Newport House

Adroddiad Monitro Contractau

  • Enw/Cyfeiriad y Darparwr: Newport House, Abertyswg
  • Dyddiad yr ymweliad: Dydd Mercher 25 Hydref 2023, 10.30am-1.30pm
  • Swyddog ymweld: Andrea Crahart, Swyddog Monitro Contractau, Tîm Comisiynu, Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili
  • Yn bresennol: Claire Hobbs, Rheolwr Cofrestredig
  • Nigel Hobbs, Unigolyn Cyfrifol (yn bresennol am ran o'r ymweliad)

Cefndir

Mae Newport House yn eiddo mawr, deulawr sy'n gartref i bobl ag anabledd dysgu a/neu anabledd corfforol.  Mae wedi’i leoli mewn ardal breswyl dawel yn Abertyswg yng Nghwm Rhymni.

Ar adeg yr ymweliad, roedd pum preswylydd yn byw yn y cartref (tri pherson wedi’u hariannu gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili a dau berson gan Gyngor Dinas Casnewydd).

Cynhaliwyd yr ymweliad monitro contract diwethaf yn 2022. Ers y cyfnod hwn, mae Arolygiaeth Gofal Cymru (AGC) hefyd wedi archwilio'r Cartref gan nodi rhai meysydd i'w gwella.

Ni ddaeth unrhyw gwynion na phryderon diogelu i law Gwasanaethau Cymdeithasol y Cyngor o fewn y flwyddyn ddiwethaf. Mae'r cartref wedi cael sgôr hylendid bwyd o 5, sy'n cael ei ystyried yn dda iawn.

Yn dibynnu ar ganfyddiadau'r adroddiad, rhoddir camau unioni a datblygiadol i'r darparwr eu cwblhau. Camau unioni yw'r rhai y mae'n rhaid eu cwblhau (yn unol â deddfwriaeth ac ati), a gweithredoedd datblygiadol yw'r rhai yr ystyrir eu bod yn arfer da i'w cwblhau. 

Argymhellion blaenorol

Dylid mynd ar drywydd hyfforddiant sy'n ymwneud ag epilepsi a threfniadau diogelu wrth amddifadu o ryddid gyda'r sefydliadau perthnasol. Cyfnod: O fewn 6 mis.  Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016, Rheoliad 36.  Cam wedi’i gwblhau.

Dylid adolygu’r Datganiad o Ddiben a Chanllawiau Defnyddwyr Gwasanaeth er mwyn sicrhau mai dim ond terminoleg a deddfwriaeth gyfredol y cyfeirir atynt. Cyfnod: O fewn 1 mis.  Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016, Rheoliad 7.  Cam wedi’i gwblhau.

Camau Datblygiadol

Dim.

Unigolyn Cyfrifol

Mae'n ofynnol i'r Unigolyn Cyfrifol (RI) oruchwylio'r gwasanaeth yn rheolaidd i adrodd ar ei gydymffurfiaeth, ei ansawdd a'i berfformiad. Roedd tystiolaeth bod ymweliadau wedi'u cynnal yn rheolaidd gyda chwe adroddiad chwarterol a chwe misol wedi'u cynhyrchu yn ystod y misoedd diwethaf.

Daeth Datganiad o Ddiben a Chanllaw Defnyddwyr Gwasanaeth y Cartref i law ac roedden nhw’n gyfredol ar ôl cael eu hadolygu eleni.

Yn ôl cynllun wrth gefn y Cartref pe bai'r rheolwr yn absennol, byddai'r uwch ofalwr yn gweithredu ar ei rhan, neu aelod o dîm rheoli Pride in Care.

Gwelwyd polisïau/gweithdrefnau gorfodol (er enghraifft diogelu, hyfforddi/datblygu ac ati) ac roedden nhw wedi eu hadolygu eleni.

Rheolwr Cofrestredig

Mae'r rheolwr yn rheoli gwasanaeth arall o fewn Bwrdeistref Sirol Caerffili yn ogystal â Newport House.  Mae'r rheolwr yn parhau i fod wedi ei chofrestru gyda Gofal Cymdeithasol Cymru (rheoleiddiwr y gweithlu).

Mae gan yr eiddo deledu cylch cyfyng ar waith (gwyliadwriaeth) sy'n cael ei ddefnyddio i oruchwylio ardal allanol yr eiddo.

Mae pobl yn gallu newid y tymheredd yn eu hystafelloedd gan fod rheiddiaduron yn gallu cael eu rheoli'n unigol.

