PRESS

Adroddiad Monitro Contract

  • Enw/Cyfeiriad y Darparwr: Planned Residential Support Services (PRESS), Tŷ’r Ŵyl, Parc Busnes Fictoria, Glynebwy, NP23 8ER
  • Dyddiad yr Ymweliad: Dydd Llun 22 Ionawr 2024
  • Swyddog(ion) Ymweld: Amelia Tyler: Swyddog Monitro Contractau, Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili
  • Yn bresennol: Steve Smothers: Unigolyn Cyfrifol, PRESS / Caitlin Smothers: Rheolwr Cofrestredig, PRESS

Cefndir

Darparwr byw â chymorth yng Nglynebwy yw PRESS, sydd â chontract gyda Chyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili ers 2011 i ddarparu gofal a chymorth i bobl sy’n byw yn y Fwrdeistref Sirol. Ar adeg yr ymweliad, roedd gan y darparwr ddau eiddo preswyl yng Nghaerffili ac un wedi’i gofrestru fel eiddo byw â chymorth.

Cwblhawyd yr ymweliad diwethaf â’r brif swyddfa ar 5 Mai 2022, a nododd yr adroddiad bedwar cam unioni ac un argymhelliad datblygu.

Gan ddibynnu ar ganfyddiadau'r adroddiad, rhoddir camau unioni a chamau datblygu i'r darparwr eu cwblhau. Camau y mae'n rhaid eu cymryd yw camau unioni (yn unol â deddfwriaeth), ac argymhellion arfer da yw camau datblygu.

Argymhellion Blaenorol

Pob aelod o staff i fod yn ymwybodol o hyfforddiant gorfodol. RISCA (Ebrill 2019) Rheoliad 9 a chontract Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili 13.3. Wedi'i gyflawni. Roedd y matrics hyfforddi’n dangos bod yr holl staff sy’n gweithio yn yr eiddo byw â chymorth wedi cael yr holl hyfforddiant gorfodol.

Dau dystlythyr ysgrifenedig, gan gynnwys geirda gan y cyflogwr diwethaf. RISCA fersiwn 2 (Ebrill 2019) Atodlen 1, rheoliad 35, rhan 1 (4). Wedi'i gyflawni'n rhannol. Gwelwyd ffeil dau aelod o staff yn ystod yr ymweliad: roedd un yn cynnwys geirda gan y bwrdd iechyd ond nid oedd enw na dynodiad ynddi. Nid oedd geirda yn yr ail ffeil, ond cydnabuwyd ei bod wedi gadael y cwmni a dychwelyd. Pwysleisiwyd gan yr unigolyn cyfrifol eu bod yn gwneud popeth allan nhw i gael dau eirda ysgrifenedig (rhai proffesiynol yn ddelfrydol), ond gan nad oedd gofyniad swyddogol i ddarparu hyn, nac i roi unrhyw fewnwelediad i’w hymddygiad na’u haddasrwydd i’r swydd, mae hyn yn hynod o anodd. Cynigiodd y swyddog monitro contractau gynorthwyo os yw’r unigolyn wedi gweithio i ddarparwr gofal yn y Fwrdeistref Sirol yn flaenorol, ond ni all hyn warantu ansawdd y geirda. Codwyd hyn fel pryder parhaus gan y gall achosi i’r arfer ddod yn un dibwrpas yn hytrach nag asesu addasrwydd yr unigolyn sy’n gwneud cais am y swydd.

Cofnodion cyfweliadau i'w cadw ar ffeil i ddangos y fetio trylwyr ar ymgeiswyr. RISCA fersiwn 2 (Ebrill 2019) Rheoliad 35. Heb ei gyflawni. Nid oedd gan y ffeiliau gofnodion cyfweliad. Nodwyd bod gweinyddwr y busnes i’w cwblhau. Nid oedd angen cyfweliad ar un aelod o staff gan ei bod wedi dychwelyd i’r swydd o fewn deuddeg mis o adael. Yn yr amgylchiadau hyn, dylid cadw’r cyfweliad gwreiddiol ar ffeil yn ogystal â datganiad yn tynnu sylw at y polisi sy’n nodi nad oes angen hyn o fewn cyfnod o ddeuddeg mis.

