Crown Lodge
Adroddiad Monitro Contract
- Enw/Cyfeiriad y darparwr: Crown Lodge, Crymlyn, Trecelyn
- Dyddiad/Amser yr ymweliad: Dydd Iau 14 Hydref 2023
- Swyddog(ion) Ymweld: Caroline Roberts, Swyddog Monitro Contractau
- Yn bresennol: Morgan Thomas, Rheolwr dan Hyfforddiant y Cartref (yn cael ei oruchwylio gan y rheolwr cofrestredig, Claire Williams).
Cefndir
Mae Crown Lodge yn gartref preswyl bach ar gyfer unigolion ag anableddau dysgu, a gymerwyd drosodd gan Cartrefi Cwtch ym mis Ionawr 2022. Mae yna chwaer gartref hefyd ym Mwrdeistref Sirol Caerffili, a rheolir y ddau gartref gan y Rheolwr Cartref Cofrestredig, Ms Clare Williams. Yr Unigolyn Cyfrifol yw Ms Nichola Evans. Wrth weithio tuag at Lefel 5 ar y Fframwaith Cymwysterau a Chredydau, mae Ms Morgan yn cael ei hyfforddi ar hyn o bryd er mwyn iddi allu cymryd drosodd rôl reoli Crown Lodge yn y dyfodol. Fel rhan o'r broses hyfforddi, cymerodd Ms Morgan gyfrifoldeb am yr ymweliad monitro yn Crown Lodge.
Mae Crown Lodge yng Nghrymlyn, ac mae'n eiddo mawr, ar deras. Mae'r gofrestr yn cynnwys tri oedolyn ag anabledd dysgu. Ar adeg yr ymweliad, roedd yr eiddo'n llawn. Mae 2 unigolyn yn breswylwyr o Fwrdeistref Sirol Caerffili, tra bod un unigolyn arall wedi'i leoli gan awdurdod lleol arall.
Ar ddiwrnod yr ymweliad, fe wnaeth y swyddog monitro gwrdd â Ms Morgan, dau aelod o staff a sgwrsio â phob un o'r tri phreswylydd.
Yn dibynnu ar y canfyddiadau yn yr adroddiad, bydd camau unioni a datblygiadol yn cael eu rhoi i'r darparwr i'w cwblhau. Camau unioni yw rhai y mae'n rhaid eu cwblhau (yn unol â'r ddeddfwriaeth), ac argymhellion arfer da yw camau datblygiadol.
Camau unioni/datblygiadol blaenorol
Camau unioni
Dylid llofnodi a dyddio'r Cynlluniau Personol Gadael mewn Argyfwng gan eu hawduron. (Rheoliad 57, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016) Amserlen: Ar unwaith. WEDI'I GYFLAWNI
Dylai staff lofnodi contract cyflogaeth (Rheoliad 57, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016) Amserlen: Ar unwaith. WEDI'I GYFLAWNI
Dylid rhoi Asesiad Risg priodol ar waith (Rheoliad 57, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016) Amserlen: Ar unwaith. HEB EI GYFLAWNI
Er bod y cofnodion yn nodi bod gweithiwr cymdeithasol wedi cynorthwyo gyda'r gwaith o ddatblygu Cynlluniau Personol, rhaid cael tystiolaeth o hyn gan y darparwr. Felly, dylid cael llofnodion i ddangos tystiolaeth o gyfranogiad (Rheoliad 15, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016) Amserlen: O fewn 3 mis ac yn barhaus. HEB EI GYFLAWNI
Dylid cynnwys dyddiad adolygu yn y Polisïau a'r Gweithdrefnau. (Rheoliad 7, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016) Amserlen: O fewn mis. WEDI'I GYFLAWNI
Dylai adroddiadau chwarterol yr Unigolyn Cyfrifol gynnwys adborth preswylwyr/cynrychiolwyr. (Rheoliad 73, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016) Amserlen: O fewn yr adroddiad chwarterol nesaf. WEDI'I GYFLAWNI
Camau datblygiadol
Dyfeisio matrics goruchwylio a hyfforddi electronig i gynorthwyo Rheolwr y Cartref a gweithwyr proffesiynol sy'n arolygu'r gwasanaeth. WEDI'I GYFLAWNI
Dylai staff lofnodi taflen lofnodi cyfarfodydd tîm yn unigol i ddangos tystiolaeth eu bod nhw wedi darllen a deall yr wybodaeth sydd yn y cofnodion.
