddog Monitro Contractau yn parhau i gysylltu â gwahanol gysylltiadau ac, os bydd unrhyw broblemau yn cael eu codi, bydd y Swyddog Monitro Contractau yn eu trosglwyddo nhw i'r darparwr mewn modd amserol.

Adborth gan staff

Yn rhan o'r broses fonitro, cysylltwyd â dau aelod o'r staff. Pan ofynnwyd iddyn nhw a oedd digon o amser teithio, dywedodd y ddau ofalwr, yn eu barn nhw, am y rhan fwyaf o'r amser, roedd ganddyn nhw ddigon o amser; fodd bynnag, os na, bydden nhw'n cysylltu â'r swyddfa ac yn gofyn am amser ychwanegol ac yn esbonio pam. Dywedodd y ddau fod ganddyn nhw ddigon o amser i ddarparu gofal a chymorth priodol ac, eto, os ydyn nhw'n teimlo bod angen amser ychwanegol ar yr unigolyn, byddan nhw'n cysylltu â'r swyddfa.

Cytunwyd bod y rotâu yn dderbyniol, roedd y ddau aelod o staff yn teimlo eu bod nhw'n cael eu cefnogi gan eu goruchwyliwr.

Dywedodd un gofalwr newydd ei fod wedi cael cyfnod sefydlu digonol, cysgodi priodol a hyfforddiant. Dywedodd yr ail ofalwr ei bod hi wedi gweithio i'r darparwr am yr 11 o flynyddoedd diwethaf a bod aelodau newydd o staff yn ei chysgodi hi yn aml. Dywedodd y gofalwr pe bai gweithiwr newydd yn dangos y byddai'n elwa ar ragor o gysgodi, byddai hyn yn cael ei annog a'i fwydo'n ôl i'r swyddfa i'w weithredu.

Dywedodd y ddau weithiwr fod ganddyn nhw ddigon o wybodaeth wrth law i ddarparu'r gofal a chymorth sydd eu hangen. Fodd bynnag, pe bai ganddyn nhw gwsmer newydd a bod yr wybodaeth yn gyfyngedig, bydden nhw'n cysylltu â'r swyddfa am ragor o wybodaeth.

Pan ofynnwyd iddyn nhw a oedd unrhyw beth arall roedden nhw am ei rannu, dywedodd un o'r gweithwyr nad yw llawer o'r staff yn parhau i weithio yn y sector gofal oherwydd cyllid a'i fod yn credu bod angen buddsoddi mwy o arian yn y sector.

Camau unioni a datblygiadol

Camau unioni

Bydd Darparwr y Gwasanaeth yn rhoi gwybod i'r Gweithiwr Cymdeithasol (os oes un wedi'i ddyrannu) neu drwy'r Tîm Gwybodaeth, Cyngor a Chymorth (os nad oes Gweithiwr Cymdeithasol wedi'i ddyrannu) os oes angen diwygio'r contract gwasanaeth unigol o dan unrhyw un neu ragor o'r amgylchiadau canlynol: Os oes angen cynyddu hyd galwadau, Os oes angen cwtogi ar hyd galwadau (Atodiad A i Gontract BG/Caerffili)

Rhaid adolygu'r cynllun personol yn ôl yr angen, ond o leiaf bob tri mis (Rheoliad 16, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016). Amserlen: Ar unwaith ac yn barhaus.

Dylai copïau o'r disgrifiadau o swyddi gael eu cadw yn ffeiliau'r staff. (Rheoliad 38, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016)

For copies of job descriptions to be retained on staff files. (RISCA Reg. 38)

Camau datblygiadol

Dylai'r darparwr rannu unrhyw adborth cadarnhaol gan gwsmeriaid y gwasanaeth/ aelodau o'r teulu/cynrychiolwyr neu weithwyr proffesiynol â Thîm Comisiynu yr Awdurdod Lleol.

Dylai'r darparwr gael cofnod ysgrifenedig o'r amseroedd galw a ffefrir gan yr unigolion.

Dylai'r darparwr sicrhau bod yr holl ddogfennau am gysgodi yn cael eu sganio mewn modd amserol yn barod ar gyfer gwaith monitro/arolygu yn y dyfodol.

Darparwyd canllaw ar gyfer defnyddwyr y gwasanaeth, ac argymhellir rhoi'r dyddiad ar y ddogfen ac ychwanegu manylion cyswllt Tîm Cwynion a Gwybodaeth Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili (0800 328 4061).

Dylai Cera Care edrych ar y derminoleg a ddefnyddir yn y system DCP.

Casgliad

Hoffai'r Swyddog Monitro Contractau ddiolch i staff Cera Care am eu hamser a'u croeso yn ystod yr ymweliad.

• Awdur: Caroline Roberts
• Swydd: Swyddog Monitro Contractau
• Dyddiad: Ebrill 2023