Cartref Preswyl Springfield 

Adroddiad Monitro Contract

• Enw/Cyfeiriad y Darparwr: Cartref Preswyl Springfield
• Dyddiad/Amser yr Ymweliad: Dydd Mawrth 17 Hydref 2023, 10.45am–2.15pm
• Swyddog/Swyddogion Ymweld: Andrea Crahart, Swyddog Monitro Contractau, Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili
• Yn bresennol: Claire Taylor, Rheolwr Cofrestredig

Cefndir

Mae Springfield Care yn gartref preswyl sy'n lletya oedolion iau sydd ag anableddau dysgu.  Mae My Choice Healthcare South Wales Ltd yn berchen ar y gwasanaeth a'r Unigolyn Cyfrifol yw Bethan Evans.  Y Rheolwr Cofrestredig yw Claire Taylor, sydd wedi'i chofrestru â Gofal Cymdeithasol Cymru (rheoleiddiwr y gweithlu gofal cymdeithasol).

Mae Cartref Preswyl Springfield yn dŷ ar wahân mawr iawn, wedi'i leoli mewn tiroedd deniadol sydd wedi'u cynnal a'u cadw'n dda. Mae'r cartref wedi'i gofrestru gydag Arolygiaeth Gofal Cymru i ddarparu llety a chymorth i chwech o bobl.

Fel yn ystod y blynyddoedd diwethaf, ni chafwyd unrhyw gwynion, materion nag atgyfeiriadau diogelu .

Ni nododd adroddiad archwilio Arolygiaeth Gofal Cymru diweddaraf, dyddiedig Awst 2023, unrhyw feysydd i'w gwella ond darparodd drosolwg cadarnhaol iawn ym mhob maes o'r gwasanaeth.

Yn dibynnu ar y canfyddiadau yn yr adroddiad, bydd camau unioni a datblygiadol yn cael eu rhoi i'r darparwr i'w cwblhau. Camau unioni yw’r rhai y mae'n rhaid eu cwblhau (yn unol â deddfwriaeth), ac argymhellion arfer da yw camau datblygiadol.

Argymhellion Blaenorol

Camau unioni

Gwybodaeth am wiriadau'r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS) i gynnwys a oedd y gwiriad wedi bod yn glir ai peidio, ac os nad oedd a chredir bod yr unigolyn yn addas i'w benodi, i asesiad risg fod yn ei le, fel y bo'n briodol.  Amserlen: Yn barhaus.  (Rheoliad 35, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016).  Cam unioni wedi'i gyflawni.

Ffotograffau o aelodau staff i fod yn bresennol yn ffeiliau staff.  Amserlen: Ar unwaith ac yn barhaus.  (Rheoliad 35, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016).  Cam unioni wedi'i gyflawni.

Matrics hyfforddi i'w ddiweddaru gyda'r dyddiadau pan fydd y rheolwr wedi mynychu hyfforddiant i ddiweddaru hyn.  Amserlen: O fewn 1 mis ac yn barhaus.  (Rheoliad 36, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016). Cam unioni wedi'i gyflawni.

Datblygiadol

Gofyn am eirdaon ysgrifenedig gan wahanol ddarparwyr/sefydliadau fel arfer orau.  Amserlen: Yn barhaus.  Cam datblygiadol wedi'i gyflawni.

Unigolyn Cyfrifol

Mae’n ofynnol i’r Unigolyn Cyfrifol gynhyrchu adroddiadau chwarterol a chwe misol i ddarparu gwybodaeth berthnasol yn ymwneud ag ansawdd a pherfformiad y gwasanaeth.  Roedd yr adroddiadau diweddaraf yn nodi bod ymweliadau â’r cartref yn parhau i ddigwydd yn rheolaidd a bod adborth a dadansoddiad cynhwysfawr yn cael eu casglu, e.e. cael adborth gan randdeiliaid, edrych ar ddogfennaeth, gwneud yn siŵr bod systemau'n cael eu monitro ac ati.

Roedd yn amlwg bod Datganiad o Ddiben y Cartref yn ddyddiedig Ebrill 2023 ac felly’n gyfredol.  Mae angen diweddaru'r ddogfen hon yn flynyddol, neu'n amlach os bydd newidiadau.   Roedd y Canllaw i Ddefnyddwyr Gwasanaeth wedi’i gynhyrchu fel fersiwn ‘hawdd ei ddarllen’ hefyd ac roedd yn gyfredol.

Y cynllun wrth gefn pe na bai'r Unigolyn Cyfrifol na'r Rheolwr Cofrestredig ar gael fyddai y byddai uwch weithwyr gofal yn cyflenwi ar gyfer y gwasanaeth yn y cyfamser, yn ogystal â bod Rheolwr Gweithredol yn bresennol.

