Partneriaeth Gofal

Adroddiad Monitro Contract

Enw darparwr: Partneriaeth Gofal, Tŷ Alexander, Heol Pwll Glo, Llanbradach, Caerffili CF83 8QQ
Dyddiad/Amser yr ymweliad: Dydd Iau 23 Mawrth 2023
Swyddog(ion) Ymweld: Amelia Tyler: Swyddog Monitro Contractau, Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili
Yn bresennol: Amelia Tyler: Swyddog Monitro Contractau, Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili

Cefndir

Mae'r Bartneriaeth Gofal wedi bod yn darparu gwasanaethau byw â chymorth ym Mwrdeistref Sirol Caerffili ers 2006. Mae'r sefydliad yn cynnig tenantiaethau mewn 25 eiddo gwahanol ledled y Fwrdeistref Sirol, sy'n darparu llety ar gyfer unigolion sydd ag anableddau dysgu a/neu anawsterau iechyd meddwl.

Nid oedd angen ymweld â phob eiddo yn y Fwrdeistref Sirol gan nad oedd gan rai unrhyw denantiaid wedi'u hariannu gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili. Ymwelwyd â'r swyddfa a phob eiddo gyda thenantiaid Caerffili yn 2022 a chytunwyd y byddai hanner hyn yn cael ei gwblhau yn 2023 a'r hanner arall yn 2024.

Bydd adroddiadau unigol yn cael eu cwblhau ar gyfer pob eiddo a bydd yr adroddiad hwn yn canolbwyntio ar y canfyddiadau yn y brif swyddfa yn Nhŷ Alexander.

Gan ddibynnu ar ganfyddiadau'r adroddiad hwn, bydd y Rheolwr yn derbyn camau adfer a chamau datblygu i'w cwblhau. Camau adfer yw'r tasgau y mae'n rhaid eu cwblhau (yn unol â deddfwriaeth ac yn y blaen) ac ystyrir bod camau datblygu yn argymhellion arfer da.

Cwblhawyd yr ymweliad blaenorol â'r brif swyddfa ddydd Iau 5 Mai 2022 ac ar yr adeg honno nodwyd 7 cam adfer a 5 cam datblygu: fe’u hadolygwyd, ac amlinellir y canfyddiadau yn adran 2 isod.

Argymhellion Blaenorol

Cynlluniau personol i'w llunio gyda chyfranogiad y tenant (lle bynnag y bo'n bosibl) neu ei gynrychiolydd. Amlygwyd hyn yn wreiddiol 29.04.16. Rheoliad 35 Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) fersiwn 2 (Ebrill 2019) Wedi'i gyflawni. Cydnabuwyd bod y cynlluniau personol a welwyd yn canolbwyntio ar y person ac wedi'u hysgrifennu yn y person cyntaf gyda llawer o ddatganiadau person cyntaf. Cafodd swyddog monitro'r contract gopi o amserlen weithgareddau ar gyfer un gŵr bonheddig a gefnogwyd yn un o'r cartrefi: rhoddodd hyn enghreifftiau clir o'r hyn y mae'n ei wneud/ddim yn hoffi ei wneud, megis gwylio sioeau cwis, cynllunio gwyliau, defnyddio trafnidiaeth gyhoeddus ac ati. Roedd yn ddogfen ddefnyddiol a oedd yn rhoi manylion ynghylch ble i barcio, a ddylid osgoi adegau prysur o'r dydd, beth allai fynd o'i le, a beth yw'r canlyniad a ddymunir. Yna caiff gweithgareddau amrywiol a wneir yn ystod y mis eu rhannu'n dablau yng nghefn y ddogfen e.e. cinio tafarn, cerdded, paratoi bwyd/pobi, siopa ac ati, er mwyn cynorthwyo'r gweithiwr allweddol i lunio'r adroddiad misol.

