Village Support Services
Unit 3, Tram Road, Pontllanfraith, Coed Duon, NP12 2LA
Ffôn: 01443 879677
E-bost: kathryn.stanford@villagesupportservices.co.uk
Adroddiad Monitro Contract
- Enw darparwr: Village Support Services
- Dyddiad/Amser yr ymweliad: 16 Mawrth 2023
- Swyddog(ion) Ymweld: Ceri Williams - Swyddog Monitro Contractau, Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili
- Yn bresennol: Kathryn Stanford, Rheolwr Cofrestredig
Cefndir
Mae Village Support Services wedi bod yn ddarparwr cofrestredig gwasanaethau gofal cartref yng Nghyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili ers 2005. Dyfarnwyd y contract gofal cartref presennol i'r cwmni yn 2011, yn dilyn proses tendr.
Mae'r ystod o dasgau gofal a chymorth a gyflawnir gan Village Support yn cynnwys gofal personol (e.e. cymorth o ran cael bath, ymolchi, gwisgo, rhoi meddyginiaeth, defnyddio'r toiled), gofal maethol (e.e. cymorth o ran bwyta ac yfed, paratoi bwyd a diod, a monitro cymeriant maethol), gofal symudedd (e.e. cymorth o ran mynd i'r gwely, symud yn gyffredinol), a gofal domestig (e.e. cymorth o ran glanhau, siopa, gwaith tŷ arall, trefnu apwyntiadau).
Gan ddibynnu ar y canfyddiadau yn yr adroddiad, bydd y darparwr yn cael camau unioni a datblygiadol i'w cwblhau. Camau unioni yw’r rhai mae'n rhaid eu cwblhau (yn unol â'r contract, deddfwriaeth ac ati), ac argymhellion arfer da yw camau datblygiadol.
Gweithredoedd Blaenorol
Gan nad oes ymweliad monitro wedi bod ers y pandemig COVID-19, nid oedd gweithredoedd blaenorol wedi cael eu hystyried.
Cynllunio Gofal a Gwasanaeth
Gwelwyd ffeiliau dau unigolyn sy'n derbyn gofal cartref gan Village Support Services yn ystod yr ymweliad monitro. Mae manylion unigolion bellach yn cael eu cadw'n electronig yn y swyddfa tra bod ffeiliau caled yn cael eu cadw yng nghartrefi'r unigolion i staff gael mynediad atyn nhw.
Mae gan Village Support Services broses asesu cychwynnol gynhwysfawr. Pan fydd pecyn newydd yn cael ei dderbyn, mae asesiad cychwynnol, cynllun personol ac asesiad risg yn cael eu creu yn seiliedig ar yr wybodaeth yng nghynllun gofal a chymorth Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili. Mae ffeil yn cael ei chreu sydd hefyd yn cynnwys canllaw cleientiaid a dyddiadur gofal dyddiol, sy'n cael ei gosod yng nghartref y cleient. Cyn pythefnos ar ôl dechrau'r pecyn, bydd y rheolwr cleientiaid yn ymgymryd ag adolygiad cychwynnol gyda'r unigolyn sy'n derbyn gofal a chymorth.
Roedd y Cynlluniau Personol a welwyd yn cynnwys yr holl anghenion gofal a chymorth a nodir yng nghynllun gofal a chymorth Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili. Roedd un cynllun personol yn cynnwys cyfarwyddiadau i ofalwyr ynglŷn â meddyginiaeth nad oedd wedi cael ei nodi ar y cynllun gofal a chymorth Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili. Cynhaliwyd trafodaeth gyda'r rheolwr cofrestredig i ddweud taw dim ond y cymorth sy’n cael ei nodi gan yr Awdurdod Lleol dylai cael ei ddarparu ac, os caiff angen newydd ei nodi, dylid cysylltu â'r adran Gwasanaethau Cymdeithasol perthnasol i’w drafod, a'i ychwanegu at y cynllun gofal os yw'n briodol.
Roedd y ddau gynllun personol a welwyd wedi'u llofnodi gan y darparwr ond dim ond un ohonyn nhw a oedd wedi'i lofnodi gan yr unigolyn sy'n derbyn gofal neu eu cynrychiolwyr.
Roedd y cynllun personol wedi’i drefnu ar ffurf rhestr o dasgau, i gyd i'w cwblhau gan y staff gofal yn ystod galwad. Er bod hyn yn glir ac yn addysgiadol er mwyn i staff gofal ei ddilyn, gallai canolbwyntio yn fwy ar yr unigolyn a chynnwys dewisiadau personol ac arferion yr unigolyn.