Edrychwyd ar Bolisïau/Weithdrefnau Gorfodol yn ymwneud â'r gwasanaeth ac roedd y mwyafrif wedi'u hadolygu eleni.   Fodd bynnag, daethpwyd â rhai diwygiadau i sylw’r rheolwr i sicrhau bod y polisïau dan sylw yn adlewyrchu’r gwasanaeth sy’n cael ei ddarparu, ac mae angen rhai diweddariadau ynghylch prosesau cofrestru cyfredol gyda Gofal Cymdeithasol Cymru. 

Archwiliad o Ffeiliau a Dogfennaeth

Edrychwyd ar ffeiliau dau breswylydd a oedd wedi'u ffeilio'n drefnus. Roedd yr wybodaeth yn cynnwys ffotograff o’r person, adran am y cynnwys, proffil personol o fanylion cyswllt defnyddiol, e.e. perthynas agosaf, gweithiwr cymdeithasol, meddyg teulu ac ati. Roedd dogfennau gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili yn bresennol (Cynllun Gofal a Chymorth, Asesiad Integredig ac Asesiadau Risg Cymhleth).  Roedd proffiliau iechyd ac epilepsi a oedd yn fanwl.  Roedd gan berson arall gynllun codi a chario'r Cyngor i alluogi staff i ddarparu arferion codi a chario mwy diogel i gynorthwyo'r person gyda symud.

Mae 'Cynlluniau Personol' wedi'u datblygu ac yn amlinellu'n glir anghenion gofal a chymorth y person, ‘ei Stori’, digwyddiadau pwysig mewn bywyd, ei hoffterau/gas bethau ac ati. Roedd ‘diwrnod arferol’ wedi'i ysgrifennu’n fanwl ar gyfer un person, er yr awgrymwyd y gellid rhannu hwn yn amseroedd o'r dydd i'w gwneud yn haws i'r aelod o staff ei ddarllen a'i ddilyn.

Mae gwybodaeth pobl yn cael ei hadolygu/gwerthuso’n fisol gan y gweithiwr allweddol gyda’r nod o ddiweddaru’r ‘Cynllun Personol’ lle mae newidiadau i’w gwneud iddo.

Roedd gwybodaeth arall a gipiwyd ar y ffeiliau yn cynnwys, e.e. gwybodaeth siart coluddyn, siartiau bwydlen, patrymau cysgu ac ati.  Roedd asesiadau risg ar waith, fodd bynnag, mae'r rhain yn dal i gael eu datblygu ar gyfer y preswylydd mwy newydd unwaith y bydd anghenion y person hwn yn hysbys ac yn ddealladwy.

Roedd cofnodion dyddiol wedi'u gwneud o'r enw 'Am fy niwrnod' a oedd wedi'u hysgrifennu'n gynhwysfawr ac, yn aml, yn nodi pryderon allweddol ac ati. Roedd y rhain wedi'u cwblhau'n rheolaidd ac wedi'u llofnodi/dyddio gan yr aelod o staff.

Roedd llythyrau apwyntiadau meddygol yn bresennol i nodi bod apwyntiadau wedi’u trefnu gyda’r meddyg, nyrs, ymgynghorydd ac ati, ac roedd tystiolaeth o sgyrsiau dilynol da wedi’u cynnal gyda’r Nyrs Gymunedol Anableddau Dysgu mewn perthynas â lleihau pryder/cynnwrf rhywun.

Adborth gan ddefnyddwyr y gwasanaeth a rhanddeiliaid

Roedd gwybodaeth Sicrhau Ansawdd wedi'i chasglu ac roedd yr adolygiad ansawdd gofal diweddaraf wedi'i gynnal ym mis Mai 2023 gan yr Unigolyn Cyfrifol.  Roedd holiaduron yn gwahodd adborth wedi'u hanfon at randdeiliaid allweddol, e.e. preswylwyr, staff, teuluoedd ac ati. Roedd yr holl adborth a ddaeth i law yn gadarnhaol ac roedd yr adroddiad wedi'i ysgrifennu'n gynhwysfawr iawn.

Cadarnhaodd y rheolwr na fu unrhyw gwynion yn ystod y flwyddyn flaenorol, er bod nifer o enghreifftiau o ganmol y staff gan aelodau o'r teulu ac ati a oedd yn werthfawrogol iawn o'r gofal yr oedden nhw wedi'i roi i'w perthnasau.

Siaradodd y Swyddog Monitro Contractau ag un o'r dynion yn ystod yr ymweliad a oedd mewn hwyliau da ac wedi gwisgo'n briodol ar gyfer y tywydd oerach.  Nododd ei fod yn mwynhau mynd i nifer o weithgareddau ar ddiwrnodau penodol o'r wythnos, e.e. cyfarfod teulu, bwyta allan ac ati.

