Cwm Hyfryd

Adroddiad Monitro Contract

• Enw/Cyfeiriad y darparwr: Cwm Hyfryd, 48 Severn Road, Y Bryn, Pontllan-fraith Coed Duon NP12 2GA
• Dyddiad yr ymweliad: Dydd Llun 29 Ionawr 2024
• Swyddog ymweld: Amelia Tyler: Swyddog Monitro Contractau, Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili
• Yn bresennol: Gemma Rawlings: Rheolwr Gwasanaeth, Achieve Together

Cefndir

Cartref preswyl i unigolion ag anableddau dysgu yw Cwm Hyfryd. Achieve Together, darparwr cofrestredig ym Mwrdeistref Sirol Caerffili, yw perchennog y cartref a’r cwmni sy’n ei staffio hefyd. Llofnodwyd contract yr eiddo’n llawn ar gyfer y darparwr newydd ym mis Medi 2022.

Cynhaliwyd ymweliad monitro diweddaraf yr eiddo ar 3 Tachwedd 2022. Ar yr adeg honno, pennwyd pum cam gweithredu (dau gam unioni a thri cham datblygiadol). Cafodd y camau hyn eu hadolygu ac mae’r canfyddiadau wedi’u nodi yn yr adran isod.

Cydnabuwyd bod y cartref wedi’i gofrestru i roi cymorth i hyd at bum unigolyn ac roedd un lle gwag. Cafodd un o’r cleientiaid gymorth gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili i symud i’r cartref, cafodd dau ohonyn nhw gymorth gan awdurdodau cyfagos, ac un ohonyn nhw gan awdurdod yn Lloegr. Nodwyd bod y ffeil personol a welwyd yn cofnodi’n glir manylion yr awdurdod lleoli.

Gan ddibynnu ar ganfyddiadau’r adroddiad, rhoddir i'r rheolwr gamau unioni a chamau datblygiadol i’w cwblhau. Camau unioni yw rhai y mae’n rhaid eu cwblhau (yn unol â deddfwriaeth), ac argymhellion arfer da yw camau datblygiadol.

Argymhellion blaenorol

Rhaid i’r asesiad cychwynnol gael ei gwblhau cyn dechrau darparu’r gwasanaeth neu, os bydd yr unigolyn wedi symud i mewn fel mater brys, o fewn 24 awr. Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol Fersiwn 2 (Ebrill 2019) Rheoliad 15. Heb ei gyflawni. Nid oedd yr wybodaeth hon yn y ffeil a wiriwyd ar gyfer yr unigolyn a gynorthwyir gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili. Nodwyd bod y preswylydd wedi bod yn byw yn y cartref ers cyn i gwmni Achieve Together gymryd yr awenau dros y ddarpariaeth cymorth, felly esboniwyd efallai na fyddai’r wybodaeth hon wedi cael ei rhannu.

Dylai pob cynllun personol ddangos bod y gwasanaeth wedi cynnwys yr unigolyn a/neu gynrychiolydd priodol yn y broses o’i lunio. Os na ellir cael llofnod, dylid cofnodi hyn yn glir ar y ddogfen. Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol Fersiwn 2 (Ebrill 2019) Rheoliad 15. Heb ei gyflawni. Nid oedd unrhyw dystiolaeth bod y cynllun personol wedi’i gyd-gynhyrchu. Nodwyd bod y preswylydd yn methu â llofnodi dros ei hun ond nid oedd yn cyfleu lefel ei ddealltwriaeth o’r cynnwys na bodolaeth y ddogfen hyd yn oed. Nid oedd unrhyw beth yn nodi pwy oedd wedi cyfrannu at y cynllun, neu wedi cael y dewis i gyfrannu ato.

Dylid cael ffurflenni caniatâd i dynnu a rhannu ffotograffau o’r preswylwyr ynghyd â llofnodion cynrychiolwyr priodol, neu dylid dogfennu’n glir lle y gwrthodwyd caniatâd. Wedi’i gyflawni. Roedd y ffeil a welwyd yn cynnwys ymwadiad wedi’i llofnodi a’i dyddio gan aelod o’r staff yn datgan nad oes gan y preswylydd y gallu i roi ei ganiatâd.

Dylid rhoi cytundeb ar waith ar y cyd â’r perthnasau ynglŷn â chael eu hysbysu am unrhyw ddigwyddiadau. Wedi’i gyflawni.Cofnodwyd yn glir mai dim ond un perthynas hysbys sydd gan yr unigolyn a bod ei fanylion wedi’u nodi’n glir. Gofynnwyd i’r cartref gysylltu â’r tîm asesu a rheoli gofal yn y lle cyntaf mewn argyfwng.

Dylai pob un o adrannau’r cynlluniau personol gael eu cwblhau’n llawn.Wedi’i gyflawni.Gwelodd y swyddog monitro contractau nad oedd ‘ddim yn berthnasol’ wedi’i nodi mewn unrhyw adran a bod yr holl adrannau wedi’u cwblhau, gan gynnwys rhywioldeb, crefydd a’r defnydd o gyfryngau cymdeithasol.

Canfyddiadau o’r Ymweliad

Archwiliad bwrdd gwaith

Ni chodwyd unrhyw bryderon gyda’r tîm comisiynu ers yr ymweliad monitro blaenorol. Cafwyd adroddiadau diogelu a gafodd eu huwchgyfeirio a’u trin yn briodol yn unol â’r polisi diogelu.

Nodwyd bod ymweliad blaenorol Arolygiaeth Gofal Cymru wedi’i gynnal ar 25 Ionawr 2023. Ar yr adeg hon, ni nodwyd unrhyw faterion o ran peidio â chydymffurfio, ac roedd un maes gwella ynghylch goruchwylio.

