Cartref Preswyl Rachel Kathryn

Adroddiad Monitro Contract 

  • Enw darparwr: Rachel Kathryn
  • Dyddiad/Amser yr ymweliad: Dydd Llun 24 Gorffennaf, 2023, 10.00 am - 1.15 pm
  • Swyddog(ion) Ymweld: Andrea Crahart, Swyddog Monitro Contractau, CBS Caerffili  
  • Yn bresennol: Claire Hobbs,  Rheolwr Cofrestredig / Dawn Hobbs, Unigolyn Cyfrifol

Cefndir

Mae Rachel Kathryn yn eiddo bychan, dau lawr sy'n gartref i bobl gydag anabledd dysgu, anabledd corfforol neu broblemau iechyd meddwl. Mae wedi'i leoli mewn ardal breswyl dawel yn Argoed, ar gyrion Coed Duon. Pan gafodd yr ymweliad ei gynnal roedd 3 preswylydd yn byw yn yr eiddo (wedi’u hariannu gan Gyngor Bwrdeistref Caerffili) ac yn derbyn gofal preswyl.

Doedd yna ddim pryderon na materion wedi’u codi gyda Thîm Comisiynu Gwasanaethau Caerffili yn ystod y flwyddyn flaenorol yr oedd angen mynd i'r afael â nhw gan y darparwr.

Roedd y cartref yn destun arolwg gan Arolygiaeth Gofal Cymru (AGC) yn 2020 lle y cafodd y cartref rhai argymhellion ynghylch meysydd i'w gwella, ynghyd ag ymweliad contract monitro a gafodd ei gynnal gan y Tîm Comisiynu ym mis Mai 2022 lle bu un argymhelliad.

Yn dibynnu ar y canfyddiadau yn yr adroddiad, bydd camau cywiro a datblygiadol yn cael eu rhoi i'r darparwr i'w cwblhau. Camau unioni yw’r rhai mae'n rhaid eu cwblhau (yn unol â deddfwriaeth) ac argymhellion arfer da yw camau datblygiadol. 

Argymhellion Blaenorol

Camau cywiro

Bydd angen adolygu’r polisïau a gweithdrefnau er mwyn sicrhau eu bod nhw’n adlewyrchu deddfwriaeth gyfredol, a’u bod nhw’n gywir a chyfoes.  Rhaid i bolisïau gynnwys dyddiad adolygu.  Amserlen i’w gwblhau: O fewn 1 mis ac yn barhaus.  Rheoliad 12, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016.  Wedi'i gwblhau'n rhannol.

Camau datblygiadol

Doedd dim camau datblygiadol. 

Unigolyn Cyfrifol

Mae Unigolyn Cyfrifol (UC) y gwasanaeth yn ymweld â Rachel Kathryn yn rheolaidd, ac fel rhan o'u rôl mae yna ddisgwyliad bod yr UC yn cynhyrchu adroddiadau chwarterol er mwyn gwirio'r gwasanaeth a'i ansawdd yn rheolaidd.  Bu gofyn i weld adroddiadau diweddar ac roedd yn amlwg bod nifer o feysydd wedi ei gwirio yn ystod yr ymweliadau yn ogystal â cheisio adborth gan y bobl sy'n defnyddio'r gwasanaeth. 

Cafodd Datganiad o Ddiben y cartref ei adolygu ym mis Ebrill 2023, ac fe oedd yn adlewyrchu'r gwasanaeth sy'n cael ei ddarparu.

Cafodd Canllaw Defnyddiwr y cartref ei ddiweddaru ym mis Ebrill 2022, a cafodd fersiwn hawdd ei ddarllen ei gynhyrchu.

Y cynllun wrth gefn mewn lle pe bai'r Unigolyn Cyfrifol a'r rheolwr yn absennol fyddai bod yr uwch ofalwr yn rheoli yn eu habsenoldeb.

Cafodd polisïau a gweithdrefnau mandadol y cartref eu gweld yn dilyn yr ymweliad (e.e. diogelu, cefnogaeth a datblygiad staff, cwynion ac ati).  Roedd rhai polisïau wedi eu hadolygu yn y misoedd diwethaf, tra nad oedd dyddiad adolygu ar rai eraill.  Bu cadarnhad gan yr UC ei bod hi'n diwygio'r rhain ar hyn o bryd i sicrhau eu bod yn adlewyrchu'r gwasanaeth, ac y bydd dyddiad adolygu'n cael ei ychwanegu.

Rheolwr Cofrestredig

Mae'r rheolwr wedi cofrestru gyda Gofal Cymdeithasol Cymru (rheolydd y gweithlu yng Nghymru) ac yn rheoli cartref preswyl bychan arall o fewn bwrdeistref Caerffili, sydd hefyd wedi'i gofrestru gydag AGC a'i fonitro gan Dîm Comisiynu Caerffili.

