New Directions Care and Support

Canolfan Busnes Orbit, Parc Busnes Rhyd-y-car, Merthyr Tudful, CF48 1DL
Ffôn: 01685 848282
E-bost: kerry.mountjoy@new-directions.co.uk
Adroddiad Monitro Contractau Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili

Adroddiad Monitro Contract 

  • Enw darparwr: My Care My Home
  • Dyddiad/Amser yr ymweliad: 23 Mawrth 2023
  • Swyddog(ion) Ymweld: Ceri Williams - Swyddog Monitro Contractau, Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili
  • Yn bresennol: Joanne Davies – Unigolyn Cyfrifol / Rheolwr Cofrestredig

Mae  New Directions yn ddarparwr gofal cartref cofrestredig sy'n darparu gofal a chymorth i unigolion yn eu cartrefi eu hunain. Ar hyn o bryd, maen nhw'n darparu cymorth i oedolion a phlant o fewn Bwrdeistref Sirol Caerffili. Ar adeg yr ymweliad, roedd y cwmni'n darparu tua 409 awr o ofal i 29 o unigolion.

Yn dibynnu ar y canfyddiadau yn yr adroddiad, bydd yr asiantaeth yn cael camau unioni a datblygiadol i'w cwblhau. Camau unioni yw’r rhai mae'n rhaid eu cwblhau (yn unol â deddfwriaeth ac ati), ac argymhellion arfer da yw camau datblygiadol.

Argymhellion Blaenorol

Staff i gwrdd ar gyfer goruchwylio un-i-un gyda'i reolwr llinell neu swyddog cyfatebol, neu aelod uwch o staff, heb fod yn llai aml na’n chwarterol. (Rheoliad 36, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016). Wedi'i gyflawni: Roedd cofnodion yn dangos bod goruchwylio staff yn digwydd o fewn yr amserlenni sydd wedi'u nodi mewn deddfwriaeth

Dylai unrhyw hysbysiadau rheoliad 60 sy'n cael eu cyflwyno i'r rheoleiddiwr hefyd gael eu hanfon at Dîm Comisiynu Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili.  (Contract Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili). Wedi'i gyflawni: Ni chafodd unrhyw hysbysiadau Rheoliad 60 eu cyflwyno i'r rheoleiddiwr ers yr ymweliad monitro diwethaf.

Canfyddiadau'r Ymweliad

Proses Cynllunio Gofal a Gwasanaeth

Mae gan New Directions ddogfen cynllunio gofal gynhwysfawr. Mae'r ddogfen yn cynnwys manylion personol, hanes meddygol, canlyniadau i'w cyflawni, amserlen ymweliadau a thasgau gofynnol i'w cwblhau ar bob ymweliad. Hefyd, mae unrhyw asesiadau risg cysylltiedig wedi'u cynnwys yn y ddogfen. Roedd y ddogfennaeth cynllunio gofal hefyd yn cynnwys dogfen ‘Beth sy’n bwysig i mi’ sy’n cofnodi’r sgwrs gyda’r unigolyn ynghylch pa ganlyniadau y mae’n dymuno eu cyflawni ac yn cynnwys gwybodaeth am hanes bywyd yr unigolyn.

Cafodd dwy ffeil cleient eu gweld yn ystod yr ymweliad monitro. Roedd ffeiliau'r ddau gleient yn cynnwys Cynllun Gofal a Chymorth Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili. Roedd yr holl anghenion gofal a chymorth yng nghynllun gofal a chymorth y Cyngor wedi'u cynnwys yng nghynlluniau personol New Directions.

Roedd y cynlluniau personol a gafodd eu gweld yn cynnwys cyfarwyddiadau manwl a chlir ar ba gymorth oedd ei angen ar bob galwad. Roedd y ddau gynllun yn canolbwyntio ar yr unigolyn, wedi’u hysgrifennu o safbwynt y person sy’n cael gofal a chymorth ac yn cynnwys hoff a chas bethau, arferion a galluoedd o ran yr hyn sy'n gallu cael eu cyflawni’n annibynnol.

Roedd asesiadau risg addas ar waith yn y ddwy ffeil a gafodd eu gweld a oedd yn disgrifio'n gywir y risgiau wedi'u nodi a'r camau i'w cymryd pe bai'r risg yn digwydd. 

Roedd y ddau gynllun personol wedi'u llofnodi gan y person sy'n cael gofal a chymorth neu gan gynrychiolydd, gan ddangos tystiolaeth o'u rhan nhw yn y gwaith o gynhyrchu'r cynllun personol.