Cynlluniau gwasanaeth i’w llofnodi gan y tenant neu'r cynrychiolydd. Os nad yw'r tenant yn gallu llofnodi, dylid cofnodi'r rheswm dros hyn yn glir. Rheoliad 35 Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) fersiwn 2 (Ebrill 2019) Wedi'i gyflawni'n rhannol. Nid oedd yn bosibl rhoi tystiolaeth o hyn yn ystod yr ymweliad â'r swyddfa, gan fod y copïau a lofnodwyd yn cael eu cadw yn yr eiddo unigol. Ymhellach i'r ymweliad, gwelodd swyddog monitro'r contract dri chynllun personol wedi'u llofnodi, fodd bynnag, roedd rhai nad oedd wedi’u llofnodi hefyd. Os nad yw'r tenant yn gallu llofnodi ac nad oes ganddo gynrychiolydd priodol neu nad oes ganddo alluedd, dylid cofnodi hyn yn glir, ei lofnodi gan yr aelod staff, a'i ddyddio.

Y rheolwr cofrestredig i sicrhau bod polisi ar waith mewn perthynas â chychwyn gwasanaeth. Rheoliad 14 Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) fersiwn 2 (Ebrill 2019) Heb ei gyflawni. Cafodd hyn ei anfon ymlaen at swyddog monitro'r contract yn dilyn yr ymweliad.

Hyfforddiant gorfodol i fod yn gyfredol i'r holl weithwyr a'r matrics wedi'i ddiweddaru yn unol â hynny (rheoliadau 35 a 36 Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru)) Wedi'i gyflawni'n rhannol. Darparwyd matricsau hyfforddi ar gyfer dau o'r eiddo byw â chymorth: nid oedd yn bosibl penderfynu a oedd rhai o'r cyrsiau'n dal i fod yn gyfredol gan mai dim ond y flwyddyn a gofnodwyd yn y daenlen yn hytrach na'r dyddiad llawn y cwblhawyd y cwrs. Argymhellir bod hyn yn cael ei ddiweddaru i sicrhau bod yr un fformat yn cael ei ddefnyddio i gofnodi'r dyddiad llawn. Nodwyd rhai bylchau ar y matrics a oedd yn bennaf yn ymwneud â dechreuwyr newydd, fodd bynnag, roedd aelod o staff a ddechreuodd weithio ym mis Awst 2022 ac nid oedd wedi cwblhau hyfforddiant yn ymwneud â rheoli ymddygiad cadarnhaol (ymarferol), awtistiaeth, bwyta ac yfed na chymorth cyntaf.

Ystyriaeth gadarnhaol i gynnwys pobl sy'n defnyddio'r gwasanaeth yn y broses recriwtio Rheoliad 35 Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) fersiwn 2 (Ebrill 2019). Heb ei gyflawni. Dywedwyd wrth swyddog monitro'r contract fod hyn yn cael ei wneud lle bo hynny'n bosibl, hyd yn oed os mai sgwrs gyda'r tenantiaid yn unig yw hyn ar ôl iddynt gwrdd â'r ymgeisydd i gael eu hadborth. Nid oedd yn bosibl cwblhau'r weithred hon gan nad oedd tystiolaeth bod hyn yn cael ei weithredu.

Tystysgrifau geni i'w cadw ar ffeil ar gyfer pob aelod o staff. Rheoliad 59 Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) fersiwn 2 (Ebrill 2019) ac Atodlen 2, rhan 1 (8) b Wedi'i gyflawni'n rhannol. Dim ond un o'r ddwy ffeil staff a welwyd oedd yn cynnwys tystysgrif geni. Cynhaliwyd trafodaeth ynghylch aelodau o staff yn gwrthod talu i gael copi newydd yn lle tystysgrif goll a dywedodd swyddog monitro'r contract fod hyn yn cael ei drafod gyda'r gweithiwr cymorth, ei gofnodi, ei ddyddio, a'i lofnodi i wirio bod yr unigolyn cyfrifol wedi cymryd pob cam priodol.

