Care One 2 One

23 Bartlett Street, Caerffili CF83 1JS
Ffôn: 029 2085 0211
E-bost: aprice.careone2one@gmail.com

Adroddiad Monitro Contract 

  • Enw'r darparwr: Care One 2 One
  • Dyddiad ymweliad(au): Dydd Mercher 29 Mawrth 2023, 11.30am-2.45pm, Dydd Iau 15 Mehefin 2023, 2.00pm-4.30pm
  • Swyddog ymweld: Andrea Crahart, Swyddog Monitro Contractau
  • Yn bresennol: Alison Price, Unigolyn Cyfrifol

Cefndir

Mae Care One 2 One yn darparu gwasanaethau gofal cartref yn ardal Bwrdeistref Sirol Caerffili, yn ogystal ag awdurdod cyfagos.  Ar adeg yr ymweliadau monitro, roedd yr asiantaeth gofal yn darparu 528 awr ac yn cynorthwyo 80 o unigolion.

Mae'r ystod o dasgau gofal a chymorth a gyflawnir gan Care One 2 One yn cynnwys gofal personol (e.e. cymorth i gael bath, ymolchi, gwisgo, cymryd meddyginiaeth, gofal personol), gofal maethol (e.e. cymorth o ran bwyta ac yfed, paratoi bwyd a diod, a monitro cymeriant bwyd a diod), gofal symudedd (e.e. cymorth o ran mynd i'r gwely a chodi o'r gwely, symud yn gyffredinol).  Mae'r darparwr hefyd yn darparu gwasanaethau domestig i unigolion sy'n talu'n breifat am y gwasanaeth hwn.

Mae'r Unigolyn Cyfrifol wedi'i gofrestru gyda Gofal Cymdeithasol Cymru (rheoleiddiwr y gweithlu) ac, ar hyn o bryd, mae swydd wag ar gyfer rôl Rheolwr Cofrestredig.

Mae adborth yn cael ei gasglu yn rheolaidd (gan weithwyr cymdeithasol/gweithwyr proffesiynol eraill sy’n ymweld ac ati) a dros y flwyddyn flaenorol, daethpwyd â phryderon a materion i sylw’r Unigolyn Cyfrifol a oedd, o ganlyniad, wedi mynd i’r afael â nhw. 

Yn dibynnu ar y canfyddiadau yn yr adroddiad, bydd yr asiantaeth yn cael camau unioni a datblygiadol i'w cwblhau. Camau unioni yw’r rhai y mae'n rhaid eu cwblhau (yn unol â deddfwriaeth ac ati), ac argymhellion arfer da yw camau datblygiadol. 

Camau Unioni Blaenorol

Ailymwelwyd â'r Camau Unioni blaenorol a gyhoeddwyd yn ystod yr ymweliad monitro diwethaf yn 2022 i olrhain eu cynnydd.

Dylid gofyn am eirdaon ysgrifenedig gan y cyflogwr blaenorol bob amser, ac os oes anawsterau o ran eu cael, dylid cynnwys trywydd archwilio o'r cyfathrebu.  Ceisio geirdaon cymeriad gan y person mwyaf priodol.  O ran y ffeil a welwyd yn ystod yr ymweliad monitro, ceisio geirda priodol. Amserlen: Ar unwaith ac yn barhaus. Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016, Rheoliad 35.  Cam gweithredu wedi'i gyflawni

Cynnwys y disgrifiad cywir ar gyfer y swydd y gwneir cais amdani yn y Contract Cyflogaeth a'r llythyrau cynnig swydd. Amserlen:  Yn barhaus.  Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016, Rheoliad 35. Cam gweithredu wedi'i gyflawni.

Dylai'r ddau barti gofrestru ar gyfer sesiynau goruchwylio ar bob achlysur. Amserlen: Yn barhaus.  Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016, Rheoliad 36.  Cam gweithredu wedi'i gyflawni.

Diweddaru'r matrics goruchwylio. Amserlen:  O fewn un mis.  Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016, Rheoliad 36.  Wedi'i gwblhau'n rhannol.

Diweddaru'r matrics hyfforddi i sicrhau bod yr holl gyrsiau a fynychir gan staff wedi'u cofnodi/cynllunio ar eu cyfer, a gosod tystysgrifau hyfforddi mewn ffeiliau ar gyfer yr holl gyrsiau a fynychwyd. Amserlen:  O fewn 2 fis ac yn barhaus.  Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016, Rheoliad 36.  Cam gweithredu wedi'i gyflawni.