Mae cofnodion dyddiol yn cael eu casglu yn electronig gan ddefnyddio'r ap PASS. Mae tasgau'n cael eu rhestru a'u cofnodi'n wyrdd pan fydd y gofalwr yn cadarnhau ei fod wedi cwblhau'r dasg. Ar yr holl gofnodion a gafodd eu gweld, roedd tasgau wedi'u cwblhau a hefyd roedd crynodeb ysgrifenedig gan y gofalwr ynghylch canlyniad yr ymweliad a sylwadau am les yr unigolyn.

Mae'r system gyfrifiadurol yn cofnodi'r dyddiad, yr amseroedd i mewn ac allan o'r ymweliadau, hyd yr alwad a manylion y gofalwr a gwblhaodd yr alwad. Mae cofnodion cleientiaid yn cael eu harchwilio'n ddyddiol gan fod y system PASS yn hysbysu staff swyddfa os nad yw tasgau wedi'u cwblhau. 

Mae adolygiadau o'r cynlluniau personol yn cael eu cynnal o fewn yr amserlenni angenrheidiol wedi’u nodi yn y rheoliadau. Mae adolygiadau yn ystyrlon ac yn cael eu cynnal gyda'r unigolyn sy'n cael gofal a chymorth. Mae'r cynllun personol yn cael ei adolygu ynghyd ag ansawdd gofal yr unigolyn. Mae unrhyw gamau gweithredu sy’n dilyn yr adolygiad hefyd yn cael eu cofnodi.

Darparu Gwasanaethau

Cafodd cofnodion monitro ymweliadau eu gweld ar gyfer dau gleient a'u cymharu â’r amseroedd wedi'u trefnu. Roedd y cofnodion yn dangos bod mwyafrif y galwadau'n digwydd o fewn 30 munud i'r amseroedd galwadau wedi'u trefnu. 

Roedd y dilyniant gofalwyr, ar gyfer y ddau becyn a gafodd eu hadolygu, yn dda gyda pharhad dim ond ychydig dros y targed wedi'i osod yn y contract.

Cafodd dwy rota staff eu hadolygu fel rhan o fonitro. Roedd yn amlwg o’r rotas bod digon o amser teithio i sicrhau bod gan weithwyr gofal ddigon o amser rhwng un lleoliad a’r llall.

Mae New Directions yn defnyddio system cynllunio gofal gyfrifiadurol o'r enw PASS.  Mae'r system yn cadw manylion, cynlluniau gofal, galwadau gofal sydd eu hangen ar gyfer pob unigolyn a hefyd yn gweithredu fel system monitro galwadau.

Mae system PASS yn dangos neges o rybudd os nad yw gofalwr wedi mewngofnodi i ymweliad am yr amser wedi'i gynllunio. Mae hyn yn rhoi rhybudd i staff y swyddfa a fydden nhw wedyn yn trafod hyn gyda'r gofalwr. 

Y tu allan i oriau swyddfa, mae gan New Directions system ar alwad. Bydd staff ar alwad yn gwirio system PASS bob hanner awr am unrhyw rybuddion. Os nad yw rhybudd yn cael ei glirio ar ôl 45 munud, bydd y system hefyd yn cynhyrchu rhybudd i ffôn symudol yr aelod o staff ar alwad.

Hyfforddiant, Recriwtio a Goruchwyliaeth

Cafodd ffeiliau dau aelod o staff eu gweld; roedden nhw'n cynnwys gwybodaeth ofynnol fel ffurflen gais fanwl, cofnod o gyfweliad gan gynnwys sgorio a chontractau cyflogaeth.

Roedd y ddwy ffeil yn cynnwys dau eirda wedi'u dilysu. Roedd copïau hefyd o ddogfennau cadarnhau hunaniaeth ar bob ffeil a ffotograffau diweddar yn bresennol.

Roedd contractau cyflogaeth wedi'u llofnodi hefyd yn bresennol ar gyfer y ddau aelod o staff. 

Mae ceisiadau am wiriadau'r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd yn cael eu gwneud ac mae tystiolaeth eu bod nhw'n dod i law yn foddhaol a wedi'u cadw ar ffeil. Roedd yr wybodaeth hon yn bresennol ar gyfer y ddwy ffeil staff wedi'u gwirio. Pe bai gwiriad y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd yn datgelu trosedd, roedd tystiolaeth ar ffeil bod camau digonol yn cael eu cymryd o ran diogelu, a bod asesiad risg wedi'i gwblhau, o ganlyniad i gynnwys y dystysgrif.

Roedd tystysgrifau hyfforddiant yn y ddwy ffeil staff ac roedd y ffeiliau hefyd yn cynnwys rhestrau gwirio cymhwysedd hyfforddiant.

