Arian Care
Siambr Fasnach De Cymru, 4a Ystafelloedd Orion, Enterprise Way, Casnewydd, NP20 2PQ
Ffôn: 01633 633413
E-bost: Arian_Care@outlook.com
Adroddiad Monitro Contractau Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerfilli
Adroddiad Monitro Contract
- Enw’r darparwr: Arian Care
- Dyddiad yr ymweliad: 17 Hydref 2023
- Swyddog ymweld: Caroline Roberts, Swyddog Monitro Contractau
- Yn bresennol: Joyene Maskell, Rheolwr Cofrestredig ac Unigolyn Cyfrifol / Eve Walczak, Rheolwr y Gangen (Heb gymhwyso ar Lefel 5 Fframwaith Credydau a Chymwysterau eto)
Cefndir
Mae Arian Care yn darparu gwasanaethau gofal cartref yn ardal Bwrdeistref Sirol Caerffili, yn ogystal â dau awdurdod cyfagos. Ar adeg yr ymweliadau monitro, roedd yr asiantaeth gofal yn darparu gwasanaethau i 4 unigolyn yn ardal Bwrdeistref Sirol Caerffili.
Mae'r amrywiaeth o dasgau gofal a chymorth sy’n cael eu cyflawni gan y darparwr yn cynnwys gofal personol (er enghraifft, cymorth o ran cael bath, ymolchi, gwisgo, cymryd meddyginiaeth, gofal personol), gofal maethol (er enghraifft, cymorth o ran bwyta ac yfed, paratoi bwyd a diod, a monitro cymeriant bwyd a diod), gofal o ran symud (er enghraifft, cymorth o ran mynd i'r gwely a chodi o'r gwely, symud yn gyffredinol).
Mae'r Unigolyn Cyfrifol a'r Rheolwr Cofrestredig wedi'u cofrestru gyda Gofal Cymdeithasol Cymru (rheoleiddiwr y gweithlu) ac mae Rheolwr y Gangen yn y broses o gwblhau ei chymhwyster Fframwaith Credydau a Chymwysterau Lefel 5 i gofrestru gyda Gofal Cymdeithasol Cymru fel y Rheolwr Cofrestredig. Ar adeg yr ymweliad monitro, roedd Ms Walczak wedi'i chofrestru gyda Gofal Cymdeithasol Cymru fel gofalwr.
Yn dibynnu ar y canfyddiadau yn yr adroddiad, bydd yr asiantaeth yn cael camau unioni a datblygiadol i'w cwblhau. Camau unioni yw’r rhai mae'n rhaid eu cwblhau (yn unol â deddfwriaeth ac ati), ac argymhellion arfer da yw camau datblygiadol.
Argymhellion Blaenorol
Camau Unioni
Dim un wedi'i gofnodi.
Camau Datblygiadol
Dylai'r darparwr barhau fonitro amseroedd yr ymweliadau a phe bai angen mwy neu lai o amser i ddarparu cymorth, yna dylid cysylltu â'r tîm gwasanaethau cymdeithasol priodol a chynnal trafodaeth ynghylch sut i barhau.
Datblygu crynodeb un dudalen/byr o hanes y bobl sy'n cael cymorth. Bydd hyn yn cynorthwyo staff newydd i ddechrau sgwrs a hefyd i ddod i adnabod yr unigolion maen nhw'n rhoi cymorth iddyn nhw.
Sicrhau bod gan yr holl staff yswiriant car a thystysgrifau MOT cyfredol.
Bydd unrhyw hysbysiadau rheoliad 60 sy'n cael eu cyflwyno i'r rheoleiddiwr hefyd yn cael eu hanfon at dîm Comisiynu Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili. (Contract Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili).
Dylai'r darparwr rannu unrhyw adborth cadarnhaol gyda thîm comisiynu’r Awdurdod Lleol.