Ffotograffau o staff ar gael ar ffeil. Fersiwn Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2 (Ebrill 2019) Atodlen 1 rhan 1 (1) Wedi'i gyflawni. Roedd lluniau yn y ddwy ffeil staff a welwyd yn ystod yr ymweliad.

Er mwyn rhoi tystiolaeth o'r 'cynnig gweithredol', pob tenant a/neu gynrychiolydd i dderbyn copi o'r arolwg yn gofyn pa iaith yr hoffent siarad, a chadw hyn ar ffeil. Heb ei gyflawni. Doedd dim tystiolaeth ar ffeil nac yn y cynlluniau personol fod yr unigolion wedi cael yr opsiwn i sgwrsio yn Gymraeg.

Canmoliaeth i'w dyddio'n glir a'r berthynas â'r person sy'n derbyn cymorth. Heb ei gyflawni. Nid oedd yn bosibl gweld faint o ganmoliaeth a dderbyniwyd dros y flwyddyn ddiwethaf, fodd bynnag, cydnabuwyd yn adroddiad ansawdd gofal Gorffennaf-Rhagfyr 2022 fod 5 achos o ganmoliaeth wedi bod ond nid oedd yn darparu unrhyw fanylion. Yn dilyn yr ymweliad, rhannwyd copïau o 5 canmoliaeth gyda'r swyddog monitro contractau, yn bennaf ynghylch llwyddiant noson rhieni a gynhaliwyd ar 30 Mawrth. Nid oedd dyddiad wedi’i nodi ar yr un o'r rhain. Er bod canmoliaeth hyfryd gan Therapydd Galwedigaethol ynghylch y cynnydd mae'r person wedi'i wneud ers bod gyda Phartneriaeth Gofal, nid oedd nodiadau eraill ar yr achosion eraill o ganmoliaeth yn nodi'r berthynas. Cytunwyd y byddai'r templed yn cael ei ddiwygio i gasglu'r wybodaeth hon.

Y darparwr i fod yn fwy rhagweithiol wrth sicrhau adborth gan weithwyr cymdeithasol a gweithwyr proffesiynol eraill sy'n ymweld. Wedi'i gyflawni. Nodwyd bod swyddog monitro'r contract wedi derbyn copi o'r arolwg dros e-bost yn gofyn am adborth ar y gwasanaeth, ac yn ystod yr ymweliadau â'r eiddo mae taflenni llofnodi ar gyfer ymwelwyr yn yr eiddo unigol yn annog unrhyw adborth neu sylwadau i'w trosglwyddo i'r rheolwr gwasanaeth.

Cofnodion cyfweliadau i'w cwblhau'n llawn ac i gynnwys enw(au), dyddiadau a dynodiad y staff sy'n cynnal y cyfweliad. Wedi'i gyflawni. Roedd y ddau gofnod cyfweliad wedi'u llofnodi'n glir a'u dyddio gan y cyfwelydd.

Contractau cyflogaeth i'w llofnodi gan y rheolwr a'r gweithiwr. Wedi'i gyflawni'n rhannol. Nid oedd un o'r contractau cyflogaeth wedi'i lofnodi gan y staff cymorth.

Archwiliad pen desg

Nodwyd bod AGC wedi cwblhau arolygiad ddechrau Mawrth 2023, ac er nad oedd yr adroddiad wedi'i gyhoeddi ar y pryd, nodwyd nad oedd unrhyw bryderon wedi eu codi. Eglurodd yr unigolyn cyfrifol nad oedd cwynion ffurfiol wedi eu gwneud ers yr ymweliad blaenorol.

Darparwyd y matricsau hyfforddi, goruchwylio ac arfarnu i gyd yn ôl ein cais. Fel y soniwyd yn 2.4 nodwyd rhai bylchau mewn hyfforddiant gorfodol. Roedd pob goruchwyliaeth ac arfarniad yn gyfredol ar gyfer y flwyddyn galendr bresennol, ac eithrio staff a oedd naill ai ar absenoldeb mamolaeth neu salwch hirdymor.

