Cartref Preswyl Tŷ Derwen
Heol Kendon, Crymlyn, Trecelyn, NP11 4PN.
Ffôn: 01495 243028
E-bost: tyderwen@btconnect.com
Adroddiad Monitro Cytundeb
Enw/Cyfeiriad y darparwr: Cartref Preswyl Tŷ Derwen, Kendon Road, Crymlyn, Trecelyn NP11 4PN.
Dyddiad/Amser yr ymweliad: Dydd Mercher 26 Ebrill 2023, 11.30am–2.30pm / Dydd Mercher 21 Mehefin 2023, 10.00am–1.00pm
Swyddog(ion) Ymweld: Andrea Crahart, Swyddog Monitro Contractau, Tîm Comisiynu, Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili
Yn bresennol: Dawn O’Sullivan, Rheolwr Cofrestredig
Cefndir
Mae Tŷ Derwen yn gartref preswyl sydd wedi’i gofrestru i ddarparu gofal i 28 o bobl (8 ohonyn nhw gydag anghenion gofal personol ac 20 gyda nam gwybyddol). Roedd 4 lle gwag ar adeg yr ymweliad ym mis Mehefin. Mae'r Cartref yn adeilad mawr 3 llawr ar wahân wedi'i leoli yng Nghrymlyn, yn ardal Bwrdeistref Sirol Caerffili.
Cynhaliodd Arolygiaeth Gofal Cymru (AGC) arolygiad ym mis Tachwedd 2022 a nododd un maes i’w wella, a fyddai’n cael ei ailystyried yn ystod eu harolygiad nesaf.
Mae'r Canllaw ar gyfer Defnyddwyr Gwasanaeth y cartref ar gael i’w gyhoeddi pan fydd preswylwyr newydd yn symud i Dŷ Derwen. Fodd bynnag, fe'i diweddarwyd yn flaenorol ym mis Mehefin 2022, ac mae angen ailymweld ag ef i sicrhau ei fod yn gyfredol.
Adolygwyd Datganiad o Ddiben y cartref ym mis Chwefror 2022 ac mae angen ei adolygu’n flynyddol.
Ceir adborth rheolaidd gan Dîm Comisiynu Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili trwy weithwyr proffesiynol sy'n ymweld â'r cartref ac ychydig iawn o faterion wnaeth godi yn ystod y flwyddyn flaenorol. Yn ystod ei hymweliad ym mis Hydref y llynedd, dywedodd gweithiwr cymdeithasol a oedd yn ymweld ei bod wedi canfod bod y dogfennau'n hawdd eu darllen, yn gyfredol ac wedi'u hadolygu'n rheolaidd. Cadarnhaodd hefyd fod y rheolwr yn adnabod y bobl sy'n byw yno yn dda iawn a bod awyrgylch hyfryd yn y lolfa yn ystod ei hymweliad.
O ran ‘Y Cynnig Rhagweithiol’ – Mwy Na Geiriau' (deddfwriaeth ddiwygiedig ynghylch yr iaith Gymraeg), mae Tŷ Derwen yn mynd ati’n rhagweithiol i ofyn i’w staff yn ystod y cyfnod sefydlu a hoffen nhw ddilyn cwrs Cymraeg, ond nid yw hwn wedi’i ddilyn hyd yma. Cytunodd y rheolwr cofrestredig i archwilio'r 'Cynnig Rhagweithiol’ a sut i’w gyflwyno yn y cartref.
Yn dibynnu ar y canfyddiadau yn yr adroddiad, bydd y darparwr yn cael camau unioni a datblygiadol i'w cwblhau. Camau unioni yw’r rhai mae'n rhaid eu cwblhau (yn unol â deddfwriaeth) ac argymhellion arfer da yw camau datblygiadol.
Argymhellion Blaenorol
Camau unioni
Dylid adolygu a diweddaru'r Asesiad Risg Tân yn flynyddol. Amserlen: Ar unwaith ac yn barhaus. (Rheoliad 57, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016). Cam gweithredu wedi'i gyflawni.
Dylid ail-adolygu'r Canllaw ar gyfer Defnyddwyr y Gwasanaeth i sicrhau bod rhywfaint o'r derminoleg yn cael ei newid yn unol â'r Ddeddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol. Amserlen: O fewn 3 mis. (Rheoliad 19, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016). Cam gweithredu wedi'i gyflawni.
