Cartref Preswyl Woodland Lodge

Adroddiad Monitro Contract

• Enw/Cyfeiriad y darparwr: Cartrefi Cwtch, Woodland Lodge, Trelyn, Coed Duon
• Dyddiad/Amser yr ymweliad: 30 Tachwedd 2023
• Swyddog(ion) Ymweld: Caroline Roberts, Swyddog Monitro Contractau, Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili
• Yn bresennol: Clare Williams, Rheolwr y Cartref

Cefndir

Mae Woodland Lodge yn gartref preswyl bach ar gyfer unigolion ag anableddau dysgu, a gymerwyd drosodd gan Cartrefi Cwtch ym mis Ionawr 2022. Ms Williams sy'n rheoli Woodland Lodge, a Ms Nichola Evans yw'r Unigolyn Cyfrifol.

Mae Woodland Lodge wedi'i leoli ym mhentref bach Trelyn ac mae'n fyngalo ar wahân, sydd â lle i 4 unigolyn. Ar adeg yr ymweliad, roedd y cartref yn llawn.

Fe wnaeth y swyddog monitro gwrdd â Rheolwr y Cartref, y staff gofal a thri o bobl sy'n byw yn y cartref. Roedd un unigolyn yn cael ei gynorthwyo yn ei ystafell pan gyrhaeddodd y swyddog ymweld ac wedi mynd allan i’r gymuned yn ddiweddarach.

Yn dibynnu ar y canfyddiadau yn yr adroddiad, bydd camau unioni a datblygiadol yn cael eu rhoi i'r darparwr i'w cwblhau. Camau unioni yw'r rhai y mae'n rhaid eu cwblhau (yn unol â'r ddeddfwriaeth), ac argymhellion arfer da yw camau datblygiadol.

Canfyddiadau

Dogfennaeth

Canfuwyd bod yr holl ddogfennaeth wedi'i storio'n ddiogel.

Fel rhan o'r broses fonitro, archwiliwyd ffeiliau dau breswylydd.

Roedd un ffeil yn dangos bod yr unigolyn wedi symud i Woodland Lodge fel lleoliad brys. Nid oedd asesiad cyn derbyn oherwydd ei fod yn argyfwng. Roedd yr ail ffeil yn cynnwys cynllun pontio.

Ar gyfer un unigolyn, gwelwyd cynlluniau ymddygiad cadarnhaol a dywedodd y rheolwr fod hon yn ddogfen fyw weithredol, a oedd yn cael ei diweddaru’n rheolaidd gan y rheolwr, y bwrdd iechyd lleol a’r gweithiwr cymdeithasol, gyda chynrychiolydd yr unigolyn hefyd yn chwarae rhan.

Gwelwyd Asesiadau Risg i hysbysu staff o sbardunau a sut i liniaru unrhyw risgiau. Roedd y ffeiliau'n cynnwys cynlluniau Cymorth Ymddygiad Cadarnhaol, ynghyd ag asesiadau Rhwydwaith Ymchwil Risg Gymhwysol Cymru (sy'n dechneg seiliedig ar fformiwleiddio ar gyfer asesu a rheoli risg difrifol), cynlluniau cymorth epilepsi.

Cynhelir adolygiadau bob mis, gyda'r Rheolwr yn cynnal adolygiadau bob 3 mis, sy'n cynnwys y cofnodion dyddiol.

Roedd y ddwy ffeil yn cynnwys Cynlluniau Gofal a Chymorth Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili. Dywedodd y rheolwr fod un unigolyn yn newydd i'r cartref ac yn gallu dangos ymddygiad heriol ac, felly, mae'r rheolwr yn gweithio'n agos iawn gyda'r bwrdd iechyd lleol a'r gweithiwr cymdeithasol dynodedig i sicrhau bod y cynllun personol yn cael ei gynnal; felly, yn darparu gwybodaeth gywir i gynorthwyo staff wrth ddarparu cymorth priodol.