Dylai Rheolwr y Cartref goladu unrhyw ganmoliaeth a gafwyd a'i rannu gyda'r Awdurdod Lleol. YN BARHAUS
Dylid anfon unrhyw hysbysiadau rheoliad 60 sydd wedi'u cyflwyno i'r rheoleiddiwr at dîm Comisiynu Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili hefyd. (Contract Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili). HEB EI GYFLAWNI
Dylid cwblhau Pasbortau Ysbyty ar gyfer preswylwyr presennol ac unrhyw rai newydd, a fydd yn cynorthwyo gweithwyr iechyd proffesiynol pe bai unigolyn yn cael ei dderbyn i'r ysbyty. WEDI'I GYFLAWNI
Canfyddiadau
Dogfennaeth
Canfuwyd bod yr holl ddogfennaeth wedi'i storio'n ddiogel.
Fel rhan o'r broses fonitro, edrychwyd ar 2 ffeil yn ymwneud â phreswylwyr sy'n cael eu cynorthwyo gan Awdurdod Lleol Caerffili.
Mae'r ddau unigolyn wedi byw yn Crown Lodge ers rhai blynyddoedd ac, felly, ni welwyd unrhyw asesiad cyn derbyn (wedi'i gyflawni gan berchennog busnes blaenorol). Mae'n ofynnol bod asesiad cyn derbyn yn cael ei gwblhau cyn i unigolyn ddechrau preswylio.
Roedd y ddwy ffeil yn cynnwys proffil cipolwg un dudalen, gyda llun cyfoes o'r unigolion. Byddai hyn yn caniatáu i weithiwr proffesiynol sy’n ymweld neu staff newydd gael cipolwg cyflym o’r unigolion, hynny yw, hoffterau/cas bethau, teulu, hobïau ac ati.
Roedd y ffeiliau’n cynnwys Cynlluniau Personol manwl newydd, a oedd yn cynnwys gwybodaeth a oedd wedi’i throsglwyddo o Gynllun Gofal a Chymorth yr Awdurdod Lleol. Gwelwyd bod y Cynlluniau Personol yn ddigon manwl i gynorthwyo'r staff i ddarparu cymorth priodol i'r unigolion sy'n byw yn Crown Lodge. Fodd bynnag, er bod y cynlluniau'n cynnwys gwybodaeth fanwl, nid oedd tystiolaeth i ddangos pwy oedd wedi chwarae rhan yn eu datblygiad gan nad oedd yr unigolion neu gynrychiolwyr wedi llofnodi'r dogfennau i gytuno ar eu cynnwys. Trafodwyd hyn gyda Ms Morgan.
Yn y Cynlluniau Personol, amlinellwyd cyfeiriadau at risgiau, gyda gwybodaeth i ddangos tystiolaeth o ddatrysiadau a sbardunau araf a chyflym. Fodd bynnag, wrth edrych ar y ddogfennaeth, nodwyd rhai cyflyrau meddygol a oedd yn gofyn am Asesiadau Risg priodol i liniaru risgiau. Trafodwyd hyn gyda Ms Morgan.
Gwelwyd bod adolygiadau'n cael eu cynnal bob 3 mis neu'n gynt os oedd angen. Fodd bynnag, nid oedd unrhyw dystiolaeth i ddangos pwy neu ba ddogfennaeth oedd wedi chwarae rhan yn y broses adolygu.
Gwelwyd bod cofnodion dyddiol yn cael eu cwblhau gan y staff ac roedden nhw'n cofnodi sut oedd unigolion yn cael eu cynorthwyo bob dydd. Gwnaed cofnodion mewn perthynas â hwyliau, meddyginiaeth, materion iechyd, cyflwr croen, unrhyw ymwelwyr, hynny yw, gweithwyr proffesiynol, teulu. Mae staff hefyd yn cofnodi teithiau/gweithgareddau y mae’r unigolion yn eu gwneud, hynny yw bwyta allan, siopa, cerdded o amgylch y parc, tripiau i lan y môr ac ati. Fodd bynnag, dylai staff fod yn ymwybodol o'r derminoleg a ddefnyddir wrth ysgrifennu cofnodion dyddiol.
Mae canlyniadau/nodau wythnosol y mae pobl yn anelu atyn nhw.
Roedd y ffeiliau'n dangos bod staff yn Crown Lodge yn gwneud atgyfeiriadau priodol at asiantaethau allanol, hynny yw, optegwyr, sgrinio llygaid diabetig, deintyddion, therapi lleferydd ac iaith, ac ati.
