Mirus-Wales

Adroddiad Monitro Contract

• Enw/cyfeiriad y darparwr: Mirus-Wales, Uned 5, Cleeve House, Lambourne Crescent, Llanisien CF14 5GP
• Dyddiad yr ymweliad: Dydd Llun 24 Awst, 2023, 10.00am–12.30pm (ymweliad swyddfa)
• Swyddog ymweld: Andrea Crahart, Swyddog Monitro Contractau, CBSC
• Yn bresennol: Janine Darling:  Peter Davis, Rheolwr Ardal / Stacey Crocker, Rheolwr y Lleoliad

Cefndir

Cynhaliwyd yr ymweliad â swyddfa Mirus-Wales er mwyn gweld gwybodaeth a gedwir yn y brif swyddfa mewn perthynas â ffeiliau, hyfforddiant, goruchwylio/arfarnu, sicrhau ansawdd a chwynion/canmoliaeth o ran y staff. 

Mae Mirus-Wales yn darparu cymorth arbenigol i oedolion o bob oed sydd ag anableddau. Mae un maes gwasanaeth yn cynnwys ‘byw â chymorth a rennir’, lle mae’r staff yn cynorthwyo nifer fach o bobl mewn eiddo sydd â’u cytundebau tenantiaeth eu hunain.  Mae’r darparwr hwn yn dewis staff yn ofalus i gynorthwyo pobl, ac mae’r meysydd y cynorthwyir pobl â hwy yn cynnwys, rheoli’r aelwyd, materion ariannol, sgiliau/annibyniaeth a chyfranogiad cymunedol.

Mae gan y landlord a’r darparwr cymorth gontractau ar wahân.  Mirus-Wales yw’r darparwr cymorth, a United Welsh Housing Association (UWHA) yw’r landlord, ac mae felly’n gyfrifol am yr holl waith cynnal a chadw/atgyweiriadau yn yr eiddo lle mae’r bobl a gynorthwyir yn byw.

O ran ‘proses dethol tenantiaeth’, bydd Mirus-Wales yn ‘paru’ pobl trwy gynnwys tenantiaid presennol (lle bo’n briodol), aelodau teulu a gweithwyr proffesiynol priodol i geisio sicrhau bod pobl yn gymharus â’i gilydd.  Ceir cyfnodau prawf lle caiff addasrwydd unigolyn ei adolygu’n rheolaidd, ac ymdrinnir ag unrhyw anawsterau o ran cydnawsedd mewn ffordd ragweithiol.

Hyd yn hyn yn ystod 2023, adroddwyd un mater o bwys i Dîm Diogelu Gwasanaethau Cymdeithasol Caerffili ac mae Mirus-Wales bellach yn ymchwilio i’r mater hwn.

Rhoddwyd gwybod i swyddog monitro’r contract am fwriad AGC (Arolygiaeth Gofal Cymru) i gyflawni arolygiad yn fuan, a chyn hynny roedd AGC wedi ymweld tua diwedd 2020 ac wedi cyhoeddi adroddiad arolygu ym mis Ionawr 2021 (yn ymwneud â rhanbarth Gwent).  Nododd yr adroddiad hwn nifer fach o feysydd i’w gwella.

Gan ddibynnu ar ganfyddiadau’r adroddiad rhoddir camau unioni a datblygiadol i’r darparwr i’w cwblhau. Camau gweithredu unioni yw’r rhai y mae’n rhaid eu cwblhau (fel y llywodraethir gan ddeddfwriaeth ac ati), a chamau gweithredu datblygiadol yw’r argymhellion arfer da.

Argymhellion blaenorol

Y polisi diogelu i gael ei ddiweddaru i sicrhau bod y derminoleg yn gyfredol.  Amserlen: Cyn pen dau fis. (Deddf Cofrestru ac Arolygu Gofal Cymdeithasol Rheoliad 6).  Cyflawnwyd y weithred.

