Glen Court

Adroddiad Monitro Contract

• Enw/Cyfeiriad y Darparwr: Glencourt, 54 Hillside Park, Bargod, Caerffili, CF81 8NL
• Dyddiad yr Ymweliad: Dydd Llun 27 Tachwedd 2023
• Swyddog(ion) Ymweld: Amelia Tyler: Swyddog Monitro Contract, CBS Caerffili
• Yn Bresennol: Jacqueline Scammell: Rheolwr Cartref, Achieve Together

Cefndir

Mae Glencourt yn gartref preswyl i unigolion ag anableddau dysgu a'i berchennog yw Achieve Together sydd yn ei redeg, darparwr cofrestredig o fewn Caerffili. Lluniwyd a llofnodwyd contract newydd ar gyfer y darparwr ym mis Medi 2022.

Cynhaliwyd yr ymweliad blaenorol ar 11 Hydref 2022 ac ar yr amser hwn tynnwyd sylw at un gam cywirol a phum cam datblygiadol. Cafodd yr argymhellion hyn eu hadolygu, ac amlinellir y canfyddiadau yn adran nesaf yr adroddiad.

Adeg yr ymweliad roedd pedwar cleient yn byw yn yr eiddo, ac un lle gwag. Roedd tri chleient wedi'u cefnogi i'w symud gan CBS Caerffili ac un gan awdurdod cyfagos.

Yn ddibynnol ar ganfyddiadau o fewn yr adroddiad, bydd camau cywirol a datblygiadol yn cael eu rhoi i'r darparwr eu cwblhau. Mae camau cywirol yn rhai y mae'n rhaid eu cwblhau (fel y llywodraethir gan ddeddfwriaeth), ac mae camau datblygiadol yn argymhellion arfer da.

Argymhellion Blaenorol

Cynlluniau personol i dystio cynnwys yr unigolyn a/neu gynrychiolydd priodol. Os nad oes modd cael llofnodion, dylid cofnodi hyn yn glir ar y ddogfen. Fersiwn 2 RISCA (Ebrill 2019) Rheoliad 15. Bodlonwyd yn rhannol. Roedd un o'r cynlluniau personol wedi'u llofnodi gan gynrychiolydd priodol, nid oedd yr ail yn nodi pam nad oedd yr unigolyn yn gallu llofnodi neu os oedden nhw wedi gofyn i rywun arall lofnodi ar eu rhan.

Ffurflenni caniatâd i gytuno i dynnu neu rannu ffotograffau preswylwyr a llofnodion i gael eu casglu gan gynrychiolwyr priodol, neu wrthodiadau wedi'u dogfennu'n glir. Heb ei fodloni. Gwelwyd ffurflenni caniatâd yn dilyn yr ymweliad ac er bod y rhain yn cofnodi nad oedd yr unigolion yn gallu llofnodi a'u bod wedi'u dyddio, ni chafwyd tystiolaeth o ofyn i gynrychiolwyr priodol neu a ofynnwyd i eiriolwyr lofnodi ar eu rhan.

Angen trwsio neu ddisodli cloch y drws i'r eiddo. Bodlonwyd. Roedd hon yn gweithio adeg yr ymweliad.

Argymhellir bod y rheolwr yn gofyn am ei chofrestriad electronig gyda Gofal Cymdeithasol Cymru. Bodlonwyd. Nodwyd bod y rheolwr ar gofrestr Gofal Cymdeithasol Cymru ond ei bod wedi'i nodi o dan awdurdod gwahanol. Argymhellir bod y rheolwr yn mynd ar drywydd hyn i sicrhau ei bod wedi'i chofrestru o dan Gaerffili.

Y rheolwr i ystyried gweithredu DisDAT (Offeryn ymwybyddiaeth trallod anabledd) i gynorthwyo staff wrth adnabod unrhyw arwyddion y gallai'r cleient fod mewn poen. Heb ei fodloni. Nodwyd nad yw'r rheolwr wedi gweithredu'r DisDAT gan fod y wybodaeth eisoes yn cael ei chadw ar y protocol PRN sy'n amlinellu unrhyw arwyddion sydd angen i staff cymorth fod yn ymwybodol ohonynt o'r hynny a allai fod yn arwydd fod yr unigolyn mewn poen neu anghysur. Rhannwyd copïau o'r protocol PRN gyda'r swyddog monitro contract yn dilyn yr ymweliad. Nid yw'r cam hwn bellach yn ofynnol gan fod y wybodaeth ar gael ar ffeil.

Cytundeb i gael ei weithredu â pherthnasau am gael eu hysbysu am unrhyw ddigwyddiadau. Bodlonwyd yn rhannol. Roedd cytundeb mewn grym ar un ffeil yn nodi y dylid cysylltu â pherthynas mewn unrhyw achos. Esboniwyd bod angen i hyn fod yn fwy penodol h.y. a fydden nhw eisiau cael gwybod ar unrhyw bwynt yn ystod y nos pe bai'r unigolyn wedi disgyn? Rhaid i'r ffurflen amlinellu'n glir yr amgylchiadau a phryd yr hoffent gael eu hysbysu a rhaid i'r perthynas ei llofnodi a'i dyddio. Sylwyd nad oedd gan yr ail breswylydd berthynas agosaf wedi'i nodi a byddai'n rhaid hysbysu'r tîm dyletswydd.