Unigolyn Cyfrifol
Yr Unigolyn Cyfrifol a Rheolwr Cofrestredig presennol y gwasanaeth yw Mrs J. Maskell. Fel rhan o’r rôl hon, mae disgwyl y bydd yr Unigolyn Cyfrifol yn monitro perfformiad ac ansawdd y gwasanaeth, a bod yr wybodaeth hon yn cael ei dogfennu mewn adroddiad chwarterol.
Mae cynllun wrth gefn ar waith pe bai angen ar gyfer absenoldebau. Byddai Ms Maskell a Ms Walczak yn cyflawni rolau ei gilydd yn ystod absenoldeb. Fodd bynnag, pe na bai'r ddwy ar gael, byddai staff y swyddfa yn camu i mewn ac yn rheoli'r gwaith o weithredu'r busnes o ddydd i ddydd ac i sicrhau ei fod yn parhau i weithredu'n rhwydd.
Gwelwyd Polisïau a Gweithdrefnau Gorfodol a nodwyd eu bod nhw'n cael eu hadolygu'n flynyddol neu yn ôl yr angen. Mae disgwyl i bolisïau a gweithdrefnau gael eu hadolygu a’u diweddaru’n flynyddol, neu’n gynt, i sicrhau eu bod nhw'n gyfredol ac yn berthnasol. Gwelwyd dyddiadau'r adolygiadau.
Gwelwyd bod y Datganiad o Ddiben yn cael ei ddiweddaru a'i adolygu'n flynyddol. Mae'r Datganiad o Ddiben yn nodi bwriad a chyfeiriad sefydliadol clir drwy amlinellu'r gwasanaethau a ddarperir a'r camau y bydd y darparwr gwasanaeth yn eu cymryd i gyflawni hyn. Fodd bynnag, ni welwyd dyddiad adolygu ar Ddatganiad o Ddiben y darparwr.
Mae'r Canllaw i Ddefnyddwyr Gwasanaeth hefyd yn cael ei ddiweddaru'n flynyddol.
Gwelwyd y 4 adroddiad chwarterol diwethaf gan y swyddog monitro. Mae'r adroddiadau'n cyfeirio at arolygiadau gan yr Unigolyn Cyfrifol. Mae’n cynnwys trafodaethau gyda staff ac arsylwadau, trafodaethau gyda chwsmeriaid, yn edrych ar systemau a ddefnyddir o fewn y cwmni, meysydd sydd angen eu gwella a sut y gellir rhoi pethau ar waith, archwilio ffeiliau ac ati.
Hefyd, gwelwyd yr Adroddiad Sicrhau Ansawdd ar gyfer 2023.
Rheolwr Cofrestredig
Mae'r Rheolwr Cofrestredig wedi'i chofrestru gyda Gofal Cymdeithasol Cymru ac yn rheoli gwasanaethau ar gyfer Bwrdeistref Sirol Caerffili ac awdurdodau cyfagos. Fodd bynnag, pan fydd wedi cymhwyso, bydd rôl y Rheolwr Cofrestredig yn trosglwyddo i Ms Walczak.
Nid oes dyddiadau ffurfiol wedi'u cynllunio ar gyfer ymweliadau gan yr Unigolyn Cyfrifol gan ei bod yn treulio llawer o amser yn y swyddfa drwy gydol yr wythnos.
Dywedodd Ms Walczak ei bod yn teimlo fel pe bai'n cael ei chynorthwyo gan yr Unigolyn Cyfrifol a'i chyd-weithwyr.
Ar adeg yr ymweliad monitro, nid oedd unrhyw gwynion parhaus na materion diogelu.
O ran gweithredu’r “Cynnig Rhagweithiol – Mwy na Geiriau” (sy’n ei gwneud yn ofynnol i ddarparwyr gofal cymdeithasol ddarparu cyfathrebu yn Gymraeg heb i unigolion ofyn am hynny), dywedodd Ms Walczak y gofynnir i gwsmeriaid, fel rhan o’r broses o ddatblygu eu cynllun personol, a ydyn nhw am i'r gwasanaeth gael ei gyflwyno yn Gymraeg. Petai cais yn cael ei wneud am hyn, byddai'r darparwr yn neilltuo aelodau staff sy'n siarad Cymraeg.