Copïau o dystysgrifau geni, pasbortau, a lluniau diweddar i fod yn bresennol ym mhob ffeil staff. RISCA fersiwn 2 (Ebrill 2019) Atodlen 1, rheoliad 35, rhan 1 (8). Wedi'i gyflawni'n rhannol. Roedd pasbortau a lluniau diweddar yn bresennol yn y ddwy ffeil, ond dim ond un oedd â thystysgrif geni. Argymhellodd y swyddog monitro contractau os nad oes tystysgrif geni ar gael, dylid cadw datganiad wedi’i lofnodi a’i ddyddio gan yr aelod o staff.

Dylid ystyried ychwanegu dyddiad yr adolygiad nesaf at y polisïau. Wedi'i gyflawni. Roedd pob un o’r polisïau a’r gweithdrefnau’n nodi cyfnod adolygu o un, dwy neu ddeng mlynedd o’r protocol cyn-derbyn mewn perthynas â chychwyn gwasanaeth. Gofynnir bod yr holl bolisïau a gweithdrefnau’n cael eu cadw’n gyfredol ac y byddai’r unigolyn cyfredol yn eu diweddaru pe bai unrhyw newidiadau i ddeddfwriaeth neu brosesau.

Canfyddiadau o'r ymweliad

Archwiliad pen desg

Ni chafodd y tîm comisiynu unrhyw bryderon gan y timau rheoli gofal na gan asiantaethau allanol. Cydnabuwyd na chodwyd hysbysiad gorfodi yn ystod yr ymweliad diweddaraf gan Arolygiaeth Gofal Cymru ym mis Ionawr 2024, ac roedd yr adroddiad ar ffurf drafft ar adeg yr ymweliad. Nid oedd unrhyw gwynion nac atgyfeiriadau diogelu wedi’u gwneud.

Anfonwyd y matrics hyfforddi drwy e-bost cyn yr ymweliad, ac fel yr amlygwyd uchod; roedd y rhan fwyaf o’r hyfforddiant gorfodol wedi’i gwblhau, ond nodwyd rhai bylchau. Edrychir ar hyn yn fanylach yn yr adroddiad o dan gwybodaeth staffio.

Rhannwyd copi o’r matrics goruchwylio ac arfarnu ac fe’i drafodwyd yn ystod yr ymweliad; nodwyd bod y staff yn mynd i gyfarfod goruchwylio bob tri mis yn ôl yr angen (gydag un o’r rhain yn arfarniad). Nododd y swyddog monitro contractau fod dyddiad y sesiynau goruchwylio a gynhaliwyd ym mis Hydref 2023 wedi’u cofnodi yn ôl mis (dros dro); argymhellir bod y dyddiad llawn yn cael ei gofnodi unwaith y bydd y sesiynau goruchwylio wedi’u cwblhau i sicrhau cywirdeb a thryloywder. Roedd un sesiwn oruchwylio fis yn hwyr, ac roedd aelod arall o staff yn absennol rhwng mis Ebrill a mis Hydref 2023, ac nid oedd cofnod ar ôl iddi ddychwelyd i’r gwaith tan fis Ionawr, ac nid oedd y dyddiad llawn hwnnw wedi’i gofnodi.

Dywedodd y rheolwr cofrestredig a’r unigolyn cyfrifol mai’r contract hiraf maen nhw’n ei ddarparu yw 40 awr yr wythnos. Dim ond sifftiau noson effro sydd ar gael rhwng 9:30pm a 7:30am ac eglurwyd mai’r gymhareb staffio yn Porset Drive yw dau staff i bedwar cleient yn ystod y dydd a gyda’r nos.

Unigolyn Cyfrifol

Gwelwyd copi o’r rhestr wirio a gwblhawyd fel rhan o’r ymweliadau rheoliad 73 ac roedd wedi’i dyddio 1 Tachwedd 2023. Nododd y swyddog monitro contractau nad oedd yn dangos tystiolaeth o sgwrs nac adborth gan y cleientiaid a’r staff fel yr angen.