Roedd y cofnodion dyddiol a gwblhawyd gan y staff yn adlewyrchu'r meysydd sydd wedi'u nodi yn y cynlluniau personol. Roedd y cofnodion a arsylwyd arnyn nhw yn cael eu llofnodi gan y staff ac yn cofnodi sut mae unigolion yn cael eu cynorthwyo i ddiwallu eu hanghenion. Mae cofnodion yn dangos hwyliau'r unigolion, meddyginiaeth, materion iechyd, cyflwr croen, unrhyw ymwelwyr, hynny yw, gweithwyr proffesiynol, teulu. Mae staff hefyd yn cofnodi teithiau/gweithgareddau y mae’r unigolion yn eu gwneud, hynny yw, siopa Nadolig, yr archfarchnad, parciau lleol, ffermydd lleol ac ati.

Gwelwyd canlyniadau/nodau, hynny yw, sicrhau bod unigolyn yn datblygu ei annibyniaeth, tasgau domestig, mynd allan i'r gymuned a'r ardd ac ati.

Roedd y ffeiliau'n dangos bod staff yn Woodland Lodge yn gwneud atgyfeiriadau priodol at asiantaethau allanol, hynny yw, therapi galwedigaethol, Nyrs Anabledd Dysgu, Seiciatrydd Ymgynghorol, Deintydd, i enwi dim ond rhai.

Nid oedd pob ffeil yn cynnwys cytundeb ysgrifenedig gyda'r teulu/cynrychiolwyr i gysylltu â nhw mewn achos o argyfwng. Trafodwyd hyn gyda rheolwr y cartref fel modd o gynnal arfer da.

Gwelwyd Cynlluniau Personol Gadael mewn Argyfwng.

Roedd y ddwy ffeil yn cynnwys hanes cryno A4 ar gyfer yr unigolion.

Ar adeg yr ymweliad, nid oedd gan unrhyw unigolyn gyfarwyddiadau 'Na cheisier dadebru cardio-anadlol' (DNACPR) ar waith.

Sicrhau ansawdd

Mae'r Unigolyn Cyfrifol yn gyfrifol am oruchwylio digonolrwydd adnoddau'r gwasanaeth ac, felly, rhaid iddo gynhyrchu adroddiad bob chwarter (Rheoliad 74, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016). Hefyd, mae gan yr Unigolyn Cyfrifol ddyletswydd i sicrhau bod system ar waith ar gyfer monitro, adolygu a gwella ansawdd y gofal a’r cymorth y mae’r gwasanaeth yn eu darparu ac y dylid ei hadolygu yn ôl yr angen ond o leiaf bob 6 mis (Rheoliad 80, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016).

Gwelwyd Adroddiadau Sicrhau Ansawdd ar gyfer mis Mawrth, mis Mehefin a mis Medi 2023. Mae'r adroddiad yn ymdrin ag amrywiol agweddau ar y gwasanaeth ac yn disgrifio'r hyn y mae'r darparwr yn ei wneud orau a'r meysydd y mae angen eu gwella. Mae’r adroddiad yn dangos bod yr Unigolyn Cyfrifol yn siarad â staff a phreswylwyr, ynghyd ag edrych ar ddogfennaeth, hyfforddiant, cofrestru staff ac ati.

Staffio a hyfforddiant

Mae'r cartref yn cael ei staffio gan 4-5 aelod o staff yn ystod y dydd, 3 aelod o staff gyda'r nos a 2 aelod o staff dros nos (un yn cysgu ac un yn effro). Mae gan y cartref gyfraddau cadw staff da, a staff sy'n hapus i weithio fel tîm a chyflenwi ar ran unrhyw un sy'n absennol; felly, nid oes staff asiantaeth yn cael eu defnyddio gan y darparwr.

Edrychwyd ar ffeiliau dau aelod o staff, ac roedd y ddau yn cynnwys 2 eirda ysgrifenedig, disgrifiadau swydd, ffurflenni cais, contract cyflogaeth wedi'i lofnodi a chopi o basbort, ond nid oedd copïau o'u tystysgrifau geni. Roedd lluniau o'r unigolion yn cael eu cadw ar ffeil, ynghyd â thystysgrifau hyfforddiant priodol. Roedd cofnodion DBS (Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd) cyfredol a chlir. Mae'r ddau aelod o staff wedi'u cofrestru gyda Gofal Cymdeithasol Cymru.