Canfyddiadau o’r Ymweliad

Archwiliad bwrdd gwaith

Codwyd un pryder o fewn y chwe mis diwethaf a oedd mewn perthynas â gwall meddyginiaeth. Roedd hyn wedi'i adrodd, ei ymchwilio, a'i gyfeirio'n briodol gan y darparwr. Roedd yr arolygiad diwethaf a gynhaliwyd gan Arolygiaeth Gofal Cymru ar 19 Medi 2023 ac ni roddwyd unrhyw hysbysiadau camau blaenoriaeth ac roedd y meysydd gwella a adnabuwyd yn ymwneud â chynlluniau personol ddim yn cael eu hadolygu bob tri mis ac nad oedd tystiolaeth o gymryd rhan wrth gynhyrchu neu adolygu asesiadau risg a chynlluniau personol.

Adroddwyd nad oedd unrhyw gwynion wedi'u derbyn gan y darparwr neu'r tîm comisiynu ar wahân i'r mater a godwyd yn flaenorol. Nid oedd canllaw defnyddiwr gwasanaeth yn y cartref ond roedd cytundeb defnyddiwr gwasanaeth a oedd yn cynnwys gwybodaeth berthnasol.

Fel y crybwyllwyd yn flaenorol, mae rheolwr y cartref wedi'i gofrestru gyda Gofal Cymdeithasol Cymru. Darparwyd y matrics arfarnu a oedd yn cynnwys tystiolaeth bod un aelod o staff cymorth ar gyfnod mamolaeth ac roedd pedwar dechreuwr newydd nad oedd gofyn iddynt gwblhau hyn eto.

Adeg yr ymweliad, roedd ffeiliau preswylwyr yn cael eu cadw'n ddiogel yn y swyddfa sy'n cael ei chadw ar glo pan nad yw'n cael ei defnyddio.

Unigolyn cyfrifol

Cynhaliwyd adroddiadau rheoliad 73 chwarterol ddiwethaf ar 28 Ebrill a 28 Gorffennaf 2023 ac roedd y rhain yn cofnodi ymdrechion a wnaed i siarad ag aelodau o staff a rhanddeiliaid perthnasol.

Gwelwyd copi o'r datganiad o ddiben a gafodd ei adolygu ddiwethaf ar 28 Gorffennaf 2023 a chydnabuwyd nad oedd wedi'i ddiweddaru i adlewyrchu a chynyddu nifer y gwelyau ar gael i bump. Nodwyd hefyd er bod yn rhaid adolygu hwn o leiaf unwaith y flwyddyn, ni nodwyd y dyddiad adolygu arfaethedig nesaf; argymhellir ei ychwanegu at y ddogfen i dynnu sylw bod gofynion rheoleiddio yn cael eu bodloni.

Gwelwyd yr holl bolisïau a gweithdrefnau gorfodol megis atgyfeiriad, derbyn a rhyddhau, diogelu, rheoli haint, meddyginiaeth, chwythu'r chwiban, a chyllid cleientiaid. Roedd yr holl bolisïau a gweithdrefnau wedi'u dyddio'n glir ar y system electronig ac yn nodi'r dyddiad adolygu nesaf. Byddai dau yn cael eu hadolygu bob pedair blynedd ac roedd eraill bob tair blynedd. Esboniodd y rheolwr bod y rhain yn cael eu cwblhau gan dîm canolog.

Mae'r unigolyn cyfrifol yn ymweld â'r cartref o leiaf bob tri mis i gynnal ymweliadau rheoliad 73 ac mae'r archwilydd hefyd yn ymweld i sicrhau bod y ddogfennaeth yn cael ei diweddaru'n briodol. Os yw'r unigolyn cyfrifol a'r rheolwr cartref yn absennol yn annisgwyl ar yr un pryd am gyfnod nodwyd y byddai'r protocol digwyddiad mawr yn cael ei weithredu, a byddai'r tasgau yn cael eu cynnal rhwng y dirprwy reolwr a'r rheolwr rhanbarthol. Nodwyd bod y trefniadau hyn wedi'u hamlinellu yn y protocol digwyddiad mawr.

Archwiliad ffeiliau a dogfennaeth

Dywedwyd wrth y swyddog monitro contract bod holl ffeiliau cleientiaid yn cael eu storio'n ddiogel gan fod y swyddfa yn cael ei chadw dan glo pan nad yw'n cael ei defnyddio. Nid oedd asesiadau cychwynnol ar unrhyw un o'r ffeiliau a welwyd, ond esboniwyd bod y ddau breswylydd wedi byw yn yr eiddo ers sawl blwyddyn, ac y byddai'r rhain yn cael eu cwblhau ar gyfer unrhyw dderbyniadau newydd.

Roedd cynlluniau personol yn cael eu cadw ar bob ffeil, ac roedd y rhain wedi'u personoli ac yn cynnwys manylion i sicrhau bod yr holl staff yn ymwybodol o anghenion a hoffterau'r bobl y maen nhw'n eu cefnogi. Nododd y swyddog monitro contract bod 'amherthnasol' wedi'i gofnodi o dan 'rhywioldeb'. Esboniodd y swyddog monitro contract y dylai'r staff gofnodi yr hyn maen nhw'n ei wybod e.e. a ydyn nhw wedi cael unrhyw berthnasau o'r blaen? Os nad yw hyn yn hysbys ac nad ydyn nhw wedi mynegi unrhyw dueddiadau, dylid dogfennu hynny.