 Mae gan y cartref system deledu cylch cyfyng sydd wedi ei osod yn ardal allanol yr adeilad/tramwyfa. Oherwydd hyn, does dim rhaid cael cysyniad yr unigolyn gan nad yw'n tarfu ar breifatrwydd pobl.

Mae’r rheolwr yn sicrhau bod hysbysiadau (Rheoliad 60) yn cael eu hanfon at AGC os/pan fydd digwyddiadau arwyddocaol yn digwydd.

Canfyddiadau'r Ymweliad

Cynlluniau Personol (Cynlluniau Darparu Gwasanaeth)

Mae ffeiliau preswylwyr yn cael eu storio mewn cabinet cloadwy addas yn y cartref.

Mae'r Cynlluniau Personol (Cynlluniau Darparu Gwasanaeth) o fewn ffeil yn cael eu hysgrifennu mewn ffordd sy'n canolbwyntio ar yr unigolyn ac sy'n rhoi manylion am ddewisiadau gofal yr unigolyn, wedi'i lofnodi gan aelod o'u teulu.  Mae'r cynllun yn cynnwys arferion sydd eu hangen ar gyfer amseroedd gwahanol mewn diwrnod (h.y. bore, cinio, te, yr hwyr a gyda’r nos) a'r hyn yr oedd yr unigolyn am ei gyflawni. Roedd y Cynllun Personol yn dweud yn benodol sut i gynorthwyo'r unigolyn orau wrth ddarparu meddyginiaethau a gofal personol.  Roedd yna hefyd orchymyn DNACPR (na cheisier dadebru cardio-anadlol) ar flaen y ffeil.

Roedd cofnodion dyddiol wedi eu hysgrifennu mewn ffordd fanwl a oedd yn cynnwys: ymddangosiad y person, faint yr oedd ef wedi'i fwyta, pa fesurau gofal personol oedd wedi ei ddarparu ac ati, ac wedi'u lofnodi gan y staff ar ddyletswydd.

Roedd y ffeil yn cynnwys cofnod Iechyd o fanylion cyswllt pwysig ar gyfer gweithwyr iechyd proffesiynol, roedd llythyrau apwyntiad a thaflenni ‘galwadau ffôn proffesiynol’ a oedd yn dangos pryd y bu cyswllt ag unigolion ynghylch gofal y person (nyrsys ardal, fferyllfa ac ati), yn ogystal ag aelod agos o'r teulu.

Roedd cofnodion yn cael eu cadw i nodi pryderon/digwyddiadau a gwybodaeth canllaw ar gyfer staff ynghylch â chysondeb maethol bwyd (SALT) a chynllun ymdriniaeth fwy diogel.

Asesiadau Risg

Roedd Asesiad Risg mewn lle a oedd yn cwmpasu nifer o feysydd risg e.e. meysydd straen, iechyd meddwl, tagu ac ati a oedd angen rhagor o fanylion i alluogi staff i sicrhau bod y risgiau'n cael eu lliniaru cyn belled ag y bo modd.

Bu son am yr angen am gysyniad y dyn i ddefnyddio'r rheiliau gwely oedd mewn lle. 

Canmol a chwyno

Mae Rachel Kathryn yn parhau i fod â pholisi cwynion cadarn ar waith i'w ddilyn pe bai cwyn yn cael ei wneud.  Os bydd unrhyw gwynion yn dod i law, y rheolwr cofrestredig fyddai'n gyfrifol am eu prosesu a'u harchwilio.  Cadarnhaodd y rheolwr nad oedd unrhyw gwynion wedi eu derbyn yn ystod y 12 mis blaenorol.

Rhoddodd y rheolwr wybod i'r swyddog monitro contract am ganmoliaeth gan aelodau teulu yn ystod yr wythnosau diwethaf.  Roedden nhw'n ganmoliaethus iawn am y tîm staff o ran pa mor ofalgar, tosturiol a phroffesiynol yr oedden nhw wedi bod wrth ofalu am eu perthynas.  Fe wnaethon nhw hefyd sôn sut ‘roedden nhw'n teimlo fel rhan o'r teulu’ wrth ymweld â Rachel Kathryn.

Staffio

Ar ddiwrnod yr ymweliad roedd digon o staff i gefnogi'r unigolion sy’n byw yno.Yn ystod cyfnodau o absenoldeb salwch gall y rheolwr ddefnyddio staff o chwaer gartref yn y fwrdeistref sy'n lleihau'r angen am drefnu staff asiantaeth neu gyflenwi.