Mae disgwyl y bydd y rheolwr yn anfon unrhyw gofnodion Rheoliad 60 (cofnodion digwyddiad ynghylch y gwasanaeth neu unigolion) i Arolygiaeth Gofal Cymru (AGC) a'r Tîm Comisiynu pan fyddan nhw’n digwydd.  Nododd adroddiadau'r Unigolyn Cyfrifol na fu unrhyw reswm i gyflwyno'r rhain hyd yma eleni. 

Roedd yn amlwg o un o'r ffeiliau a welwyd bod cais am Drefniadau Diogelu wrth Amddifadu o Ryddid (DoLS) ar gyfer unigolyn nad oes ganddo'r gallu i wneud ei benderfyniadau ei hun wedi cael ei gyflwyno i Dîm DoLS ar gyfer eu hasesiad.

Mae cyfranogiad cymunedol yn cael ei annog gan y Cartref lle mae gweithwyr gofal yn ymweld â'r gymuned. 

Archwiliad Ffeil a Dogfennaeth

Archwiliwyd ffeil preswylydd a oedd wedi'i threfnu'n dda gyda mynegai a rhanwyr.

Roedd y ffeil yn cynnwys asesiad cyn derbyn a oedd yn darparu gwybodaeth gychwynnol gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili (CCBC) ac Adolygiadau Cynllun Gofal a Chymorth (CCBC) ac ati.

Roedd Cynllun Personol (Cynllun Darparu Gwasanaethau) ar gael a oedd yn cynnwys enghraifft ddarluniadol o rai o'r meysydd gofal a'r meysydd y mae angen cymorth arnynt, hynny yw symud, diet/maeth, gofal personol, ac ati.  Roedd y cynllun hefyd yn cynnwys canlyniadau/dyheadau yr unigolyn fel y gellid gweithio tuag at rai nodau personol, ac roedd yn amlwg bod staff cymorth wedi nodi pan gyflawnwyd rhai cyrhaeddiadau.

Roedd Asesiadau Risg yn bresennol mewn perthynas â nifer o feysydd risg ac roedd trefn ddyddiol ar waith gydag enghreifftiau darluniadol a oedd yn gynhwysfawr ac yn fanwl.

Roedd y ffeil yn cynnwys llythyrau yn ymwneud ag apwyntiadau iechyd a oedd wedi'u gwneud ac a oedd yn cael eu cynllunio.  Roedd cofnodion ariannol hefyd a oedd yn dangos yn glir yr incwm y mae'r person yn ei dderbyn a gwariant ar gyfer eitemau personol a brynwyd.  Roedd yna falans gweithredol, roedd dau aelod o staff wedi llofnodi ar gyfer pob trafodiad ac roedd derbynebau ynghlwm wrth y taflenni cofnodi misol.

Staffio a Hyfforddiant

Mae Newport House yn parhau i gadw staff yn dda iawn, gyda'r mwyafrif helaeth o staff wedi gweithio yn y Cartref ers iddo agor am y tro cyntaf yn 2017. Mae hyn yn gadarnhaol i'r preswylwyr gan eu bod yn elwa o gysondeb ac mae'r staff yn adnabod y preswylwyr yn dda.

Roedd yn ymddangos bod digon o staff ar ddyletswydd yn ystod yr ymweliad monitro. Mae gan y gwasanaeth shifft noson effro yn ei le.

Mae’r tîm staff presennol neu'r chwaer Gartref yn y Fwrdeistref Sirol yn cyflenwi ar ran unrhyw staff sy’n absennol, ac mae'r rheolwr 'ar alwad' i gynorthwyo hefyd.

Mae staff yn ymgymryd â hyfforddiant ar ffurf E-ddysgu neu hyfforddiant wyneb yn wyneb a drefnir trwy Pride in Care. Roedd ffeiliau staff yn cynnwys tystysgrifau hyfforddi a oedd yn cadarnhau bod hyfforddiant wedi cael ei fynychu. Nododd y matrics hyfforddi fod mwyafrif y staff wedi mynychu mwyafrif yr hyfforddiant yn ystod y blynyddoedd diwethaf, fodd bynnag, nodwyd rhai bylchau mewn hyfforddiant.

Mae mwyafrif y staff wedi ennill cymhwyster NVQ/QCF mewn gofal cymdeithasol (naill ai lefel 2 neu 3), neu'n gweithio tuag at gymhwyster. 