Roedd tystiolaeth o adolygiadau ar gael ar gyfer y ddau gleient. Roedd un cleient yn gymharol newydd ac roedd wedi derbyn adolygiad o fewn y terfyn amser a nodir mewn deddfwriaeth. Er bod tystiolaeth o adolygiadau ar gyfer yr ail gleient, nid yw'r rhain o fewn yr amlder o bob 3 mis fel sy'n ofynnol.
Cynhaliwyd adolygiadau gan gynnwys yr unigolyn sy'n derbyn y gwasanaeth. Roedden nhw'n cynnwys nifer o elfennau o sicrwydd ansawdd ynglŷn â'r gwasanaeth maen nhw'n ei dderbyn a'r staff sy'n eu cynorthwyo nhw. Mae angen rhagor o dystiolaeth yn nogfennaeth yr adolygiadau bod y cynllun personol ac unrhyw asesiadau risg hefyd yn cael eu hadolygu gyda'r cleient, yn parhau i fod yn berthnasol, neu, os oes angen, gwneud unrhyw newidiadau.
Nid yw'r darparwr yn defnyddio dogfen hanes bywyd ar wahân, ond mae gan un adran o'r cynllun darparu gwasanaeth y teitl 'Amdanaf i', sydd gyda'r nod o gadw gwybodaeth bersonol, hoff a chas bethau a hanes bywyd. Roedd y rhain wedi'u llenwi'n fras ar y ffeiliau a welwyd.
Mae'r darparwr yn ymgymryd ag asesiadau risg, nid dim ond ffactorau amgylchiadol yn unig (e.e. offer trydanol, neu y tu allan i'r eiddo), ond hefyd yn ystyried risgiau sy'n ymwneud â darparu gofal.
Gwelwyd dyddiaduron cofnodion dyddiol ar gyfer y ddau becyn. Roedd cofnodion wedi’u llenwi i safon dda ac yn cynnwys manylion am bob tasg a gyflawnwyd yn ystod galwadau gofal, lles yr unigolion, ac roedden nhw wedi'u llofnodi a'u dyddio gan gofnodi'r amseroedd.
Gwelwyd cofnodion electronig monitro galwadau ar gyfer y ddau unigolyn sy'n derbyn y gwasanaeth. Roedd amseroedd galwadau yn gyson ac roedd yn dangos bod staff yn aros am y cyfnod o amser cywir ar gyfer y galwadau.
Roedd cysondeb y gweithwyr cymorth yn wych ar gyfer un o'r pecynnau, gyda dim ond tri gofalwr yn ymweld â nhw dros gyfnod o bythefnos. Roedd yr ail becyn ychydig yn uwch na'r trothwy cysondeb gofalwyr, fodd bynnag, cafodd ei gydnabod bod hyn yn becyn gofal mawr sy'n gofyn am ddau weithiwr cymorth ym mhob galwad.
Mae'r darparwr yn defnyddio pecyn meddalwedd o'r enw Web Roster ar gyfer cynllunio a monitro galwadau. Mae yna system negeseuo wedi'i gynnwys yn y pecyn meddalwedd lle gall gwybodaeth cael ei rhannu â gofalwyr ynglŷn ag unrhyw newidiadau neu ddiweddariadau i gynllunio gofal neu rotâu. Mae'r system negeseuo hefyd yn galluogi'r defnyddiwr i wirio os ydy'r neges wedi cael ei darllen gan y staff cymorth.
Mae'r system yn cael ei monitro gan staff y swyddfa yn ystod oriau'r swyddfa a bydd yn rhybuddio staff pan na fydd gweithiwr gofal yn mewngofnodi i alwad awr ar ôl i'r amser galwad a drefnwyd. Yna, bydd staff y swyddfa yn cysylltu â'r staff gofal cyn gynted â phosibl i ganfod y rheswm dros beidio â mewngofnodi i'r galwad.
Mae'r system monitro galwadau yn cael ei monitro y tu allan i oriau'r swyddfa gan staff gofal uwch, gyda rheolwyr ar gael wrth gefn os oes angen.
Hyfforddiant Recriwtio a Goruchwyliaeth
Edrychwyd ar ddwy ffeil staff yn ystod yr ymweliad. Mae gwybodaeth bellach yn cael ei chadw'n ddigidol.