Cafodd dwy ffeil staff eu gwirio a oedd wedi'u mynegeio'n glir/yn cynnwys adrannau, ac yn cynnwys rhestr wirio recriwtio.Roedd yn amlwg bod proses recriwtio gadarn wedi'i dilyn gan fod y ddwy ffeil yn cynnwys dau eirda ysgrifenedig, disgrifiad swydd, ffurflen gais manwl, Contract Cyflogaeth, ffotograff, cofnodion cyfweliad, tystysgrifau hyfforddi a gwybodaeth y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd.Ar gyfer un o'r ffeiliau nid oedd yn sicr a oedd bylchau mewn cyflogaeth wedi'u harchwilio, ond cytunodd y rheolwr i wirio'r rhain gyda'r unigolyn dan sylw i sicrhau eu bod yn cael eu hystyried.

Hyfforddiant

Bu edrych ar fatrics hyfforddiant y cartref a oedd yn nodi bod y staff wedi mynychu hyfforddiant priodol megis Codi a Chario, Hylendid Bwyd, Diogelu, Rheoli Heintiau, Iechyd a Diogelwch, Cymorth Cyntaf, Ymwybyddiaeth o Feddyginiaeth, Trefniadau Diogelu wrth Amddifadu o Ryddid, Deddf Galluedd Meddyliol, Ymwybyddiaeth o Awtistiaeth/Anabledd Dysgu, Nam ar y Synhwyrau a Diogelwch Tân.  Roedd y dyddiadau pan oedd staff wedi mynychu yn ymestyn dros y blynyddoedd 2020 i 2023 ac felly roedden nhw o fewn yr amserlen tair blynedd ofynnol y mae angen diweddaru’r rhan fwyaf o’r hyfforddiant ynddi.

Ceir mynediad at hyfforddiant drwy Weithlu Dysgu a Datblygu CBSC/Blaenau Gwent (sef hyfforddiant e-ddysgu/gweminar yn bennaf) a hyfforddiant wyneb yn wyneb ar ffurf sesiynau grŵp drwy asiantaeth Gofal Cartref lleol (ar gyfer gweithwyr newydd). Caiff sesiynau grŵp Hyfforddi’r Hyfforddwr eu cynnal mewn perthynas â Codi a Chario, Diogelu a Chymorth Cyntaf gan reolwr cofrestredig y cartref. 

Mae'r holl staff naill ai wedi cyflawni cymhwyster NVQ/QCF mewn Iechyd a Gofal Cymdeithasol (lefel 2 neu 3) neu'n gweithio tuag at un.  Mae mwyafrif y staff eisoes wedi cofrestru fel gofalwyr gyda Gofal Cymdeithasol Cymru, a bydd gofyn i'r staff mwy newydd wneud hynny pan fyddant wedi cwblhau cymwysterau addas.

Goruchwylio a Gwerthuso

Roedd matrics goruchwylio/gwerthuso'r cartref yn dangos bod y staff yn derbyn eu  sesiynau goruchwylio un i un gofynnol, sy'n cael eu cynnal bob chwarter, ac roedd dyddiadau wedi'u trefnu ymlaen llaw ar gyfer y flwyddyn gyfredol.

Roedd y cofnodion goruchwylio yn dangos bod llawer o feysydd wedi'u trafod gyda’r aelodau staff e.e. dibynadwyedd, ymwybyddiaeth o bolisïau/gweithdrefnau, adborth gan y tîm staff a phreswylwyr ac ati.

Roedd Gwerthusiadau Blynyddol naill ai wedi'u cynnal, neu roedd tystiolaeth eu bod wedi'u trefnu ymlaen llaw ar gyfer aelodau staff.

Sicrhau ansawdd

Bu gofyn am adborth gan aelod o'r teulu a ddywedodd pa mor wych y bu'r staff wrth gefnogi ei pherthynas, a'r gwahaniaeth yr oedd ei ofal wedi'i wneud iddyn nhw.  Cadarnhaodd yr aelod o'r teulu hefyd sut yr oedd staff wedi gweithredu'n gyflym wrth gysylltu â gweithwyr iechyd proffesiynol pan oedd angen a'u bod wedi rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf iddi am newidiadau i ofal ei pherthynas.

Rheoli Arian Preswylwyr

Mae trefniadau gwahanol mewn lle ar gyfer yr unigolion gwahanol sy'n byw yn Rachel Kathryn, sydd wedi'u trefnu yn ôl eu hanghenion penodol a'u hamgylchiadau unigol.  Roedd cofnodion i'w gweld ar gyfer y dyn lle mae'r cartref yn rheoli ei arian o ran cofnodi'n gywir y symiau sy'n cael eu derbyn a'u gwario.  Roedd taflen gofnodi glir lle'r oedd dyddiad y trafodiad wedi'i ysgrifennu, y symiau a gafodd eu tynnu allan, roedd y derbynebau wedi'u hatodi a'u rhifo i gyd-fynd â'r trafodiad, roedd balans parhaus ac roedd dau lofnod bob amser wedi'u cadw.