Unigolyn Cyfrifol

Darparwyd Datganiad o Ddiben y gwasanaeth ac roedd wedi cael ei ddiweddaru eleni. Rhoddodd hwn drosolwg cynhwysfawr o’r gwasanaeth gan gynnwys e.e. gwerthoedd a gweledigaeth Mirus-Wales, a sut mae’r staff yn darparu ymagwedd sy’n canolbwyntio ar ganlyniadau gyda’r unigolion maent yn eu cynorthwyo.

O dan y cynllun wrth gefn, petai’r Unigolyn Cyfrifol a’r Rheolwr Ardal yn absennol byddai Rheolwr Ardal o ranbarth arall yn cyflenwi yn eu habsenoldeb, a byddai’r Cyfarwyddwr Gweithredol yn cyflenwi yn lle’r Unigolyn Cyfrifol.

Er  mwyn  i’r gwasanaeth weithredu’n effeithiol mae polisïau a gweithdrefnau gorfodol yn angenrheidiol (e.e. Diogelu, Rheoli Heintiau, Meddyginiaeth, Cwynion ac ati.).  Gwelwyd y rhain, ac roedd yn amlwg eu bod yn gyfredol gan fwyaf ac roedd y polisïau wedi cael eu hysgrifennu’n gynhwysfawr gan gyfeirio at derminoleg gyfredol a deddfwriaeth gyfredol berthnasol.

Staffio

Gwelwyd dwy ffeil staff fel rhan o’r broses monitro.  Archwiliwyd y rhain ac roedd yn amlwg bod tystiolaeth berthnasol wedi cael ei chasglu fel rhan o’r broses recriwtio.  Roedd ffeiliau’r staff yn cynnwys dogfen adnabod (tystysgrif geni), ffurflen gais, geirdaon ysgrifenedig, cofnodion cyfweliad ac ati (oedd yn cynnwys mecanwaith sgorio a nifer o gwestiynau, gyda senarios heriol er mwyn barnu addasrwydd yr ymgeiswyr. Nodwyd nad oedd modd gweld rhywfaint o’r wybodaeth ar gais am swydd oedd wedi’i sganio ar y system.  

Roedd tystiolaeth y gwnaethpwyd cais am wybodaeth gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS) a’i bod yn gyfredol. Mae gan y darparwr systemau ar waith i ystyried addasrwydd ymgeiswyr i’r rôl os oeddent wedi datgelu bod ganddynt euogfarnau ar eu cofnodion.

Dangosodd geirdaon cyflogeion lwybr archwilio lle bu angen mynd ar ôl y rhain, ac roeddent yn dangos y gofynnwyd am fwy na dau eirda ysgrifenedig yn aml er mwyn cynorthwyo i benodi’r bobl iawn i’r rôl.  Roedd rhestr wirio drylwyr ar gyfer personél er mwyn cipio’r wybodaeth a ddaeth i law ac unrhyw gamau gweithredu pellach yr oedd eu hangen.

Mae pum aelod o staff wedi gadael eu swyddi yn ystod y flwyddyn, ond daeth un yn ôl i’w swydd fel gweithiwr cymorth. Lle bo bylchau mewn lefelau staffio defnyddir asiantaeth, er nad yw hyn yn drefniant arferol. Mae’r asiantaeth yn gallu darparu’r un  gronfa staff fel ei bod yn sicrhau cysondeb da, a rhoddwyd gwybod i swyddfa monitro’r contract bod adborth cadarnhaol wedi dod i law ynghylch y staff dan sylw.  Ar hyn o bryd mae un unigolyn i ffwrdd ar salwch hirdymor ac un arall yn absennol o’i weithle.

Mae  trefniant ar-alwad ar waith lle mae staff uwch ar gael i roi cyngor/cymorth mewn argyfwng.  Mae hyn yn golygu bod angen i’r staff uwch sicrhau eu bod ar gael drwy gydol y diwrnod gwaith a rheoli eu gwyliau blynyddol ac ati yn unol â hynny.  Mae trefniant ar-alwad ffurfiol o ddydd Llun i ddydd Sul (5.00 p.m. i 9.00 a.m.) a gyflenwir gan reolwr lleol.  Gall y rheolwr lleol hefyd geisio cymorth gan aelodau eraill o staff Mirus, os oes angen, gan ranbarth cyfagos.   