Gwella tiroedd y cartref gofal ymhellach trwy chwynnu, ail-botio planhigion, glanhau siliau ffenestri ac ati. Amserlen: O fewn 3 mis, gyda chynllun parhaus i gynnal hyn. (Rheoliad 44, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016). Cam gweithredu heb ei gyflawni.
Archwilio gweithgareddau ystyrlon ac ysgogol pellach i breswylwyr eu mwynhau. Amserlen: Parhaus. (Anfonwyd peth gwybodaeth Dementia Care Matters i'r cartref i'w cynorthwyo nhw). (Rheoliad 21, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016). Cam gweithredu wedi'i gyflawni.
Unigolyn Cyfrifol
Rôl yr Unigolyn Cyfrifol yw sicrhau perfformiad ac ansawdd y gwasanaeth ac mae'n ofynnol i adroddiadau chwarterol gael eu hysgrifennu i ddangos bod hyn yn cael ei fonitro a'i oruchwylio'n rheolaidd. Roedd adroddiad chwarterol diweddar (dyddiedig Chwefror 2023) ar gael, a oedd yn nodi bod adborth yn cael ei glywed gan breswylwyr/eu teuluoedd, staff ac ati, yn ogystal â meysydd ansawdd eraill yn y cartref. Casglwyd rhai sylwadau gan breswylwyr a'u perthnasau nhw, a nodwyd fel rhai cadarnhaol, a chasglwyd arsylwadau o'r profiad amser bwyd, gyda rhai camau gweithredu wedi'u nodi o ran anghenion hyfforddi a'r system electronig Care Docs.
Roedd Datganiad o Ddiben y cartref ar gael i’w weld ac roedd wedi’i adolygu ym mis Chwefror 2022, gyda dyddiad adolygu pellach ym mis Chwefror 2023.
Edrychwyd ar bolisïau a gweithdrefnau’r cartref (er enghraifft, yn ymwneud â diogelu, cwynion, meddyginiaeth ac ati). Roedd y rhain ar gael ar ffurf papur i'r staff eu darllen ac roedden nhw wedi'u hadolygu eleni. Hefyd mewn rhai o’r polisïau, cyfeiriwyd at derminoleg yn ymwneud â chorff rheoleiddio Lloegr yn hytrach na chorff rheoleiddio Cymru, a ddygwyd i sylw’r rheolwr i’w diwygio.
Pe na bai'r Unigolyn Cyfrifol a'r Rheolwr Cofrestredig ar gael, byddai'r gwasanaeth yn cael ei reoli gan y Dirprwy Reolwr yn rhan o'r cynllun wrth gefn.
Rheolwr Cofrestredig
Nid yw'r rheolwr yn rheoli rhagor o wasanaethau yn ychwanegol i gartref gofal Tŷ Derwen. Mae'r rheolwr yn gofrestredig gyda Gofal Cymdeithasol Cymru ac yn meddu ar gymhwyster NVQ perthnasol mewn Iechyd a Gofal Cymdeithasol.
Cadarnhaodd y rheolwr fod teledu cylch cyfyng (TCC) yn yr eiddo. Fodd bynnag, mae ond yn cael ei ddefnyddio i wneud arolwg o gyrion yr adeilad (drysau mynediad, maes parcio), felly, ni fyddai angen caniatâd unigolion gan nad yw’r TCC wedi’i leoli o fewn yr adeilad.
Pan fo digwyddiadau arwyddocaol yn digwydd, naill ai’n ymwneud â chartref Tŷ Derwen ei hun neu unigolion sy’n byw yno, mae’n ofynnol i’r rheolwr anfon dogfennau Rheoliad 60 ymlaen at Arolygiaeth Gofal Cymru a’r Tîm Comisiynu, yn unol â Deddf Cofrestru ac Arolygu Gofal Cymdeithasol Cymru. Mae’r swyddog monitro contractau yn ymwybodol bod achosion Rheoliad 60 yn cael eu hadrodd arnyn nhw.
Cadarnhaodd y rheolwr fod yr Unigolyn Cyfrifol mewn cysylltiad â'r rheolwr yn rheolaidd.