Unigolyn Cyfrifol

Darparwyd copi o'r datganiad o ddiben dyddiedig 2023; amlygodd hyn hyblygrwydd y pecynnau gofal a gynigir a'u gwerthoedd craidd ynghylch gofal sy'n canolbwyntio ar yr unigolyn. Ar yr adeg y cwblhawyd y ddogfen, roedd 320 o weithwyr cymorth, gyda rhai ohonynt ar gontractau rhan-amser.

Yr unigolyn cyfrifol hefyd yw rheolwr cofrestredig y gwasanaeth a'r cynllun wrth gefn, a phe bai'n absennol am gyfnod hirach heb rybudd byddai’r pum rheolwr gwasanaeth yn cyflawni'r rôl rhyngddynt gyda chymorth gan y tîm gweinyddol.

Cydnabuwyd bod polisïau a gweithdrefnau ar waith mewn perthynas â phob maes gorfodol megis diogelu, rheoli heintiau, cyllid, meddyginiaeth, cwynion, chwythu'r chwiban, ac ati. Fodd bynnag, fel yr amlygwyd yn adran 2.3 rhannwyd copi o'r polisi a oedd ar waith adeg dechrau'r gwasanaeth yn dilyn yr ymweliad. Ni welwyd polisi ar gyfer disgyblu staff.

Gwybodaeth am y tenantiaid

Fel y soniwyd yn flaenorol, mae gan y Bartneriaeth Gofal 25 eiddo byw â chymorth ym Mwrdeistref Sirol Caerffili ac mae'n berchen ar bob un ohonynt ar wahân i un.

Cynhaliwyd trafodaeth ynghylch a oes rhwymedigaeth gytundebol ar y tenantiaid i'r darparwr cymorth o ran cadw eu tenantiaeth a chadarnhaodd yr unigolyn cyfrifol nad oeddent: pe bai'r tenant eisiau darparwr cymorth newydd, byddent yn cael cymorth i ddod o hyd i sefydliad arall.

Mae'r holl atgyfeiriadau at y darparwr yn cael eu gwneud naill ai trwy’r gwasanaethau iechyd neu gymdeithasol. Amlygwyd bod y broses ddethol yn cynnwys darllen drwy'r atgyfeiriad, edrych a allant ddiwallu eu hanghenion ac yna ystyried y lleoedd gwag a'r cydnawsedd â thenantiaid presennol. Defnyddir cyfnodau treialu i gyflwyno staff a chleientiaid a chynyddir ymweliadau yn raddol nes bod pawb yn barod i'r cleient newydd symud i'r eiddo. Er nad oes cyfnod prawf, hysbyswyd swyddog monitro'r contract fod cyfnod 'setlo i mewn'.

Cynlluniau personol

Nid oedd yr un o'r ffeiliau a welwyd yn cynnwys ffurflen asesu cydnawsedd, ond cydnabuwyd bod y ddau unigolyn wedi byw yn yr eiddo am nifer o flynyddoedd cyn i'r ddeddfwriaeth bresennol gael ei gweithredu.

Dim ond un o'r ffeiliau oedd yn cynnwys cynllun gofal CBSC ac eglurwyd y byddai cynllun y tenant arall yn yr eiddo. Er mwyn cynnal cysondeb a thystiolaeth mae'r cynllun a ysgrifennwyd gan Gaerffili yn cyd-fynd â'r cynllun personol, ac mae'n arfer da cadw copi ar y ffeil a gedwir yn y swyddfa.

Roedd y cynllun personol a welwyd wedi ei bersonoli ac yn canolbwyntio ar y canlyniadau: roedd manylion ar y dudalen flaen ynghylch pwy helpodd i ysgrifennu'r cynllun, yr hyn y mae'r cleient yn falch ohono, yr hyn sy'n bwysig iddynt h.y., cynnal cartref glân, cael tîm staff rheolaidd, cael cawod bob nos gyda chefnogaeth gan staff. Nodwyd nad oedd y cynllun yn rhoi manylion o ran pa gymorth oedd ei angen: argymhellir darparu manylion ynghylch a yw hyn yn ysgogiad llafar, faint o staff sydd eu hangen, os oedd disgwyl i staff helpu i gyrraedd mannau anodd ac ati.