Roedd y copi o’r matrics hyfforddiant a gafwyd cyn yr ymweliad yn nodi cydymffurfiaeth o 72% ar gyfer hyfforddiant ystafell ddosbarth, 99% ar gyfer e-ddysgu a 88% ar gyfer hyfforddiant penodol i’r gwasanaeth. Mae mwy o fanylion wedi’u nodi yn yr adran staffio a hyfforddiant isod.

Nid oedd copi o’r canllaw i ddefnyddwyr y gwasanaeth ar gael, ond cafodd y swyddog monitro contractau gopi o gytundeb defnyddwyr y gwasanaeth. Yn unol â gofynion y rheoliadau, rhaid i’r holl denantiaid dderbyn y canllawiau mewn fformat sy’n adlewyrchu eu lefel dealltwriaeth.

Nododd y swyddog monitro contractau bod y rheolwr wedi’i gofrestru gyda Gofal Cymdeithasol Cymru.

Esboniodd y rheolwr bod cofnodion y preswylwyr yn cael eu cadw’n ddiogel mewn cwpwrdd dan glo yn swyddfa’r cartref, ond bod y staff yn gallu eu cyrraedd yn ôl yr angen.

Unigolyn cyfrifol

Gwelwyd y ddau adroddiad rheoliad 60 blaenorol sy’n cael eu cwblhau yn chwarterol gan yr unigolyn cyfrifol, ac roedd y rhain wedi’u dyddio 17 Awst a 10 Tachwedd 2023. Roedd yr adroddiadau hefyd yn cynnwys unrhyw gamau a gytunwyd sy’n weddill. Nodwyd bod yr adroddiad yn datgan bod yr unigolyn cyfrifol wedi siarad â dau aelod o’r staff a dau breswylydd yn ystod ei ymweliad. Gwelwyd bod nifer digonol o staff ar ddyletswydd; argymhellir y dylai hyn fod yn fwy penodol er mwyn cofnodi’r cymarebau staffio.

Roedd y datganiad o ddiben wedi’i ddiweddaru a 13 Rhagfyr 2023 oedd dyddiad y fersiwn a rannwyd gyda’r swyddog monitro contractau. Dywedwyd pe byddai’r rheolwr cofrestredig a’r unigolyn cyfrifol yn absennol ar yr un pryd am 28 o ddiwrnodau neu mwy, byddan nhw’n rhoi gwybod i Arolygiaeth Gofal Cymru ac i’r comisiynwyr. Yn y cyfamser, byddai eu cyfrifoldebau’n cael eu cyflawni gan y rheolwr gwasanaeth a’r dirprwy rheolwr yng nghartref Cwm Hyfryd gyda chymorth rheolwyr o’r chwaer-gartrefi lleol.

Roedd yr holl bolisïau a gweithdrefnau gorfodol, gan gynnwys derbyniadau a dechrau gwasanaeth, diogelu, materion ariannol y cleientiaid, ataliaeth, datblygu staff, disgyblu staff, rheoli heintiau, meddyginiaeth, cwynion a chwythu’r chwiban ar gael yn yr eiddo. Cafodd yr holl bolisïau eu hadolygu a’u diweddaru (lle bo angen) yn 2023 heblaw polisïau datblygu adnoddau dynol, disgyblu staff a chwythu’r chwiban, a gafodd eu hadolygu ym mis Mai 2022 ac nid oes angen eu hadolygu am dair blynedd. Ar adeg yr ymweliad, gwelodd y swyddog monitro contractau ei bod hi’n amser adnewyddu’r polisi disgyblu ym mis Ionawr 2024.

Archwiliad o’r ffeiliau a dogfennaeth

Gwelodd y swyddog monitro contractau ffeil yr unigolyn a gynorthwyir gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili. Nodwyd (fel yn yr ymweliad blaenorol) nad oedd y ffeil yn cynnwys unrhyw asesiadau cychwynnol. Derbyniwyd bod y preswylydd hwn wedi byw yng nghartref Cwm Hyfryd ers blynyddoedd lawer ac wedi cael ei gynorthwyo gan ddarparwr gwahanol. Ni ellir cwblhau’r ddogfen hon yn ôl-weithredol. Er mwyn cydymffurfio â’r ddeddfwriaeth, rhaid i'r rheolwr sicrhau bod y ddogfen hon yn cael ei chwblhau ar gyfer unrhyw breswylwyr yn y dyfodol.

Nododd y cynllun cymorth personol nad yw hi’n gallu defnyddio iaith arwyddion, ei bod yn gofyn am goffi neu i fynd i’r toiled yn rheolaidd, a bod y risg o gwympo wedi cynyddu’n ddiweddar. Mae’r cynllun yn canolbwyntio ar yr unigolyn ac wedi’i gynhyrchu mewn fformat hawdd i’w ddarllen er mwyn cynorthwyo â’r lefel dealltwriaeth. Nid oedd unrhyw dystiolaeth o gyd-gynhyrchu, a rhaid i’r rheolwr sicrhau ei fod yn cynnwys tystiolaeth o fewnbwn gan weithwyr proffesiynol, eiriolwyr a gweithwyr allweddol. Derbyniwyd nad oedd y ffeil yn cynnwys llawer o fewnbwn gan weithwyr proffesiynol ar adeg yr ymweliad, ond cadarnhaodd y rheolwr y byddai’n cael ei gynnwys yn ystod yr adolygiad tri mis lle bo’n briodol.

Nodwyd bod asesiadau risg priodol ar waith i ddiwallu anghenion yr unigolyn, gan gynnwys tagu, diogelwch tân, meddyginiaeth, llid yr isgroen, epilepsi, ymddygiad heriol, materion ariannol a chynllun personol gadael mewn argyfwng. Cafodd y rhain eu hadolygu a’u diwygio (lle bo’n briodol) bob tri mis, a chynhaliwyd yr adolygiad diweddaraf ar 17 Ionawr 2024.