Gwelwyd asesiadau risg priodol ar ffeil a oedd yn perthyn i anghenion yr unigolyn megis bathio, cyllid, hunan-niweidio, allweddi, meddyginiaeth, cyrchu'r gymuned ayyb Cydnabuwyd bod y rhain wedi'u cynnal bob tri mis a bod y rhai blaenorol wedi'u cwblhau ym mis Gorffennaf a Medi 2023. Roedd y rhain yn canolbwyntio ar ganlyniadau ar yr hyn mae'r darparwr yn ei alw yn olwyn ymgysylltu ac yn cyfeirio at nodau ac uchelgeisiau personol. Roedd llawer o ffotograffau i dystio amryw weithgareddau a digwyddiadau a chwrdd â chleientiaid eraill o eiddo eraill. Nododd y swyddog monitro contract bod un o'r cynlluniau rheoli risg yn cyfeirio at breswylydd arall yn hytrach na'r unigolyn yr oedd ei ffeil yn cael ei archwilio; roedd yn ymddangos bod y wybodaeth wedi'i thorri a'i gludo. Dylai staff fod yn ofalus bod yr holl wybodaeth a gofnodir yn yr adolygiad yn cyfeirio at yr unigolyn cywir.

Trafodwyd y dylai'r canlyniadau gael eu datblygu i ganolbwyntio ar yr amcan a sut y dylai'r cleient fod yn teimlo, a dylid alinio hyn â'r Fframwaith Canlyniadau Cenedlaethol.

Cafwyd tystiolaeth o gyfeiriadau yn cael eu gwneud at weithwyr proffesiynol meddygol yn ôl yr angen megis adolygiad meddyginiaeth yn cael ei gynnal ar gyfer un wraig i dynnu unrhyw feddyginiaeth nad oedd yn ofynnol bellach, apwyntiadau deintyddol a phodiatreg ayyb. Nodwyd bod adroddiadau'r mis blaenorol yn cael eu hystyried wrth lunio'r adolygiadau.

Staffio a hyfforddiant

Nodwyd bod aelod o'r staff banc wedi methu a dod ar ddiwrnod yr ymweliad a oedd wedi gadael y tîm yn brin. Nodwyd bod dau staff cymorth a'r rheolwr ar ddyletswydd. Mae absenoldebau staff yn cael eu cyflenwi gan gronfa o staff o fewn y cwmni ac mewn argyfwng gallant gysylltu â'r rheolwr dyletswydd ar alw ar gyfer y tŷ.

Adroddodd y rheolwr mai anaml iawn maen nhw'n defnyddio unrhyw staff asiantaeth, ac nad oeddynt wedi'u defnyddio ers dechrau'r flwyddyn.

Mae hyfforddiant trwy e-ddysgu ar y cyfan ac yn cael ei gynnal o fewn Achieve Together er bod hyfforddiant wyneb yn wyneb yn cael ei ddarparu yn ymwneud â chymorth cynaf, codi a chario, a strategaethau ymddygiad cadarnhaol. Esboniwyd bod ansawdd hyfforddiant yn cael ei werthuso trwy holiaduron a gwerthusiadau. Mae hyfforddiant yn cael ei asesu hefyd trwy wiriadau ar hap, asesiadau cymhwysedd meddyginiaeth, recordiadau, arsylwadau, a goruchwyliaethau.

Adeg yr ymweliad nid oedd unrhyw aelod o staff a oedd yn gweithio'n rheolaidd am fwy na 48 awr yr wythnos.

Cafwyd trafodaeth yn ymwneud â'r Gymraeg a'r cynnig gweithredol i sicrhau bod pawb yn cael cyfle i siarad Cymraeg; nododd y rheolwr y gofynnir i bob preswylwyr yn ystod yr asesiad cychwynnol pa iaith yr hoffent sgwrsio ynddi. Nid oedd tystiolaeth o hyn gan nad oeddynt ar gael ar y ffeiliau a welwyd. Hysbyswyd y swyddog monitro contract bod dau aelod o staff yng Nghwm Hyfryd sy'n gallu siarad rhywfaint o Gymraeg ac roedd llawlyfr bach o ddywediadau Cymraeg yn swyddfa'r rheolwr sy'n hygyrch i staff.

Dangosodd y cofnodion electronig bod cymhwysedd hyfforddi yn ymwneud â diogelu, cymorth cyntaf, ymwybyddiaeth meddyginiaeth, hanfodion gofal, ymddygiad heriol, dementia ac awtistiaeth oll yn 100%, roedd Codi a chario yn 80%, hylendid bwyd yn 91% a rheoli haint yn 91%. Cydnabuwyd bod hyn yn bennaf oherwydd bod dau aelod o staff ar gyfnod mamolaeth a'r dechreuwyr newydd. Yn gyffredinol, dywedodd y rheolwr bod y cartref yn cydymffurfio 95% â'r hyfforddiant penodol i'r gwasanaeth. Bydd y rheolwr yn sicrhau bod yr holl staff yn gyfredol ar y cyfle cynharaf.

Nodwyd hyfforddiant nad oedd yn orfodol a oedd yn cynnwys asbestos, diabetes, atal gor-feddyginiaeth, iechyd y geg, maeth, a legionella.

Gwelwyd ffeiliau dau aelod o staff, ac roedd y rhain yn cynnwys o leiaf dau eirda, gydag un ohonynt yn eirda proffesiynol. Roedd ffurflenni cais, disgrifiadau swydd, cofnodion cyfweld, tystysgrifau geni a phasbortau hefyd yn bresennol. Roedd yn bleser nodi bod y cofnodion cyfweld yn cynnwys tystiolaeth bod y ddau aelod o staff wedi'u cyfweld gan ddau uwch aelod o staff. Roedd y bylchau mewn cyflogaeth wedi'u hesbonio ac roedd ffotograffau hefyd ar gael fel sy'n ofynnol. Roedd un ffeil yn cynnwys contract cyflogaeth wedi'i lofnodi a'i ddyddio, ond dim ond yr adran AD oedd wedi llofnodi'r ail un; mae'n arfer da sicrhau bod yr holl ddogfennaeth wedi'u llofnodi'n glir ac wedi'u dyddio gan y ddau grŵp.