Gwelwyd copi o’r datganiad o ddiben, a chydnabuwyd bod hwn wedi’i adolygu ym mis Gorffennaf 2023 a’i fod wedi’i adolygu ddiwethaf i gynnwys cyfeiriad newydd tîm cwynion Caerffili.

Cafwyd trafodaeth ynghylch y cynllun wrth gefn pe bai’r rheolwr cofrestredig a’r unigolyn cyfrifol yn absennol yn annisgwyl am fwy na 28 diwrnod, a dywedwyd y byddai hysbysiad yn cael ei gyflwyno i Arolygiaeth Gofal Cymru a’r tîm comisiynu, ac y byddai’r gwaith o oruchwylio’r gwasanaeth a’r cyfrifoldebau gofynnol yn cael eu cwblhau rhwng y rheolwyr a’r dirprwy reolwyr eraill gyda chymorth y gweinyddwr busnes.

Nodwyd nad yw’r asesiad cychwynnol yn gofyn beth yw dewis iaith yr unigolyn, ond mae polisi Iaith Gymraeg ar waith a adolygwyd ddiwethaf yn 2023, ac sy’n cael ei adolygu bob dwy flynedd. Roedd y polisi’n amlinellu’r cyfyngiadau ar y cwmni rhag gallu cynnig gwasanaeth dwyieithog gan nad oes ganddyn nhw gleientiaid na staff sy’n gallu cyfathrebu yn Gymraeg. Nodwyd y bydden nhw’n cynnig cymorth llawn i unrhyw aelod o staff a fyddai’n mynegi dymuniad i ddysgu’r iaith a’i defnyddio yn y swydd.

Gwybodaeth am y tenantiaid

Ar adeg yr ymweliad, eglurwyd bod un eiddo byw â chymorth a dau gartref preswyl llai yn y Fwrdeistref Sirol. Nid oedd cynlluniau i gymryd mwy o eiddo yn y Fwrdeistref Sirol fel landlord na darparwr cymorth.

Mae’r eiddo byw â chymorth yn eiddo i United Welsh ac yn cael ei gynnal ganddyn nhw. Hysbyswyd y swyddog monitro contractau bod y ddau eiddo preswyl yn eiddo i landlord preifat. Pwysleisiwyd nad yw’r menywod sy’n byw yn y cartref yn rhwym drwy gontract i’w darparwr cymorth.

Dywedodd yr unigolyn cyfrifol fod ganddyn nhw berthynas weithio dda gyda’r landlord, ac fel arfer y cyflawnir unrhyw waith mewn modd amserol, ond mae achosion wedi bod lle mae hyn wedi cymryd yn hirach na’r disgwyl. Pan mae mater iechyd a diogelwch yn yr eiddo, dywedwyd mai’r darparwr cymorth sy’n trefnu hyn, a bod y landlord yn talu am y gwaith a gynhaliwyd.

Caiff unigolion eu cyfeirio at y darparwr drwy’r timau rheoli gofal yn y gwasanaethau cymdeithasol. Mae’r broses dewis tenantiaid yn cynnwys darllen drwy’r cynllun gofal sy’n cael ei lunio gan yr awdurdod lleoli, cynnal cyfarfod gyda’r unigolyn i wneud asesiad cychwynnol i weld a ydyn nhw’n gallu ateb eu gofynion, ac yna defnyddio protocol cyn-derbyn i gyflawni asesiadau cydnawsedd a siarad gyda’r tenantiaid presennol ynghylch rhywun newydd yn symud i’r eiddo a chynnal cyfnodau prawf gydag adolygiad chwe wythnos.

Ffeiliau tenantiaid

Ni welwyd ffeiliau’r tenantiaid yn y swyddfa gan y bydd hyn yn cael ei wneud yn ystod yr ymweliad i gwrdd â’r tenantiaid.

