Plas Hyfryd
74 Ffordd-y-Maes, Caerffili. CF83 2BH
Proffil y llety: 49 o fflatiau hunangynhwysol 1 a 2 ystafell wely.
Darparwr gofal: Pobl
Rheolwr: Linda Craven
Ffôn: 02920 849452
E-bost: Linda.craven@poblgroup.co.uk
Adroddiad Monitro Cytundeb
- Enw'r darparwr: Pobl
- Enw'r gwasanaeth gofal ychwanegol: Plas Hyfryd
- Dyddiad yr ymweliad: 10 Hydref 2023
- Swyddog ymweld: Caroline Roberts, Swyddog Monitro Contractau
- Yn bresennol: Rhiannon Rogers, Rheolwr Cynllun, Hayley Wheeler, Arweinydd Tîm, Linda Craven, Rheolwr Cofrestredig
Cefndir
Mae Plas Hyfryd yn gynllun mawr sydd wedi'i leoli yng Nghaerffili, ger canol y dref; felly, mae'n caniatáu i denantiaid gael mynediad i amwynderau lleol. Y landlord ym Mhlas Hyfryd yw United Welsh ac mae 49 o fflatiau, 29 o denantiaid yn cael cymorth, gan ddarparu 335 awr o gymorth.
Mae’r amrywiaeth o dasgau gofal a chymorth sy'n cael eu cyflawni gan Pobl o dan y contract yn cynnwys gofal personol (er enghraifft cymorth i ymdrochi, ymolchi, gwisgo, cymryd meddyginiaeth, mynd i’r toiled), gofal maethol (er enghraifft cymorth gyda bwyta ac yfed, paratoi bwyd a diod, a monitro cymeriant bwyd a diod), gofal o ran symud (er enghraifft cymorth i fynd i mewn ac allan o’r gwely, symud yn gyffredinol), a gofal domestig (er enghraifft cymorth gyda glanhau, siopa, gwaith tŷ arall, trefnu apwyntiadau). Mae staff ar y safle bob amser, ac mae pobl sy'n byw ym Mhlas Hyfryd yn gallu cysylltu â nhw ar unrhyw adeg trwy ddefnyddio Tunstall.
Yn dibynnu ar y canfyddiadau yn yr adroddiad, bydd y darparwr yn cael camau unioni a datblygiadol i'w cwblhau. Camau unioni yw'r rheini y mae'n rhaid eu cwblhau (yn unol â Ddeddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) neu gontract y Cyngor), a gweithredoedd datblygiadol yw argymhellion arfer da.
Argymhellion Blaenorol
Camau unioni
Os nad oes angen yr amser llawn ar gyfer yr ymweliad bellach, rhaid i'r Rheolwr gysylltu â'r tîm perthnasol i'w hysbysu bod angen adolygiad i leihau amseroedd ymweliadau. (Manyleb Gwasanaeth Gofal Ychwanegol) Amserlen – WEDI'I GYFLAWNI ac yn barhaus.
Rhaid cynnal adolygiad bob tri mis neu’n gynt os oes newid yn anghenion unigolyn. Er mwyn i'r swyddog adolygu ddangos tystiolaeth bod y tenant a/neu gynrychiolydd ac unrhyw weithiwr proffesiynol priodol arall yn rhan o'r adolygiad a'u bod nhw'n llofnodi a dyddio'r ddogfennaeth. (Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016, Rheoliad 16) Amserlen – ar unwaith ac yn barhaus - WEDI'I GYFLAWNI.
Rhaid gwneud pob ymdrech i sicrhau cysondeb gyda staff cymorth gofal. (Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016, Rheoliad 22 a manyleb y gwasanaeth ar gyfer Darpariaeth Gwasanaeth Gofal Ychwanegol) Amserlen – ar unwaith ac yn barhaus – HEB EI GYFLAWNI, gweler prif gorff yr adroddiad.
Annog tenantiaid, lle bynnag y bo modd, i gymryd rhan mewn gweithgareddau a gwneud ffrindiau newydd. (Manyleb Gofal Ychwanegol) Amserlen – ar unwaith ac yn barhaus – WEDI'I GYFLAWNI ond yn gam gweithredu parhaus.