Roedd tystiolaeth hefyd ar ffeil o broses gysgodi gwaith eraill ystyrlon a manwl ar gyfer staff newydd wrth weithio gyda staff profiadol yn y gymuned. Roedd rhestrau gwirio yn bresennol ar gyfer tasgau amrywiol a gafodd eu harsylwi a'u cymeradwyo gan staff uwch.

Cafodd hapwiriadau eu cofnodi yn y ddwy ffeil hefyd. Mae'r rhain yn cael eu cynnal bob tri mis ac maen nhw'n cynnwys golwg, rheoli heintiau, cyfathrebu a hefyd gwirio cymhwysedd o ran rhoi meddyginiaeth a symud a thrin. Mae adborth hefyd gan unigolion sy'n cael y gwasanaeth. Mae unrhyw gamau gweithredu sy’n dilyn y hapwiriadau hefyd yn cael eu cofnodi.

Roedd y matrics hyfforddi'n dangos bod yr holl staff wedi cael yr hyfforddiant diweddaraf ym mhob cwrs gorfodol. Roedd tystiolaeth hefyd bod staff yn mynychu hyfforddiant nad yw'n orfodol.

Roedd y matrics goruchwylio'n dangos bod y staff yn cwrddcwrdd ar gyfer goruchwyliaeth un i un gyda'u rheolwr llinell bob chwarter a bod yr holl staff yn cael yr wybodaeth ddiweddaraf am oruchwylio. Mae cofnodion o sesiynau goruchwylio ac maen nhw'n ystyrlon gan roi cyfle i staff godi unrhyw faterion neu bryderon a myfyrio ar ddatblygiad personol.

Mae cyfarfodydd staff yn cael eu cynnal bob chwarter hefyd ac roedd tystiolaeth ar gael o'r cofnodion o ran pynciau a gafodd eu trafod gyda'r staff.

Sicrhau Ansawdd

Mae gan New Directions drefniadau sicrhau ansawdd cadarn ar waith. Mae hyn yn cynnwys adroddiadau sicrhau ansawdd bob chwe mis, adroddiadau chwarterol yr Unigolyn Cyfrifol a hefyd adroddiadau chwarterol mae rheolwr y gangen yn eu cwblhau. Cafodd y swyddog monitro gopïau o'r adroddiadau hyn ac roedden nhw'n cynnwys adborth gan unigolion sy'n cael y gwasanaeth, adborth gan staff a hefyd gamau i'w cymryd o ganfyddiadau'r adroddiadau.

Cysylltodd y swyddog monitro ag unigolion neu eu cynrychiolwyr sy'n cael gwasanaeth am adborth. Roedd yr adborth yn gadarnhaol ac nid oedd unrhyw bryderon. Dywedodd pobl fod ganddyn nhw ofalwyr ac amseroedd galw cyson a, pryd bynnag y bu'n rhaid iddyn nhw gysylltu â'r swyddfa, mae staff yn ymateb i ymholiadau mewn modd defnyddiol ac amserol.

Mae adborth hefyd wedi bod yn gadarnhaol gan gydweithwyr o fewn timau rheoli gofal o ran y cymorth sydd wedi cael ei ddarparu ac o ran y cyfathrebu ynghylch unigolion sy’n agored i niwed, gyda’r cymorth sy'n cael ei ddarparu yn cael ei ddisgrifio fel ‘mynd y tu hwnt i’r disgwyl’.

Camau unioni/datblygiadol

Ni chafodd unrhyw gamau cywiro na datblygu eu nodi o'r ymweliad monitro.

Casgliad

Roedd hwn yn ymweliad monitro cadarnhaol â New Directions, ac ni chafodd unrhyw gamau gweithredu eu nodi. Mae gan reolwyr a staff uwch fewnwelediad da i gyflwyno gwasanaeth ac maen nhw'n gefnogol i staff a chleientiaid yn y gymuned.  Mae'r cyfathrebu gyda thimau rheoli gofal yn ardderchog ac mae'r tîm comisiynu wedi cael sawl canmoliaeth am y gwasanaeth sy'n cael ei ddarparu. Mae’r tîm wedi ymrwymo i ddarparu canlyniadau da i’r unigolion maen nhw'n eu cynorthwyo ac mae hyn yn amlwg yn eu hymagwedd ragweithiol at sefyllfaoedd sy'n gallu bod yn heriol weithiau. Hoffai'r swyddog monitro ddiolch i staff New Directions am eu hamser a'u lletygarwch yn ystod yr ymweliad monitro. 

  • Awdur: Ceri Williams
  • Swydd: Swyddog Monitro Contractau
  • Dyddiad: 21 Rhagfyr 2023