Cwestiynau i'r rheolwr

Caiff meddyginiaeth ei harchwilio gan y staff deirgwaith y diwrnod, ac mae’r rheolwr hefyd yn cwblhau archwiliad misol. Ar adeg yr ymweliad, eglurwyd nad oedd unrhyw gleientiaid yn cael meddyginiaeth gudd, a nodwyd pe bai angen hyn, byddan nhw’n gofyn am gyfarfod amlddisgyblaethol i drafod buddiannau gorau’r unigolyn.

Fel y nodwyd yn flaenorol, nid yw’r darparwr yn gweithredu’r cynnig gweithredol a dywedwyd wrth y swyddog monitro contractau fod un aelod o staff ar draws y sefydliad sy’n gallu siarad Cymraeg yn rhugl ar hyn o bryd.

Cynhaliwyd trafodaeth am y gweithdrefnau meddyginiaeth ac eglurodd y rheolwr fod y Cofnod Rhoi Meddyginiaeth (MAR) yn cael ei lofnodi gan yr aelod o staff unigol sy’n rhoi’r feddyginiaeth. Caiff meddyginiaeth ei storio mewn cabinet dan glo yn yr ystafell fyw.

Fel arfer ceir adborth gan gleientiaid a rhanddeiliaid ar lafar yn wythnosol, a nodwyd bod hyn yn cael ei gasglu’n fwy ffurfiol yn ystod y cyfarfodydd tîm bob tair wythnos, lle bydd gweithwyr allweddol yn rhannu unrhyw sylwadau neu broblemau ar ran y bobl maen nhw’n eu cynorthwyo. Amlygwyd hefyd y bydd yr unigolyn cyfrifol yn gofyn yn achlysurol am gael eistedd yn arfarniadau staff i gael adborth uniongyrchol ynghylch sut maen nhw’n teimlo am eu swydd, y gwasanaeth, a sut gellid ei wella.

Anfonodd yr unigolyn cyfrifol gopi o’r adroddiad rheoliad 80 chwe mis, a oedd yn amlinellu unrhyw dueddiadau a chamau gweithredu yr oedd angen eu cymryd. Roedd yr adroddiad diwethaf ym mis Mehefin 2023, a dywedwyd wrth y swyddog monitro contractau ar adeg yr ymweliad bod yr wybodaeth yn dal i gael ei chasglu ar gyfer cyfnod Gorffennaf – Rhagfyr.

Nid oedd angen unrhyw newidiadau oherwydd yr adborth a gafwyd, ond dywedwyd wrth y swyddog monitro contractau nad oedd y cleientiaid yn dymuno cael soffa yn yr ystafell fyw mwyach, ac maen nhw wedi prynu eu cadeiriau breichiau eu hunain. Roedd cymorth iddyn nhw brynu unrhyw eitemau oedd eu heisiau arnyn nhw, gan gynnwys dodrefn a bleindiau ffenestri.

Rhennir canlyniad unrhyw broses sicrhau ansawdd gyda’r staff drwy grŵp WhatsApp y cwmni, ac yna bydd y staff yn rhannu hyn ar lafar gyda’r cleientiaid. Nid oes tystiolaeth bod yr adroddiad ffurfiol yn cael ei rannu gyda rhanddeiliaid, a allai fod wedi bwydo i’r broses.

Mae’r unigolyn cyfrifol a’r rheolwr cofrestredig yn gwybod ble i gael mynediad at eiriolaeth ar gyfer y bobl maen nhw’n eu cynorthwyo lle bo angen. Amlygwyd ar adeg yr ymweliad mai dim ond un menyw oedd ag eiriolwr.

Pe bai digwyddiad lle roedd un o’r unigolion yn dymuno i un o’r lleill adael yr eiddo, dywedwyd wrth y swyddog monitro contractau y byddai cyfarfod amlddisgyblaethol yn cael ei drefnu gyda’r tîm gwaith cymdeithasol pe bai angen. Bydden nhw’n trafod gyda’r cleientiaid dan sylw, yn ymchwilio i’r mater a godwyd ac yn edrych ar ddatrys y gwrthdaro. Er bod rhai mân-anghydfodau wedi bod, adroddwyd nad oes dim wedi codi yn yr eiddo byw â chymorth nad yw wedi’i ddatrys.