Roedd y cofnodion dyddiol yn fanwl ac roedd cylch ymgysylltu chwarterol ar gael hefyd, sy’n nodi’r gweithgareddau, y digwyddiadau a’r apwyntiadau a gynhaliwyd. Nodwyd tystiolaeth o anawsterau staffio a nifer gyfyngedig o yrwyr yn effeithio ar allu’r staff i gynorthwyo’r broses o ymgysylltu â’r gymuned. Gwelwyd hyn hefyd yn ystod yr ymweliad gan fod yn rhaid i un preswylydd fynd i apwyntiad meddyg teulu, a olygai fod angen i’r ddau breswylydd arall aros yn y cartref (roedd y preswylydd arall yn yr ysbyty ar y pryd).

Er ei bod yn hysbys bod yr unigolyn a gynorthwyir gan y Cyngor wedi cael ei gyfeirio at y gwasanaeth Iaith a Lleferydd bedwar mis cyn yr ymweliad, nid oedd unrhyw beth wedi’i gofnodi ar y cofnod cyfathrebu a chysylltu ers mis Mehefin 2022. Rhaid i’r staff sicrhau bod unrhyw fewnbwn gan weithwyr proffesiynol yn cael ei gofnodi’n briodol ar y cofnod hwn.

Nid oedd tystiolaeth o dargedau tymor hir a thymor byr na chanlyniadau lles wedi’u cynnwys yn y cynllun personol. Nodwyd ei fod yn mwynhau ymweld â ffermydd, parciau thema a boreau coffi yn un o’r chwaer-gartrefi yn lleol, ond nid oedd unrhyw uchelgeisiau wedi’u cytuno er mwyn pwysleisio’r hyn yr hoffai ei gyflawni; gallai hyn fod yn sgiliau yr hoffai eu datblygu a gwella ei annibyniaeth a lles; digwyddiadau yr hoffai fynd iddyn nhw neu leoedd yr hoffai ymweld â nhw.

Trafodwyd y gweithgareddau sydd ar gael i bobl sy’n dewis neu sydd angen treulio amser yn eu hystafelloedd. Esboniodd y rheolwr gwasanaeth eu bod nhw’n chwarae ar gonsol gemau, gwylio’r teledu, paentio neu wrando ar gerddoriaeth fel arfer.

Nid oedd y ffeil yn cynnwys llawer o fanylion am hanes bywyd y preswylydd, ond nodwyd ei bod yn cynnwys dewisiadau, e.e. mae’n hoffi bwydydd melys, mynd i foreau coffi, pobi, paentio ewinedd a chrefftau. Cofnodwyd nad yw’n hoffi teimlo’n ddiflas neu wedi’i eithrio, a nodwyd achos o amddifadu rhyddid ym mis Chwefror 2023.

Staffio a hyfforddiant

O ran lefelau staffio’r cartref, mae dau aelod o staff yn gweithio yn ystod y dydd ac un aelod o staff effro dros nos, yn ogystal â’r rheolwr gwasanaeth sydd dan gontract i weithio 37½ awr yr wythnos. Hefyd, esboniwyd bod aelod ychwanegol o staff yn gweithio shifft chwe awr bob dydd Llun, dydd Mercher a dydd Gwener er mwyn cynorthwyo ag unrhyw weithgareddau yn y cartref neu ymgysylltu â’r gymuned.

Nodwyd y byddai’r rheolwr gwasanaeth yn cyflenwi unrhyw absenoldebau staff yn ystod y diwrnod gwaith arferol. Mae dau aelod o staff banc hefyd sy’n gallu gweithio’n hyblyg, ond lle na fydd hyn yn bosibl, cynigir goramser i staff cartrefi eraill yn yr ardal. Caiff staff asiantaeth eu defnyddio dim ond fel dewis olaf.

I asesu ansawdd yr hyfforddiant sy’n cael ei ddarparu, esboniwyd bod y rheolwr gwasanaeth yn mynychu’r cyrsiau hefyd a gofynnir am adborth ar yr hyfforddiant yn ystod y cyfarfodydd tîm a’r sesiynau goruchwylio. Mae’r darparwr e-ddysgu ‘Access’ yn gofyn i staff lwyddo mewn arholiad ar ddiwedd yr hyfforddiant er mwyn pennu lefel eu dealltwriaeth. Dywedwyd bod y system yn cynnwys rhybudd oren i roi gwybod i’r rheolwr gwasanaeth pan fydd angen diweddaru’r cyrsiau hyfforddi. Nododd y swyddog monitro contractau hefyd bod y rheolwr gwasanaeth yn gweithio’n uniongyrchol â’r staff yn y cartref (y rhai sy’n gweithio’n ystod y dydd) sy’n rhoi iddo’r cyfle i weld yr hyfforddiant yn cael ei ddefnyddio’n ymarferol.

Ar adeg yr ymweliad, roedd dau aelod o staff yn gweithio mwy na 48 awr yr wythnos yn rheolaidd. Esboniwyd bod y ddau wedi llofnodi datganiad yn tynnu’n ôl o’r gyfarwyddeb oriau gwaith.

Dywedyd na chaiff y cynnig gweithredol mewn perthynas â’r Gymraeg ei weithredu. Fodd bynnag, gofynnir i’r holl drigolion am eu dewis iaith fel rhan o’r asesiad cychwynnol. Lle na fydd unigolyn yn gallu cyfathrebu ar lafar, bydd y cartref yn dilyn yr wybodaeth a roddwyd, yn mesur ei lefel dealltwriaeth a’r iaith sy’n arferol iddyn nhw. Nodwyd nad oedd unrhyw aelod o staff nag unrhyw gleient yn siarad Cymraeg ar adeg yr ymweliad.

