Q-Care

Uned 1, Foxes Lane, Parc Busnes Oakdale, Coed Duon NP12 4AB
Ffôn: 01495 741310
E-bost: stephen.stone@q-care.co.uk

Adroddiad Monitro Contract

  • Enw'r darparwr: Q Care
  • Dyddiad yr ymweliad: 14 Tachwedd 2023
  • Swyddogion ymweld: Ceri Williams – Swyddog Monitro Contractau, Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili       
  • Yn bresennol: Stephen Stone – Rheolwr Cangen Q Care, Caerffili

Pwrpas yr ymweliad monitro oedd adolygu'r argymhellion a wnaed yn ystod yr ymweliad monitro contract blaenorol a gynhaliwyd ym mis Awst 2022, ac i edrych ar y dogfennau ar gyfer pobl sy'n derbyn pecyn gofal a ffeiliau staff. 

Yn dibynnu ar ganfyddiadau'r adroddiad, rhoddir camau unioni a datblygiadol i Q Care eu cwblhau. Camau unioni yw'r rhai y mae'n rhaid eu cwblhau (fel y'u rheolir gan ddeddfwriaeth, ac ati), ac mae camau datblygiadol yn argymhellion ar gyfer arfer da.

Argymhellion Blaenorol

Camau unioni

Dylai Q Care sicrhau bod cynlluniau personol yn darparu'r manylion digonol sydd eu hangen ar staff gofal i sicrhau bod anghenion gofal a chymorth yr unigolyn yn cael eu diwallu o ddydd i ddydd. (Rheoliad 15, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016). Wedi'i gyflawni'n rhannol: Gweler corff yr adroddiad

Sicrhau bod risgiau yn cael eu nodi a bod Asesiadau Risg cynhwysfawr ar waith i liniaru unrhyw risg i les unigolyn.(Rheoliad 15, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016). Wedi'i gyflawni: Roedd yr holl gynlluniau personol a welwyd wedi nodi risgiau a gydag asesiadau risg cysylltiedig ar waith i'w lliniaru.

Staff i ddangos tystiolaeth mewn cofnodion dyddiol bod cyflwr y croen yn cael ei wirio yn unol â'r cynllun gofal. (Rheoliad 21, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016). Amserlen: Ar unwaith ac yn barhaus. Heb ei gyflawni: Nid oedd y cofnodion dyddiol a welwyd yn dangos bod cyflwr y croen yn cael ei wirio'n rheolaidd.

Pob aelod o staff i gael yr hyfforddiant gorfodol diweddaraf ac unrhyw gyrsiau gloywi sydd eu hangen, i'w galluogi nhw i gyflawni eu rolau. Heb ei gyflawni: Roedd y staff eto i gael hyfforddiant.

Yr Unigolyn Cyfrifol i gynnwys adborth gan unigolion sy'n cael y gwasanaeth mewn adroddiad chwarterol. (Rheoliad 73, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016). Ni ddarparwyd yr wybodaeth hon.

Dylai unrhyw hysbysiadau rheoliad 60 sy'n cael eu cyflwyno i'r rheoleiddiwr hefyd gael eu hanfon at Dîm Comisiynu Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili. (Contract Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili). Heb ei gyflawni: Nid oes copi o hysbysiadau rheoliad 60 wedi'u hanfon i'r Cyngor.

Darparu Gwasanaethau

Edrychwyd ar gofnodion monitro galwadau ar gyfer nifer o gleientiaid. Roedd yr adroddiadau'n dangos nad yw galwadau'n digwydd yn gyson o fewn hanner awr i'r amseroedd galwadau a drefnwyd.

Roedd y dilyniant gofalwyr, sef nifer y gofalwyr a fynychodd alwad dros gyfnod penodol o amser, ar gyfer y pecynnau a adolygwyd, dros y symiau targed a osodwyd yn y contract gyda'r darparwr.

Mae'r system monitro galwadau electronig yn anfon rhybuddion os yw galwadau'n hwyr neu o bosibl yn cael eu colli, ac mae'r system hon yn cael ei monitro bob amser. Pan fydd rhybuddion, cysylltir â staff i ofyn a ydyn nhw ar eu ffordd ac, os oes angen, bydd trefniadau eraill yn cael eu gwneud i gyflenwi ar gyfer galwadau, a dylai cleientiaid gael eu hysbysu am unrhyw faterion. Mae'r system hefyd yn cael ei monitro gyda'r nos ac ar benwythnosau.