Diogelwch Tân

Cafodd Asesiad Risg Tân y cartref ei weld, a oedd wedi ei ddyddio mis Hydref 2020. Cafodd y swyddog monitro cytundebau eu hysbysu fod yna gynlluniau i ofyn bod hyn yn cael ei adolygu gan gwmni gwahanol.

Roedd Cynlluniau Personol Gadael mewn Argyfwng (PEEPs) wedi'u hysgrifennu ar gyfer pob preswylydd presennol, ac roedden nhw’n adlewyrchu eu hanghenion (symudedd, nam ar y synhwyrau ac ati) ac wedi'u hadolygu'n rheolaidd i sicrhau eu bod yn gyfredol fel bod staff yn gallu cefnogi pobl i adael yr eiddo os bydd tân.

Roedd profion larymau/diffoddwyr tân ac ati wedi'u cynnal yn rheolaidd.

Roedd driliau tân wedi'u cynnal ym mis Rhagfyr 2022 a mis Mai 2023 a doedd dim tystiolaeth o unrhyw broblemau.  Cafodd y swyddog monitro contractau eu cynghori i gasglu llythrennau blaen yr unigolion a oedd wedi cymryd rhan yn yr ymarferion tân fel ei bod yn glir pwy oedd wedi bod yn rhan ohonyn nhw, a phwy sydd angen bod yn rhan o un o hyd.

Amgylchedd cartref

Roedd y cartref yn lân ac yn daclus a doedd dim arogleuon drwg ar y pryd.

Mae'r gofod allanol yng nghefn yr eiddo yn ddeniadol iawn, gyda gardd fawr agored, pagoda a man eistedd.

Mae sied allanol y gall pobl ei ddefnyddio i ysmygu os ydyn nhw’n dymuno.  

Mae gan Rachel Kathryn ystafell wydr mawr sy'n gallu cael ei ddefnyddio fel lolfa dawel os oes unrhyw breswylwyr yn dymuno siarad ag ymwelydd(wyr) heb orfod mynd i’w hystafelloedd gwely eu hunain ac ati a gall staff ei defnyddio ar gyfer cyfarfodydd/goruchwyliaeth ac ati. 

Mae cloeon addas wedi’u gosod ar ystafelloedd ymolchi ac ystafelloedd gwely (h.y. mae bolltau wedi’u tynnu a chloeon wedi’u gosod a fydd yn caniatáu i’r drysau hyn gael eu hagor o’r tu allan, pe bai argyfwng).

Sylwadau'r Swyddog Monitro Contractau

Dim ond un preswylydd oedd yn yr ardal gymunedol yn ystod yr ymweliad, ac nid oedd unrhyw broblemau gyda'u hymddangosiad cyffredinol.

Nid oedd unrhyw broblemau o ran diogelwch, hylendid a chysur yn y cartref.

Camau Unioni/Datblygiadol

Driliau tân – i gasglu llythrennau blaen y rhai sy'n cymryd rhan yn y driliau hyn.  Amserlen: Bob 6 mis

Llofnodi dogfen rheilen wely er mwyn cael cydsyniad i ddefnyddio'r rhain. Amserlen: O fewn 2 fis.

Casgliad

Roedd prosesau recriwtio staff yn gadarn, gyda gwybodaeth yn y ffeiliau'n cael ei storio   mewn ffordd drefnus, ac roedd y broses recriwtio wedi ei ddilyn.

Roedd ffeil preswylydd yn cynnwys llawer o fanylion am y person, ac roedd yn cael ei hadolygu ar sail barhaus.  Roedd cofnodion dyddiol wedi eu hysgrifennu gan staff yn adlewyrchu'r Cynllun Personol (Cynllun Gofal) a oedd yn amlinellu'r gofal a'r cymorth yr oedd ei angen arno, ac roedd yn amlwg bod gweithwyr iechyd proffesiynol wedi cael eu cysylltu mewn modd amserol pan oedd angen eu cyngor/camau gweithredu, gyda pherthnasau yn cael gwybod am newidiadau hefyd.

Mae Rachel Kathryn yn parhau i ddarparu amgylchedd cartrefol i bobl fyw ynddo a staff yn cael eu cefnogi yn eu rolau.

Hoffai'r Swyddog Monitro Contractau ddal ar y cyfle hwn i ddiolch i'r staff a phreswylwyr Rachel Kathryn am eu hamser a'u lletygarwch.

  • Awdur: Andrea Crahart
  • Swydd: Swyddog Monitro Contractau
  • Dyddiad: Gorffennaf 2023