Rhaid hefyd darparu tystiolaeth a monitro ffurfiol o gofnodion sy'n ymwneud â chyflawni canlyniadau ac iechyd a lles pobl. (Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016, Rheoliad 14 a manyleb y gwasanaeth ar gyfer Darpariaeth Gwasanaeth Gofal Ychwanegol) WEDI'I GYFLAWNI.
Rhaid i’r gwasanaeth baratoi cynllun ar gyfer yr unigolyn sy’n nodi’r camau a gymerir i nodi risgiau i les yr unigolyn a sut y caiff hyn ei reoli, hynny yw Asesiad Risg Epilepsi. (Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016, Rheoliad 15) WEDI'I GYFLAWNI.
Rhaid i ddarparwr y gwasanaeth adolygu a diweddaru’r datganiad o ddiben o leiaf unwaith y flwyddyn neu pan fydd newidiadau’n cael eu gwneud i’r gwasanaeth a ddarperir. (Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016, Rheoliad 7)
Camau Datblygiadol
Pob aelod o staff gofal i nodi’r amserau mewn/allan gwirioneddol ar y rotas a ddarperir at ddibenion archwilio mewnol/allanol. Cyflwynwyd Taflen Gofnodi Dyddiol newydd o ganlyniad i'r adborth hwn a bydd yn cael ei defnyddio nawr. WEDI'I GYFLAWNI.
Pob aelod o staff i fod yn ymwybodol o'r derminoleg a ddefnyddir wrth gadw cofnodion dyddiol. WEDI'I GYFLAWNI ac yn barhaus.
I staff fod ar gael i ymateb i gysylltiadau Tunstall. – yn parhau
Tîm Rheoli
Dywedodd Rheolwr y Cynllun fod yr Unigolyn Cyfrifol wedi ymweld ddiwethaf ym mis Mehefin 2023 a bod disgwyl yr ymweliad nesaf ym mis Gorffennaf 2024. Fodd bynnag, dywedodd y Rheolwr y gallai gysylltu â'r Unigolyn Cyfrifol unrhyw bryd pe bai angen.
Rhoddir cymorth hefyd i'r rheolwr gan Ms Craven a hefyd, Mr Hart, Cyfarwyddwr Cynorthwyol – Gofal.
Pe bai’r Unigolyn Cyfrifol a’r Rheolwr Cofrestredig yn absennol, byddai Mr Hart, fel Cyfarwyddwr Cynorthwyol yr ardal, yn cwmpasu rhannau o rôl yr Unigolyn Cyfrifol gyda chymorth gan Arweinydd Diogelu Pobl. Pe bai'r Rheolwr Cofrestredig yn absennol, byddai gofyn i Reolwyr Cofrestredig eraill yn yr ardal gynorthwyo.
Rhannwyd Polisïau a Gweithdrefnau gyda'r Swyddog Monitro fel rhan o'r broses fonitro. Sylwyd bod dyddiadau arnyn nhw; felly, yn dangos tystiolaeth o bryd cafwyd adolygiad ddiwethaf.
Rhannwyd y 3 Adroddiad Ardal Partneriaeth Gwent Adolygiad Ansawdd Chwarterol diwethaf gyda'r Swyddog Monitro. Adroddiadau yw'r rhain sy'n cael eu cwblhau gan yr Unigolyn Cyfrifol drwy gynnal ymweliadau â'r eiddo, cyfarfod â thenantiaid, staff, rheolwyr a chynnal gwerthusiadau. Mae’r adroddiadau’n amlinellu canfyddiadau’r Unigolyn Cyfrifol a chynllun gweithredu ar gyfer unrhyw welliannau sydd eu hangen.
Mae teledu cylch cyfyng wedi'i sefydlu ym Mhlas Hyfryd; fodd bynnag, nid yw ar waith o fewn fflatiau tenantiaid unigol.