Roedd un ar ddeg aelod o staff yn gweithio yng nghartref Cwm Hyfryd ar adeg yr ymweliad, a phob un ohonyn nhw wedi cwblhau hyfforddiant diogelu, rheoli heintiau, cymorth cyntaf, meddyginiaeth a chyfathrebu. Nododd y swyddog monitro contractau bod hyfforddiant cymhwysedd meddyginiaeth hefyd wedi’i gwblhau gan yr holl staff a chaiff hwn ei gynnal yn flynyddol o leiaf.

Pennwyd rhai bylchau yn y matrics hyfforddiant: mae angen i bum aelod o’r staff i gwblhau hyfforddiant codi a chario, un aelod i gwblhau hyfforddiant hylendid bwyd a phedwar i gwblhau hyfforddiant ymwybyddiaeth dementia. Roedd gan bum aelod o’r staff le ar gwrs cymorth ymddygiad cadarnhaol yn ystod wythnos yr ymweliad ac esboniodd y rheolwr gwasanaeth y byddai hynny’n golygu bod 100% o’r staff wedi mynychu’r cwrs hwnnw. Yn gyffredinol, 62% oedd cyfran cydymffurfiaeth y cartref oherwydd yr angen i staff gael hyfforddiant gofal cathetr.

Yn dilyn yr ymweliad, dywedodd y rheolwr gwasanaeth wrth y swyddog monitro contractau nad oedd yr adroddiad electronig yn cynnig dyddiad ar gyfer yr hyfforddiant epilepsi. Codwyd hyn gyda’r adran datblygu dysgu a gofynnwyd a ellir ei ychwanegu at yr hyfforddiant sy’n benodol i’r gwasanaeth. Rhoddwyd dyddiadau dod i ben ar gyfer yr hyfforddiant hwn a dim ond un ohonyn nhw a ymddangosai wedi dyddio (er y dywedwyd ei fod yn gamgymeriad a bod angen ei ddiweddaru).

Gwelwyd ffeiliau dau aelod o staff a nodwyd bod un yn cynnwys dim ond un geirda a’r llall yn cynnwys geirda cymeriad a phroffesiynol, ond nid oedd unrhyw arwydd o bwy oedd wedi’i rhoi na’i berthynas â’r aelod o staff. Argymhellir bod yr holl eirdaon wedi’u llofnodi’n glir, wedi’u dyddio, yn nodi enw’r person sy’n rhoi’r geirda a’i berthynas â’r ymgeisydd.

Nid oedd pasbort mewn un ffeil a nid oedd llun diweddar wedi’i gynnwys yn y llall.

Roedd y ddau ffeil yn cynnwys cofnodion cyfweliad wedi’u sgorio, tystiolaeth o wiriad gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd, tystysgrifau geni a chontractau cyflogaeth wedi’u llofnodi. Nid oedd modd pennu a oedd bylchau yn yr hanes cyflogaeth, gan fod un o’r ffeiliau dim ond yn cynnwys blynyddoedd y gyflogaeth. Mae’n ofyniad dan y rheoliadau i sicrhau bod pob ffeil staff yn cynnwys hanes cyflogaeth lawn gydag esboniad ysgrifenedig dros unrhyw fylchau.

Nid oedd y ffeiliau a welwyd yn cynnwys disgrifiadau swydd na thystiolaeth o gyfnod sefydlu, a dim ond un ohonyn nhw oedd yn cynnwys ffurflen gais. Gan na ellir cael yr wybodaeth hon yn ôl-weithredol a bod rhai aelodau o’r staff wedi bod yn gweithio i’r darparwr ers blynyddoedd lawer, argymhellir i’r rheolwr osod nodyn wedi’i lofnodi a’i dyddio yn y ffeil yn esbonio’n gryno pam fod yr wybodaeth ar goll.

Goruchwylio ac arfarnu

Darparwyd y matrics goruchwylio cyn yr ymweliad, a dangosai fod goruchwylio’n digwydd bob tri mis o leiaf. Nid oedd y matrics yn nodi’r union ddyddiadau ond roedd yn nodi’r math o oruchwyliaeth a gynhaliwyd.

Cafodd arfarniadau blynyddol eu cynnal lle roedden nhw’n ofynnol. Cynhelir sesiynau goruchwylio fel cyfarfodydd 1:1 cyfrinachol ffurfiol. Disgwylir i’r staff ystyried eu rôl a’r gwasanaeth yn gyffredinol ac i gyfrannu at y cyfarfod er mwyn sicrhau bod adborth ystyriol yn cael ei rhoi gan y ddwy ochr.

Ymagwedd at ofal / arsylwadau cyffredinol

Roedd y cartref yn lân ac yn daclus, ac nid oedd unrhyw arogleuon. Roedd rhywfaint o waith ail-addurno’n cael ei wneud yn y cartref ar adeg yr ymweliad.

Roedd y rhyngweithio rhwng y staff a’r preswylwyr a welwyd yn ystod yr ymweliad yn ofalgar ac yn gyfeillgar, ac ymddengys bod y preswylwyr wedi ymlacio ac yn gyfforddus yn eu cartref. Gwelwyd bod y staff yn annog ac yn cysuro un o’r preswylwyr pan oedd yn cael ei gynorthwyo i fynychu apwyntiad, ac wrth drafod meddyginiaeth gyda preswylydd arall.

Mae bwydlen pedair wythnos ar waith sy’n cael ei hailadrodd dros gyfnod o dri mis. Dywedodd y rheolwr gwasanaeth fod y rhain yn cael eu cynllunio gyda’r preswylwyr a lle bo angen, maen nhw’n defnyddio ffotograffau er mwyn caniatáu i bobl ag anawsterau cyfathrebu nodi eu dewisiadau.