Roedd gwiriadau DBS dilys ar gael a nodwyd bod y rhain i gyd yn glir ac roedd rhestrau gwirio ymsefydlu cyflawn hefyd a oedd wedi'u cwblhau yn 2022.

Nid oedd tystysgrifau hyfforddi yn cael eu cadw ar ffeil, ond roedd y rhain yn cael eu storio'n electronig.

Goruchwylio a gwerthuso

Roedd pedwar dechreuwr newydd nad oeddynt wedi cael eu harfarniad blynyddol hyd yma ac roedd dau ar gyfnod absenoldeb, ond cofnodwyd bod yr holl staff eraill wedi cwblhau hyn ar y matrics.

Cydnabuwyd bod un aelod o staff cymorth wedi dechrau cyflogaeth ar 29 Awst ac nid oedd wedi cael goruchwyliaeth hyd yma ac roedd dau fwlch lle nad oedd goruchwyliaethau wedi'u cynnal bob tri mis, ond roedd yr holl weithwyr eraill wedi mynychu sesiwn oruchwyliaeth ar wahân i'r ddau a oedd ar gyfnod mamolaeth.

Nodwyd bod un o bob pedair goruchwyliaeth yn arsylwadol i roi cyfle i'r goruchwylydd wylio'r gweithiwr ar waith a'r bedwaredd oedd eu harfarniad. Esboniwyd bod yr oruchwyliaeth a'r arfarniadau yn sgwrs dwy ffordd lle mae gan y gweithiwr gyfle i ystyried eu harfer eu hunain ac os oes unrhyw feysydd eraill i wella'u gwasanaeth.

Dywedwyd wrth y swyddog monitro contract bod goruchwyliaethau ar gyfer staff nos yn cael eu cwblhau rhwng y rheolwr a'r is-reolwr.

Dull gofalu / arsylwadau

Ni chodwyd unrhyw bryderon mewn perthynas ag ymddangosiad preswylwyr, a nodwyd bod un o'r dynion yn gwisgo siwmper Nadolig. Roedd yr holl breswylwyr wedi'u gwisgo'n briodol ac yn drwsiadus.

Roedd holl ardaloedd y cartref a welwyd yn lân, yn daclus, ac yn rhydd o arogl. Cydnabuodd y swyddog monitro contract na thynnwyd sylw at unrhyw bryderon mewn perthynas ag iechyd a diogelwch neu gysur yr eiddo. Cafwyd tystiolaeth hefyd o bersonoli megis dodrefn, ffotograffau, ayyb.

Roedd tri aelod o staff yn bresennol yn ystod yr ymweliad, ac roeddynt i gyd yn dangos dealltwriaeth drwyadl o anghenion cymorth a chwaeth y bobl a oedd yn byw yno. Roedd perthynas rhwng y staff a phreswylwyr a chymerodd y swyddog monitro contract ran mewn gêm o ddal gydag aelod o staff a phreswylydd. Dangosodd y dirprwy hefyd y bwrdd hud sy'n daflunydd rhyngweithiol gyda phreswylydd. Trafodwyd yr iaith a ddefnyddir gan staff gyda'r rheolwr oherwydd ar brydiau gallai gael ei hystyried yn awdurdodol pan ddaeth y preswylwyr yn ailadroddus. Dylai staff fod yn ystyriol o'u dull a'u terminoleg tuag at y preswylwyr.

Er bod trefn ar gyfer prydau preswylwyr, adroddwyd eu bod yn gallu penderfynu beth a phryd y maen nhw eisiau bwyta ac yn ystod yr ymweliad arsylwyd bod un gŵr yn bwyta'n hwyrach nac eraill gan ei fod wedi codi'n hwyrach ac yn aml yn cymryd mwy o amser i fwyta ei brydau.

Adroddodd y rheolwr bod preswylwyr yn cael eu hannog i fwyta prydau iach, cytbwys ac er eu bod yn gallu dewis yr hyn maen nhw eisiau ei fwyta, bydd un o'r gwragedd yn aml yn dewis salad.

Nodwyd nad oedd y preswylwyr yn gallu helpu gyda pharatoi bwyd ond bydd un o'r gwragedd yn mynd â llaeth a menyn o'r oergell pan ofynnir iddi. Mae pob preswylydd yn cymryd eu tro i wneud y siopa bwyd ar gyfer yr wythnos gyda chefnogaeth y staff.

Os oedd unrhyw bryderon am anghenion y preswylwyr yn newid, byddai staff yn cyfeirio at y tîm rheoli gofal a'r therapydd lleferydd ac iaith pe bai angen a sicrhau bod teuluoedd yn cael eu hysbysu os yw'n briodol.

Gall preswylwyr roi gwybod i staff beth maen nhw eisiau ei wneud gan ddefnyddio ystumiau neu gardiau lluniau. Defnyddia staff y cynlluniau personol a'u hoffterau i gynnig dewis. Esboniodd y rheolwr yn aml nad oedd gwahaniaeth ganddynt i ble'r oedden nhw'n mynd cyhyd â'u bod yn mynd allan i rywle ac roedd llawer o ffotograffau ar gael a oedd yn adlewyrchu'r amryw weithgareddau yr oeddynt wedi cymryd rhan ynddynt fel cartref ac fel grŵp mwy fel y parti Calan Gaeaf.