Mae modd addasu’r rheiddiaduron mewn ystafelloedd unigol i’r tymheredd gofynnol. Fodd bynnag, mae pob un o’r rheiddiaduron wedi’u lleoli y tu ôl i orchuddion pren, sy’n ei gwneud yn anodd i’r preswylwyr eu hunain eu haddasu.
Staffio
Mae Tŷ Derwen yn parhau i fod â record dda o ran cadw staff, gyda rhai aelodau wedi gweithio yn y cartref ers sawl blwyddyn. Fodd bynnag, yn ddiweddar, mae'r cartref wedi profi prinder staff ac anawsterau recriwtio sydd wedi golygu bod angen cyflogi staff wrth gefn. Mae patrymau shifft staff yn sicrhau nad yw pobl yn gweithio mwy na 48 awr yr wythnos ac mae patrymau shifft yn 7 awr o hyd.
Archwiliwyd dwy ffeil staff ac roedd gwybodaeth yn drefnus yn y ddwy ffeil. Roedd yr wybodaeth yn cynnwys, er enghraifft, tystlythyrau ysgrifenedig a ddilyswyd gan y rheolwr, ffurflen gais fanwl heb unrhyw fylchau cyflogaeth i'w gweld, contract cyflogaeth wedi'i lofnodi, disgrifiad swydd, cofnod o gyfweliadau, gwybodaeth gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS). Ar hyn o bryd, nid yw gwybodaeth y DBS yn cynnwys canlyniad y gwiriad, er enghraifft, a oedd yn glir neu a oedd unrhyw euogfarnau i'w hystyried. Roedd tystysgrifau hyfforddiant hefyd yn y ffeiliau.
Roedd matrics goruchwylio yn nodi bod gofalwyr wedi cael sesiynau goruchwylio eleni, gyda sesiynau pellach wedi’u trefnu ymhen 3 mis. Roedd rhai hen gofnodion goruchwylio wedi’u cynnwys yn y ddwy ffeil a welwyd, ond mae’r rhan fwyaf o’r cofnodion yn cael eu storio ar system ‘Care Docs’ y cartref, lle gwelwyd tystiolaeth bod sesiynau wedi’u cynnal yn rheolaidd.
Roedd gwerthusiadau wedi'u cynnal ar gyfer yr holl staff yn 2022 gyda rhai wedi'u cynnal yn 2023, ac roedd y matrics yn nodi bod y rhain i gyd wedi'u cynllunio am y flwyddyn nesaf.
Yn ystod yr ymweliadau, roedd yn ymddangos bod lefelau staffio yn ddigonol i gynnal y bobl. Mae lefelau staffio trwy gydol y dydd a’r nos yn cael eu cyfrifo mewn perthynas ag anghenion preswylwyr i sicrhau lefelau staffio diogel, ac mae angen adolygu’r rhain yn barhaus yn unol ag anghenion newidiol pobl a derbyniadau newydd.
Hyfforddiant
Roedd y matrics hyfforddi yn dangos bod staff yn gallu cael mynediad at amrywiaeth o hyfforddiant, er enghraifft cymorth cyntaf, hylendid bwyd, codi a chario, gofal dementia ac ati. Fodd bynnag, mae'n ofynnol ar hyn o bryd i sawl un o'r staff gael sesiynau gloywi i'w diweddaru nhw.
Mae cyrsiau eraill sy'n cael eu cynnig yn cynnwys, er enghraifft, gofal o ran niwed pwyso, trefniadau diogelu wrth amddifadu o ryddid, gofal y geg, cwympiadau, diogelwch tan ac ati. Roedd rhai o'r cyrsiau wedi'u mynychu ond roedd nifer o fylchau ar gyfer rhai cyrsiau eraill. Yn aml, nid yw darparwyr gofal wedi bod mewn sefyllfa i gael mynediad at yr holl hyfforddiant oherwydd pandemig Covid-19 ac, o ganlyniad, mae angen iddyn nhw gael eu diweddaru ac aros i gyrsiau fod ar gael.