Mae’r staff yn annog y preswylwyr i fwyta’n iach ac yn ceisio eu cynorthwyo nhw i fwyta amrywiaeth o fwyd. Nodwyd bod y cartref yn coginio prydau ei hun ac yn ceisio lleihau unrhyw fwydydd wedi’u prosesu. Gall y preswylwyr ddewis pa bryd i fwyta; mae amserau bwyd yn rheolaidd fel arfer, ond yn gallu bod yn hyblyg yn dibynnu ar y preswylwyr, gweithgareddau, apwyntiadau ac ati. Gellir ailgynhesu prydau bwyd y preswylwyr, neu eu rhoi yn yr oergell. Mae brecwast yn amrywio’n ôl eu hamser codi, ac mae byrbrydau ar gael iddyn nhw pan fydd eisiau.

Soniwyd bod dau breswylydd yn gallu cymryd rhan yn y gwaith o baratoi bwyd (a‘u bod nhw’n cael eu hannog i wneud hynny) ond mae’n well gan un preswylydd wylio’r staff yn trefnu ei bryd o fwyd. Nodwyd hefyd bod y preswylwyr yn helpu gyda siopa bwyd, sy’n amrywio o wythnos i wythnos. Dydd Llun a dydd Gwener yw’r prif ddyddiau siopa.

Os bydd anghenion unrhyw breswylydd yn newid, dywedwyd y byddai’r newid yn cael ei drafod yn y lle cyntaf mewn cyfarfod tîm, ei nodi yn y llyfr cyfathrebu er mwyn sicrhau bod staff yn ymwybodol ohono, caiff e-bost ei anfon at y bobl briodol a chaiff cyfarfod amlasiantaethol ei drefnu ac unrhyw atgyfeiriadau angenrheidiol eu gwneud.

Ar adeg yr ymweliad, dim ond un o’r preswylwyr oedd yn gallu cyfathrebu ar lafar a dweud wrth y staff beth yr hoffai ei wneud. Mae’r ddau unigolyn sy’n cyfathrebu’n ddieiriau yn defnyddio lluniau atgyfeirio i roi gwybod i’r staff, yn ogystal â BSL sylfaenol a Makaton. Esboniodd y rheolwr gwasanaeth hefyd bod eu ffeiliau personol yn cynnwys gwybodaeth ynghylch gweithgareddau y maen nhw’n eu mwynhau.

Mae gan yr holl aelodau staff gydgyfrifoldeb am drefnu gweithgareddau sy’n gallu cynnwys gwaith tŷ a gweithgareddau bywyd dyddiol yn ogystal â mynediad i’r gymuned. Mae cyfarfodydd yn cael eu cynnal yn fisol i drafod gweithgareddau ac mae preswylwyr yn cael eu hannog i gymryd cymaint o ran â phosibl ynddyn nhw. Mae amserlen gweithgareddau ar waith sy’n cynnwys bowlio, bwyta allan, therapi ceffylau, ymweliadau â chanolfan arddio, picnics ac ymddiriedolaeth gyffwrdd leol sy’n cynnig sesiynau ysgogi synhwyraidd.

Roedd y preswylwyr wedi cael eu hasesu’n briodol ar gyfer cyfarpar perthnasol. Nid oedden nhw’n aros am unrhyw beth, nac yn gallu meddwl am unrhyw beth arall oedd ei angen.

Iechyd a diogelwch

Esboniwyd nad oedd llyfr damweiniau yn yr eiddo gan fod y cofnodion yn cael eu cadw’n electronig. Ni chafwyd unrhyw ddamweiniau neu ddigwyddiadau yn ystod y mis cyn yr ymweliad, a’r digwyddiad diwethaf a gofnodwyd oedd trawiad (seizure) ar 27 Tachwedd 2023 ac ni chafwyd unrhyw anafiadau. Ni chafodd unrhyw dueddiadau eu hadnabod yn ystod y chwe mis diwethaf.

Cynhaliwyd yr ymarfer tân mwyaf diweddar ar 6 Tachwedd 2023. Nodwyd pwy oedd yn cymryd rhan a bod yr ymarfer gadael wedi cymryd dwy funud. Roedd cofnod clir yn nodi bod un o’r preswylwyr wedi gorfod rhoi dau gynnig ar sefyll i fyny, ond nid oedd unrhyw bryderon nag unrhyw gamau i’w cymryd. Cofnododd yr adolygiad mewnol diweddaraf fod yr holl aelodau staff sy’n gweithio yn y cartref wedi cymryd rhan mewn ymarfer tân.

Nid oedd gan y cartref unrhyw dystiolaeth o archwiliad tân allanol, a dywedodd y rheolwr gwasanaeth y byddai’n cysylltu â’r tîm cydymffurfiaeth i gael copi. Dywedwyd wrth y swyddog monitro contractau bod asesiadau risg tân yn cael eu gwneud gan gwmni allanol, sef Inferno. 23 Tachwedd 2023 oedd dyddiad yr adolygiad mewnol mwyaf diweddar.

Cwyno a chanmol

Dywedwyd bod unrhyw gŵyn a dderbyniwyd yn ysgrifenedig neu ar lafar yn cael ei chofnodi yn y gronfa ddata RADAR a ddefnyddir gan y sefydliad. Pan fydd y gŵyn ar y system, mae cynllun gweithredu’n cael ei lunio gan gynnwys amserlenni ar gyfer ei gwblhau. Mae unrhyw ymchwiliad angenrheidiol y gallai fod ei angen yn cael ei gynnal a bydd yr achwynydd yn cael gwybod am y canlyniad yn ysgrifenedig.

Rhoddir gwybod i’r staff am gwynion drwy gyfarfodydd tîm a chyfarfod 1:1 ffurfiol â’r aelod dan sylw os yw’r gŵyn yn erbyn unigolyn. Lle bo’n briodol, mae’r gwersi a ddysgwyd yn cael eu rhannu â rheolwyr mewn cartrefi eraill.