Cymhorthion a chyfarpar symudedd

Nid oedd unrhyw un o'r preswylwyr angen cyfarpar a oedd yn aros i gael eu hasesu i gael y cymhorthion angenrheidiol. Esboniwyd bod gan un ŵr gadair olwyn a brynwyd gan ei deulu sydd ond yn cael ei defnyddio i fynd yn bell a dywedodd y rheolwr bod y gweithiwr cymdeithasol yn y broses o gysylltu â'r tîm therapi galwedigaethol mewn perthynas â'u symudedd.

Ni welwyd tystiolaeth i gadarnhau bod staff yn cynnal gwiriadau gweledol ar y gadair olwyn i sicrhau diogelwch y preswylydd.

Rheoli arian preswylwyr

Adroddwyd bod dau aelod o staff yn llofnodi ar gyfer pob trafodyn sy'n dod i mewn neu'n mynd allan; os yw'r rheolwr a'r is-reolwr ar shifft, nhw fydd fel arfer yn llofnodi'r daflen. Os na, y person sy'n rhoi'r arian i mewn ac aelod o staff ar ddyletswydd fyddai'n llofnodi.

Mae'r cartref yn defnyddio system ddiogelwch 'bag a thag' lle mae tag â rhif newydd yn cael ei ddefnyddio bob tro y mae'r waled yn cael ei agor, ac mae'r rhif newydd yn cael ei gofnodi'n glir ar y daflen. Esboniwyd bod yn rhaid i unrhyw bryniannau ac eithrio am fwyd sydd dros £50 gael ei awdurdodi gan y rheolwr (neu'r dirprwy os nad yw'r rheolwr ar gael).

Cafodd taflen gofnodi a waled o arian personol gael eu gwirio, a nodwyd bod yr holl dderbynebau yn bresennol ar gyfer gwariant ac roedd y gweddill yn cyd-fynd â'r hyn a oedd wedi'i gofnodi.

Rheoli meddyginiaeth

Mae archwiliadau meddyginiaeth yn cael eu cwblhau bob mis gan Boots ac mae gwiriadau ar hap mewnol yn cael eu cynnal hefyd. Esboniwyd bod y rheolwr cartref yn cynnal archwiliadau misol ac roedd yr un diweddaraf ar 30 Hydref 2023 ac ar y pryd roedd y cartref yn cydymffurfio 100% ac nid oedd angen cymryd unrhyw gamau.

Nid oedd unrhyw feddyginiaeth yn cael ei rhoi yn gudd a hysbyswyd y swyddog monitro contract bod un preswylydd yn gorfod cael eu meddyginiaeth ar ffurf hylif oherwydd anawsterau wrth lyncu tabledi. Cedwir meddyginiaeth mewn cabinetau â chlo yn ystafelloedd y preswylydd.

Iechyd a diogelwch

Nid oes llyfr damweiniau a digwyddiadau yn y cartref, ac adroddwyd ei fod yn cael ei gadw ar system Radar electronig a welwyd yn ystod yr ymweliad. Nodwyd y cafwyd damwain fu bron â digwydd ym mis Gorffennaf lle'r oedd cangen fawr o goeden mewn eiddo cyfagos wedi disgyn ar y dreif ac fe'i hadroddwyd wrth y tîm cynnal a chadw. Roedd honiad yn erbyn aelod o staff gan breswylydd ym mis Hydref 2023 a gafodd ei ymchwilio gan y rheolwr, ac ystyriwyd fod hyn yn ddisail gan fod aelodau eraill o staff yn bresennol ac nad oedd y cyfle am hyn wedi codi. Cofnodwyd digwyddiad rhwng dau breswylydd ond ni chafwyd tystiolaeth bod unrhyw un ohonynt wedi profi unrhyw niwed. Ym mis Tachwedd, disgynnodd breswylydd lle wnaethant faglu dros gwrbyn ac fe'i cefnogwyd i fynd i'r ysbyty i'w wirio ac ni phrofwyd unrhyw anafiadau.

Nid oedd unrhyw dueddiadau wedi'u hadnabod nac unrhyw fesurau ataliol yn ofynnol, serch hynny nodwyd bod cynllun rheoli risg mewn grym yn ymwneud ag ymddygiadau a gwneud cwynion a oedd wedi'i adolygu ar 4 Hydref 2023. Pwysleisiodd y rheolwr er bod hanes o wneud honiadau, roedd yr holl bryderon yn cael eu cydnabod ac eir i'r afael â bob un yn drylwyr er mwyn diogelu'r bobl sy'n cael eu cefnogi.

Rhoddwyd tystiolaeth o'r asesiad risg diwethaf yn cael ei gwblhau gan ymgynghorydd diogelwch tân Essential Safety Ltd ar 8 Tachwedd a sgôr cyffredinol y cartref oedd cymedrol. Tynnwyd sylw at bump cam a nodwyd bod gwaith eisoes wedi dechrau i gwblhau'r gwaith angenrheidiol.

Cynhaliwyd yr ymarferion tân blaenorol ar 8 Medi 4 Hydref a 4 Tachwedd 2023 ac yno fe gofnodir pwy oedd yn rhan o'r ymarfer, amser targed, amser gwacáu gwirioneddol a lle i gynnig sylwadau ar ba mor dda aeth yr ymarfer. Dywedodd y rheolwr wrth y swyddog monitro contract bod yr holl staff wedi cymryd rhan mewn ymarfer tân yn ystod y flwyddyn ddiwethaf.