Mae gan y gwasanaeth chwe aelod o staff sy'n siarad Cymraeg yn rhugl. Mae gan bob tenant sy'n cael cymorth gan Pobl yr opsiwn o gael eu dogfennaeth yn Gymraeg. Ar adeg yr ymweliad, roedd yr Arweinydd Tîm yn y broses o drefnu gwersi Cymraeg sylfaenol i staff a thenantiaid. Felly, mae'r darparwr yn cydsynio â'r Cynnig Rhagweithiol.
Dogfennaeth
Yn ystod yr ymweliad monitro, edrychwyd ar ffeiliau tri tenant. Roedd y tri yn cael lefelau amrywiol o ofal a chymorth.
Nid oedd dwy o'r tair ffeil a welwyd yn cynnwys asesiad cyn derbyn. Fodd bynnag, cofnodwyd rheswm pam nad oedd yr asesiad cyn derbyn yn y ffeil. Gwelwyd bod y tair ffeil yn drefnus a bod gwybodaeth wedi'i lleoli'n hawdd, gyda mynegai ar y blaen.
Rhennir gwybodaeth gyda'r cynllun, trwy'r Awdurdod Lleol ac fe'i elwir yn Gynllun Gofal a Chymorth. Mae’r cynllun yn disgrifio’r pethau fydd yr unigolyn angen cymorth gyda nhw, hynny yw symud, gofal personol, meddyginiaeth. Nodir hefyd eu hoffterau a'u cas bethau. Bydd hefyd yn cynnwys gwybodaeth bersonol am yr unigolyn gan gynnwys hanes bywyd ac ati.
Gwelwyd bod yr wybodaeth o Gynllun Gofal yr Awdurdod Lleol wedi’i throsglwyddo i Gynllun Personol Pobl ym mhob un o’r tair ffeil. Roedd yr wybodaeth yn fanwl ac wedi'i hysgrifennu yn y person cyntaf, gydag unigolion yn llofnodi'r cynllun i ddangos eu bod nhw wedi cymryd rhan yn ei ddatblygu.
Roedd pob tenant sy’n cael gofal a chymorth wedi llofnodi taflen amser ymweliadau fras, gan ddangos eu bod nhw'n cytuno ag amseroedd yr ymweliadau y mae Pobl yn gallu eu darparu.
Mae’r ffeiliau’n parhau i gynnwys dogfen o’r enw ‘Ychydig Amdanaf I’ sy’n rhoi crynodeb cyflym i’r darllenydd o hoffterau/cas bethau, hoff atgof, anifeiliaid anwes, gwybodaeth am rieni/brodyr a chwiorydd/teulu, man geni, cyflogaeth yr unigolyn. Byddai gwybodaeth o’r fath yn fuddiol i unrhyw ofalwr newydd sy’n darparu cymorth, a hefyd i unrhyw weithiwr proffesiynol sy'n ymweld fel sbardun ar gyfer sgwrs ac ymgysylltu.
Roedd pob un o'r tair ffeil yn cynnwys gwybodaeth am yr hyn oedd yn bwysig i'r unigolion, sut y gall Pobl ddiwallu eu hanghenion orau a'r hyn y maen nhw am ei gyflawni.
Roedd y ffeiliau'n cynnwys gwybodaeth ynghylch pa ddogfennaeth oedd yn chwarae rhan yn yr adolygiadau 3 mis ac, yn ystod trafodaeth gyda Rheolwr y Cynllun, dywedwyd wrth y swyddog ymweld ei fod yn defnyddio'r cyfle i adolygu'r holl ddogfennaeth; felly, yn darparu gwybodaeth gywir a chyfredol. Unwaith y bydd yr adolygiad wedi'i gwblhau, bydd gofyn i'r tenant lofnodi'r daflen adolygu, gan dystio ei fod wedi cymryd rhan yn yr adolygiad a chytuno ag unrhyw newidiadau y gallai fod angen eu cofnodi a gweithredu arnyn nhw.
Gwelwyd bod Asesiadau Risg priodol ar waith yn dibynnu ar ofynion pob unigolyn. Gwelwyd cynlluniau Symud a Thrin hefyd pe bai angen cymorth ar unigolyn gyda throsglwyddiadau ac ati trwy declyn codi.