Cynnwys gwybodaeth y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd ar y daenlen, yn enwedig nodi dyddiadau adnewyddu fel bod modd gwirio’r statws ar unrhyw adeg benodol a bod ceisiadau am yr wybodaeth yn cael eu gwneud mewn da bryd. Amserlen:  Ar unwaith ac yn barhaus.  Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016, Rheoliad 35.

Cofnodion Dyddiol i adlewyrchu sut mae meddyginiaeth yn cael ei chymryd, hynny yw naill ai trwy annog neu ei rhoi.  Mae’n bosibl y bydd angen hyfforddiant/goruchwylio/gwiriadau ar hap ychwanegol ar ofalwyr o ran meddyginiaeth i sicrhau eu bod nhw'n deall hyn, a nodi bod hwn yn weithred y gofynnwyd amdani yn flaenorol. Amserlen:  O fewn 3 mis.  Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016, Rheoliad 21.  I'w gwirio ar ymweliadau yn y dyfodol.

Camau Datblygiadol

Datblygu prosesau ymsefydlu gweithwyr gofal iechyd proffesiynol ymhellach i gynnwys beth yn union sydd wedi'i gynnwys yn y ddogfennaeth ymsefydlu ac y cytunwyd arno. Amserlen:  O fewn 3 mis.  Cam gweithredu wedi'i gyflawni.

Unigolyn Cyfrifol

Yr Unigolyn Cyfrifol am y gwasanaeth yw Ms A. Price.  Mae disgwyliad fel rhan o'r rôl hon y bydd yr Unigolyn Cyfrifol yn monitro perfformiad ac ansawdd y gwasanaeth, a bod yr wybodaeth hon yn cael ei dogfennu mewn adroddiad chwarterol yn ogystal ag Adolygiad Ansawdd bob chwe mis.  Roedd yr Unigolyn Cyfrifol wedi ysgrifennu adroddiadau chwarterol rheolaidd gyda thystiolaeth o ddadansoddiad cadarn o'r gwasanaeth a nodwyd unrhyw feysydd allweddol i'w gwella. Roedd adolygiad sicrhau ansawdd chwe misol wedi’i gwblhau hyd at Chwefror 2023.

Roedd Datganiad o Ddiben y darparwr wedi’i ddiweddaru ym mis Ionawr 2023, felly, roedd yn gyfredol. Mae disgwyl i'r ddogfen hon gael ei hadolygu'n flynyddol a'i diweddaru yn dilyn unrhyw newidiadau i'r gwasanaeth.

Y cynllun wrth gefn pe byddai'r Unigolyn Cyfrifol a/neu'r Rheolwr Cofrestredig yn absennol yw y byddai'r Rheolwr Cyllid yn gyfrifol am y gwasanaeth yn y cyfamser.

Darparwyd Polisïau a Gweithdrefnau gorfodol y Darparwyr fel rhan o’r broses fonitro er enghraifft Diogelu, Hyfforddi a Datblygu, Cwynion ac ati ac roedd pob un yn bresennol. Roedd polisïau wedi'u hysgrifennu'n gynhwysfawr, ond roedd disgwyl i bob un ohonyn nhw gael eu hadolygu ym mis Ionawr 2023, felly, roedden nhw'n hen ffasiwn ar y pryd.

Proses Cynllunio Gofal a Gwasanaeth

Mae Care One 2 One yn defnyddio system electronig ‘Nurse Buddy’, a ddefnyddir i gynllunio ymweliadau â defnyddwyr gwasanaeth, storio gwybodaeth berthnasol am y person, i fonitro ymweliadau i weld pa mor hwyr ydyn nhw ac ati, ac i wybodaeth staffio gael ei storio.  Gellir cyrchu'r system trwy ddyfeisiau electronig, er enghraifft iPads a ffonau symudol sy'n ei gwneud yn gyfleus i staff gael mynediad at y system y tu allan i oriau gwaith ac ar benwythnosau ac ati.

Edrychwyd ar ffeiliau dau ddefnyddiwr gwasanaeth. Roedd y ffeiliau papur yn cynnwys cofnodion fel Cynllun Gofal ac Asesiad Integredig Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili, yn ogystal â Chynllun Gofal y darparwr.  Cedwir y rhan fwyaf o'r ddogfennaeth ar y system electronig.

Edrychwyd ar yr asesiad cychwynnol ar gyfer y ddau unigolyn ac roedd yn cynnwys gwybodaeth yn ymwneud â hanes bywyd yr unigolyn, ei hobïau/diddordebau a’i hoffterau ac ati.