Cwynion a chanmoliaethau

Cofnodir yr holl gwynion a chanmoliaethau ar y system electronig ac mae'r rheolwr yn ei archwilio bob mis. Mae'r wybodaeth hon yn cael ei hadrodd yn ôl i staff mewn cyfarfod 1:1 os oes mater yn cael ei godi mewn perthynas ag aelod o staff penodol neu os oedd yn fater mwy cyffredinol, byddai'n cael ei rannu gyda'r tîm yn ystod cyfarfod tîm a'r canlyniad yn cael ei gofnodi ar Radar. Bydd canmoliaethau a phryderon yn cael eu rhannu hefyd â'r tîm yn y llyfr cyfathrebu os yw'n briodol ac mae unrhyw gyfleoedd dysgu yn cael eu rhannu â'r rheolwyr cartref eraill yng nghyfarfodydd y rheolwyr. Pe bai unrhyw adroddiadau diogelu yn cael eu cwblhau, gellir rhannu'r rhain yn ddi-enw hefyd rhwng y rheolwyr.

Esboniwyd nad oedd unrhyw arferion yr oedd angen eu newid oherwydd unrhyw faterion neu bryderon yn cael eu codi. Dros y flwyddyn ddiwethaf, dywedodd y rheolwr nad oedd unrhyw gwynion wedi'u derbyn, ond pe bai, byddai'r rhain wedi'u dyddio'n glir ar gyfer yr unigolyn cyfrifol i gofnodi yn eu hadroddiad rheoliad 73 a'u rhannu â'r tîm comisiynu.

Mae cymorth eiriolaeth ar gael, a chyrchwyd hyn yn bennaf trwy Gynrychiolydd Unigolyn Cyfrifol lle nad oes unrhyw fewnbwn teuluol, ac mae hyn yn bennaf yn ymwneud â rheoli eu cyllid. Esboniodd y rheolwr hefyd bod cymorth yn cael ei ddarparu trwy'r timau rheoli gofal.

Amgylchedd y cartref

Nid oes ystafell ysmygu ddynodedig yn yr eiddo, a nodwyd nad oedd unrhyw un o'r preswylwyr cyfredol yn ysmygu. Disgwylir i'r holl staff sy'n dymuno ysmygu i fynd allan i ardal dan orchudd ar dop y dreif.

Gwelwyd bod ystafelloedd gwely preswylwyr wedi'u haddurno'n dda ac yn cynnwys eitemau personol a lampiau synhwyraidd. Roedd ffotograffau o breswylwyr yn yr ardaloedd cyffredin a oedd yn gwneud i'r lle deimlo'n fwy cartrefol.

Tynnwyd sylw bod cloeon ar ystafelloedd gwely, mae un ar ystafell wely preswylydd sydd â'r gallu i'w ddefnyddio os yw'n dymuno a'r toiled lawr grisiau. Tynnwyd sylw nad oedd gan y preswylwyr cyfredol y gallu i gario'u set eu hunain o allweddi ac mae asesiadau risg ar waith i ymdrin â hyn.

Yn ystod y flwyddyn flaenorol maen nhw wedi newid yr ystafell weithgareddau gynt yn ystafell wely â chyfleusterau en-suite, mae coed wedi'u dymchwel a ffens newydd wedi'i gosod. Roedd peiriant golchi a pheiriant sychu dillad newydd wedi'u prynu a'r tŷ gwydr wedi'i symud. Nodwyd bod to'r garej ar fin cael ei drwsio.

Cwestiynau staff

Siaradwyd ag un aelod o staff a dywedodd eu bod yn gwybod lle'r oedd yr holl ddogfennau'n cael eu cadw ac fe'u hysbyswyd pryd y byddai angen diweddariad neu newidiadau. Esboniwyd bod y llyfr cyfathrebu yn cael ei ddefnyddio i hysbysu staff o unrhyw ddogfennau yr oedd angen eu darllen.

Hysbyswyd y swyddog monitro contract bod y rheolwr yn treulio amser gyda'r staff a'r preswylwyr ac yn siarad â phob preswylydd bob bore.

Cynhaliwyd trafodaeth yn ymwneud ag un preswylydd, a gofynnwyd i'r aelod o staff beth oedd yn bwysig iddyn nhw a beth fyddai angen i ddechreuwr newydd ei wybod ar eu diwrnod cyntaf wrth gefnogi'r unigolyn hwn. Tynnwyd sylw at y ffaith ei bod wedi gwella'n ddiweddar ers i'w meddyginiaeth gael ei hadolygu a bod ei symudedd wedi gwella. Fe wnaethant esbonio os nad yw'n hoffi rhywbeth y bydd yn ei ddangos yn ei mynegiant wyneb a'i roi yn ei ôl i chi. Dywedwyd wrth y swyddog monitro contract ei bod hi angen amser ac anogaeth i wneud ei phenderfyniadau ei hun.