Mae staff yn cael goruchwyliaeth un i un a chynhelir hyn bob 3 mis.

Yn ystod yr ymweliad diwethaf, edrychodd y swyddog ymweld ar y Matrics Hyfforddi ysgrifenedig, a oedd yn amlygu pa hyfforddiant sydd ei angen a phryd. Mae’r darparwr yn parhau i ddefnyddio matrics hyfforddi, sy’n amlygu’r hyfforddiant gofynnol ac unrhyw hyfforddiant ychwanegol sydd wedi'i gyflawni gan y staff, hynny yw, codi a chario, hylendid bwyd, rheoli heintiau, diogelu ac ati.

Mae hyfforddiant yn cael ei gyflawni trwy nifer o lwybrau, hynny yw, e-ddysgu, trwy gyrchu tîm datblygu'r gweithlu yr Awdurdod Lleol, y GIG, gan ddarparwr hyfforddiant allanol. Bydd unrhyw fylchau mewn hyfforddiant yn cael eu hasesu trwy berfformiad gwaith.

Bywyd yn y cartref

Wrth gyrraedd yr eiddo, roedd unigolion naill ai'n bwyta brecwast neu'n paratoi o ran gofal personol yn barod i fynd allan.

Roedd unigolion wedi'u gwisgo'n briodol ar gyfer y tywydd oer a gwelwyd bod y tŷ'n gynnes. Roedd un unigolyn wedi penderfynu aros gartref a chynorthwyo gyda rhai tasgau domestig y mae'n mwynhau eu gwneud. Roedd yr unigolyn yn gymharol newydd i'r cartref ac roedd yn ymddangos ei fod wedi ymgartrefu'n dda, gan wneud ffrindiau newydd a meithrin perthynas dda â'r staff.

Gwelwyd bod Cynllunwyr Gweithgareddau ar waith; fodd bynnag, mae’r rhain yn agored i newid, yn dibynnu ar ddewis a hwyliau'r unigolion, yn ogystal â’r tywydd efallai.

Mae unigolion yn cael cynnig dewis o fwyd, sy'n cael ei archebu ar-lein, ac yn cael cynnig dewisiadau eraill os nad yw'r unigolyn yn dymuno cael yr hyn sydd ar y fwydlen wythnosol. Mae staff hefyd yn ystyried unrhyw unigolyn a all fod ag alergeddau bwyd. Mae pob pryd yn cael ei goginio yn y cartref.

Mae gan yr eiddo ardd hyfryd a chymdogion cyfeillgar o'i amgylch.

Gwelwyd un ystafell wely yn ystod yr ymweliad, gyda chaniatâd y preswylydd. Roedd yr ystafell yn lân ac yn daclus, ac wedi'i phersonoli gyda lluniau teulu, addurniadau, eitemau a gafodd eu prynu'n ddiweddar o siopau ac ati.

Ar hyn o bryd, nid oes gan y cartref unrhyw unigolyn sy'n cyfathrebu trwy gyfrwng y Gymraeg. Pan ofynnwyd sut mae’r Cynnig Rhagweithiol yn cael ei weithredu, dywedodd Rheolwr y Cartref y byddai’n dysgu Cymraeg sylfaenol i gyfathrebu.

O ran hylendid bwyd, fel yr adroddwyd yn flaenorol, cynhaliwyd arolygiad ym mis Mai 2022 a chafodd sgôr o dri (boddhaol ar y cyfan).

Cyfarpar

Mae gan bob unigolyn sy'n byw yn y cartref fynediad at declyn codi ac yn gallu ei ddefnyddio os bydd angen. Mae slingiau bath ar gael ac mae'r holl breswylwyr wedi'u hasesu o ran eu defnydd. Mae teclynnau codi yn cael eu gwasanaethu bob 6 mis gan Cymru Healthcare, ac mae cadeiriau olwyn hefyd yn cael eu gwasanaethu.

Mae Asesiadau Risg a Chynlluniau Codi a Chario yn caniatáu defnyddio'r cyfarpar yn y modd cywir ac yn cynorthwyo'r staff sy'n darparu'r cymorth.

Mae gan bob un o'r cadeiriau olwyn sy'n cael eu defnyddio blatiau troed a gwregysau diogelwch.