Roedd y ddwy ffeil yn cynnwys dau eirda, ffurflenni cais, cofnodion cyfweliad a'r dulliau adnabod gofynnol.
Roedd dim ond un o'r ffeiliau staff yn cynnwys contract cyflogaeth a disgrifiad swydd.
Mae tystysgrifau Datgelu a Gwahardd yn cael eu gwirio gan y darparwr ac mae cofnod yn cael ei gadw ar ffeil i nodi bod gan yr aelod o staff tystysgrif, dyddiad mae'r dystysgrif yn dod i ben, a bod gwiriadau yn cael eu cynnal ar y gwasanaeth diweddaru yn flynyddol.
Mae staff newydd i gyd yn cael sesiwn sefydlu yn swyddfa'r darparwr cyn dechrau gwneud galwadau gofal yn y gymuned. Mae hyn yn cynnwys sesiwn sefydlu i'r cwmni yn ogystal â hyfforddiant gan ddilyn Fframwaith Sefydlu Cymru Gyfan.
Darparwyd matrics hyfforddi a oedd yn dangos bod yr holl staff wedi derbyn hyfforddiant ar gyrsiau gorfodol. Mae rhai o'r staff yn hwyr i wneud hyfforddiant gloywi gorfodol.
Roedd yna rai cyrsiau hyfforddi sydd rhaid eu gwneud fel rhan o'r contract Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili nad oedd yn ymddangos ar y matrics hyfforddi. Dywedodd y rheolwr bod staff yn cyflawni cyrsiau Diogelwch Bwyd, Rheoli Heintiau ac Ymwybyddiaeth Dementia gan ddefnyddio dull hyfforddiant ar-lein, fodd bynnag, doedd hyn ddim ar gael i’w weld ar y matrics hyfforddi.
Roedd y rhan fwyaf o staff wedi derbyn goruchwyliaeth gydag aelod o staff uwch yn ystod y tri mis diwethaf, gyda nifer fach o staff yn hwyr am oruchwyliaeth.
Roedd arfarniadau blynyddol ar gyfer staff gan amlaf yn gyfredol, gyda nifer fach o staff yn hwyr i gael arfarniadau blynyddol.
Yn ogystal â goruchwyliaeth ac arfarniadau blynyddol, mae'r darparwr hefyd yn defnyddio hapwiriadau bob chwe mis i arsylwi ar gymwyseddau'r gofalwyr wrth gyflawni tasgau gofal a chymorth yn y gymuned.
Roedd cofnodion o'r hapwiriadau a welwyd yn gynhwysfawr ac yn cynnwys ystod o agweddau megis prydlondeb, gwisg, safon y gwaith, safon y cofnodi, rheoli heintiau a chyfathrebu.
Nid oedd unrhyw dystiolaeth o gyfarfodydd staff yn digwydd yn rheolaidd, o leiaf chwe gwaith y flwyddyn, fel sy'n ofynnol o dan reoliadau.
Sicrwydd Ansawdd
Darparwyd copïau o adroddiadau chwarterol yr Unigolion Cyfrifol i'r Swyddog Monitro Contractau. Roedden nhw'n cynnwys tystiolaeth bod yr Unigolyn Cyfrifol wedi ymgynghori â staff ac unigolion sy'n derbyn gwasanaeth.
Er bod adroddiadau’r Unigolyn Cyfrifol yn cynnwys yr adborth angenrheidiol i fonitro perfformiad y gwasanaeth a ddarperir fel y nodir yn y rheoliadau, nid oedden nhw'n cael eu cwblhau o fewn yr amserlenni angenrheidiol o bob tri mis, o leiaf.
Darparwyd Adroddiad Sicrwydd Ansawdd cynhwysfawr i'r swyddog monitro contractau. Roedd y canlyniadau'n ardderchog o ran adborth gan gleientiaid a staff.
Er bod yr adroddiad yn cynnwys yr holl wybodaeth angenrheidiol i asesu, monitro a gwella ansawdd a diogelwch y gwasanaeth, nid oedd yn cael ei gwblhau o fewn yr amserlenni angenrheidiol o bob chwe mis, o leiaf.
Cysylltodd y swyddog monitro contractau â thri chleient am adborth ynghylch y gwasanaeth y maen nhw'n ei dderbyn.
Roedd pawb yn cadarnhau nad oedd ganddyn nhw unrhyw bryderon ynglŷn â'r gofal y maen nhw'n ei dderbyn na'r staff sy'n eu cynorthwyo nhw. Roedden nhw'n disgrifio'r staff gofal fel rhai cynorthwyol a gwybodus iawn a dywedodd pob un ohonyn nhw fod ganddyn nhw staff gofal rheolaidd.