Canfyddiadau
Cynllunio gofal
Edrychwyd ar ffeil tri defnyddiwr gwasanaeth yn ystod y broses fonitro.
Dywedodd Mrs Maskell a Ms Walczak fod pecynnau gofal fel arfer yn cael eu derbyn trwy Dîm Broceriaeth yr Awdurdod Lleol. Rhennir gwybodaeth sylfaenol gyda'r darparwr cyn iddyn nhw dderbyn y pecyn gofal. Unwaith y cytunir arno, mae'r darparwr yn cael Cynllun Gofal a Chymorth gan y Gwasanaethau Cymdeithasol ac yna mae'r darparwr yn dyfeisio ei Gynllun Personol ei hun i'w roi ar waith, mewn partneriaeth â'r cleient/cynrychiolydd y teulu. Gwneir hyn cyn gynted â phosibl a chyn i'r pecyn gofal ddechrau.
Gwelwyd Cynllun Gofal a Chymorth Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili ar gyfer y 3 unigolyn. Mae'r Cynllun yn disgrifio'r pecyn gofal sydd i'w ddarparu gan y darparwr a gomisiynwyd. Roedd yn amlwg bod gwybodaeth o’r Cynllun wedi’i throsglwyddo i Gynllun Personol Arian Care (Cynllun Gwasanaeth). Er nad oedd y Cynlluniau Personol wedi'u llofnodi'n unigol, esboniodd Ms Walczak y gofynnir i bob cwsmer lofnodi contract sy'n amlinellu eu cytundeb â'r cynllun personol. Gwelwyd 3 chontract o'r fath ar bob ffeil ac fe'u llofnodwyd gan y sawl sy'n cael cymorth.
Gwelwyd bod y Cynlluniau Personol yn fanwl ac roedd digon o wybodaeth i alluogi'r gofalwyr mwy profiadol a gofalwyr newydd i ddarparu'r lefel ofynnol o ofal i unigolion.
Roedd gan bob un o’r 3 ffeil ddogfen ‘Amdanaf i’, sy’n rhoi cefndir cryno o’r unigolyn i’r darllenydd. Mae’n darparu gwybodaeth megis personoliaeth, y canlyniad sydd ei angen, cyflogaeth flaenorol, teulu ac ati.
Mae’r darparwr yn parhau i ddefnyddio system electronig [Care for IT.] ar gyfer eu cofnodion. Gall y cwsmer a, hefyd, aelodau'r teulu weld y cofnodion. Petai cwsmer angen cofnodion ar bapur, gellir darparu'r rhain hefyd.
Gwelwyd bod adolygiadau'n cael eu cynnal bob tri mis.
Hefyd, gwelwyd Asesiadau Risg a oedd yn cwmpasu meysydd sy'n berthnasol i bob unigolyn a'u hanghenion gofynnol.
Gwelwyd cofnodion dyddiol, ac ni welodd y swyddog monitro unrhyw fylchau. Mae cofnodion yn electronig ac mae gan staff destun rhydd sydd, felly, yn eu galluogi nhw i ysgrifennu'n rhydd am yr hyn maen nhw'n ei weld a'r hyn maen nhw wedi'i wneud. Mae'r staff yn adrodd sut hwyliau sydd ar yr unigolyn wrth gyrraedd ac roedd yn gadarnhaol nodi bod y gofalwr wedi dogfennu eu gweithredoedd pan nad oedd un unigolyn yn teimlo'n dda. Cysylltwyd ag aelod o staff ar alwad er mwyn iddo hysbysu'r teulu. Mae staff yn cofnodi gofal personol, agor llenni, gwneud y gwely, brecwast, a pharatoi cinio ac ati.