Hyfforddiant

Mae'r staff yn elwa o ystod eang o hyfforddiant a gynigir, e.e. diogelu, rheoli heintiau, codi a chario, meddyginiaeth, hylendid bwyd ac ati, ac roedd yn amlwg o'r matrics hyfforddi bod y staff wedi cael yr hyfforddiant diweddaraf. 

Mae'r rhan fwyaf o'r hyfforddiant yn cael ei wneud drwy e-ddysgu, fodd bynnag, cynhelir rhai wyneb yn wyneb, e.e. diogelwch tân, ac mae cynlluniau i gynnal rhagor o hyfforddiant drwy leoliad ystafell ddosbarth gan fod hyn yn cael ei ffafrio gan y staff.

Mae'r rheolwr yn ymwybodol o Fframwaith Sefydlu Iechyd a Gofal Cymdeithasol Cymru Gyfan sy'n ofynnol i ofalwyr newydd ei gwblhau ac yn gyfarwydd â'r gofynion i ofalwyr gofrestru gyda Gofal Cymdeithasol Cymru.  Mae pob un ar wahân i un aelod o staff wedi cofrestru'n llwyddiannus, yn ôl yr angen.   

Roedd dogfennaeth yn ymwneud â phroses gofrestru Gofal Cymdeithasol Cymru yn bresennol a oedd yn tystio i'r Asesiad Cyflogwr a gynhaliwyd ynghyd â thystysgrif cofrestru.

Mae gweithwyr cymorth naill ai wedi ennill eu NVQ/QCF Lefel 2 neu 3 mewn Gofal Cymdeithasol neu'n gweithio tuag at eu cymhwyster. Mae gan y rheolwr gymhwyster perthnasol hefyd.

Staffio 

Bu angen recriwtio staff ychwanegol oherwydd bod person arall yn byw yn Springfield yn ystod yr wythnosau diwethaf. Mae'r cartref yn elwa o dîm staff sefydlog sy'n darparu cysondeb i'r preswylwyr.

Edrychwyd ar ddwy ffeil staff a oedd yn drefnus ac yn cynnwys mynegeion a thaflen manylion personol.  Roedd yn amlwg bod proses recriwtio gadarn wedi ei chynnal gan fod yr holl wybodaeth berthnasol yn bresennol yn y ffeiliau, h.y. ffurflen gais heb unrhyw fylchau mewn cyflogaeth wedi’u nodi, 2 eirda ysgrifenedig, dogfen adnabod, cwestiynau'r cyfweliad, Contract Cyflogaeth wedi'i lofnodi, disgrifiad swydd, cynnig cyflogaeth, gwybodaeth y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd a ffotograff o'r aelod o staff.

Roedd asesiadau prawf wedi'u cynnal ar gyfer y ddau aelod o staff a oedd yn rhoi trosolwg trylwyr o'r hyn yr oedden nhw wedi'i gyflawni hyd yma, ynghyd ag unrhyw feysydd roedd angen cymorth arnyn nhw.

Roedd rhaglen sefydlu staff wedi'i chynnal a oedd yn dangos y meysydd a gwmpesir ar y diwrnod cyntaf o waith, yr wythnos gyntaf ac wedi hynny.

Roedd sesiynau goruchwylio wedi'u cynnal yn rheolaidd ac roedd trafodaethau'n ymwneud â meysydd megis, perfformiad yr unigolyn yn y rôl, unrhyw faterion a brofwyd, absenoldeb/cadw amser, iechyd a diogelwch, gwaith tîm (rota, cyfathrebu ac ati), preswylwyr, dysgu a datblygu, cydymffurfio (y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd, gyrru), unrhyw fusnes arall a chamau gweithredu i'w dilyn.  Roedd y rhain yn dangos bod deialog dwy ffordd yn digwydd rhwng yr aelod o staff a'r uwch ofalwr/rheolwr.

Roedd y matrics goruchwylio/gwerthuso yn dangos bod gwerthusiadau naill ai wedi'u cynnal neu'n cael eu cynllunio ar eu cyfer yn ystod y flwyddyn.

Rheoli arian preswylwyr

Mae arian preswylwyr yn cael ei reoli gan Springfield Home ac mae cofnodion addas ar waith i reoli hyn yn effeithiol, h.y. cofnod gwariant sy’n cynnwys dyddiadau trafodion, symiau a gafwyd/dynnwyd yn ôl, balans cyfredol, niferoedd derbynneb a chafwyd 2 lofnod ar gyfer pob trafodiad.

Diogelwch Tân/Iechyd a Diogelwch 

Cwblhawyd Asesiad Risg Tân ym mis Ionawr 2020 gan Unigolyn Cyfrifol blaenorol y gwasanaeth ac roedd Cynllun Argyfwng Tân wedi'i lunio yn 2021. Cadarnhaodd y rheolwr fod angen gwneud rhywfaint o waith eleni i sicrhau bod y cartref yn cydymffurfio o ran diogelwch tân.