Dim ond un o'r ddau gynllun personol oedd wedi'i lofnodi, ond dywedwyd wrth y swyddog monitro'r contract fod y copi a gedwir yn y cartref wedi ei lofnodi.

Darparwyd dogfennau canlyniadau personol ar gyfer dau gleient: Roedd y rhain yn darparu nodau unigol sy'n bwysig i'r person sy'n cael eu cefnogi, megis cael diet amrywiol, cymryd rhan mewn gweithgareddau y maent yn eu mwynhau ond weithiau gallant fod yn amharod i gymryd rhan ynddynt ac i staff allu ymneilltuo ar ôl iddo setlo. Nodwyd nad oedd un o'r dogfennau hyn wedi'i lofnodi na'i ddyddio a bod yr ail wedi'i gwblhau 16.02.23.

Cwestiynau i'r rheolwr

Y rheolwr cofrestredig yw'r unigolyn cyfrifol hefyd, ac fe nodwyd eu bod mewn cyswllt rheolaidd â'r staff a'r cleientiaid yn yr eiddo a'i fod bob amser ar gael yn Nhŷ Alexander. Dywedwyd wrth swyddog monitro'r contract y gofynnir am adborth gan gleientiaid a rhanddeiliaid yn ffurfiol ac yn anffurfiol. Roedd noson rhieni wedi'i chynllunio ar gyfer yr wythnos ganlynol, ac eglurwyd y byddai hyn yn cael ei defnyddio fel cyfle i rieni rwydweithio, rhoi adborth ar y gwasanaeth hyd yma, ac i gael eu barn am y cymorth sy'n cael ei ddarparu.

Eglurwyd bod yr unigolyn cyfrifol yn ymwybodol o'r gwasanaethau eiriolaeth oedd ar gael i'r cleientiaid, ond nid oedd angen y gwasanaeth hwn ar neb adeg yr ymweliad.

Cynhaliwyd trafodaeth ynghylch atgyweirio a chynnal a chadw'r eiddo, ac eglurodd yr unigolyn cyfrifol fod ganddynt eu tîm cynnal a chadw eu hunain sydd â rhestr o unrhyw waith sydd ei angen yn unrhyw un o'r eiddo, ac os oes unrhyw broblemau, rhoddir sylw priodol i'r rhain. Cafwyd enghraifft o sgwrs a gafwyd gydag un o'r rhieni y llynedd mewn perthynas ag un o'r cartrefi ac ymdriniwyd â hyn ar unwaith.

Er nad oedd tystiolaeth ar ffeil i ddangos y gofynnwyd i’r rhai sy'n cael cymorth os oeddent yn dymuno cyfathrebu yn Gymraeg, eglurwyd bod hyn yn cael ei wneud yn anffurfiol. Clywodd swyddog monitro'r contract fod pedwar aelod o staff ac un tenant yn siarad Cymraeg. Dywedodd un o'r rheolwyr gwasanaeth eu bod yn ceisio paru’r siaradwyr Cymraeg gyda'r person yma ac mae negeseuon testun hefyd yn cael eu gwneud yn Gymraeg.

Mae ansawdd yr hyfforddiant yn cael ei asesu drwy'r ffurflenni gwerthuso a ddarperir gan yr hyfforddwr ac os oedd unrhyw broblemau, byddai hyn yn cael ei amlygu yng nghyfarfod y tîm. Defnyddir goruchwyliaeth hefyd fel cyfle i edrych ar unrhyw anghenion hyfforddi ac os oedd unrhyw broblemau gyda'r hyfforddiant a drefnwyd. Nodwyd bod y Bartneriaeth Gofal yn defnyddio cwmni hyfforddi y mae wedi gweithio gyda nhw ers amser maith ac yn gweithio'n agos gyda nhw i sicrhau bod anghenion y bobl sy’n derbyn cymorth yn cael eu diwallu. Dywedwyd wrth swyddog monitro'r contract fod y gweinyddwr yn cynnal adroddiadau diwedd mis i hysbysu'r unigolyn cyfrifol a'r rheolwyr gwasanaeth am unrhyw fylchau hyfforddiant neu gyrsiau sydd i fod i gael eu hadnewyddu.