Mae staff newydd yn cael eu cysgodi yn eu rôl, sy'n cynnwys arsylwadau ar ymarfer o ran rhoi meddyginiaethau, gwiriadau cyffredinol, codi a chario ac iechyd a diogelwch.  Cynhelir hapwiriadau yn rheolaidd hefyd ac maen nhw’n ymdrin â meysydd allweddol megis rhyngweithio â defnyddwyr gwasanaeth, rhoi meddyginiaethau a pharatoi bwyd.

Nid oes unrhyw aelodau staff yn gweithio dros 40 awr yr wythnos, ond mae'r staff yn gweithio'n rhan amser yn bennaf, gydag uwch ofalwyr yn gweithio amser llawn.

Nid yw'r 'Cynnig Rhagweithiol – Mwy na geiriau' (Deddf yr Iaith Gymraeg) yn cael ei weithredu yn y Cartref ar hyn o bryd gan nad oes neb angen defnyddio'r Gymraeg ar hyn o bryd.  Mae Datganiad o Ddiben y Cartref yn adlewyrchu hyn.

Ffeiliau staff

Archwiliwyd dwy ffeil staff fel rhan o'r broses fonitro. Roedd y ddwy ffeil yn cynnwys mynegeion a rhanwyr gan ei gwneud hi'n haws dod o hyd i wybodaeth.

Dangosodd ffeiliau fod proses recriwtio gadarn wedi digwydd a oedd yn cynnwys dau eirda ysgrifenedig, llun o'r aelod staff, dulliau adnabod (tystysgrifau geni, pasbort ac ati), cofnodion cyfweliad, ffurflenni cais heb unrhyw fylchau mewn cyflogaeth, ac roedd yn amlwg bod tystysgrifau’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd wedi'u cael.  Roedd Contractau Cyflogaeth wedi’u llofnodi a oedd yn cynnwys disgrifiad swydd a thystysgrifau hyfforddi. 

Roedd templed y cofnodion cyfweliad yn cyfeirio at y chwaer Gartref Gofal yn hytrach na Newport House.

Goruchwylio ac arfarnu

Nododd y matrics goruchwylio ac arfarnu fod staff yn cael sesiynau goruchwylio rheolaidd bob chwarter a bod arfarniadau wedi'u cynnal, neu eu bod wedi'u cynllunio ar eu cyfer.  Mae'r rhain yn cael eu cynnal ar sail un i un gyda rheolwr y gwasanaeth. 

Ymagwedd at ofal/sylwadau

Roedd yn amlwg o ffeil preswylydd ei fod yn cael ei gynorthwyo i gadw mewn cysylltiad â pherthynas a bod sgyrsiau ffôn yn cael eu cynnal yn rheolaidd sy'n gadarnhaol ar gyfer lles yr unigolyn.

Roedd pobl yn edrych yn daclus iawn ac yn gwisgo yn ôl amodau'r tywydd.

Mae rhai pobl angen defnyddio cadeiriau olwyn (â llaw a thrydan), gydag un person angen cadair arbenigol a defnyddio teclyn codi o’r nenfwd i'w galluogi i fynd i mewn ac allan o'r gwely. Mae yna lifft i drosglwyddo pobl o lawr i lawr, ac mae trefniant ar waith i hyn gael ei wasanaethu'n rheolaidd.

Cynorthwyir preswylwyr i gael mynediad i'r gymuned, lle maen nhw'n mwynhau mynd allan am brydau bwyd ac ati, ac maen nhw’n gallu mwynhau ardaloedd yr ardd y tu allan yn ystod tywydd da.

Mae staff gofal yn arwain wrth baratoi bwyd a gweini prydau bwyd i breswylwyr.

Tân/Iechyd a Diogelwch

Cwblhawyd Asesiad Risg Tân ym mis Hydref 2021 a oedd yn amlygu rhai meysydd i fynd i'r afael â nhw.  Cytunodd yr Unigolyn Cyfrifol i wirio bod y rhain i gyd wedi'u cwblhau.

Roedd driliau tân wedi'u cynnal yn rheolaidd, hynny yw ym mis Awst 2023, mis Chwefror 2023 a mis Mehefin 2022, gan gynnwys preswylwyr a staff.  Roedd rhai o fanylion y driliau (hyd y driliau) wedi'u hepgor o'r cofnodion.