Mae gan bobl sy'n byw yn Glencourt anawsterau cyfathrebu a nodwyd ei bod hi'n bwysig dod i adnabod y bobl a'u ffyrdd unigol o fynegi eu dymuniadau a'u teimladau sy'n cael ei ddogfennu yn y cynlluniau personol. Dywedodd yr aelod o staff eu bod nhw bob amser yn trafod unrhyw ofal personol ac yn dweud wrthynt beth maen nhw'n ei wneud ar hyd bob cam ac yn eu gwylio am arwyddion i weld a oedd y dŵr yn rhy boeth neu oer. Disgrifiwyd bod un preswylydd ag agwedd ddigyffro ac yn ddidrafferth o ran cynlluniau ac mae staff cymorth yn gwybod beth yw ei hoffterau wrth drafod unrhyw weithgareddau.

Adroddwyd eu bod yn teimlo y gallent fod yn hyblyg yn eu rôl a bod cyfle i ddim ond eistedd a siarad â phreswylwyr, chwarae gêm bwrdd, gwneud pos jig-so, lliwio, crefftau ayyb. Pe bai pum munud sbar lle nad oedd rhyw lawer o ysgogi dywedodd yr aelod o staff y byddai'n gofyn i'r preswylwyr a oeddynt eisiau mynd am dro bach, chwarae â'r bêl traeth, neu yn syml, sgwrsio.

Cafwyd trafodaeth yn ymwneud ag a oeddynt yn cael eu hannog i gynnig awgrymiadau am sut i wella ansawdd bywyd y bobl a oedd yn byw yno, fe wnaethant gytuno â hynny ac roeddynt yn teimlo bod preswylwyr yn cael eu cefnogi i wneud llawer yn fwy nawr.

Esboniodd yr aelod o staff pe bai nhw'n tystio unrhyw arfer gwael neu rywbeth yr oeddynt yn ei deimlo oedd o'i le, dywedasant y byddent yn codi'r peth gyda nhw ar unwaith a'i godi gyda'r rheolwr. Fe wnaethant ddangos dealltwriaeth o'r polisi diogelu ac yn teimlo'n hyderus wrth allu dwyn hyn ymlaen i'r tîm perthnasol pe na bai'r rheolwr neu'r dirprwy yn bresennol.

Fe wnaethant hysbysu'r swyddog monitro contract yr ymgynghorir â nhw am rediad cyffredinol y cartref yn ystod cyfarfod misol ac yn teimlo bod unrhyw adborth yn cael ei ystyried.

Pan ofynnwyd, nododd yr aelod o staff eu bod yn gallu adnabod unrhyw anghenion hyfforddi a bod yr hyfforddiant cyfredol sy'n cael ei ddarparu yn briodol i'w galluogi i fodloni eu rôl. Nodwyd mai'r unig welliant y gellir ei wneud i'r gwasanaeth fyddai cael mwy o staff.

Cwestiynau rheolwr cofrestredig

Dywedodd y rheolwr cofrestredig eu bod yn rheoli'r un gwasanaeth a'u bod yn cael ymweliadau wedi'u cynllunio a dirybudd sy'n cael eu cwblhau gan yr unigolyn cyfrifol a'r archwilydd.

Nid oes CCTV yn yr eiddo, a nodwyd nad oes unrhyw faterion yn ymwneud ag unrhyw beth yn yr eiddo, er teimlwyd bod y peiriant sychu dillad a oedd newydd ei osod yn gwneud llawer o sŵn ac roedd angen edrych ar hynny.

Esboniwyd nad oedd gan y preswylwyr y gallu i allu addasu'r tymheredd yn eu hystafelloedd gwely, felly mae'n rhaid i staff cymorth fonitro hyn. Mae cyfyngiadau ffenestr mewn grym, ond gellir eu hagor os teimlir bod yr ystafelloedd yn rhy boeth.

Nodwyd nad oedd unrhyw hysbysiadau rheoliad 60 yn parhau i'w hanfon ymlaen at Arolygiaeth Gofal Cymru, ond roedd y rheolwr yn ymwybodol pe bai angen, byddai'r rhain yn cael eu rhannu gyda'r tîm comisiynu.

Roedd atgyfeiriadau diweddar wedi'u gwneud yn ddiweddar ar gyfer un preswylydd i'r podiatrydd ac roedd un arall wedi'i gyfeirio am apwyntiad dilynol gyda'u llawfeddyg. Esboniwyd bod holl atgyfeiriadau DoLDS (trefniadau diogelu wrth amddifadu o ryddid) yn gyfredol, ac roeddynt yn aros i asesiad gael ei gwblhau ar gyfer un gŵr.

Mae staff cymorth yn annog cyfranogiad cymunedol, a gall hyn fod trwy deithiau cerdded lleol, boreau coffi, mynd â nhw at barlwr harddu i wneud eu hewinedd, torri gwallt, barbwr, siopa neu fynd allan am bryd o fwyd. Dywedwyd wrth y swyddog monitro contract oherwydd anawsterau cyfathrebu, nad oedd hi'n bosibl cynnwys preswylwyr yn uniongyrchol i'r broses gyfredol gyda staff newydd, ond maen nhw'n cael cwrdd â darpar ymgeiswyr er mwyn i staff cyfredol arsylwi ar eu rhyngweithio.

Adborth preswylwyr

Nid oes gan y preswylwyr cyfredol y gallu i ddeall y wybodaeth y gofynnir amdani a/neu'n methu rhoi ymateb ar lafar. Penderfynwyd y byddai'r swyddog monitro contract yn casglu adborth gan breswylydd a gweithiwr cymdeithasol sydd wedi bod yn gysylltiedig â'r preswylwyr. Esboniodd y gweithiwr cymdeithasol bod y gŵr sydd wedi symud i'r cartref yn ddiweddar wedi setlo'n dda ac yn ymddangos yn gyfforddus. Roedd y teulu wedi bod yn ganmoliaethus ac mae llawer o dystiolaeth o symbyliad ac amrywiaeth o weithgareddau. Adroddwyd bod cynlluniau i fynd i weld pantomeim yn ystod yr wythnosau i ddod. Nid oedd unrhyw faterion wedi'u codi â'r tîm gwaith cymdeithasol ac nid oes unrhyw feysydd datblygu wedi'u nodi.