Fel yr argymhellwyd yn yr adroddiad diwethaf, cynghorwyd Cartrefi Cwtch i ystyried rhoi cytundeb wedi'i lofnodi ar waith gyda'r teulu/cynrychiolwyr a fyddai'n cytuno i gael eu cysylltu â nhw os bydd argyfwng. Fodd bynnag, nodwyd ar y pryd na fyddai gan rai unigolion gynrychiolaeth ac, felly, bydd y cyfrifoldeb yn nwylo'r darparwr i gymryd camau priodol pe bai argyfwng yn codi. Nodwyd dogfennaeth o'r fath ar gyfer un unigolyn sydd â theulu ac, ar gyfer yr ail, byddai'r Rheolwr yn cymryd camau priodol oherwydd nad oedd unrhyw deulu yn gysylltiedig.
Gwelwyd bod gan y ddwy ffeil Broffil Iechyd.
Arsylwyd ar Gynlluniau Personol Gadael mewn Argyfwng.
Sicrhau ansawdd
Mae'r Unigolyn Cyfrifol yn gyfrifol am oruchwylio digonolrwydd adnoddau'r gwasanaeth a, felly, rhaid iddo gynhyrchu adroddiad o leiaf bob chwarter (Rheoliad 74, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016). Hefyd, mae gan yr Unigolyn Cyfrifol ddyletswydd i sicrhau bod system ar waith ar gyfer monitro, adolygu a gwella ansawdd y gofal a’r cymorth y mae’r gwasanaeth yn eu darparu ac y dylid ei hadolygu yn ôl yr angen ond o leiaf bob 6 mis (Rheoliad 80, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016).
Gwelwyd copïau o'r Adroddiadau Sicrhau Ansawdd chwarterol ar gyfer mis Mawrth, mis Mehefin a mis Medi 2023 (yn unol â rheoliad 74, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016). Ymhlith y meysydd yr edrychodd yr Unigolyn Cyfrifol arnyn nhw oedd: Rhoi Meddyginiaeth, Diogelwch y Cartref, Gofal Iechyd, Cyllid, Recriwtio Staff, ac eraill. O fewn yr adroddiadau, nid oedd unrhyw dystiolaeth y ceisiwyd adborth gan y preswylwyr ac aelodau staff.
Ni welwyd adroddiad Rheoliad 80 (6 misol) yn ystod y cyfnod monitro hwn.
Staffio a hyfforddiant
Edrychwyd ar ffeiliau dau aelod o staff, a chanfuwyd eu bod nhw'n cynnwys yr wybodaeth briodol, hynny yw, dau eirda, tystysgrif geni, pasbort, gwiriad y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd, disgrifiad swydd ac ati, Contract Cyflogaeth wedi'i lofnodi, llun o'r staff, tystysgrifau hyfforddiant a gwybodaeth gofrestru Gofal Cymdeithasol Cymru.
Dechreuodd y ddau aelod o staff eu cyflogaeth yn Crown Lodge pan oedd y rheolwr busnes blaenorol yno.
Mae staff yn cael goruchwyliaeth un i un a chynhelir hyn bob 3 mis. Dywedodd Ms Morgan nad yw gwerthusiadau wedi'u cynnal eto ac y byddan nhw'n dechrau yn 2024. Fodd bynnag, trafodwyd y mater hwn hefyd yn ystod yr ymweliad monitro blaenorol ac, felly, bydd y swyddog monitro yn adolygu'r maes hwn yn gynnar yn 2024.
Ers yr ymweliad diwethaf, mae'r darparwr wedi cyflwyno dull electronig o gofnodi hyfforddiant a hyfforddiant gloywi. Roedd hyfforddiant gorfodol wedi'i gyflawni, ynghyd â hyfforddiant ychwanegol a fyddai'n cynorthwyo gweithwyr cymorth.
Gwelwyd bod cyfarfodydd staff yn cael eu cynnal (Awst 2022, Chwefror 2023, Mai 2023, Awst 23) ac yn ymdrin â phynciau amrywiol i’w trafod, hynny yw, hapwiriadau, glendid, shifftiau, dogfennaeth, eitemau roedd eu hangen ar y preswylwyr a mwy. Fodd bynnag, mae Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016 yn cynghori y dylid cynnal isafswm o 6 y flwyddyn.