Lle roedd aelod o staff yn ei chael yn anodd cynorthwyo cleient, dywedwyd y bydden nhw’n trafod y mater â’r ddau barti ac yn ystyried unrhyw anghenion hyfforddiant. Gellid ei ddatrys drwy newid staff (fel bod gan y cleientiaid wahanol weithwyr allweddol) neu newid arfer gyda’r tîm. Fel cam olaf, dywedwyd wrth y swyddog monitro contractau y byddai’r aelod o staff yn cael cyfle i weithio mewn eiddo arall.

Cwynion a chanmoliaeth

Cyflwynwyd tri achos o ganmoliaeth wrth fonitro’r contract yn ail hanner 2023: roedd un gan fenyw’n gweithio mewn siop ewinedd leol, un gan y nyrs gymunedol ac un gan dair nyrs mewn ysbyty leol. Roedd pob canmoliaeth yn sôn am y sylw a’r gefnogaeth a roddir gan staff, ac mor dda oedd cyflwyniad y cleient pan ddaeth i’r ysbyty.

Cydnabuwyd bod y canllaw defnyddiwr gwasanaeth yn hawdd ei ddefnyddio ac yn hygyrch, ac yn rhoi cyngor clir ynghylch sut gallai cleientiaid wneud cwyn pe bydden nhw’n dymuno. Roedd wedi’i ddiweddaru ac yn cynnwys gwybodaeth gywir. Nid oedd modd olrhain cwyn er mwyn sicrhau canlyniad boddhaol, gan na fu unrhyw gwynion. Eglurwyd bod y staff yn ceisio defnyddio ymagwedd ragweithiol ac yn ceisio defnyddio methodoleg gadarnhaol a chymesur tuag at reoli risg. O ganlyniad i gwymp blaenorol, mae lifft grisiau wedi’i gosod, gan y cytunwyd bod hwn yn ganlyniad cadarnhaol i gynyddu annibyniaeth yr unigolyn cymaint â phosib.

Pwysleisiodd y rheolwr pe bai hyn yn digwydd, byddai’r achwynydd yn cael gwybod am y canlyniad yn ysgrifenedig, ac y byddai’n cael ei gadw ar ffeil i alluogi llwybr archwilio llawn.

Byddai’r staff yn cael gwybod am unrhyw gwynion yn briodol, gan barchu cyfrinachedd a phroffesiynoldeb. Byddai’r rheolwr yn rhannu unrhyw wersi a ddysgwyd ar draws y cwmni i rannu arfer da a chyfleoedd datblygu.

Gwybodaeth staffio

Darparwyd y matrics hyfforddi cyn yr ymweliad, ac roedd yn dogfennu bod naw aelod o staff yn cynorthwyo’r unigolion sy’n byw yn Porset Drive. Roedd pawb wedi gwneud hyfforddiant codi a chario, hylendid bwyd, diogelu, cymorth cyntaf a meddyginiaeth. Nodwyd bod pedwar wedi mynychu hyfforddiant tân.

Roedd yn nodi ar y matrics mai dim ond dau aelod o staff a oedd wedi cwblhau’r hyfforddiant nam ar y golwg, ond trafodwyd yn ystod y cyfarfod ei bod yn anodd dod o hyd i hyfforddiant nam synhwyraidd ar hyn o bryd. Nododd y swyddog monitro contractau fod un aelod o staff heb gwblhau hyfforddiant rheoli heintiau eto, a bod chwech ohonyn nhw heb gwblhau hyfforddiant rheoli ymddygiad cadarnhaol. Roedd angen i un aelod o staff cymorth fynd i hyfforddiant dementia. Yn dilyn y cyfarfod, amlygwyd nad oedd y gronfa ddata wedi’i chwblhau’n gywir, a chadarnhawyd bod yr holl staff wedi bod i hyfforddiant rheoli heintiau.