Os bydd unigolion yn gwrthod cymorth, dylid cynnal trafodaeth gyda'r tenant a/neu gynrychiolydd i nodi'r rhesymau pam mae'r tenant wedi gwrthod cymorth o'r fath. Dylid dogfennu trafodaethau o'r fath. Gall hyn gynorthwyo'r cynllun i fonitro unrhyw dueddiadau a phe gwelir tuedd, gellir trafod hyn ymhellach er mwyn ceisio canlyniad priodol i'r unigolyn dan sylw.
Darllenodd y swyddog monitro bythefnos o gofnodion dyddiol ar gyfer y tri thenant. Roedd yn gadarnhaol nodi bod y cofnodion dyddiol wedi gwella. Gwelwyd eu bod nhw'n fwy manwl, ac roedd y derminoleg wedi gwella. Mae'n bwysig bod staff yn cofio efallai y bydd unigolion yn dymuno gweld eu dogfennaeth a darllen gwybodaeth sy'n ymwneud â nhw eu hunain.
Gwelwyd gwelliannau o ran staff yn llofnodi i mewn ac allan o ymweliadau - ni welwyd unrhyw fylchau yn ystod y broses fonitro hon.
Mae'r casgliad o gofnodion dyddiol wedi'i newid o fod yn wythnosol i fod yn fisol a dywedodd Rheolwr y Cynllun fod hyn yn ymddangos yn ddull mwy cynhyrchiol. Pan gaiff ei archwilio, mae Rheolwr y Cynllun yn llofnodi blaen y ddogfennaeth a bydd unrhyw gamau dynodedig yn cael eu nodi a'u gweithredu arnyn nhw.
Defnyddir logiau trosglwyddo i amlinellu unrhyw broblemau/bryderon sydd gan staff. Mae'r ddogfennaeth yn nodi'r aelod o staff sy'n gorffen shifft ac yn trosglwyddo'r awenau i'r rhai sy'n gwneud y shifft nesaf. Cyfrifoldeb yr aelod o staff yw sicrhau bod yr holl wybodaeth briodol wedi’i chynnwys yn y dogfennau trosglwyddo.
Meddyginiaeth
Mae rhai unigolion yn cael cymorth gyda meddyginiaeth. Wrth edrych ar y siart Cofnod Rhoi Meddyginiaethau ar gyfer un unigolyn, ni welwyd unrhyw fylchau. Mae cymorth gyda meddyginiaeth hefyd yn cael ei nodi yn y cofnodion dyddiol, ynghyd ag unrhyw achosion o wrthod.
Monitro Galwadau
Ni chafodd unrhyw alwad ei methu yn ystod y deuddeg mis diwethaf.
Mae’r darparwr yn defnyddio system ‘Care Free’ sy’n galluogi staff i gyfathrebu unrhyw broblemau ac mae Rheolwr y Cynllun, y Rheolwr y Tu Allan i Oriau ac unrhyw Reolwr ar Alwad yn gallu cyrchu hwn.
Mae tenantiaid yn gallu cael cymorth ar unrhyw adeg o'r dydd trwy ddefnyddio'r system teleofal (Tunstall).
Mae aelod o staff ar y safle bob amser, gan gynnwys shifft breswyl yn ystod y nos.
Wrth edrych ar y tri chofnod dyddiol, nodwyd bod nifer amrywiol o weithwyr cymorth yn ateb y galwadau. Mae'n bwysig cynnal cysondeb.
Ffeiliau Staff
Edrychwyd ar ddwy ffeil staff yn ystod y broses fonitro, a gwelwyd bod y ddwy ffeil yn cynnwys y dogfennau priodol. Cedwir Contract Cyflogaeth unigolyn ym Mhrif Swyddfa'r Adran Adnoddau Dynol; felly, ni arsylwyd ar y rhain gan y swyddog monitro. Roedd y ffeiliau'n cynnwys ffotograffau o'r aelodau staff unigol ac edrychwyd ar rai tystysgrifau hyfforddi; fodd bynnag, mae'r rhain yn cael eu cadw gan y tîm adnoddau dynol ac yn cael eu cadw'n electronig.