Cafodd arferion eu newid oherwydd cwyn ynghylch rhyddhau preswylydd yn anniogel o’r ysbyty. Esboniwyd bod rhestr wirio lawn bellach ar waith pan fydd preswylydd yn dychwelyd i’r cartref. Atgoffwyd y staff eto bod angen iddyn nhw fod yn rhagweithiol a ffonio 111 am gyngor os bydd unrhyw arwydd o iechyd unigolyn yn dirywio. Cafodd hyn ei gofnodi yn y cyfarfodydd staff ac yn y llyfr cyfathrebu.

Adborth gan breswylwyr a rhanddeiliaid

Siaradwyd ag un o’r preswylwyr yn ystod yr ymweliad er mwyn cael adborth ganddo; dywedodd bod staff y cartref yn dda a’i fod yn cyd-dynnu’n dda â nhw. Pan ofynnwyd iddo a oedd yn hoffi’r preswylwyr eraill, dywedodd ei fod yn eu hoffi a’i fod yn ffrindiau da gydag un unigolyn.

Dywedodd wrth y swyddog monitro contractau nad yw’n gallu mynd allan i’r gymuned yn annibynnol ond mae’n gallu dweud wrth y staff os bydd rhywbeth yr hoffai ei wneud. Esboniodd fod y nyrs ardal yn dod i’w weld ar ddiwrnod yr ymweliad, a’i fod yn bwriadu mynd i ddwy siop y diwrnod wedyn. Pan ofynnwyd iddo a oedd unrhyw beth yr hoffai ei wneud nad oedd yn ei wneud yn barod, dywedodd nad oedd yn gallu meddwl am unrhyw beth.

Tynnwyd sylw at y ffaith ei fod yn mwynhau celf a chrefft a defnyddio ei iPad. Dywedodd hefyd ei fod yn hoffi gwrando ar gerddoriaeth hardcore a bod ganddo glustffonau i wneud hynny. Pan ofynnwyd iddo a oedd y staff wedi’i helpu i gyflawni unrhyw dargedau, nid oedd unrhyw beth penodol wedi’i drafod ac nid oedd yn ymwybodol o’i gynllun personol. Mae’n ofynnol yn rheoliadol bod gan y preswylwyr gopi o’r cynllun a gyd-gynhyrchwyd, ac os na fydd copi wedi’i ddarparu, bod rheswm ysgrifenedig wedi’i gofnodi dros beidio â gwneud.

Roedd y preswylydd yn hapus yn byw yng nghartref Cwm Hyfryd a dywedodd y byddai’n siarad â’r rheolwr gwasanaeth petai unrhyw beth o’i le. Yr unig beth a soniwyd amdano oedd y byddai’n hoffi paentio ei ystafell yn felyn.

Amgylchedd y cartref

Nid oes ystafell ysmygu yn yr eiddo, a nodwyd bod ystafelloedd yr holl breswylwyr a welwyd mewn cyflwr da. Gwelwyd tystiolaeth o bersonoli ac roedd un ystafell yn cynnwys goleuadau synhwyraidd, pêl ffitrwydd, drwm, allweddellau, cadair tylino, ffotograffau a phêl gliter.

Roedd y cartref yn daclus ac ymddangosai’r holl ardaloedd ynddo yn lân. Nodwyd bod y cartref yn cynnwys ardal byw mawr ac ystafell wydr yn ogystal â’r ystafell weithgareddau, felly mae digon o le i’r preswylwyr dreulio amser ar eu pennau eu hunain heb orfod mynd yn ôl i’w hystafelloedd.

Nodwyd bod drysau newydd â chloeon wedi’u gosod ar yr ystafelloedd ymolchi a’r ystafelloedd gwely. Mae gan ddrysau’r ystafelloedd ymolchi gloeon y gellir eu hagor gyda darn arian o’r tu allan mewn argyfwng. Mae gan y preswylwyr yr opsiwn i gael eu hallweddi eu hunain. Nodwyd bod angen cynnwys hyn yn y cynlluniau personol ynghyd â dewis yr unigolyn o ran cario’r allweddi ai peidio.

Yn ystod y deuddeng mis blaenorol, roedd gwelliannau i’r cartref wedi cynnwys gosod teledu newydd ar wal yr ystafell fyw, gosod ystafell ymolchi newydd, gosod system wresogi newydd a chodi ystafell wydr newydd. Dywedwyd bod cynlluniau ar y gweill i ailaddurno’r ystafell fach ar ben y coridor sy’n cael ei defnyddio ar gyfer storio a gweithgareddau ar hyn o bryd.

Cwestiynau i’r staff

Siaradwyd ag un aelod o staff yn ystod yr ymweliad a dywedodd ei fod yn ymwybodol o le mae’r cynlluniau personol a’r asesiadau risg yn cael eu cadw, a bod y staff yn llofnodi’r dogfennau i gadarnhau eu bod nhw wedi cael gwybod am unrhyw ddiweddariadau. Os bydd unrhyw newidiadau, mae’r llyfr cyfathrebu’n nodi bod angen i’r staff ddarllen a llofnodi’r ddogfen dan sylw.

Dywedwyd wrth y swyddog monitro contract bod y rheolwr gwasanaeth yn treulio amser yn cerdded o amgylch y cartref ac yn ymgysylltu â’r staff a’r preswylwyr.