Er y nodwyd nad oedd dim un aelod o staff wedi gwneud hyfforddiant cyfathrebu, roedd pedwar wedi cwblhau hyfforddiant deall awtistiaeth, ac argymhellwyd bod y pedwar arall yn gwneud y cwrs hwn hefyd. Nododd y swyddog monitro contractau nad oedd neb wedi cwblhau hyfforddiant ar ymddygiad heriol, ond mae hyn yn cael ei drafod yn rhannol yn yr hyfforddiant rheoli ymddygiad cadarnhaol (y mae tri aelod o staff wedi mynychu) a deall awtistiaeth, ac ni theimlwyd bod hyn yn angen penodol yn yr eiddo hwn. Yn dilyn y cyfarfod, dywedodd yr unigolyn cyfrifol y bydden nhw’n ei chael yn anodd cael mynediad at unrhyw hyfforddiant o’r fath gan nad oedd dim un o’r unigolion sy’n byw yn yr eiddo byw â chymorth yn dangos ymddygiad arwyddocaol. Dim ond pedwar aelod o staff oedd wedi mynychu hyfforddiant diogelwch tân ar adeg yr ymweliad.

Mae’r hyfforddiant nad yw’n orfodol sydd ei angen i fodloni anghenion arbenigol y bobl sy’n cael cymorth yn cynnwys ymwybyddiaeth diabetes, gofal briwiau pwyso, gofal lliniarol, epilepsi, anaf i’r ymennydd a sgiliau cofnodi.

Darperir hyfforddiant drwy gyfuniad o ddysgu electronig ac yn y dosbarth, ac eglurwyd y caiff ansawdd y cyrsiau hyn eu gwerthuso drwy ffurflenni gwerthuso, hyfforddiant diwylliant, asesiadau cymhwysedd, arsylwadau ar sifft, goruchwyliaeth, a’r adborth a geir gan y bobl sy’n cael cymorth.

Adroddwyd bod y cyfathrebu rhwng y timau’n dda, a dywedwyd wrth y swyddog monitro contractau bod yna grŵp WhatsApp i staff sy’n galluogi’r unigolyn cyfrifol neu’r rheolwr cofrestredig rannu gwybodaeth, ac eglurwyd mai negeseuon am allan yn unig oedd hyn.

Fel y nodwyd yn flaenorol, roedd y ddwy ffeil staff yn cynnwys disgrifiadau swydd, hanes cyflogaeth llawn, contractau cyflogaeth â llofnod a dyddiad, copïau o basbortau, lluniau diweddar a thystysgrifau hyfforddi. Roedd rhywfaint o wybodaeth ar goll, a fydd yn cael ei rhannu â’r gweinyddwr busnes.

Goruchwylio a gwerthuso

Mae’r sesiynau goruchwylio’n sesiynau 1:1 ffurfiol a chyfrinachol, ac roedd y rhain yn cael eu cofnodi a’u cadw ar ffeil. Cyflawnir arfarniadau’n flynyddol o leiaf, gyda’r sesiwn gyntaf tua blwyddyn o’r dyddiad cychwyn. Nodwyd bod disgwyl i staff gwblhau arfarniad cyn y cyfarfod, fel bod modd iddyn nhw gyfrannu’n ystyrlon i’r cyfarfod ac ystyried eu rôl, beth sydd wedi mynd yn dda, nodi meysydd i’w datblygu, a beth yw eu dyheadau ar gyfer y dyfodol.

Cefnogir rheolwr y safle byw â chymorth drwy sesiynau goruchwylio rheolaidd gyda’r unigolyn cyfrifol. Mae tri rheolwr, tri dirprwy, a gweinyddwr busnes sy’n cydweithio’n agos ac yn cynorthwyo ei gilydd i rannu arferion gweithio da a sicrhau cysondeb. Nodwyd bod y gwaith cynllunio olyniaeth yn dda, a bod y tîm o uwch staff yn ceisio hyrwyddo datblygiad mewnol i’r rhai sy’n dymuno datblygu a gwneud cynnydd.

Problemau staffio

Darparwyd matrics i’r swyddog monitro contractau i ddangos tystiolaeth fod gan yr holl staff dystysgrif ddilys y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd, a bod pob un yn glir ac yn cael eu gwirio’n flynyddol o leiaf.