Mae Cynllun Gofal a Chymorth y Cyngor yn disgrifio’r pecyn gofal sydd i’w ddarparu, ac roedd yn amlwg bod yr wybodaeth ofynnol wedi’i throsglwyddo i Gynllun Personol Care One 2 One (y Cynllun Gwasanaeth).  

Roedd yn ymddangos bod y Cynlluniau Personol a welwyd yn fanwl ac wedi'u personoli ac yn cwmpasu'r anghenion a nodir yng nghynllun gofal y Cyngor. Roedd digon o wybodaeth i alluogi gofalwyr i ddarparu'r lefel ofynnol o ofal i unigolion.

Cedwir cofnodion dyddiol yn electronig trwy ffonau symudol ac mae cofnod papur o'r nodiadau hyn ar gael yng nghartref y person ar hyn o bryd. Roedd y cofnodion dyddiol a welwyd yn fanwl, ac mae'r system yn caniatáu i staff hysbysu staff swyddfa am unrhyw faterion y mae angen eu codi yn ystod ymweliad  Hysbyswyd y swyddog monitro bod cofnodion dyddiol a'r system gofnodi electronig yn cael eu harchwilio gan staff swyddfa i sicrhau bod yr wybodaeth a gesglir yn cyfateb i beth ddylai'r pecyn gofal fod yn ei ddarparu.

Cymharwyd amseroedd cynlluniedig yr ymweliadau ag amseroedd gwirioneddol yr ymweliadau ar gyfer dau unigolyn dros gyfnod o bythefnos a nododd hynny bod amseroedd ymweliadau yn gyson, ond roedd llawer o wahanol weithwyr gofal iechyd proffesiynol yn ymweld ag unigolion.

Monitro Ymweliadau

Edrychwyd ar y system 'Nurse Buddy' i sicrhau bod digon o amser teithio wedi'i gynllunio ar gyfer yr ymweliadau ac roedd yn amlwg eu bod nhw, fodd bynnag bu achlysur yn ddiweddar lle bu argyfwng yn ymwneud â defnyddiwr gwasanaeth a achosodd y cydlynydd i fod angen trefnu unigolyn i gyflenwi ar frys a effeithiodd ar rota'r diwrnod.

Cwestiynau yn ymwneud â gweithwyr gofal iechyd proffesiynol

Siaradwyd â dau weithiwr gofal iechyd proffesiynol i gael adborth ynghylch eu rolau gyda Care One 2 One.  Cadarnhaodd y ddau unigolyn fod staff y swyddfa yn gymwynasgar ac yn gefnogol a bod yr hyfforddiant ymsefydlu a gawson nhw yn drylwyr iawn. 

Mae Cynlluniau Cymorth (Cynlluniau Gofal sy'n ymwneud â defnyddwyr gwasanaeth) yn cael eu lawrlwytho i'r apiau electronig ac mae modd cael gafael arnyn nhw a'u deall yn hawdd yn ôl y sôn.  Dywedodd un o’r gweithwyr gofal iechyd proffesiynol pa mor werthfawr yw’r rôl a sut roedd hi’n mwynhau gallu gofalu am bobl, a pha mor gadarnhaol oedd gallu hybu annibyniaeth pobl cyn belled â phosibl.  Roedd y person hwn yn awyddus i symud ymlaen yn y maes gofal ac yn fodlon ymgymryd â hyfforddiant pellach i wneud hyn yn bosibl. 

Dogfennaeth yn ymwneud â staff

Edrychwyd ar bedair ffeil staff a oedd yn drefnus iawn, gydag adrannau a mynegai ar flaen y ffeil.  Fodd bynnag, archwiliwyd dwy o'r ffeiliau'n agosach i weld y gwiriadau recriwtio a oedd wedi'u cynnal.  Roedd y ffeiliau hyn yn cynnwys, er enghraifft, 2 eirda, Contract Cyflogaeth wedi'i lofnodi, ffurflen gais/CV, a chofnod o gyfweliad.  Roedd y cyfweliad yn cynnwys llawer o gwestiynau addas i'r ymgeiswyr ymateb iddyn nhw.  Fodd bynnag, roedd yn ansicr a oedd y geirdaon wedi'u cael dros y ffôn yn hytrach nag yn ysgrifenedig/drwy e-bost. Roedd gwybodaeth arall a oedd yn bresennol yn cynnwys ffotograff, tystiolaeth bod gwybodaeth y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd wedi’i gwirio, cynnig cyflogaeth a thystysgrifau hyfforddiant.   