Cwynion a chanmoliaeth

Caiff pobl eu cynorthwyo i wneud cwynion trwy gyfarfodydd tŷ rheolaidd, a gellir cyfleu safbwyntiau/barn trwy ddigwyddiadau ‘Gwell gyda’n gilydd’, a chyfarfodydd cyfranogi a gynhelir gan Mirus-Wales. Cynhelir digwyddiadau ‘Gwell gyda’n gilydd’ dwywaith y flwyddyn a chânt eu defnyddio i gael safbwyntiau am y gwasanaeth trwy’r bobl a gynorthwyir ac aelodau o’u teuluoedd. 

Mae gan y sefydliad broses gwyno gadarn sy’n cynnig llinellau cyfathrebu clir ac amserlenni i gadw atynt.  Adolygwyd y polisi cwynion yn 2022 felly roedd yn gyfredol.  Lle daw cwynion i law, y Rheolwr Ardal fyddai’n gyfrifol am eu harchwilio.

Mae gan Mirus-Wales system olrhain cwynion a ddefnyddir i gipio unrhyw gwynion a’u canlyniadau.  Gwelwyd y system ac yn ystod y flwyddyn gyfredol daeth dwy gŵyn i law, y parheir i ymchwilio iddynt.

Cofnodwyd canmoliaeth oedd yn dangos bod aelodau teulu wedi canmol aelodau o’r staff am roi cymorth arbennig i’w perthynas.

Ansawdd Gofal

Cynhaliwyd yr Adolygiad Ansawdd Gofal mwyaf diweddar ym mis Ebrill 2023 ac roedd yn amlwg bod ymweliadau chwarterol â gwasanaethau wedi cael eu cynnal yn rheolaidd hyd at fis Ebrill 2023.  Roedd yn amlwg bod yr Unigolyn Cyfrifol wedi dadansoddi’r adborth a gafwyd gan randdeiliaid a bod patrymau/tueddiadau, canlyniadau archwiliadau, yr hyn sydd wedi gweithio/heb weithio cystal ac ati wedi cael eu harchwilio.

Mae Mirus-Wales yn cynnal llawer o ddigwyddiadau sydd ar agor i randdeiliaid h.y. digwyddiadau sector, seremonïau gwobrwyo i ddathlu arferion gorau, cyfarfodydd ‘Gwell gyda’n Gilydd’ a phroses sy’n galluogi cyd-gynhyrchu.  Hefyd mae gan Gwent gynrychiolydd lleol ar fforwm 'ein llais ein dewis'. Yn ogystal, mae gan bobl a gynorthwyir gyfle i fod yn ‘wirwyr ansawdd’ er mwyn sicrhau bod cylch gwella parhaus sy’n bwydo i’r sefydliad.

Mae’r Datganiad o Ddiben yn sôn am y sefydliad yn cyflogi nifer fach o bobl yn y rhanbarth sy’n siarad Cymraeg yn rhugl ac mae nifer fwy o bobl sy’n cael eu cynorthwyo a’u cyflogi yn siarad rhywfaint o Gymraeg hefyd. Ceir rhaglen dysgu Cymraeg hefyd i bobl sy’n dymuno dysgu’r iaith ac mae dogfennau Cymraeg ar gael hefyd os oes eu hangen.

Cynefino a hyfforddi

Parheir i ddilyn cyrsiau hyfforddi trwy amrywiaeth o ddarparwyr h.y. Tîm Nyrsio Cymunedol - Anableddau Dysgu Caerffili, darparwyr hyfforddiant preifat, hyfforddiant mewnol ac e-ddysgu. 

Caiff y staff eu cynorthwyo i gwblhau’r Fframwaith Cynefino Cymru Gyfan (AWIF) sy’n ymdrin â meysydd megis safonau ymddygiad ac ymarfer proffesiynol, diogelu ac ati a chaiff aelodau o staff eu cynorthwyo hefyd i gyflawni cymhwyster mewn gofal i gefnogi eu datblygiad a’u cynorthwyo i gofrestru fel gofalwr gyda Gofal Cymdeithasol Cymru (rheoleiddiwr y gweithlu).