Bywyd yn y cartref
Wrth gyrraedd yr eiddo, gwelwyd bod y cartref yn ddigynnwrf ac yn dawel. Roedd un preswylydd eisoes wedi codi, gyda'r ail yn cael cymorth gyda gofal personol.
Mae'r tri phreswylydd yn mwynhau ymweld â'r gymuned ac roedden nhw'n bwriadu mynd allan yn ystod yr ymweliad.
Gwelwyd rhyngweithio cadarnhaol, ac roedd yn amlwg bod gan y preswylwyr berthynas dda gyda'r aelodau o staff oedd ar ddyletswydd.
Arsylwyd ar Galendr Gweithgareddau, yn amlinellu tasgau yn y tŷ, Valley Daffodils (grŵp gweithgareddau), digwyddiad te a chlebran, siopa, clwb crefftau, noson ffilm, pobi, ymweld â'r chwaer gartref ac ati. Mae'r ddau unigolyn yn gallu dweud wrth y staff beth hoffen nhw ei wneud neu fel arall.
Mae unigolion yn cael cynnig dewis o fwyd; fodd bynnag, mae gan un unigolyn gyflyrau meddygol y mae'n rhaid i'r cartref eu hystyried wrth baratoi prydau, hynny yw diabetes math 2, clefyd seliag, diet ysgafn. Mae'r staff yn sicrhau nad yw'r unigolyn yn colli allan ar rai bwydydd, gan fod cynhwysion/ryseitiau heb glwten yn cael eu cyrchu.
Mae'n well gan un o'r preswylwyr strwythur i amserau bwyta, ond mae unigolion yn cael dewis pryd hoffen nhw gael eu prydau bwyd.
Anogir unigolion i gynorthwyo gyda pharatoi prydau ond eto, mae ganddyn nhw ddewis.
Yn ôl yr angen, gofynnir am gyngor Dietegydd a Therapydd Iaith a Lleferydd. Fodd bynnag, mae'n hollbwysig bod Asesiadau Risg yn cael eu llunio i reoli risgiau posibl sy'n gysylltiedig â chyflyrau iechyd.
Yn ystod yr ymweliad monitro, edrychwyd ar dair ystafell wely. Mae’r holl ystafelloedd wedi’u haddurno ac wedi’u personoli at chwaeth bersonol pob unigolyn.
Ar hyn o bryd, nid oes gan y cartref unrhyw unigolyn sy'n cyfathrebu trwy gyfrwng y Gymraeg (y Cynnig Rhagweithiol). Pan ofynnwyd sut y byddai’r Cynnig Rhagweithiol yn cael ei weithredu, dywedodd Rheolwr y Cartref y byddai’n ymdrechu fel darparwr i ddysgu Cymraeg sylfaenol i gyfathrebu ag unrhyw unigolyn sy’n siarad yn yr iaith.
Cafodd Crown Lodge eu harolygiad Hylendid Bwyd ym mis Gorffennaf 2022 a dyfarnwyd sgôr hylendid bwyd lefel 4 iddyn nhw.
Ni ddefnyddir unrhyw gyfarpar arbenigol ar hyn o bryd.
Cynhelir gwiriadau mewnol cyffredinol gan Reolwr y Cartref ac mae staff a thrydanwyr lleol yn cynnal Profion Dyfeisiau Cludadwy. Mae dyfeisiau wedi'u hyswirio ac, felly, os bydd unrhyw gyfarpar yn mynd yn ddiffygiol, caiff ei newid.
Iechyd a Diogelwch
Nodwyd bod un tenant wedi cwympo a thorri braich. Er bod adroddiad rheoliad 60 wedi'i rannu â'r awdurdod rheoleiddio, nid oedd wedi'i rannu â'r Awdurdod Lleol.
Gwelwyd bod driliau tân yn cael eu cynnal yn rheolaidd, ac ni chodwyd unrhyw bryderon.
Cwynion/Canmoliaeth ac Eiriolaeth
Os bydd angen cymorth allanol ar unigolion i gyfleu eu dymuniadau a’u teimladau, bydd y darparwr yn gofyn am benodi Eiriolwr Galluedd Meddyliol Annibynnol.
Ni chafwyd unrhyw gwynion mewn perthynas â'r darparwr yn ystod y flwyddyn ddiwethaf.
Atgoffwyd Ms Morgan i goladu unrhyw ganmoliaeth a gafwyd a'i rhannu gyda'r Awdurdod Lleol.