Wrth edrych ar y nodiadau dyddiol, nodwyd bod staff yn dogfennu meddyginiaeth sy'n cael ei 'rhoi’ ar gyfer y rhai sydd angen anogaeth. Argymhellir bod staff yn ymatal rhag defnyddio’r gair ‘rhoi’ ac yn adrodd fel ‘wedi’u hannog’ oherwydd bod y derminoleg yn gamarweiniol.
Gan mai dim ond 4 unigolyn oedd gan y darparwr ym Mwrdeistref Sirol Caerffili, roedd yn gadarnhaol nodi bod gan bawb gysondeb â staff gofal.
Edrychwyd ar siartiau Cofnod Rhoi Meddyginiaeth; ni welwyd unrhyw bryderon ac mae'r data'n cael ei gofnodi'n electronig.
Cafodd amseroedd ymweld arfaethedig eu cymharu ag amseroedd ymweld gwirioneddol ar gyfer tri unigolyn dros gyfnod o 2 wythnos. Ni sylwyd ar unrhyw feysydd o bryder, gyda staff yn aros tua'r holl amser a neilltuwyd.
Fel gydag unrhyw ddarparwr, petai angen mwy neu lai o amser, dylid cyfathrebu hyn â'r Awdurdod Lleol priodol.
Petai unrhyw broblemau ynglŷn â phobl sy'n cael gofal, gellir gwneud sylwadau mewn cofnodion dyddiol, drwy e-bostio'r swyddfa neu drwy gysylltu'n uniongyrchol â'r swyddfa dros y ffôn.
Yn ystod y 12 mis diwethaf, ni chafodd unrhyw ymweliad ei fethu.
Fel rhan o'r broses fonitro, gwnaeth y swyddog monitro contractau alwadau ffôn i unigolion a pherthnasau i gael adborth ar y gwasanaeth maen nhw'n ei gael gan Arian Care.
Yn ystod y pedair galwad ffôn, cyfeiriwyd yn negyddol at un aelod o staff prawf. Roedd Ms Walczak yn gwbl ymwybodol o'r problemau, gan fod materion o'r fath wedi'u codi gyda hi ac ymdriniwyd â'r mater drwy broses yr Adnoddau Dynol.
Dywedodd un unigolyn fod y gofalwyr yn “newid cyfeiriad yn ddisymwth tipyn”. Fodd bynnag, ni welwyd tystiolaeth o hyn wrth edrych ar y dogfennau ac roedd nifer y staff gofal a oedd yn bresennol o fewn y trothwy ar gyfer nifer yr ymweliadau a gyflawnir bob dydd. Dywedodd y pedwar unigolyn eu bod nhw neu eu perthynas nhw yn cael eu trin ag urddas a pharch a bod y gofalwyr yn sgwrsio â nhw wrth ddarparu cymorth.
Rhannwyd sylwadau cadarnhaol fel “gwych”, “ddim yn gweld dim o'i le”, “cymorth aruthrol”, “popeth yn dda iawn”.
Dywedodd unigolion nad oedden nhw erioed wedi cael ymweliad a gollwyd, bod gofalwyr yn cyrraedd ar amser ac eu bod nhw'n aros am y cyfnod llawn. Dywedodd cwsmeriaid nad yw gofalwyr yn ymddangos fel pe baen nhw'n rhuthro wrth ddarparu cymorth.
Hyfforddiant/Dogfennau Staff
Gwelwyd dwy ffeil staff a oedd yn drefnus ac yn cynnwys adrannau a mynegai ffeiliau yn y blaen. Mae'r holl ffeiliau'n cael eu storio'n ddiogel mewn cwpwrdd ffeilio y gellir ei gloi. Roedd y ddwy ffeil yn cynnwys dau eirda. Roedd disgrifiadau swydd yn y ddwy ffeil gyda ffurflenni cais manwl. Wrth edrych ar y ffurflenni cais, ni welwyd unrhyw fylchau mewn cyflogaeth. Cynhelir cyfweliadau dros y ffôn i gychwyn, yna cynhelir cyfweliad wyneb yn wyneb os bydd yr ymgeisydd yn llwyddiannus yn y cam cyntaf. Cadwyd cofnodion o gyfweliadau wyneb yn wyneb ar y ffeiliau. Roedd y ffeiliau'n cynnwys Contractau Cyflogaeth wedi'u llofnodi, ynghyd â ffotograffau o'r ddau aelod o staff. Roedd gan y ddau aelod o staff wiriad cyfredol gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS).