Mae Mirus-Wales yn cynnig amrywiaeth fawr o gyfleoedd hyfforddi i’w staff (rhai gorfodol a rhai dewisol) e.e. diogelwch bwyd, rheoli heintiau, meddyginiaeth, ymwybyddiaeth o epilepsi, rheoli ymddygiad cadarnhaol, ymwybyddiaeth o awtistiaeth ac ati.  Roedd yn amlwg o’r matrics hyfforddi bod yr holl staff naill ai wedi cwblhau’r cyrsiau hyfforddi a gynigiwyd, neu wedi cael eu cofrestru arnynt i’w dilyn yn y dyfodol.

Roedd yn amlwg bod nifer fawr o’r staff wedi cofrestru fel gofalwyr gyda Gofal Cymdeithasol Cymru, sy’n ofyniad yn y sector gofal, ac yn ogystal â ‘chofrestru’ mae rhai staff nad oes ganddynt eisoes gymhwyster perthnasol mewn gofal (NVQ – Cymhwyster Galwedigaethol Cenedlaethol, neu QCF – Fframwaith Cymwysterau a Chredydau) yn gweithio i gael cymhwyster.

Goruchwylio ac arfarnu

Roedd yn amlwg bod staff yn cael goruchwyliadau ac arfarniadau i’w cynorthwyo yn eu rolau, gan fod goruchwyliadau wedi cael eu cynnal yn y misoedd diwethaf a chynhaliwyd arfarniadau blynyddol hefyd. Nododd y Datganiad o Ddiben bod goruchwyliadau yn cael eu cynnal bob chwarter a bod arsylwi ar berfformiad yn digwydd wrth i’r staff gyflawni eu gwaith, a bod perfformiad staff yn cael ei adolygu yn ystod arfarniadau, y caiff unrhyw anghenion datblygu eu nodi a chytunir ar hyfforddiant wrth symud ymlaen.

Roedd y cofnodion goruchwylio a welwyd yn dangos y gofynnwyd cwestiynau agored er mwyn gwahodd sgwrs ddwy ffordd â’r staff e.e. ‘Sut ydych chi?’, ‘Beth sy’n mynd yn dda’? ac ati.

Camau gweithredu unioni / datblygiadol

Cam gweithredu unioni

Polisïau/Gweithdrefnau i gael eu hadolygu (polisi Dysgu a Datblygu, polisi Cymorth Ymddygiad Cadarnhaol).  Amserlen:  Cyn pen chwe mis.

Gwybodaeth a gaiff ei sganio ar y system electronig i gael ei gwirio er mwyn sicrhau y gellir gweld yr holl fanylion yn hawdd.  Amserlen:  Yn barhaus.

Camau gweithredu datblygiadol

Ni nodwyd unrhyw gamau.

Casgliad

Ymddengys bod y prosesau sicrhau ansawdd sydd ar waith yn gadarn iawn, gydag adborth yn dod i law gan bobl sy’n defnyddio’r gwasanaethau, a rhanddeiliaid eraill a dadansoddiad cynhwysfawr o’r sefydliad yn nhermau’r hyn sydd wedi gweithio’n dda a’r hyn y gellir ei ddatblygu ymhellach.  Mae’n amlwg bod Mirus-Wales yn gosod y bobl maent yn eu cynorthwyo wrth galon eu gwerthoedd a’u hethos.

Roedd y polisïau/gweithdrefnau gorfodol wedi’u hysgrifennu’n gynhwysfawr ac yn gyfredol gan fwyaf.

Caiff pobl eu cynorthwyo gan dîm staff sefydlog a gaiff eu goruchwylio ac sy’n cael hyfforddiant priodol i gyflawni eu rôl.

Roedd dogfennaeth y staff yn drylwyr yn y ddwy ffeil staff a welwyd.

Hoffai’r Swyddog Monitro Contractau ddiolch i’r Unigolyn Cyfrifol, y Rheolwr Rhanbarthol a Rheolwr y Tîm am eu hamser a’u croeso cynnes yn ystod yr ymweliad monitro.

• Awdur: Andrea Crahart
• Dynodiad: Swyddog Monitro Contractau
• Dyddiad: Awst 2023