Darperir hyfforddiant gan sefydliad o’r enw ‘Future Training and Consulting Ltd’, yn ogystal â gan Dîm Datblygu'r Gweithlu Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili/Blaenau Gwent, a Bwrdd Iechyd Prifysgol Aneurin Bevan ar gyfer cyrsiau yn ymwneud â sepsis a gofal iechyd y geg, er enghraifft. Ymgymerir â hyfforddiant staff arall trwy e-ddysgu.
Mae'r holl staff gofal a gyflogir ar hyn o bryd wedi cyflawni cymhwyster NVQ/QCF mewn Iechyd a Gofal Cymdeithasol, lefel 2, 3, 4 neu 5 a naill ai wedi cofrestru gyda Gofal Cymdeithasol Cymru neu'n mynd drwy'r broses.
Archwiliad o Ffeiliau a Dogfennaeth
Edrychwyd ar gofnodion un preswylydd yn ystod ymweliad ac roedden nhw'n cynnwys, er enghraifft, dogfennaeth Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili (asesiad cychwynnol, cynllun gofal a chymorth, adolygiad gofal hirdymor, asesiad risg cymhleth) i alluogi’r cartref gofal i lunio cynlluniau personol y person a gofalu amdanyn nhw.
Roedd y cartref gofal wedi datblygu cynlluniau personol (cynlluniau gofal) a dogfen yn rhoi manylion sylfaenol am y person, er enghraifft, ffotograff, manylion sylfaenol/golwg/disgrifiad ac ati, hanes personol, diddordebau, perthnasoedd, crefydd, ac ati.
Roedd cynlluniau personol addas ar waith mewn perthynas ag anghenion gofal, er enghraifft, gofal personol, cyflwr croen, cyfathrebu ac ati. Roedd y cynllun personol o ran cyflwr y croen yn fanwl iawn ac yn rhoi arweiniad mewn perthynas â'r hufenau sy'n cael eu rhoi, gyda mapiau corff yn bresennol hefyd i gynorthwyo'r gofalwr o ran ble i'w rhoi.
Roedd adolygiadau o gynlluniau personol wedi'u cynnal, a hynny mewn modd amserol ar ôl i'r person ddychwelyd o'r ysbyty, a oedd wedi golygu bod angen diweddaru un o'r cynlluniau hyn. Roedd y cofnodion dyddiol sy'n cael eu cwblhau ar gyfer y person yn cyd-fynd â'r wybodaeth yn y cynlluniau personol ac wedi'u hysgrifennu mewn modd cynhwysfawr, gyda dyddiadau, amseroedd a llofnod y gofalwyr dan sylw hefyd.
Sicrhau ansawdd
Mae Tŷ Derwen wedi cyflawni sgôr o 5 (da iawn) mewn arolygiad diweddar o
Amgylchedd/Cynnal a Chadw'r Cartref
Ni nodwyd unrhyw arogleuon gwael yn ystod yr ymweliadau monitro.
Mae lloriau pren newydd wedi'u gosod yn y lolfa a'r ystafell fwyta, yn ogystal â llenni newydd. Mae disgwyl i'r ardal ger mynedfa'r cartref gael ei hadnewyddu hefyd. Mae bath newydd wedi'i osod ac mae llawr newydd wedi'i ychwanegu at yr ystafell ymolchi.
Mae'r patio y tu allan bellach yn addas i'r diben a bydd yn fan croeso i breswylwyr, ffrindiau a pherthnasau ei ddefnyddio.
Diogelwch Tân/Iechyd a Diogelwch
Roedd Asesiad Risg Tân y cartref wedi’i ddiweddaru ym mis Rhagfyr 2022 a gosodwyd system larwm tân newydd ar yr un pryd. Ni nodwyd unrhyw gamau gweithredu eraill.
Mae cynlluniau personol gadael mewn argyfwng ar waith i gynorthwyo staff gyda gwacáu preswylwyr mewn ffordd ddiogel, gyda rhestr arall yn amlinellu anghenion cymorth preswylwyr ger y drws ffrynt.
Cynhelir gwiriadau iechyd a diogelwch mewn perthynas ag, er enghraifft, gwiriadau cadair olwyn, diogelwch tanciau dŵr a thân (systemau larwm, diffoddwyr tân, goleuadau argyfwng) ac ati.