Roedd y staff wedi cynnal gwiriadau rheolaidd o ran profi larymau tân, goleuadau argyfwng ac ati i sicrhau eu bod i gyd yn gweithio'n iawn.

Roedd Cynlluniau Personol Gadael mewn Argyfwng ar waith ar gyfer pob unigolyn yn y cartref ac wedi'u hadolygu'n rheolaidd.

Roedd driliau tân wedi'u cynnal yn aml, gyda'r olaf wedi'i gynnal ym mis Awst 2023.  Roedd y rhain hefyd yn cynnwys enwau'r bobl a oedd yn bresennol, pa mor hir y parhaodd y dril a ble y'i cynhaliwyd.

Mae'r rheolwr yn cynnal gwiriadau amgylcheddol/iechyd a diogelwch yn wythnosol ac yn fisol.

Meddyginiaeth

Mae pobl yn cael eu cynorthwyo gyda'u hanghenion meddyginiaethol ac edrychwyd ar ddau Gofnod Rhoi Meddyginiaeth a oedd yn nodi bod meddyginiaeth yn cael ei rhoi drwy ddefnyddio siart a gynhyrchwyd gan fferyllfeydd lleol.

Amgylchedd y cartref 

Mae cartref gofal Springfield yn gartref eang hardd ac roedd yr holl fannau a welwyd yn ystod yr ymweliad yn lân ac yn daclus. Mae rhai gwelliannau wedi eu gwneud i'r eiddo eleni o ran ailaddurno, grisiau i flaen y cartref wedi eu hailsmentio, ac ardaloedd eraill wedi eu hailbaentio.  Mae pobl hefyd yn elwa ar dir mawr sy'n cael ei gynnal a'i gadw'n dda ac roedd y Swyddog Monitro Contractau yn ymwybodol bod cynlluniau i gael man synhwyraidd yn yr ardd.

Mae lifft mewnol a ddefnyddir ar gyfer pobl a allai fod angen ei ddefnyddio i symud o gwmpas y cartref.

Nid oes teledu cylch cyfyng ar waith, ond mae larwm diogelwch wedi ei leoli y tu allan i'r adeilad er mwyn rhybuddio am unrhyw ymwelwyr annisgwyl.

Mae staff wedi creu ‘ystafell synhwyraidd’ yn un o’r ystafelloedd i fyny’r grisiau sy’n lliwgar iawn ac yn ardal addas i breswylwyr gael eu gofod a’u hysgogiad eu hunain.

Arsylwadau

Roedd y brif lolfa wedi'i haddurno ar gyfer Calan Gaeaf a mwynhaodd y preswylwyr a'r staff siarad am hyn.  Roedd awyrgylch hyfryd a siriol gyda'r staff yn siarad â’r preswylwyr, roedd chwerthin i’w glywed yn ystod yr ymweliad ac roedd gweithiwr cymorth yn darllen llyfr i un o’r dynion.

Roedd gŵr arall yn fywiog iawn ac yn mwynhau siarad â'r Swyddog Monitro Contractau a'r staff.  Roedd yn awyddus iawn i egluro'r hyn yr oedd wedi pacio yn barod i fynd ag ef ar gyfer ei daith allan y diwrnod hwnnw gyda'r staff. 

Camau Unioni/Datblygiadol

Camau unioni

Polisïau/gweithdrefnau gorfodol i'w hadolygu pan fo'n hwyr ac i ddiwygiadau/diweddariadau gael eu gwneud i sicrhau eu bod yn adlewyrchu'r gwasanaeth a ddarperir.  Amserlen: O fewn 6 mis.  (Rheoliad 38, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016).

Casgliad

Mae cartref preswyl Springfield yn parhau i ddarparu amgylchedd croesawgar i unigolion fyw ynddo, ac i staff ac ymwelwyr hefyd.  Roedd awyrgylch hyfryd gyda llawer o sgwrsio a chwerthin yn cael ei glywed.

Mae staff yn cael eu cynorthwyo i gael mynediad at ystod eang o hyfforddiant, ac mae'n gadarnhaol deall bod cynlluniau i gynnal rhagor o sesiynau hyfforddi wyneb yn wyneb.  Mae tîm staff sefydlog yn parhau i ddarparu cysondeb i'r preswylwyr.

Mae dogfennau'n parhau i gael eu hysgrifennu'n gynhwysfawr ac mae prosesau sicrhau ansawdd mewnol da iawn ar waith, a arweinir gan Reolwyr y gwasanaeth.

Hoffai'r Swyddog Monitro Contractau ddiolch i'r Rheolwr a'i thîm am eu hamser a'u lletygarwch yn ystod yr ymweliad monitro.

• Awdur: Andrea Crahart
• Swydd: Swyddog Monitro Contractau      
• Dyddiad: Hydref 2023