Mae system gyfathrebu ar waith i gofnodi galwadau gan staff gofal i'r swyddfa er mwyn rhoi gwybod am bryderon ynghylch cleientiaid, neu i roi gwybod am alwadau wedi'u canslo ac ati. Mae hwn yn gweithredu fel trywydd archwilio i egluro unrhyw alwadau sy'n ymddangos wedi'u hanwybyddu, neu unrhyw wybodaeth berthnasol arall sydd angen ei chofnodi.

Y Broses Gynllunio a Gofalu

Mae Q Care yn defnyddio dogfen o’r enw ‘Fy Nghynllun Gofal a Chymorth’ fel asesiad cychwynnol a Chynllun Personol. Mae hon yn ddogfen cynllunio gofal gynhwysfawr. Mae’r ddogfen yn cynnwys manylion personol, hanes bywyd, pobl sy’n bwysig i mi, cynlluniau a chanlyniadau, galwadau gofal dyddiol arferol wedi'u dadansoddi, cyflyrau meddygol a'u heffaith a pham mae angen gofal a chymorth ar yr unigolyn.

Cafodd ffeiliau dau gleient eu gweld yn ystod yr ymweliad monitro. Roedd ffeiliau'r ddau gleient yn cynnwys Cynllun Gofal a Chymorth Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili.   Roedd Cynlluniau Gofal a Chymorth y Cyngor wedi eu croesgyfeirio â ‘Fy Nghynllun Gofal a Chymorth’ Q Care.  Roedd yr holl ofal a chymorth a nodwyd yng nghynllun gofal yr awdurdod lleol wedi’u trosglwyddo i 'Fy Nghynllun Gofal a Chymorth' Q Care.  Fodd bynnag, wrth groesgyfeirio'r ail ffeil, nid oedd rhai elfennau o'r gofal a'r cymorth yr oedd eu hangen ac a nodwyd ar gynllun gofal yr awdurdod lleol wedi'u trosglwyddo'n fanwl i gynllun cymorth Q Care, a thrafodwyd hyn gyda'r rheolwr yn ystod yr ymweliad. Eglurodd y rheolwr fod rhywfaint o'r wybodaeth yn hanesyddol a bod adolygiad cyfredol yn cael ei gynnal ar gyfer yr unigolyn, ac ar ôl hynny, byddai'r cynllun gofal a chymorth yn cael ei ddiweddaru.

Roedd gwybodaeth am hanes bywyd yn fanwl ar y ddau gynllun personol ac yn cynnwys manylion am y teulu, galwedigaethau blaenorol, a diddordebau a hobïau.

Roedd y cynlluniau personol a gafodd eu gweld yn cynnwys cyfarwyddiadau manwl a chlir ar ba gymorth oedd ei angen ar bob galwad.  Roedd y ddau gynllun yn canolbwyntio ar yr unigolyn, wedi’u hysgrifennu o safbwynt y person sy’n cael gofal a chymorth ac yn cynnwys hoff a chas bethau, arferion a galluoedd o ran yr hyn sy'n gallu cael ei gyflawni’n annibynnol.

Roedd y ddau gynllun personol wedi'u llofnodi gan y person sy'n cael gofal a chymorth neu gan gynrychiolydd, gan ddangos tystiolaeth o'u rhan nhw yn y gwaith o gynhyrchu'r cynllun personol.

Roedd asesiadau risg manwl ac addas ar waith yn y ddwy ffeil a gafodd eu gweld a oedd yn disgrifio'n gywir y risgiau sydd wedi'u nodi wrth ddarparu gofal a chymorth, a'r camau i'w cymryd pe bai'r risg yn digwydd. 

Roedd adolygiadau o gynlluniau gofal a chymorth yn bresennol yn y ddwy ffeil a welwyd.  Roedd yr holl adolygiadau ar ffeil wedi'u cynnal dros y ffôn.  Roedd gwaith papur yr adolygiad yn fanwl ac yn cynnwys crynodeb ac unrhyw gamau i'w cymryd yn dilyn adolygiad.  Er bod adolygiadau yn gyflawn ar ffeil, nid oedd y rhain yn cael eu cynnal yn gyson o fewn yr amserlenni a nodir yn y rheoliadau.