Mae'r asiantaeth hefyd yn cadw gwybodaeth am MOT yr aelodau staff.
Ar adeg yr ymweliad, o'r ddwy ffeil yr edrychwyd arnyn nhw, roedd un aelod o staff wedi ennill ei chymhwyster Gofal Cymdeithasol Cymru, ac roedd yr ail unigolyn yn gweithio tuag at y cymhwyster/cofrestriad hwn. Mae Arian Care yn dilyn y broses o gyflwyno Fframwaith Sefydlu Gofal Cymdeithasol Cymru.
Wrth ddechrau rôl gofalwr, mae staff yn ymgymryd â phroses gysgodi gwaith, lle maen nhw'n mynd gydag aelod mwy profiadol o staff. Gwelwyd tystiolaeth a oedd yn dangos bod uwch swyddog wedi arsylwi ar yr aelod newydd o staff, wrth ymgymryd â thasgau amrywiol. Roedd y dogfennau yn cynnwys sylwadau’r goruchwyliwr a, hefyd, a oedd angen cymorth pellach ar yr aelod newydd o staff mewn maes penodol o waith. Yn ystod y broses, mae'r mentor yn arsylwi ar y gallu i gadw amser, ymddangosiad yr aelod o staff, hyblygrwydd, cofrestru, sgiliau a ddangosir, i enwi dim ond rhai. Bydd gweithiwr newydd, wrth fynd trwy'r broses brawf, yn cael ei adolygu'n fisol am 6 mis, hyd nes y cytunir ei fod yn ddigon medrus i fod yn weithiwr parhaol.
Mae'r darparwr yn defnyddio profion/gwiriadau cymhwysedd i sicrhau bod staff yn gweithredu dulliau sydd wedi'u dysgu drwy hyfforddiant diweddar. Mae'r profion/gwiriadau yn digwydd drwy oruchwylio yn y gwaith, goruchwylio un i un a hefyd hapwiriadau.
Gwelwyd bod hapwiriadau wedi'u cynnal yn rheolaidd. Eto, bydd y goruchwyliwr yn ymdrin ag amrywiaeth o feysydd wrth hapwirio, hynny yw, prydlondeb, ymddangosiad, cwrteisi, parch/urddas, gallu, sgiliau a gwybodaeth, darllen y cynlluniau personol, cofnodion dyddiadur. Mae'r broses hefyd yn caniatáu i'r cwsmer roi adborth ar y gwasanaeth a gawsant.
Gwelwyd y matrics hyfforddi ar gyfer staff sy'n darparu cymorth ym Mwrdeistref Sirol Caerffili. Gwelwyd bod hyfforddiant gorfodol yn gyfredol a bod hyfforddiant dewisol yn cael ei gynnal hefyd.
Dywedwyd wrth y swyddog monitro bod dau ofalwr wedi gadael cyflogaeth gydag Arian Care yn ystod y deuddeg mis diwethaf. Gadawodd un ohonyn nhw am swydd arall a chafodd yr ail unigolyn ei ddiswyddo.
Yn ystod y broses fonitro, siaradodd y swyddog monitro ag un aelod o staff dros y ffôn. Gofynnwyd nifer o gwestiynau megis 'a yw system gylchdroi’r swyddfa yn iawn?', 'a ydych chi’n teimlo bod eich goruchwyliwr yn eich cynorthwyo?', 'a oes digon o wybodaeth yng nghartref yr unigolyn i’ch cynorthwyo chi i gyflawni’r hyn sy’n ofynnol gennych chi?'. Atebwyd pob un yn gadarnhaol iawn.