Roedd tystiolaeth bod cyfnod sefydlu cadarn wedi'i gynnal mewn perthynas â gweithdrefnau a pholisïau mewnol.  Mae’r swyddog monitro contractau yn ymwybodol bod staff, fel rhan o ymsefydlu’r gweithiwr gofal iechyd proffesiynol, yn gwylio fideo sy’n esbonio’r rôl yn fanwl, ac yn dilyn hyn, mae staff yn ymrwymo i’r holl feysydd a gwmpesir yn y cyfnod sefydlu.  Mae staff hefyd yn elwa o gael eu cysgodi fel eu bod yn cael eu cynorthwyo yn eu rôl newydd.

Ar hyn o bryd, mae staff wedi dilyn hyfforddiant trwy e-ddysgu a ffeiliwyd y tystysgrifau i ddangos hyn.  Mae Care One 2 One wedi troi un o'u hystafelloedd swyddfa yn gyfleuster hyfforddi addas lle maen nhw'n bwriadu cynnal rhagor o hyfforddiant wyneb yn wyneb i'w staff.   Mae Care One 2 One yn darparu ystod o hyfforddiant sydd ar gael naill ai wyneb yn wyneb o fewn y cwmni, trwy Dîm Datblygu'r Gweithlu yng Nghaerffili, neu e-ddysgu.  Edrychwyd ar wybodaeth yn ymwneud â'r hyfforddiant wyneb yn wyneb a gynigir ac roedd yn cynnwys llawer o luniau gweledol a chanllawiau defnyddiol.

Roedd y matrics hyfforddi a ddarparwyd ar gyfer yr holl staff yn dangos bod ystod eang o hyfforddiant ar gael.  Fodd bynnag, nid oedd pob cwrs wedi'i gwblhau ar adeg yr ymweliadau, a nodwyd rhai bylchau mewn hyfforddiant gorfodol. Nid oedd y matrics hyfforddi bob amser yn cynnwys yr holl hyfforddiant roedd unigolion wedi'i gael, ond roedd y tystysgrifau'n cadarnhau bod y person wedi mynychu'r hyfforddiant.  Roedd yr hyfforddiant a fynychwyd gan staff wedi'i gyflawni o fewn y 3 blynedd diwethaf, felly, roedd yn gyfredol. 

Nodwyd rhai bylchau lle nad oedd staff swyddfa wedi dilyn hyfforddiant gorfodol neu anorfodol fel rhan o'u rôl, ond roedd tystiolaeth bod rhai cyrsiau wedi'u mynychu yn ystod yr wythnosau diwethaf, ac eraill wedi'u cynllunio ar gyfer eleni.  O bryd i'w gilydd, bydd angen i staff swyddfa ymateb i ymweliadau yn y gymuned ac, felly, mae'n ofynnol iddyn nhw fod â'r wybodaeth ddiweddaraf am eu hyfforddiant.

Roedd y matrics goruchwylio’n nodi bod gweithwyr gofal iechyd proffesiynol wedi cael eu goruchwylio’n rheolaidd (hynny yw bob tri mis). Mae sesiynau goruchwylio yn rhan bwysig o'r rôl i sicrhau bod pobl yn cael eu cynorthwyo, yn gallu codi unrhyw faterion/pryderon a lle gall person fyfyrio ar ei ymarfer.  Roedd yn amlwg o’r ddwy ffeil a wiriwyd bod y gweithwyr gofal iechyd proffesiynol wedi cael sesiynau goruchwylio a oedd yn ymdrin â llawer o feysydd perthnasol o’u gwaith, ond roedd angen trafod a chasglu rhagor o fanylion am y sgyrsiau a'r cyfeiriadau yn ymwneud ag, er enghraifft, tystiolaeth i gynorthwyo'r broses o logio i mewn ac allan o ymweliadau.  Hysbyswyd y swyddog monitro bod sesiynau goruchwylio wedi'u cynnal gyda'r staff rheoli, fodd bynnag, nid oedd yr wybodaeth wedi'i hychwanegu at y daenlen i adlewyrchu hynny ar y pryd.  Cynhelir gwerthusiadau pan fydd unigolion yn cyrraedd pen blwydd dyddiad dechrau eu cyflogaeth, ond nid yw hyn wedi'i gynnwys yn y matrics goruchwylio ar hyn o bryd, ond fe fyddai wrth fynd ymlaen.