Cafodd cofnodion dyddiol eu gweld ar gyfer y ddau unigolyn.  Roedd y nodiadau yn cynnwys yr holl dasgau gofal a chymorth a oedd wedi'u cyflawni a hefyd sylwadau ar les yr unigolyn.   Mae cofnodion dyddiol bellach yn cael eu cadw'n electronig, felly, mae dyddiad ac amser ar bob cofnod ac maen nhw'n nodi'r staff gofal a'u hysgrifennodd.

Nodwyd, ar un set o gofnodion dyddiol a welwyd, nad oedd staff gofal yn cofnodi maes angen penodol a oedd wedi'i nodi ar gyfer gwirio/monitro ar gynllun gofal yr unigolyn. Trafodwyd hyn gyda'r rheolwr ar adeg yr ymweliad.

Recriwtio, Hyfforddiant a Goruchwyliaeth

Cafodd dwy ffeil staff eu gweld; roedden nhw'n cynnwys gwybodaeth ofynnol fel ffurflen gais fanwl, cofnod o gyfweliad gan gynnwys sgorio a chontractau cyflogaeth.

Roedd geirdaon yn bresennol yn y ddwy ffeil gan gynnwys gan gyflogwyr blaenorol. Roedd contractau cyflogaeth wedi'u llofnodi yn bresennol yn y ddwy ffeil a welwyd.

Roedd copïau o ddogfennau yn profi hunaniaeth ar y ddwy ffeil.

Gwneir cais am wiriadau'r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd ac mae prawf eu bod nhw wedi dod i law ac yn glir ar y ffeil.  Roedd yr wybodaeth hon yn bresennol ar gyfer y ddwy ffeil staff a wiriwyd. 

Roedd tystysgrifau hyfforddiant yn bresennol yn y ddwy ffeil staff.  Roedd y ffeiliau hefyd yn cynnwys tystiolaeth o weithdrefn sefydlu lawn wedi'i goruchwylio gan yr adran hyfforddi a rheolwr y gangen.

Roedd tystiolaeth hefyd ar ffeil o broses gysgodi gwaith eraill yn ystyrlon ar gyfer staff newydd wrth weithio gyda staff profiadol yn y gymuned. Roedd rhestrau gwirio yn bresennol ar gyfer tasgau amrywiol wedi'u harsylwi a'u cymeradwyo gan staff uwch yn y ddwy ffeil.

Darparwyd matrics hyfforddi a oedd yn dangos bod staff yn mynychu cyrsiau hyfforddi gorfodol ac anorfodol.  Roedd y matrics hyfforddi'n dangos bod sawl aelod o staff yn hwyr yn cael hyfforddiant gorfodol ac anorfodol.

Mae'n ofynnol i staff fynychu sesiwn oruchwylio gyda'r rheolwr llinell yn chwarterol o leiaf.  Roedd y matrics goruchwylio a ddarparwyd yn dangos bod rhai aelodau o staff yn hwyr yn cael eu goruchwylio.

Mae Q Care hefyd yn defnyddio system o hapwiriadau a chofnodion arsylwi perfformiad gyda staff yn y gymuned, a gynhelir bob tri mis.  Mae cymhwysedd staff hefyd yn cael ei wirio o ran Rhoi Meddyginiaeth a Codi a Chario bob chwe mis.  Roedd yr wybodaeth a ddarparwyd ynghylch y gwiriadau hyn yn dangos bod rhai staff yn hwyr yn cael y gwiriadau hyn yn y gymuned.

Sicrhau ansawdd

Mae'n ofynnol yn ôl y rheoliadau i'r darparwr lunio adolygiad o Ansawdd Gofal bob chwe mis.  Gofynnwyd am yr adroddiadau hyn ond ni chawson nhw eu darparu gan Q Care.

Mae'n ofynnol yn ôl y rheoliadau i'r Unigolyn Cyfrifol ymweld â'r gwasanaeth, a chael adborth gan unigolion sy'n defnyddio'r gwasanaeth a'r staff o leiaf bob chwarter a dangos tystiolaeth bod yr ymweliadau hyn yn cael eu dogfennu.  Gofynnwyd am yr adroddiadau hyn ond ni chawson nhw eu darparu gan Q Care.