Cwynion a chanmoliaeth

Braf oedd nodi bod enghreifftiau o ganmoliaeth wedi'u derbyn gan aelodau teulu’r cleientiaid a gweithwyr proffesiynol sy'n ymweld. Cydnabuwyd hefyd fod y gwasanaeth yn llawer mwy rhagweithiol wrth ddefnyddio'r adborth hwn i nodi unrhyw feysydd i'w gwella.

Fel yr amlygwyd yn adran 2.9, mae angen i staff sicrhau bod unrhyw bryderon neu ganmoliaeth yn cael eu dyddio'n glir ynghyd â'r berthynas â'r cleient; bydd hyn yn cynorthwyo'r rheolwr cofrestredig wrth gwblhau'r adroddiadau sicrhau ansawdd chwarterol.

Yn ystod yr ymweliad gwelwyd un o'r cleientiaid yn gofyn am siarad â'r unigolyn cyfrifol am rywbeth a oedd yn ei phoeni hi, a chafodd hyn sylw a'i ddatrys ar unwaith. Nodwyd bod y person sy'n derbyn cymorth yn dawel ei feddwl ac wedi gadael y cyfarfod yn teimlo'n llawer hapusach. Dywedwyd wrth swyddog monitro'r contract y bydd tenantiaid yn aml yn cysylltu ag un o'r rheolwyr gwasanaeth os oes unrhyw beth y maent am ei drafod, a bod fersiwn hawdd ei deall o’r weithdrefn gwyno hefyd. Bydd staff a rhieni yn eiriol ar ran unrhyw unigolion nad ydynt yn gallu mynegi eu barn ar lafar a'u cynorthwyo i fynd i'r afael ag unrhyw gwynion.

Lle bo'n briodol, bydd staff yn cael gwybod am unrhyw gwynion yn ystod cyfarfodydd y tŷ a chyfarfodydd tîm. Rhoddwyd enghraifft o sicrhau bod y car symudedd yn cael ei gadw'n lân: roedd holl staff y cartref yn ymwybodol o'r disgwyliad i adael y car yn lân ac yn daclus, fel y byddent yn dymuno gweld eu hunain. Pe bai pryder mwy difrifol, ni fyddai hyn yn cael ei rannu nes bod unrhyw ymchwiliad priodol wedi'i gynnal.

Adeg yr ymweliad, dywedwyd wrth swyddog monitro'r contract nad oedd angen newid unrhyw arferion oherwydd unrhyw gwynion.

Gwybodaeth staffio

Dywedodd yr unigolyn cyfrifol eu bod yn defnyddio Fframwaith Sefydlu Gofal Cymdeithasol Cymru, ac mae hyn yn cyfrannu at eu cymhwyster a'u cofrestriad lefel 2, tystiolaeth o hyn oedd y matrics hyfforddi a ddarparwyd ar gyfer Tŷ Nant a Pengam Road. Mae'r hyfforddiant a dderbynnir yn cael ei werthuso yn ystod sesiynau goruchwylio, llyfrau cyfeillio ar gyfer dechreuwyr newydd, cysgodi a ffurflenni monitro sifftiau sy'n cael eu cynnal ar ffeil.