Roedd y ddwy ffeil yn cynnwys tystysgrif Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd gyfredol, ac ni chodwyd unrhyw faterion.
Roedd tystiolaeth bod gan y staff broses gysgodi ystyrlon a gwelwyd eu bod nhw'n cael eu cymeradwyo gan y mentor.Roedd ansawdd aelodau'r staff yn cael ei wirio o ran cadw amser, gwisg, rhyngweithio â thenantiaid, Symud a Thrin, Rheoli Heintiau a chwblhau'r cofnodion dyddiol unigol.
Cynhelir hapwiriadau bob tri mis oni bai bod meysydd sy'n peri pryder.Os bydd pryderon yn cael eu codi/amlygu, bydd yr hapwiriadau yn cynyddu.Yn ystod yr hapwiriadau, edrychir ar wisgoedd, os yw dogfennaeth wedi'i chwblhau a dogfennau adnabod.
Gwelwyd bod y broses o oruchwylio staff yn gyfredol a bod hynny'n digwydd bob tri mis.Cynhelir sesiynau goruchwylio un i un gyda’r staff, ac yn ystod y rhain, trafodir pynciau amrywiol, er enghraifft, problemau gydag ymweliadau, gwyliau blynyddol, salwch, trothwyon, dysgu a datblygu, asesiadau cymhwysedd, unrhyw faterion personol ac ati.
Arsylwyd ar y matrics hyfforddi, a chanfuwyd bod y staff yn meddu ar yr wybodaeth ddiweddaraf am hyfforddiant gorfodol, hynny yw Symud a Thrin, Rheoli Heintiau, Hylendid Bwyd, Diogelu, Cymorth Cyntaf.
Yn ystod y deuddeg mis diwethaf, mae saith aelod o staff wedi gadael y sefydliad. Rhesymau dros adael y gwasanaeth: cafodd pedwar aelod o staff eu tynnu o'r banc wrth gefn, symudodd un ar gyfer boddhad swydd ac fe drosglwyddodd dau o fod dan gontract i fod yn staff wrth gefn.
Mae Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016, Rheoliad 38, yn nodi y dylid cynnal cyfarfodydd staff rheolaidd (o leiaf chwe chyfarfod y flwyddyn), y dylid eu cofnodi a bod camau priodol yn cael eu cymryd o ganlyniad iddyn nhw.Gwelwyd bod cyfarfodydd tîm yn cael eu cynnal yn rheolaidd, gydag amrywiaeth o eitemau ar yr agenda, hynny yw, meddyginiaeth, cofnodion/recordiadau dyddiol, cadw amser, cyfarpar diogelu personol, cofrestriadau Gofal Cymdeithasol Cymru, tenantiaid unigol os yn briodol.Mae'r cynllun yn parhau i weithredu dull darllen ac arwyddo.
Adborth Aelodau Staff
Fel rhan o'r broses fonitro, siaradwyd â dau aelod o staff a gofynnwyd cyfres o gwestiynau.
Mae un aelod o staff wedi gweithio i'r darparwr ers deng mlynedd, tra bod yr ail aelod o staff wedi gweithio i Pobl ers tair blynedd ac wedi dweud ei fod yn dymuno y byddai wedi dechrau yn y maes gofal yn gynt.
Dywedodd y ddau eu bod nhw'n teimlo eu bod yn cael eu cynorthwyo gan y rheolwyr ac nad oedd ganddyn nhw unrhyw bryderon.
Teimlai'r ddau aelod o staff eu bod nhw'n cael digon o amser i gyflawni eu rôl a darparu'r cymorth priodol sydd ei angen a bod digon o wybodaeth ar gael iddyn nhw ddarparu gofal a chymorth i'r unigolion sy'n derbyn gwasanaeth gan Pobl.
Adborth Tenantiaid
Ymwelwyd â thri thenant fel rhan o’r broses fonitro ac fe wnaethon nhw rannu eu profiad o fyw ym Mhlas Hyfryd a chael cymorth gan Pobl.Siaradodd pob unigolyn yn gadarnhaol am y tîm gofal gan ddweud eu bod nhw'n hapus i sgwrsio a dywedodd un unigolyn eu bod nhw'n “cael hwyl”.