Camau Unioni/Datblygiadol
Camau Unioni
Rhaid i Gynlluniau Personol gynnwys anghenion gofal a chymorth a nodir gan gynllun gofal a chymorth yr Awdurdod Lleol yn unig. (Rheoliad 15, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016).
Amserlen: Ar unwaith ac yn barhaus.
Rhaid i Gynlluniau Personol gael eu llofnodi gan yr unigolyn neu ei gynrychiolydd i ddangos eu bod nhw wedi bod yn rhan o'r gwaith o gyd-gynhyrchu'r cynllun. (Rheoliad 15, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016).
Amserlen: Ar unwaith ac yn barhaus.
Rhaid adolygu'r cynllun personol yn ôl yr angen, ond o leiaf bob tri mis. (Rheoliad 16, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016)
Amserlen: Ar unwaith ac yn barhaus.
Rhaid i Gynlluniau Personol ac asesiadau risg gael eu hadolygu'n barhaus a chael eu diwygio a'u datblygu i adlewyrchu newidiadau yn anghenion gofal a chymorth a chanlyniadau personol unigolion. (Rheoliad 16, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016).
Amserlen: Ar unwaith ac yn barhaus.
Rhaid i Village Support sicrhau bod contractau cyflogaeth yn eu lle ar gyfer yr holl staff, wedi’u llofnodi gan yr aelod o staff a’r cyflogwr. (Rheoliad 42, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016).
Amserlen: O fewn 3 mis o ddyddiad yr adroddiad.
Rhaid i staff fod wedi cyflawni cyrsiau hyfforddiant gloywi gorfodol ar amser. (Rheoliad 36, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016)
Amserlen: O fewn 3 mis o ddyddiad yr adroddiad.
Rhaid i'r darparwr gadw cofnod i gynnwys yr holl hyfforddiant sy'n cael ei gyflawni gan staff. (Rheoliad 36, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016)
Amserlen: O fewn 3 mis o ddyddiad yr adroddiad.
Rhaid i staff gael goruchwyliaeth un i un gyda'u rheolwr llinell neu swyddog cyfatebol, neu aelod uwch o staff, o leiaf bob chwarter. (Rheoliad 36, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016).
Amserlen: Ar unwaith ac yn barhaus.
Rhaid i bob aelod o staff gael gwerthusiadau blynyddol sy'n rhoi adborth ar eu perfformiad a nodi meysydd ar gyfer hyfforddiant a datblygiad er mwyn eu cynorthwyo nhw yn eu rôl. (Rheoliad 36, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016)
Amserlen: Ar unwaith ac yn barhaus.
Rhaid cynnal cyfarfodydd staff rheolaidd (o leiaf chwe chyfarfod y flwyddyn), cofnodi'r materion sy'n cael eu trafod a rhaid cymryd camau priodol o ganlyniad i'r rhain. (Rheoliad 38, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016).
Amserlen: Ar unwaith ac yn barhaus.
Rhaid i ymweliadau ac adroddiadau'r Unigolyn Cyfrifol cael eu gwneud o leiaf bob tri mis. (Rheoliad 73, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016).
Amserlen: Ar unwaith ac yn barhaus.
Rhaid paratoi adroddiad Ansawdd Gofal bob chwe mis. (Rheoliad 80, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016).
Amserlen: Ar unwaith ac yn barhaus.
Camau datblygiadol
Bydd unrhyw hysbysiadau rheoliad 60 wedi'u cyflwyno i'r Arolygiaeth Gofal Cymru hefyd yn cael eu hanfon at dîm Gomisiynu Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili.
Casgliad
Nodwyd bod meysydd o arfer da o ran y gofal a'r cymorth y mae unigolion yn eu derbyn, cysondeb y staff gofal ac amseroedd galw yn y ffeiliau a welwyd. Mae'r bobl sy'n derbyn y gwasanaeth yn fodlon ac yn canmol y staff gofal sy'n eu cynorthwyo nhw. Fodd bynnag, mae yna feysydd sydd angen eu gwella. Anogir Village Support i weithio tuag at gwblhau'r camau unioni a datblygiadol cyn gynted â phosibl.
- Awdur: Ceri Williams
- Swydd: Swyddog Monitro Contractau
- Dyddiad: 16/05/2023