Gwnaed sylwadau cadarnhaol am y broses sefydlu, cysgodi a hyfforddi, gyda'r aelod o staff yn ei disgrifio fel un “wych” a'i fod yn cael “cymorth llwyr”.
Dywedodd yr aelod o staff ei fod yn teimlo bod digon o wybodaeth yn cael ei chadw yn eiddo'r cwsmer er mwyn iddo allu darparu gofal a chymorth priodol.
Pan ofynnwyd a oedd gan y gofalwyr ddigon o amser teithio, yr ateb oedd “oedd”. Gwelwyd rotâu staff, ac roedden nhw'n cadarnhau bod amser teithio digonol wedi’i gynnwys wrth restru ymweliadau.
Goruchwyliaeth
O fewn y Ddeddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol, mae disgwyl i staff gael eu goruchwylio'n ffurfiol bob chwarter i sicrhau eu bod nhw'n cael cymorth yn eu rôl. Mae gan Arian Care fatrics i gofnodi pryd mae hyfforddiant a goruchwyliaeth wedi'u cynnal/yn ddisgwyliedig.
Yn ystod y broses oruchwylio, rhoddir cyfle i staff drafod eu cytundebau.
O edrych ar y cofnodion, roedd yn amlwg bod staff gofal a Ms Walczak yn cael eu goruchwylio'n rheolaidd bob chwarter.
Cyfarfodydd Tîm
Gwelwyd bod cyfarfodydd tîm yn cael eu cynnal mewn modd amserol, gan gwmpasu pynciau megis cadw tŷ, milltiredd, tasgau domestig, bod yn hwyr, broceriaeth, rota/gwyliau dros y Nadolig ac ati.
Camau Unioni
Dylai staff gyfeirio at iechyd a lles unigolion yn hytrach na chofnodi “popeth yn iawn wrth adael” – contract yr Awdurdod Lleol.
Er bod dogfennaeth ffurfiol yn cael ei chadw, dylai staff ddefnyddio'r derminoleg gywir i ddangos pa feddyginiaeth sydd wedi'i hannog neu ei rhoi - contract yr Awdurdod Lleol.
Dylai Datganiad o Ddiben y darparwr gael ei ddyddio pan gaiff ei adolygu - Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016, Rheoliad 7.
Camau Datblygiadol
Dylai'r darparwr barhau i fonitro amseroedd yr ymweliadau a phe bai angen mwy neu lai o amser i ddarparu cymorth, yna dylid cysylltu â'r tîm gwasanaethau cymdeithasol priodol a chynnal trafodaeth ynghylch sut i barhau.
Bydd unrhyw hysbysiadau rheoliad 60 sy'n cael eu cyflwyno i'r rheoleiddiwr hefyd yn cael eu hanfon at dîm Comisiynu Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili.
Dylai'r darparwr rannu unrhyw adborth cadarnhaol gyda thîm comisiynu’r Awdurdod Lleol.
Casgliad
Yn ystod y broses, roedd yn gadarnhaol cael gwybod bod aelodau staff wedi ennill gwobrau yn ddiweddar yng nghategorïau 'Lle Gorau i Weithio' ac 'Arwr Gofalu' yn 2023. Llongyfarchiadau i’r enillwyr a’r rhai a enwebwyd.
Roedd yn ymddangos bod y swyddfa'n cael ei gweithredu'n dda ac roedd yn braf gweld y rheolwr yn cael cymorth llawn gan yr unigolyn cyfrifol. Canfyddiad y swyddog monitro contractau oedd bod yr holl staff, gan gynnwys yr unigolyn cyfrifol, staff swyddfa, gofalwyr a'r rheolwr yn gweithio'n agos fel tîm.
Hoffai'r Swyddog Monitro Contractau ddiolch i staff Arian Care am eu croeso yn ystod yr ymweliad.
- Awdur: Caroline Roberts
- Swydd: Swyddog Monitro Contractau
- Dyddiad: 25 Hydref 2023