Oherwydd bod dros 300 o staff cymorth yn cael eu cyflogi gan y Bartneriaeth Gofal, cydnabuwyd ei bod yn anodd iawn eu rheoli, a gwirio o safbwynt cyffredinol, faint o staff sydd heb gwblhau rhai cyrsiau gorfodol, neu sydd angen eu hadnewyddu. Gofynnodd Amelia Tyler am gopi o'r adroddiad ar gyfer unrhyw gyrsiau heb eu dilyn, ac nid oedd hyn wedi'i dderbyn ar adeg cwblhau'r adroddiad.

Mae hyfforddiant gorfodol wedi'i gwblhau gan y rhan fwyaf o staff cymorth, megis meddyginiaeth, cymorth cyntaf, rheoli heintiau, diogelu a hylendid bwyd. Darperir hyfforddiant gofal catheter a stoma hefyd, ond dim ond ar gyfer staff sy'n gweithio gydag unigolion sydd angen y cymorth hwn. Mae hyfforddiant nad yw'n orfodol hefyd yn cael ei gynnal ynghylch awtistiaeth, cymorth ymddygiad cadarnhaol, a rhyngweithio dwys.

Adolygwyd dwy ffeil staff a oedd wedi dechrau ym mis Tachwedd 2022 ac Ionawr 2023: roedd y ddwy yn cynnwys ffurflenni cais, disgrifiadau swydd, cofnodion cyfweliad, contractau cyflogaeth, copïau o basbortau, lluniau, tystysgrifau hyfforddi, a thystiolaeth o wiriadau'r DBS. Nid oedd unrhyw fylchau anesboniadwy mewn cyflogaeth ac roedd dalen ar wahân a oedd yn dogfennu hanes cyflogaeth llawn a rhesymeg dros unrhyw fylchau.

Roedd un o'r ffeiliau yn cynnwys geirda anghyflawn; argymhellir cysylltu â'r cyflogwr blaenorol, a chadw cofnod clir ar ffeil i sicrhau cydymffurfiaeth â rheoliadau.

Cydnabuwyd mai dim ond un cyfwelydd oedd wedi cynnal y ddau gyfweliad: cynhaliwyd trafodaeth gyda'r unigolyn cyfrifol ei bod yn arfer da bod o leiaf dau gyfwelydd pe bai'r canlyniad yn cael ei herio. Nodir ei bod yn anodd rhyddhau dau aelod o staff i wneud hyn ond y byddai'n cael ei wneud lle bo hynny'n bosibl.

Anfonwyd copi o'r matrics goruchwylio ac arfarnu, a dangosodd hyn fod staff wedi cwblhau naill ai sesiwn arfarnu neu oruchwylio ers dechrau 2023. Roedd y matrics yn amlwg yn cofnodi dechreuwyr newydd a'r rhai oedd ar absenoldeb salwch. Esboniodd yr unigolyn cyfrifol fod goruchwyliaeth yn cael eu cynnal fel sesiwn ffurfiol 1:1 o leiaf bob 3 mis ac arfarniadau bob blwyddyn.

Dros y 12 mis blaenorol, amlygwyd bod 18 aelod o staff wedi gadael y sefydliad a bod 23 wedi cael eu recriwtio. Mynegwyd hefyd fod 4 aelod o staff cymorth ar famolaeth adeg yr ymweliad.

Mae system ar-alwad ar waith i staff gysylltu ag uwch aelod o staff sy'n monitro system rota dreigl. Mae 10 rheolwr sydd â'r ffôn symudol 1 diwrnod yr wythnos ac 1 ym mhob 3 wythnos. Dywedwyd wrth swyddog monitro'r contract y bydd y rheolwr ar alwad yn siarad â phob un o'r cartrefi i wirio bod popeth yn iawn a pha hyfforddiant sy'n cael ei gynnal y diwrnod canlynol.