Cynhelir gwiriadau mewnol cyffredinol gan Reolwr y Cartref ac mae staff a thrydanwyr lleol yn cynnal Profion Dyfeisiau Cludadwy. Mae dyfeisiau wedi'u hyswirio ac, felly, os bydd unrhyw gyfarpar yn mynd yn ddiffygiol, caiff ei newid.

Iechyd a Diogelwch

Ni adroddwyd am unrhyw ddamweiniau/digwyddiadau yn ystod y mis diwethaf.

Cwblhawyd yr asesiad tân diwethaf ym mis Gorffennaf 2023 trwy Inferno. Gwnaed argymhellion ymgynghorol ac ymgymerwyd â nhw.

Cynhelir driliau tân ac maen nhw'n cael eu cofnodi'n briodol.

Cwynion a Chanmoliaeth

Os bydd angen cymorth allanol ar unigolion i gyfleu eu dymuniadau a’u teimladau, bydd y darparwr yn gofyn am benodi Eiriolwr Galluedd Meddyliol Annibynnol.

O ran y preswylydd newydd, cysylltwyd â'r gweithiwr cymdeithasol er mwyn cael adborth ynghylch y cymorth sy'n cael ei ddarparu. Dywedodd y gweithiwr cymdeithasol, "Mae gwelliant aruthrol wedi bod yn llesiant X ers symud i Woodland Lodge. Mae X yn hapusach ar y cyfan ac wedi mynd o beidio â bwyta/yfed i fod ag archwaeth iach iawn. Rydw i'n teimlo bod y cartref yn agored iawn gydag unrhyw wybodaeth/pryderon. Mae'n ddibynadwy, yn wych o ran cyfathrebu ac yn ystyried unrhyw un o'n pryderon o ddifrif ac yn ymateb yn briodol.......Ar y cyfan, rydw i'n hapus iawn gyda'r cynnydd mae X wedi'i wneud a'r cymorth a roddwyd iddi gan y tŷ".

Cwestiynau i Reolwyr a Staff

Yn ystod yr ymweliad monitro, siaradodd y swyddog ymweld â phedwar aelod o staff yn gyffredinol, a gofyn cwestiynau safonol sy'n rhan o'r broses fonitro.

Dangosodd y staff fod ganddyn nhw wybodaeth dda am y bobl maen nhw'n eu cynorthwyo, eu hoffterau a chas bethau, sut mae sefyllfaoedd yn cael eu rheoli pe bai unigolyn yn dangos ymddygiad heriol ac ati.

Dywedodd y staff fod y ddau breswylydd mwy newydd yn iau ac yn gallu arddangos ymddygiad heriol weithiau, ac fel aelodau o staff, bu'n rhaid iddyn nhw addasu i hynny. Dywedon nhw eu bod yn mwynhau'r rôl a dysgu sgiliau newydd i gynorthwyo'r unigolion sy'n gallu arddangos ymddygiad heriol yn y cartref neu allan yn y gymuned.

Roedd yn gadarnhaol nodi bod y pedwar preswylydd yn cael mynd i’r gymuned yn llawer mwy aml, ac yn profi amgylcheddau newydd ac ati.

Roedd y staff y siaradwyd â nhw yn canmol rheolwr y gwasanaeth yn fawr ac yn dweud bod ganddyn nhw beth bynnag mae unigolion ei eisiau neu ei angen.

Gyda'r preswylwyr sydd ag anawsterau cyfathrebu, dangosodd y staff eu bod nhw'n cyfathrebu trwy adnabod mynegiant wyneb, iaith y corff yr unigolyn ac ati.

Yn ystod yr ymweliad monitro blaenorol, hysbyswyd y swyddog ymweld y byddai'r tîm o staff yn cael eu trin unwaith y mis; fodd bynnag, mae'r tîm o staff wedi gofyn ers hynny i newid hyn i bob chwe mis. Mae'n amlwg bod y tîm rheoli yn parhau i hybu iechyd a lles y tîm o staff.

Pan ofynnwyd sut y bydden nhw'n herio cydweithiwr os oedden nhw'n teimlo bod arfer yn wael, dywedodd yr aelodau o staff y bydden nhw'n rhannu'r pryderon gyda'r Rheolwr.