Cydnabuwyd bod pedwar aelod o staff a fu’n gweithio yn Porset Drive wedi gadael yn ystod y deuddeg mis diwethaf, sy’n gyfwerth â 44% o’r tîm staff. Y rhesymau a roddwyd oedd rhesymau personol, eisiau gweithio gyda phobl ifanc, neu eisiau gadael y sector yn llwyr. Roedd yn braf nodi yn yr un cyfnod bod y darparwr hefyd wedi llwyddo i recriwtio pedwar aelod newydd o staff, ac adroddwyd bod pethau’n mynd yn dda gyda nhw.

Nid oedd un aelod o staff ar salwch hirdymor ar adeg yr ymweliad, ac nid ydyn nhw’n defnyddio staff asiantaeth. Dywedwyd wrth y swyddog monitro contractau bod polisi ar-alw, lle byddai uwch aelod o staff yn cael eu galw mewn argyfwng, ond nid oes rota ar waith ar hyn o bryd, gan na fu angen cyflwyno un.

Camau Unioni / Datblygu (i'w cwblhau o fewn 3 mis i ddyddiad yr adroddiad hwn)

Unioni

Dau dystlythyr ysgrifenedig, gan gynnwys geirda gan y cyflogwr diwethaf. RISCA fersiwn 2 (Ebrill 2019) Atodlen 1, rheoliad 35, rhan 1 (4).

Cofnodion cyfweliadau i'w cadw ar ffeil i ddangos y fetio trylwyr ar ymgeiswyr. RISCA fersiwn 2 (Ebrill 2019) Rheoliad 35.

Copïau o dystysgrifau geni, pasbortau, a lluniau diweddar i fod yn bresennol ym mhob ffeil staff. Lle nad yw hyn ar gael, mae angen datganiad ysgrifenedig â llofnod a dyddiad gan y gweithiwr. RISCA fersiwn 2 (Ebrill 2019) Atodlen 1, rheoliad 35, rhan 1 (8).

Fel rhan o’r broses adolygu ansawdd, mae’n rhaid i’r darparwr fynd ati i annog adborth a darparu dadansoddiad o’r adborth a gafwyd i randdeiliaid. RISCA fersiwn 2 (Ebrill 2019) Rheoliad 8.

Yr ymweliadau chwarterol a gyflawnwyd gan yr unigolyn cyfrifol i ddangos tystiolaeth o drafodaeth gyda staff a chleientiaid. RISCA fersiwn 2 (Ebrill 2019) Rheoliad 73.

Datblygu

Y matrics goruchwylio ac arfarnu i ddarparu dyddiadau llawn a chywir o’r cyfarfod.

Ar ôl cyfnod hir o absenoldeb, cynnal sesiynau goruchwylio, a’u cofnodi, gydag aelod o staff i’w gynorthwyo wrth ddychwelyd i’r gwaith.

Casgliad

Nodwyd bod gan y rheolwr a’r unigolyn cyfrifol ddealltwriaeth drylwyr o’u gweithlu ac anghenion a gallu’r bobl maen nhw’n eu cynorthwyo. Roedd y ffeiliau wedi’u cyflwyno’n dda, ac er bod rhai bylchau wedi’u nodi, roedd yr wybodaeth yn hawdd ei chanfod os oedd ar gael.

Ni chodwyd unrhyw bryderon, ac er y nodwyd chwe cham gweithredu, teimlir y bydd yn hawdd cyflawni’r rhain o fewn yr amserlen o dri mis.

Dymuna'r swyddog monitro contractau fanteisio ar y cyfle hwn i ddiolch i bawb dan sylw am eu hamser yn casglu’r wybodaeth, yn ystod y cyfarfod, ac am eu lletygarwch. Oni bai bod angen symud yr ymweliad nesaf ymlaen, bwriedir cynnal yr ymweliad nesaf ymhen tua deuddeg mis.

  • Awdur: Amelia Tyler
  • Swydd: Swyddog Monitro Contractau
  • Dyddiad: 14 Chwefror 2024