Roedd Cynlluniau Personol Gadael mewn Argyfwng (PEEPs) ar waith ar gyfer yr holl breswylwyr ac roedden nhw wedi'u cwblhau yn unol ag anghenion unigol pobl, gan amlinellu faint o aelodau staff fyddai eu hangen i gynorthwyo pobl pe bai tân ac yn ôl lle y bydden nhw yn yr eiddo.

Cwynion/Canmoliaeth

Roedd hi'n amlwg o adroddiadau diweddar yr Unigolyn Cyfrifol nad oedd cwynion wedi eu cael. Fodd bynnag, os ceir cwyn, mae gan y rheolwr broses sydd wedi'i diffinio'n glir yn Natganiad o Ddiben y Cartref i fynd i'r afael â hyn ac ymateb yn gyfatebol.

Mae staff yn cael gwybod sut i godi cwyn drwy gyfnod sefydlu eu staff a thrwy wneud pobl sy'n derbyn gofal a'u teuluoedd yn ymwybodol o'r weithdrefn.

Adborth defnyddwyr gwasanaeth a rhanddeiliaid

Mae'r Unigolyn Cyfrifol yn parhau i fonitro a chael adborth uniongyrchol gan breswylwyr yn ystod ei ymweliadau â'r Cartref.

Amgylchedd y Cartref

Mae Newport House yn parhau i fod yn Gartref croesawgar a phrydferth iawn i fyw ynddo ac mae’n lân, wedi'i addurno'n dda ac wedi'i gaboli’n dda.  Roedd y cynteddau wedi cael eu hailaddurno eleni ac roedd ffenestr newydd wedi ei gosod mewn ystafell ymolchi er mwyn sicrhau bod digon o awyru.

Gan fod yr ymweliad yn tynnu at Galan Gaeaf, roedd staff wedi addurno'r gegin a'r lolfa mewn thema Calan Gaeaf.

Mae cloeon ar ystafelloedd ymolchi a drysau ystafelloedd gwely yn ogystal â chypyrddau y gellir eu cloi yn ystafell wely pob person er mwyn storio eiddo personol.

Mae pobl yn gallu cael mynediad i ardaloedd yr ardd ac mae gan y rheolwr gynlluniau o hyd i ddatblygu'r ardaloedd hynny gyda gardd synhwyraidd i'w gwella ymhellach.

Cwestiynau i staff

Ni ofynnwyd cwestiynau penodol o'r offeryn monitro yn ystod yr ymweliad monitro hwn

Cwestiynau i breswylwyr

Cynhaliwyd rhai sgyrsiau gyda phreswylwyr yn ystod yr ymweliad.

Camau Unioni

Dylid trefnu hyfforddiant ar gyfer rhai staff nad ydynt wedi ymgymryd â'u holl gyrsiau hyfforddi ac i’r rhai nad ydynt wedi ymgymryd â hyfforddiant ers 2017/2018. Cyfnod: O fewn 6 mis. Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016, Rheoliad 36.

Dylai driliau tân gynnwys hyd y dril tân pan fydd cofnodion yn cael eu gwneud. Cyfnod: Parhaus. Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016, Rheoliad 57.

Camau Datblygiadol

Sicrhau bod y ddogfennaeth a ddefnyddir yn ymwneud â Newport House. Cyfnod: Parhaus.

Casgliad

Mae Newport House yn parhau i fod yn Gartref croesawgar iawn sy'n eang iawn ac sy'n rhoi cartref hyfryd i bobl fyw ynddo.  Mae'r Cartref wedi'i addurno a'i ddodrefnu i safon uchel.

Cynorthwyir staff i gael mynediad at hyfforddiant a chael goruchwyliaeth yn rheolaidd, gyda gwiriadau sicrhau ansawdd ar waith i wneud yn siŵr bod staff yn cael eu cynorthwyo i weithio hyd eithaf eu gallu.

Mae dogfennaeth yn parhau i fod yn gadarn gyda gwybodaeth yn cael ei hysgrifennu'n gynhwysfawr ac mae prosesau cadarn ar waith sy'n cael eu goruchwylio gan yr Unigolyn Cyfrifol.

Hoffai'r Swyddog Monitro Contractau fanteisio ar y cyfle hwn i ddiolch i'r Rheolwr, y staff a'r bobl a’u cynorthwyir yn Newport House am eu hamser a'u lletygarwch.

  • Author: Andrea Crahart
  • Designation: Contract Monitoring Officer
  • Date: October, 2023