Rheoli arian preswylwyr
Mae Tŷ Derwen yn rheoli arian nifer fach o breswylwyr yn barhaus, ac mae gweithdrefnau yn eu lle i gynorthwyo hyn. Mae gan bob person gofnod personol i nodi unrhyw incwm a gwariant, gyda derbynebau yn bresennol a 2 lofnod mewn lle bob amser i ategu'r holl drafodion.
Profiad amser bwyd
Arsylwyd ar y profiad amser bwyd yn ystod ymweliad ac fe'i cynhaliwyd yn hamddenol, gyda staff ar gael i gynorthwyo pobl. Dewisodd rhai pobl fwyta eu prydau yn y brif lolfa, wrth i'r rhan fwyaf o bobl gael eu rhai nhw yn yr ystafell fwyta, sydd wedi'i haddurno'n hyfryd gyda llieiniau bwrdd glân, napcynau, pupur a halen a fasys o flodau.
Gweithgareddau
Roedd un gŵr yn mwynhau chwarae dominos gydag un o'r staff gofal yn ystod un o'r ymweliadau, ac mae'r swyddog monitro yn ymwybodol y bydd y merched yn aml yn mwynhau peintio eu hewinedd ac yn mwynhau gweithgareddau eraill.
Cadarnhaodd rhai preswylwyr fod y staff yn dda iawn ac nad oedd unrhyw beth yn achosi unrhyw drafferth. Dywedodd preswylydd arall fod y bwyd yn flasus iawn.
Camau unioni
Adolygu'r Datganiad o Ddiben a'r Canllaw ar gyfer Defnyddwyr y Gwasanaeth i sicrhau eu bod nhw'n gyfredol. Amserlen: O fewn 3 mis. (Rheoliad 6, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016).
Dylai'r derminoleg o fewn rhai polisïau a gweithdrefnau adlewyrchu’r corff rheoleiddio yng Nghymru yn hytrach na Lloegr. Ysgrifennu polisi rheoli ac atal. Amserlen: O fewn 3 mis. (Rheoliad 12, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016).
Dylai gwybodaeth y DBS gynnwys manylion ynghylch a oedd y gwiriad yn glir ai peidio ac a oes euogfarnau er mwyn i asesiad risg addas fod ar waith. Amserlen: O fewn 1 mis ac yn barhaus. (Rheoliad 35, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016).
Diweddaru hyfforddiant staff. Amserlen: O fewn 6 mis. (Rheoliad 36, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016).
Camau datblygiadol
Archwilio'r 'Cynnig Rhagweithiol – Mwy Na Geiriau', gyda bwriad o'i gyflwyno i’r cartref fel bod y cartref yn darparu gwasanaeth yn Gymraeg heb i’r person orfod gofyn am hyn.
Awgrymir o hyd y dylid ailblannu rhywfaint o flodau mewn potiau gardd, a chlirio llwch a gwe pry cop ar y siliau ffenestri.
Casgliad
Mae gan Gartref Gofal Tŷ Derwen dîm o staff sydd wedi'u hyfforddi'n dda ac yn gymwys yn eu rolau. Fodd bynnag, mae rhai heriau wedi’u hwynebu o ran recriwtio, sy’n broblem sy’n effeithio ar y sector gofal cymdeithasol ar hyn o bryd. Mae angen penodi staff wrth gefn i sicrhau bod y lefelau staffio yn ddiogel a'r gobaith yw mai ateb tymor byr yn unig fydd hynny.
Mae rhannau o'r cartref gofal wedi elwa o ailaddurno, ychydig o ddodrefn newydd a lloriau newydd i'r lolfeydd. Mae penodi person cynnal a chadw amser llawn wedi bod o fudd i'r cartref.
Mae’r dogfennau’n parhau i fod yn gadarn, yn adlewyrchu anghenion pobl ac yn cael eu hadolygu’n rheolaidd.
Mae tystiolaeth dda bod sesiynau goruchwylio a gwerthuso rheolaidd yn cael eu cynnal gyda staff.
Hoffai'r Swyddog Monitro Contractau achub ar y cyfle hwn i ddiolch i’r staff, preswylwyr a rheolwr Tŷ Derwen am eu hamser a’u lletygarwch yn ystod yr ymweliadau.
Awdur: Caroline Roberts
Swydd: Swyddog Monitro Contractau
Dyddiad: Ebrill 2023