Adroddwyd er nad oedd y perthynas wedi gallu ymweld â'r cartref yn ddiweddar oherwydd nad oedd wedi bod yn hwylus roedd y cartref mewn cysylltiad rheolaidd ac wedi rhoi'r diweddaraf iddynt ar bopeth. Dywedwyd wrth y swyddog rheoli contract bod gan staff ddealltwriaeth dda o angen a hoffterau'r unigolyn. Esboniwyd bod eu perthynas yn mynd allan yn y car gyda staff ond mae'n ymddangos eu bod yn teimlo'r oerfel yn fwy wrth iddynt fynd yn hŷn. Mae'n ymddangos bod llawer o symbyliad a dywedodd y perthynas eu bod yn teimlo bod gan yr unigolyn ansawdd bywyd da. Cafwyd trafodaethau yn ymwneud â datblygiad, a nodwyd nad oeddynt yn gallu meddwl am unrhyw beth y gellid ei wella ar wahân i'r ffaith bod y trosiant staff yn eithaf uchel.

Camau Gweithredu Cywirol / Datblygiadol

Camau Gweithredu Cywirol (i'w cwblhau o fewn tri mis i ddyddiad yr adroddiad hwn)

Cynlluniau personol i dystio cynnwys yr unigolyn a/neu gynrychiolydd priodol. Os nad oes modd cael llofnodion, dylid cofnodi hyn yn glir ar y ddogfen. Fersiwn 2 RISCA (Ebrill 2019) Rheoliad 15

Cynlluniau personol i beidio â chofnodi 'amherthnasol' o dan unrhyw bennawd, yn enwedig mewn perthynas â rhywedd. Fersiwn 2 RISCA (Ebrill 2019) Rheoliad 15

Y datganiad o ddiben i gael ei ddiweddaru i ystyried y cynnydd yn nifer y gwelyau ac i gynnwys y dyddiad adolygu nesaf. Fersiwn 2 RISCA (Ebrill 2019) Rheoliad 7

Goruchwyliaethau i'w cwblhau bob tri mis. Fersiwn 2 RISCA (Ebrill 2019) Rheoliad 36

Camau gweithredu datblygiadol

Ffurflenni caniatâd i gytuno i dynnu neu rannu ffotograffau preswylwyr a llofnodion i gael eu casglu gan gynrychiolwyr priodol, neu wrthodiadau wedi'u dogfennu'n glir.

Y rheolwr i gysylltu â Gofal Cymdeithasol Cymru i sicrhau ei bod wedi'i chofrestru o dan awdurdod Caerffili.

Trefniadau clir i gael eu sefydlu gyda phreswylwyr a chynrychiolwyr yn amlinellu o dan ba amgylchiadau y bydden nhw eisiau cael gwybod am unrhyw ddigwyddiadau a'u llofnodi a'u dyddio.

Cynlluniau rheoli risg i beidio â chael eu copïo â'u gludo ac i fod yn benodol i'r person dan sylw.

Cytundebau cyflogaeth i gael eu llofnodi a'u dyddio'n glir gan y ddau grŵp.

Casgliad

Roedd yr awyrgylch yn Glencourt yn hamddenol ac yn gartrefol a nodwyd bod y preswylwyr yn ymddangos yn fodlon yn eu cartref. Roedd rhai agweddau i'w gwella a oedd wedi'u nodi'n fewnol ac roedd hi'n amlwg eu bod yn mynd i'r afael â'r rhain.

Ni chafodd pryderon eu codi yn ystod y broses fonitro, er fe wnaeth y swyddog monitro contract drafod â'r rheolwr bod angen i'r staff fod yn ystyriol o'r derminoleg a ddefnyddir tuag at breswylwyr a'r technegau a ddefnyddir pan ddaw'r cleientiaid yn ailadroddus. Roedd yr holl adborth a dderbyniwyd gan grwpiau allanol yn ganmoliaethus ac roedd hi'n dda gweld bod ganddynt gymaint o ddigwyddiadau a gweithgareddau ar gael iddynt i annog rhyngweithio a llesiant.

Arsylwyd bod y tîm staff yn gweithio'n agos gyda'i gilydd gan ddangos dealltwriaeth drylwyr o anghenion a hoffterau y bobl y maen nhw'n eu cefnogi ac roedd hi'n ymddangos bod diwylliant a oedd eisiau darparu'r ansawdd bywyd gorau i'r rhieni a oedd yn cael eu cefnogi.

Hoffai'r swyddog monitro contract ddiolch i bawb a oedd wedi cynorthwyo gyda'r broses a'r amser a'r lletygarwch a ddangoswyd gan bawb yn Glencourt.

Bydd y swyddog monitro contract yn dilyn i fyny ar yr argymhellion yn anffurfiol mewn tua thri mis. Oni bai ei bod yn cael ei ystyried yn angenrheidiol ei gynnal ynghynt, bydd yr ymweliad monitro ffurfiol nesaf yn cael ei gwblhau mewn tua deuddeg mis.

• Awdur: Amelia Tyler
• Dynodiad: Swyddog Monitro Contract
• Dyddiad: 18 Rhagfyr 2023