Mae'r darparwr yn cynnal gwiriadau ar hap a gwiriadau ar hap yn ymwneud â meddyginiaeth i sicrhau bod gweithwyr gofal iechyd proffesiynol yn cyflawni eu rolau'n broffesiynol.  Roedd gwiriadau ar hap yn cynnwys gwiriadau ynghylch ymddangosiad y person, er enghraifft, a oedden nhw'n gwisgo bathodyn adnabod, yn defnyddio cyfarpar diogelu personol, pa mor sylwgar oedden nhw ac ati, yn ogystal â gwiriadau ynghylch dogfennaeth, yr amgylchedd ac ati.  Sicrhaodd y gwiriadau ar hap yn ymwneud â meddyginiaeth fod y feddyginiaeth yn cael ei hannog neu ei rhoi yn unol â pholisi'r darparwr. 

Cyffredinol

Derbyniwyd adolygiad sicrwydd ansawdd chwe misol hyd at Chwefror 2023 a oedd yn drylwyr ei gynnwys, ac yn cynnwys llawer o feysydd lle gellir gwneud gwelliannau/datblygiadau.

Mae'r strwythur staffio yn cynnwys yr Unigolyn Cyfrifol, y Rheolwr Cofrestredig (swydd yn wag ar hyn o bryd), y Rheolwr Gweithrediadau, y Rheolwr Cyllid, y Cydlynydd, y Cynorthwyydd Personol a'r staff Gweinyddol.

Cafwyd rhai cwynion eleni a oedd yn ymwneud yn bennaf ag un gweithiwr gofal iechyd proffesiynol penodol.  Roedd y meysydd a oedd yn peri pryder wedi cael sylw ac roedd y person dan sylw wedi gadael ei swydd gyda Care One 2 One.

Mae Care One 2 One yn cynnig contractau parhaol i'w staff ac wedi cyflwyno system graddio cyflog lle mae staff yn cael cyfradd uwch o gyflog yn unol â'u cymhwyster gofal cymdeithasol.   Rhagwelir y bydd hyn yn cyfrannu at recriwtio a chadw staff yn y dyfodol.

Mae Care One 2 One yn cynnig llawer o gymelliadau ar gyfer gweithio iddyn nhw, er enghraifft cynllun trwsio ceir, cynllun benthyca ac ati.

Camau Unioni/Camau Datblygiadol

Dylid cynnal a chofnodi gwerthusiadau ar gyfer staff drwy'r matrics goruchwylio. Amserlen:  O fewn 2 fis ac yn barhaus. Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016, Rheoliad 35.

Dylid cynnal goruchwyliadau a gwerthusiadau ar gyfer staff swyddfa yn rheolaidd i sicrhau eu bod nhw'n cael eu cynorthwyo. Amserlen:  O fewn 3 mis ac yn barhaus.  Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016, Rheoliad 35.

Parhau i flaenoriaethu hyfforddiant staff (gorfodol ac anorfodol) ar gyfer yr holl staff. Amserlen:  O fewn 3 mis ac yn barhaus.  Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016, Rheoliad 36.

Roedd y Polisïau/Gweithdrefnau yn ddyddiedig Ionawr 2023 ac, felly, mae angen eu diweddaru. Amserlen:  O fewn 6 mis ac yn barhaus.  Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016, Rheoliad 12.

Casgliad

Roedd y dogfennau a welwyd, ar gyfer y staff a'r defnyddwyr gwasanaeth, yn cael eu storio'n drefnus, ac roedd yr wybodaeth yn hawdd i'w chanfod.  Mae'r broses recriwtio ar gyfer staff yn gadarn, gydag un maes yn unig angen ei wella.

Mae'r hyfforddiant sydd ar gael i staff yn gynhwysfawr ac roedd yn amlwg bod llawer o feddwl wedi'i roi i'r rhaglenni hyfforddi, yn enwedig mewn perthynas â'r canllawiau darluniadol.

Er nad oedd rhai staff yn gyfredol o ran hyfforddiant gorfodol yn gynnar yn y broses fonitro, roedd trefniadau wedi'u gwneud i rai staff gwblhau hyfforddiant pellach yn y cyfamser.

Mae staff yn ymgymryd â rhaglen ymsefydlu gadarn a threfniadau cysgodi.  Mae cwestiynau'r cyfweliad a ofynnir fel rhan o'r broses recriwtio yn dda ac yn cynnwys sefyllfaoedd i bobl ateb amdanyn nhw.

Mae'r Unigolyn Cyfrifol yn parhau i gynorthwyo'r gangen ac yn monitro ac adolygu'r systemau/prosesau yn barhaus.

Hoffai'r Swyddog Monitro Contractau ddiolch i staff Care One 2 One am eu hamser a'u croeso yn ystod yr ymweliad.

  • Author: Andrea Crahart
  • Designation: Contract Monitoring Officer
  • Date: July 2023