Treuliodd y swyddog ymweld amser gyda'r Rheolwr hefyd i drafod gweithredu'r cartref. Dywedodd y Rheolwr nad oes gan y cartref deledu cylch cyfyng ac nad oedd ganddo bryderon ynghylch yr eiddo, hynny yw, cyfarpar sy’n cael ei ddefnyddio (teclynnau codi, peiriant golchi), dŵr tap poeth ac ati. Roedd yr holl gyfarpar yn gweithio'n dda ar adeg yr ymweliad.

Mae'r perchnogion wedi gwneud gwaith ar yr eiddo, ac yn parhau i wneud hynny, heb achosi unrhyw aflonyddwch mawr i'r preswylwyr. Mae'r tu allan i'r eiddo wedi'i beintio ac mae cynlluniau ar waith i osod lloriau newydd. Mae'r lolfa wedi'i hailaddurno ac yn rhoi teimlad mwy cartrefol i'r preswylwyr.

Mae'r Rheolwr a'r Unigolyn Cyfrifol yn cyfarfod bob dydd Llun yn Woodland Lodge a bydd yr Unigolyn Cyfrifol hefyd yn ymweld â'r chwaer gartref yn rheolaidd.

Mae pob cais i adnewyddu Trefniadau Diogelu wrth Amddifadu o Ryddid yn gyfredol.

Edrychodd y swyddog monitro ar bolisïau a gweithdrefnau gan gynnwys Datganiad o Ddiben y darparwr.

Camau unioni/datblygiadol

Camau unioni

Ni nodwyd dim.

Camau datblygiadol

Rhoi ffurflen gydsynio tynnu lluniau/cyfryngau cymdeithasol ar waith, yn dangos tystiolaeth o ganiatâd ar gyfer tynnu lluniau a’u cynnwys nhw ar unrhyw fath o gyfryngau cymdeithasol.

Er nad oes gan unrhyw un drefniadau 'Peidio â Dadebru' ar waith, awgrymir bod tystiolaeth o gynnal trafodaethau DNACPR gydag unigolion neu deulu/cynrychiolydd.

Ar gyfer unigolion sydd â theulu/cynrychiolwyr yn eu cynorthwyo, dylid rhoi cytundeb ysgrifenedig ar waith ynglŷn â chyswllt rhag ofn y bydd argyfwng.

Dylai Rheolwr y Cartref goladu unrhyw ganmoliaeth a gafwyd a'i rannu gyda'r Awdurdod Lleol.

Dylai unrhyw hysbysiadau rheoliad 60 sy'n cael eu cyflwyno i'r rheoleiddiwr hefyd gael eu hanfon at Dîm Comisiynu Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili. (Contract Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili).

Casgliad

Mae amgylchedd y cartref yn cael ei foderneiddio/ddiweddaru'n araf a gwelwyd bod yr awyrgylch yn Woodland Lodge yn gynnes, yn hamddenol ac yn groesawgar.

Mae preswylydd newydd wedi symud i mewn ers yr ymweliad monitro diwethaf, ac roedd yn ymddangos ei fod wedi ymgartrefu'n dda.

Gwelwyd bod y staff yn rhyngweithio'n dda â'r preswylwyr, ac roedd yn ymddangos bod pawb wedi ymlacio yng nghwmni ei gilydd.

Roedd yn gadarnhaol nodi, yn ystod diwrnod cyntaf y monitro, ar un adeg o'r dydd, roedd y 4 preswylydd allan yn y gymuned, yn gwneud gweithgareddau y maen nhw'n eu mwynhau.

Fel darparwr, mae Cartrefi Cwtch yn chwilio’n barhaus am ffyrdd o wella’r gwasanaeth a’r amgylchedd i’r unigolion sy’n byw yn yr eiddo.

Bydd monitro yn parhau i ddigwydd fel y cynlluniwyd, a hoffai'r swyddog monitro ddiolch i bawb a gymerodd ran am y croeso a roddwyd yn y cartref.

• Awdur: Caroline Roberts
• Swydd: Swyddog Monitro Contractau
• Dyddiad: 15 Ionawr 2024