Cwestiynau i Reolwyr a Staff
Wrth gyrraedd, gwelodd y swyddog a oedd yn ymweld aelod o staff yn rhyngweithio'n dda â'r preswylwyr a gwelwyd bod y rhyngweithio'n gynnes ac yn ofalgar. Roedd yn amlwg bod yr aelod o staff yn adnabod y ddau breswylydd yn dda a sut i'w cynorthwyo nhw orau.
Ar adeg yr ymweliad, nid oedd unrhyw bryderon wedi’u codi na’u nodi ynglŷn â’r eiddo. Dywedodd Ms Morgan eu bod nhw'n addurno'r tŷ yn araf, gyda mewnbwn gan y tenantiaid. Mae ystafelloedd gwely wedi cael eu hail-addurno'n ddiweddar, gyda'r preswylwyr yn dewis y lliwiau. Wrth roi gwybod bod yr ystafell ymolchi yn edrych yn ddiflas, dywedodd Ms Morgan bod cynlluniau hefyd i wella ardal yr ystafell ymolchi, y gegin ac i wneud y lolfa yn fwy eang a modern i'r preswylwyr.
Dywedodd Ms Morgan ei bod yn cyfarfod â'r Unigolyn Cyfrifol bob dydd Llun.
Mae pob cais i adnewyddu Trefniadau Diogelu wrth Amddifadu o Ryddid yn gyfredol.
Edrychodd y swyddog monitro ar bolisïau a gweithdrefnau gan gynnwys Datganiad o Ddiben y darparwr.
Camau unioni
Dylid cyd-gynhyrchu'r Cynlluniau Personol gyda'r unigolyn sy'n derbyn gofal a chymorth, yr awdurdod lleoli (os yw'n berthnasol) neu unrhyw gynrychiolydd. Os nad oes modd cael llofnodion, cofnodwch hynny. (Rheoliad 15, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016)
Dylid cynnal adolygiadau sy'n cynnwys yr unigolyn a, lle bo'n briodol, gyda chytundeb yr unigolyn a'i gynrychiolydd. (Rheoliad 16, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016)
Dylai staff gael gwerthusiadau priodol (Rheoliad 36, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016)
Dylid cynnal Cyfarfodydd Staff (Cyfarfodydd Tîm) o leiaf 6 gwaith y flwyddyn (Rheoliad 38, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016)
Dylid anfon unrhyw hysbysiadau rheoliad 60 sydd wedi'u cyflwyno i'r rheoleiddiwr at dîm Comisiynu Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili hefyd. (Contract Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili).
Camau datblygiadol
Dylid ystyried ychwanegu manylion cwynion yr Awdurdod Lleol yn y polisi cwynion a’r canllaw i breswylwyr: Tîm Cwynion a Gwybodaeth, Tŷ Penallta, 2il Lawr, Tredomen, Hengoed CF82 7WF Ffôn: 0800 328 4061 a neu CwynionAGwybodaethGC@caerffili.gov.uk
Dylid diweddaru'r Datganiad o Ddiben o ran y newid cyfeiriad diweddar mewn perthynas â Thîm Cwynion a Gwybodaeth yr ALl.
Casgliad
Roedd amgylchedd ac awyrgylch y cartref yn Crown Lodge yn gynnes, yn hamddenol ac yn groesawgar.
Roedd yn amlwg bod y darparwr wedi meithrin perthynas waith dda gyda gweithwyr proffesiynol sydd hefyd yn cynorthwyo'r rhai sy'n byw yn y cartref.
Roedd yn ymddangos bod y tri phreswylydd wedi ymlacio yng nghwmni’r aelodau o staff. Roedd digon o ryngweithio, chwerthin a gwenu.
Roedd yn ymddangos bod y tri phreswylydd yn iach, wedi gwisgo'n briodol ar gyfer y tywydd ac yn edrych yn hapus.
Mae'r Rheolwr Cartref Cofrestredig, yr Unigolyn Cyfrifol a Ms Morgan yn awyddus i barhau i chwilio am ffyrdd i wella'r gwasanaeth y mae'r preswylwyr yn ei gael yn Crown Lodge, ac i wella ansawdd eu bywydau.
Bydd monitro yn parhau fel y cynlluniwyd, a hoffai'r swyddog monitro ddiolch i bawb dan sylw am y croeso a roddwyd yn y cartref.
- Awdur: Caroline Roberts
- Swydd: Swyddog Monitro Contractau
- Dyddiad: 29 Tachwedd 2023