Nodwyd bod y staff yn mynd â’r preswylwyr allan i’r gymuned ac aeth dau ohonyn nhw am ginio'r penwythnos blaenorol, a bod pobl un o’r chwaer-gartrefi wedi ymweld yn ddiweddar i ddathlu dau ben-blwydd. Dywedwyd bod un aelod o’r staff wedi bod yn treulio deg awr y dydd yn cynorthwyo un preswylydd yn yr ysbyty. Cafodd hyn effaith ar allu’r staff i fynd â phobl allan o’r cartref, ond maen nhw’n ceisio cynnig gweithgareddau gwahanol am o leiaf wyth awr yr wythnos.

Roedd yr aelod staff yn wybodus ac yn gallu esbonio’r pethau pwysicaf am y preswylwyr a’r hyn sy’n bwysig iddyn nhw. Nodwyd bod gan y rhan fwyaf o’r preswylwyr anawsterau cyfathrebu ac maen nhw’n defnyddio eu fersiwn eu hunain o Makaton i roi gwybod i’r staff yr hyn maen nhw ei eisiau.

Teimlai’r aelod staff y gallai fod yn hyblyg yn ei rôl ac roedd yn cael cyfle i eistedd a sgwrsio gyda’r preswylwyr. Os byddai pum munud sbâr heb lawer yn eu hysgogi, byddai’n estyn y set bowlio fawr, y rhwyd pêl-droed neu falŵns.

Anogir y staff i gynnig syniadau ar gyfer gwella ansawdd bywydau’r preswylwyr, a byddai eu barn yn cael sylw. Os oedd rhywbeth o’i le neu os oedden nhw’n gweld arferion drwg, esboniodd y byddai’n rhoi gwybod i’r rheolwr gwasanaeth neu’r rheolwr rhanbarthol. Roedd yn ymwybodol o’r polisi chwythu’r chwiban ac yn teimlo’n hyderus yn uwchgyfeirio unrhyw broblemau.

Dywedodd ei fod yn gallu adnabod unrhyw anghenion o ran hyfforddi, ond ni theimlai fod arno angen unrhyw beth ar hyn o bryd. Ni chodwyd unrhyw bryderon am y ffordd yr oedd y cartref yn gweithredu yn ystod yr ymweliad.

Cwestiynau i’r rheolwr cofrestredig

Esboniwyd bod y rheolwr yn goruchwylio dau wasanaeth. Mae dyddiadau wedi’u cynllunio i’r unigolyn cyfrifol gyflawni ei ymweliadau chwarterol dan reoliad 70, ond mae’r rhain yn cael eu trefnu’n agosach at y dyddiad yn hytrach na flwyddyn ymlaen llaw.

Teimlai’r rheolwr ei fod yn cael ei gynorthwyo gan yr unigolyn cyfrifol ac y gallai fynd ato os oedd unrhyw broblemau.

Ar adeg yr ymweliad, nid oedd system deledu cylch cyfyng yn weithredol yn yr eiddo, ac nid oedd unrhyw bryderon ynghylch y system wresogi, gollyngiadau dŵr, pwysedd dŵr ac ati. Gall yr holl breswylwyr newid y tymheredd yn eu hystafelloedd drwy agor y ffenest neu ddefnyddio’r thermostat. Efallai na fyddai gan rai o’r preswylwyr y gallu i gyflawni hyn, felly mae’r broses yn cael ei monitro gan staff ac mae tymheredd yr ystafelloedd yn cael ei wirio.

Nid oedd unrhyw hysbysiadau dan reoliad 60 yn weddill, ond dywedodd y rheolwr y byddai’n eu rhannu nhw â’r tîm comisiynu pe bydden nhw’n cael eu cwblhau. Atgyfeiriad ar gyfer iaith a lleferydd oedd yr un olaf a gafwyd ym mis Tachwedd 2023, ac roedd tystiolaeth ohono yn y ffeil.

Nodwyd bod ceisiadau’r cartref ar gyfer Trefniadau Diogelu wrth Amddifadu o Ryddid yn gyfredol ac roedd y rheolwr yn ymwybodol bod angen eu cyflwyno’n amserol pan fyddan nhw ar fin dod i ben.

Dywedodd y rheolwr ei bod yn anodd cynnwys ffrindiau a pherthnasau’r preswylwyr mewn gweithgareddau oherwydd eu hanawsterau corfforol a/neu ddysgu. Fodd bynnag, os yw’r cartref yn cynnal parti pen-blwydd neu ddigwyddiad arbennig, mae’n eu ffonio nhw i’w gwahodd i ddod ac maen nhw’n dod ynghyd yn rheolaidd yn un o’r chwaer-gartrefi lleol lle mae ganddyn nhw ffrindiau sefydlog. Dywedwyd bod un unigolyn yn cwrdd â’i siblingiaid bob mis.

Mae cymryd rhan yn y gymuned yn cael ei annog trwy roi’r cynllunwyr gweithgareddau a chynllunwyr y shifftiau dyddiol ar waith. Trafodir y gweithgareddau mewn cyfarfodydd tîm ac yn ddyddiol gyda’r preswylwyr er mwyn gofyn iddyn nhw beth yr hoffen nhw ei wneud; gallai gynnwys mynd i fore coffi lleol, siopa am fwyd yr wythnos, neu fynd am dro gyda phreswylwyr un o’r chwaer-gartrefi eraill.

Oherwydd eu hanawsterau cyfathrebu, mae mewnbwn y preswylwyr i’r broses o recriwtio staff newydd yn gyfyngedig. Nododd y rheolwr bod opsiwn i’r preswylwyr fod ar y panel cyfweld, ond eu bod yn aml yn gwrthod cymryd rhan. Nodwyd bod un preswylydd wedi gofyn cwestiynau’n anffurfiol. Dywedodd y rheolwr bod unrhyw aelodau newydd o staff yn cwrdd â’r preswylwyr yn ystod ail gam y broses gyfweld.