Camau Unioni/Datblygiadol

Camau unioni (i'w cwblhau o fewn 6 mis i ddyddiad yr adroddiad hwn)

Y rheolwr cofrestredig i sicrhau bod polisi ar waith mewn perthynas â disgyblaeth staff. Rheoliad 14 Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) fersiwn 2 (Ebrill 2019)

Hyfforddiant gorfodol i fod yn gyfredol i'r holl weithwyr a'r matrics wedi'i ddiweddaru yn unol â hynny (rheoliadau 35 a 36 Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru))

Ystyriaeth gadarnhaol i gynnwys pobl sy'n defnyddio'r gwasanaeth yn y broses recriwtio Rheoliad 35 Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) fersiwn 2 (Ebrill 2019).

Tystysgrifau geni i'w cadw ar ffeil ar gyfer pob aelod o staff. Rheoliad 59 Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) fersiwn 2 (Ebrill 2019) ac Atodlen 2, rhan 1 (8) b

Er mwyn rhoi tystiolaeth o'r 'cynnig gweithredol', pob tenant a/neu gynrychiolydd i dderbyn copi o'r arolwg yn gofyn pa iaith yr hoffent siarad, a chadw hyn ar ffeil. Rheoliad 24 Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) fersiwn 2 (Ebrill 2019)

Dylid mynd i’r afael â’r geirda anghyflawn i sicrhau addasrwydd staff. Rheoliad 35

Polisïau i'w rhoi ar waith ar gyfer cychwyn gwasanaeth a disgyblu staff. Rheoliad 12

Camau datblygiadol

Matrics hyfforddiant i ddefnyddio fformat cyson i gofnodi dyddiadau llawn hyfforddiant.

Lle bo'n bosibl, cynnal cyfweliadau gan ddau uwch aelod o staff.

Argymhellir bod cynlluniau personol yn rhoi manylion ynghylch pa lefel o gymorth sydd ei hangen i ddarparu gofal personol.

Staff i sicrhau bod dogfennau sy'n canolbwyntio ar ganlyniadau yn cael eu llofnodi'n glir a'u dyddio ar ôl eu cwblhau a phob adolygiad.

Canmoliaeth i'w dyddio'n glir a'r berthynas â'r person sy'n derbyn cymorth.

Contractau cyflogaeth i'w llofnodi gan y rheolwr a'r gweithiwr.

Casgliad

Ni chodwyd unrhyw bryderon mewn perthynas â'r cymorth a ddarparwyd ac roedd pawb y siaradwyd â nhw yn dangos gwybodaeth drylwyr am yr unigolion y maent yn eu cefnogi. Mae'r tenantiaid yn teimlo'n hyderus wrth allu siarad â'r unigolyn cyfrifol am unrhyw bryderon, a gwelwyd hyn yn ystod yr ymweliad. Gall y tenantiaid fynegi barn yn dryloyw ac fe'u hanogir i leisio unrhyw beth a allai fod yn eu poeni.

Roedd yn amlwg bod llawer o ymdrech wedi cael ei wneud i sicrhau bod y dogfennau yn canolbwyntio ar ganlyniadau a bod y gwasanaeth cyfan yn canolbwyntio ar bobl gymaint â phosibl. Mae'r adroddiadau misol a gwblhawyd yn dangos bod yr unigolion yn gweithio gyda nhw i gynllunio'n ofalus yr hyn sy'n bwysig iddyn nhw a'r hyn sydd angen ei wneud i gyflawni eu nodau.

Mae'n ymddangos bod staff yn teimlo'n hyderus, yn hyblyg ac yn cael eu gwerthfawrogi ac maent wedi ymrwymo i'w rolau a'r bobl y maent yn eu cefnogi. O'r sgyrsiau a gynhaliwyd, y ddogfennaeth a welwyd a'r datganiad o ddiben, mae gwerth craidd o sicrhau’r ansawdd bywyd gorau i'r tenantiaid.

Hoffai'r swyddog monitro contractau ddiolch i'r unigolyn cyfrifol a'r rheolwyr gwasanaeth am eu hamser, eu cymorth a'u croeso drwy gydol y broses fonitro gyfan.

Awdur: Amelia Tyler
Swydd: Swyddog Monitro Contractau
Dyddiad: 19 April 2023

Share on Facebook