Cysylltodd y swyddog monitro â nifer o unigolion oedd yn cael y gwasanaeth am adborth. Roedd yr adborth ar y gofal a'r cymorth a gafwyd yn dda. 

Fodd bynnag, dywedodd rhai cleientiaid y gall amseroedd galwadau fod yn anghyson.  Nodwyd hefyd gan y swyddog monitro bod copïau unigolion o'u gwaith papur, yn ymwneud â'r gwasanaeth y maen nhw'n ei gael, wedi dyddio. 

Dywedodd unigolion sy'n defnyddio'r gwasanaeth a'u cynrychiolwyr y siaradwyd â nhw hefyd yr hoffen nhw weld eu cofnodion a gedwir yn electronig gan Q Care.

Camau unioni

Galwadau i ddigwydd o fewn hanner awr i'r amser galwad a drefnwyd. Contract Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili 16.4

Dilyniant gofalwyr i fod o fewn y trothwy a osodwyd yn y contract. Contract Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili 27.1

Cynlluniau Personol i ystyried a chynnwys yr holl anghenion gofal a chymorth a nodwyd yng nghynllun gofal a chymorth yr Awdurdod Lleol. Rheoliad 15, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016 Amserlen: Ar unwaith ac yn barhaus.

Cynnal adolygiadau o Gynlluniau Personol bob tri mis, neu'n gynt os oes newid yn anghenion yr unigolyn, ac yn unol ag unrhyw adolygiadau a gynhelir gan yr awdurdod lleoli. Rheoliad 16, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016 Amserlen: Ar unwaith ac yn barhaus

Staff i ddangos tystiolaeth mewn cofnodion dyddiol bod cyflwr y croen yn cael ei wirio yn unol â'r cynllun gofal. Rheoliad 21, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016 Amserlen: Ar unwaith ac yn barhaus.

Pob aelod o staff i gael yr hyfforddiant gorfodol, hyfforddiant anorfodol ac unrhyw gyrsiau diweddaru gofynnol diweddaraf, i'w galluogi nhw i gyflawni eu rôl. Rheoliad 36, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016 Amserlen: O fewn 3 mis i ddyddiad yr adroddiad hwn.

Staff i gwrdd ar gyfer goruchwylio un-i-un gyda'r rheolwr llinell neu swyddog cyfatebol, neu aelod uwch o staff, heb fod yn llai aml na bob chwarter. Rheoliad 36, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016 Amserlen: Ar unwaith ac yn barhaus.

Adroddiad Ansawdd Gofal i'w gynhyrchu bob chwe mis. Rheoliad 80, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016  Amserlen: Bob chwe mis

Yr Unigolyn Cyfrifol i ymweld a cheisio adborth gan staff a defnyddwyr gwasanaeth bob tri mis a darparu tystiolaeth wedi'i dogfennu o'r ymweliadau hyn. Rheoliad 73, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016 Amserlen: Bob tri mis.

Dylid parhau i gadw’r ffeil bapur yng nghartref yr Unigolyn, gan sicrhau bod yr holl wybodaeth/dogfennaeth a restrir yng nghymal 14.2 wedi’i chynnwys yn y ffeil. Contract Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili 14.4 Amserlen: Ar unwaith ac yn barhaus.

Dylai unrhyw hysbysiadau rheoliad 60 sy'n cael eu cyflwyno i'r rheoleiddiwr hefyd gael eu hanfon at Dîm Comisiynu Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili. Contract Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili 38.11 Amserlen: Yn ôl yr angen.

Sicrhau bod unigolion sy'n defnyddio'r gwasanaeth yn gallu cael mynediad at eu cofnodion a'u bod nhw'n ymwybodol y gallan nhw gael mynediad at eu cofnodion. Rheoliad 59, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016  Amserlen: Ar unwaith ac yn barhaus.

Camau datblygiadol

Ystyried bod staff yn mynychu hyfforddiant mewn Gofal Pwysedd/Cyflwr y Croen.

Casgliad

O adolygu gwybodaeth ac adborth gan unigolion, mae'n amlwg bod meysydd lle mae angen gwelliannau. Anogir Q Care i weithio tuag at gwblhau'r camau unioni a datblygiadol cyn gynted â phosibl.

  • Awdur: Ceri Williams
  • Swydd: Swyddog Monitro Contractau
  • Dyddiad: 20 Chwefror 2024