Camau Unioni/Datblygiadol

Camau unioni

Rhaid cyflawni’r asesiad cychwynnol cyn dechrau’r gwasanaeth, neu os yw’r unigolyn wedi symud i’r cartref fel mater brys, ymhen 24 awr. Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol fersiwn 2 (Ebrill 2019) Rheoliad 15.

Pan fo cynllun personol yn cael ei adolygu, mae’n cael ei gyd-gynhyrchu gan yr unigolyn sy’n derbyn gofal a chymorth, yr awdurdod lleoli (lle bo’n berthnasol) neu unrhyw gynrychiolydd/gweithiwr proffesiynol. Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol fersiwn 2 (Ebrill 2019) Rheoliad 15.

Cynlluniau personol i ddangos tystiolaeth o ymwneud â’r unigolyn a/neu ei gynrychiolydd priodol. Rhaid cofnodi’n glir ar y ddogfen os na ellir cael llofnodion. Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol fersiwn 2 (Ebrill 2019) Rheoliad 15.

Pawb sy’n derbyn y gwasanaeth i gael cynlluniau unigol mewn iaith a fformat priodol i’w lefel dealltwriaeth. Os oes unrhyw reswm dros beidio â gwneud hynny, rhaid ei gofnodi. Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol fersiwn 2 (Ebrill 2019) Rheoliad 15.

Mae canllaw i ddefnyddwyr gwasanaeth ysgrifenedig, sy’n rhoi gwybodaeth am y gwasanaeth, ar gael i unigolion, yr awdurdod lleoli ac unrhyw gynrychiolwyr. Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol fersiwn 2 (Ebrill 2019) Rheoliad 19.

Pan fo nifer o weithwyr proffesiynol yn rhan o ddarpariaeth gofal a chymorth yr unigolyn, mae’r darparwr gwasanaeth yn sefydlu rolau a chyfrifoldebau ar gyfer atgyfeirio a chyngor. Mae hyn yn cael ei gofnodi ac mae’n eglur i’r unigolyn a’r staff sy’n ymwneud â’r gwaith gofal a chymorth. Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol fersiwn 2 (Ebrill 2019) Rheoliad 33.

Rhaid cadw tystiolaeth sy’n dangos bod y gwasanaeth yn addas ar gyfer diwallu anghenion gofal a chymorth yr unigolyn, ac i gynorthwyo’r unigolyn i gyflawni ei ganlyniadau personol. Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol fersiwn 2 (Ebrill 2019) Rheoliadau 14 a 66.

Rhaid i ffeiliau’r staff gynnwys dau eirda, un ohonyn nhw gan gyflogwr blaenorol (os ar gael). Dylai’r rhain cael eu llofnodi a’u dyddio, a nodi enw’r canolwr a’i berthynas â’r unigolyn. Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol fersiwn 2 (Ebrill 2019) Rheoliad 21.

Rhaid i ffeiliau gynnwys tystiolaeth o drefniadau sefydlu ystyrlon. Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol fersiwn 2 (Ebrill 2019) Rheoliad 36.

Rhaid i ffeiliau’r staff gynnwys hanes gyflogaeth lawn, ynghyd ag esboniad ysgrifenedig o unrhyw fylchau. Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol fersiwn 2 (Ebrill 2019) Atodlen 1, Rheoliad 35, rhan 1 (8).

Y rheolwr i ystyried penderfyniadau’r preswylwyr ynghylch cario eu set eu hunain o allweddi. Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol Fersiwn 2 (Ebrill 2019) Rheoliadau 43 a 44.

Camau datblygiadol

Er mwyn sicrhau cywirdeb a thryloywder, rhaid i’r rheolwr gofnodi union ddyddiadau’r sesiynau goruchwylio.

Argymhellir y dylid nodi’r gymhareb staff:preswylwyr benodol yn hytrach na bod nifer ‘digonol’ o staff ar ddyletswydd yn yr adroddiadau chwarterol.

Y rheolwr gwasanaeth i sicrhau bod hyfforddiant epilepsi’n cael ei ychwanegu at y matrics a bod yr holl staff wedi’i gwblhau o fewn yr amserlen a bennwyd.

Trefnu i’r preswylydd ddewis paent newydd i’w ystafell wely.

Casgliadau

Ni chodwyd unrhyw bryderon ynghylch golwg y preswylwyr ac roedden nhw’n ymddangos yn gyfforddus.

Fel y nodwyd yn flaenorol, nid oedd unrhyw bryderon o ran diogelwch, glendid a chysur yn y cartref. Roedd gwaith ailaddurno’n cael ei wneud yn yr eiddo, ond nid oedd fel petai’n cael unrhyw effaith negyddol ar y bobl sy’n byw yno ac roedden nhw’n cael eu cynorthwyo i fwrw ymlaen â’u bywydau fel arfer.

Ymddangosai’r staff yn wybodus am anghenion a dewisiadau’r bobl y maen nhw’n eu cynorthwyo. Ni chodwyd unrhyw bryderon ynghylch y gofal ac roedd yn ymddangos bod y staff yn gweithio’n dda gyda’i gilydd. Er bod pymtheg cam gweithredu wedi’u nodi, mae’r swyddog monitro contractau’n ffyddiog y bydd y rheolwr yn mynd i’r afael â nhw gyda chymorth y tîm staff a’r rheolwr cofrestredig sy’n goruchwylio’r gwasanaeth.

Oni bai y bydd angen ei gynnal ynghynt, cynhelir yr ymweliad monitro nesaf mewn tua 12 mis.

Hefyd, hoffai’r swyddog monitro contractau fanteisio ar y cyfle hwn i ddiolch i bawb a gymerodd rhan yn y broses am eu hamser yn casglu dogfennaeth, ac am eu cymorth a’u lletygarwch yn ystod yr ymweliad.

• Awdur: Amelia Tyler
• Dynodiad: Contract monitoring officer
• Date: 23rd February 2024