Ni fethwyd unrhyw ymweliadau ac os bydd gofalwr yn hwyr, byddan nhw'n cael eu hysbysu, ac fel arfer mae hynny am reswm dealladwy, hynny yw, unigolyn blaenorol mewn cyflwr gwael.
Mae staff bob amser yn gwisgo eu bathodyn adnabod ac yn trin y tenantiaid ag urddas a pharch.
Ni chodwyd unrhyw feysydd sy'n peri pryder yn ystod y trafodaethau a gynhaliwyd.
Yn ystod yr ymweliad, siaradwyd ag ychydig o unigolion ar ôl eu cinio. Dywedon nhw wrth y swyddog ymweld bod “popeth yn wych yma, mae'n wych”.Dywedodd un unigolyn y dylid newid yr arwyddion y tu allan i Blas Hyfryd i'r Ritz!
Wrth siarad â'r Rheolwr Rhanbarthol, cyfeiriwyd at Blas Hyfryd yn profi rhai problemau o ran diwylliant staff.Mae hyn wedi'i ddatrys ac mae aelodau newydd o staff wedi'u cyflogi.Roedd yn gadarnhaol nodi, yn ystod y trafodaethau gyda’r tenantiaid, nad oedd hyn wedi effeithio ar y gofal a’r cymorth a ddarparwyd a siaradodd pawb yn gadarnhaol iawn am y tîm staff.
Gwelwyd bod amgylchedd Plas Hyfryd yn ddeniadol ac yn groesawgar.Nodwyd bod y mannau cymunedol yn lân ac yn daclus, nid oedd unrhyw arogleuon drwg ac ni welwyd peryglon yn ystod yr ymweliadau.
Roedd y fflatiau yr ymwelwyd â nhw yn eang, yn lân ac yn gartrefol.Roedd eitemau personol unigolion yn cael eu harddangos, hynny yw lluniau teulu, addurniadau a ddewiswyd yn unigol ac roedd rhai unigolion yn arddangos addurniadau bach ar eu silffoedd ffenestri y tu allan yn y coridor.
Yn y bwyty, sylwyd bod rhai tenantiaid yn cael cinio gyda’i gilydd, yn sgwrsio a chwerthin ac, yn ddiweddarach, gwelwyd rhai yn ymgasglu yn yr ardal goffi, yn mwynhau cwmni ei gilydd.
Camau unioni a datblygiadol
Camau unioni
Gwneud pob ymdrech i sicrhau cysondeb gyda staff cymorth gofal. (Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016 a manyleb y gwasanaeth ar gyfer Darpariaeth Gwasanaeth Gofal Ychwanegol) Amserlen – ar unwaith ac yn barhaus.
Camau Datblygiadol
Dim.
Casgliad
Mae'r fflatiau ym Mhlas Hyfryd yn groesawgar iawn ac yn cael eu cynnal a'u cadw i safon uchel.
Roedd hwn yn ymweliad cadarnhaol, gyda chamau unioni a datblygiadol yn cael eu cymryd. Nodwyd bod y ffeiliau wedi'u gosod yn dda ac, felly, yn caniatáu i'r darllenydd ddod o hyd i wahanol ddogfennaeth yn hawdd. Mae staff wedi gwella o ran arwyddo i mewn/allan ac maen nhw'n fwy ystyriol o ran sut maen nhw'n geirio eu ceisiadau. Hoffai'r Swyddog Monitro Contractau gymryd y cyfle i ddiolch i'r staff am eu gwaith caled ac am ddarparu gofal a chymorth mae tenantiaid Plas Hyfryd yn ei haeddu.
Diolch hefyd i'r tenantiaid am adael i'r swyddog ymweld ddod i mewn i'w cartrefi ac am roi croeso cynnes.
- Awdur: Caroline Roberts
- Swydd: Swyddog Monitro Contractau
- Dyddiad: 10 Hydref 2023