Pride in Care

Uned 7, Parc Busnes Maes-y-coed, Pontllan-fraith, Coed Duon NP12 2DG
Ffôn: 01495 221666
E-bost: andrew@prideincare.com

Adroddiad Monitro Contract

• Enw/Cyfeiriad y Darparwr: Pride in Care, Uned 7, Parc Busnes Maes-y-coed, Pontllan-fraith, Coed Duon, Caerffili NP12 2DG
• Dyddiad/Amser yr ymweliad: Dydd Gwener 2 Chwefror 2024, 9.30am–1.00pm. Dydd Gwener 23 Chwefror 2024, 9.30am–12.15pm. Dydd Mawrth 5 Mawrth 2024, 10.00am–11.00am
• Swyddog/Swyddogion ymweld: Andrea Crahart, Swyddog Monitro Contractau, Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili
• Yn bresennol: Andrew Baker, Rheolwr Cofrestredig / Marcus Hobbs, Unigolyn Cyfrifol (ymweliad 23 Chwefror)

Cefndir

Mae amrywiaeth y tasgau gofal a chymorth sy’n cael eu cyflawni gan Pride in Care yn cynnwys gofal personol (er enghraifft, cymorth o ran cael bath, ymolchi, gwisgo, cymryd meddyginiaeth, ac anghenion gofal personol), gofal maethol (er enghraifft, cymorth o ran bwyta ac yfed, paratoi bwyd a diod, a monitro cymeriant bwyd a diod), gofal o ran symud (er enghraifft, cymorth o ran mynd i'r gwely a chodi o'r gwely, symud yn gyffredinol) i gael eu darparu mewn modd personol, gan sicrhau bod unigolion yn cael rhyngweithio, cwmnïaeth ac yn cael eu hysgogi gan y gofal a'r cymorth sy'n cael eu darparu.

O gwmpas amser yr ymweliadau â Pride in Care, roedd y darparwr yn darparu 963 awr i 82 person gwahanol yn ardal Bwrdeistref Sirol Caerffili.

Dros y flwyddyn flaenorol, mae rhai materion wedi dod i law, gan gynnwys rhai pryderon diogelu, ond mae'r darparwr wedi mynd i'r afael â'r holl faterion yn briodol. Yn ystod 2022, roedd y darparwr yn y broses Perfformiad Darparwyr oedd yn cael ei harwain gan Dîm Comisiynu Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili. Dangoswyd y gwelliannau angenrheidiol yn ystod y cyfnod hwn, ac ym mis Mehefin 2023, daeth y broses hon i ben. Cafwyd adborth cadarnhaol yn ystod y cyfnod hwn ac yn fwy diweddar hefyd, er bod rhai pryderon/materion eraill wedi dod i law.

Cynhaliwyd arolygiad gan Arolygiaeth Gofal Cymru (AGC) ym mis Medi 2023, nad oedd yn amlygu unrhyw feysydd i'w gwella ac roedd Hysbysiadau Gweithredu â Blaenoriaeth blaenorol wedi'u cau.

Yn dibynnu ar y canfyddiadau yn yr adroddiad, bydd y darparwr yn cael camau unioni a datblygiadol i'w cwblhau. Camau unioni yw rhai y mae'n rhaid eu cwblhau (yn unol â deddfwriaeth ac ati), ac argymhellion arfer da yw camau datblygiadol.

Camau unioni/datblygiadol blaenorol

Camau unioni/datblygiadol

Cynnal Adolygiadau o Gynlluniau Personol Defnyddwyr Gwasanaeth bob chwarter i sicrhau eu bod yn gyfredol ac yn berthnasol. Amserlen: Ar unwaith ac yn barhaus. Rheoliad 16, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016. Cam unioni wedi'i gyflawni.

Staff i gofrestru â Gofal Cymdeithasol Cymru (corff rheoleiddio'r gweithlu). Amserlen: O fewn 6 mis ac yn barhaus. Rheoliad 35, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016. Wedi'i gyflawni'n rhannol/yn parhau.

Ailedrych ar y broses recriwtio staff i sicrhau ei bod yn fwy cadarn (ceisiadau am eirdaon, nodi bylchau mewn cyflogaeth, contractau cyflogaeth, gwybodaeth am wiriadau'r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd yn ffeiliau unigolion). Amserlen: Ar unwaith ac yn barhaus. Rheoliad 35, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016. Cam unioni wedi'i gyflawni.

Cyflwyno gwiriadau ar hap parhaus gyda gofalwyr a hyfforddiant gloywi (yn enwedig meddyginiaeth) a chynnal hyfforddiant arall lle mae bylchau. Amserlen: Ar unwaith ac yn barhaus. Rheoliad 36, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016. Cam unioni wedi'i gyflawni.

Unigolyn Cyfrifol

Mae Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016 yn gosod disgwyliad ar yr Unigolyn Cyfrifol i oruchwylio’r gwasanaeth a llunio adroddiadau ysgrifenedig o'i ganfyddiadau ynghylch perfformiad ac ansawdd. Roedd adroddiadau chwarterol wedi cael eu hysgrifennu dros y flwyddyn flaenorol yn ogystal ag Adolygiad Ansawdd chwe misol, a oedd yn nodi materion a chamau gweithredu wrth symud ymlaen, gyda llawer ohonyn nhw'n ymwneud â gwneud y defnydd gorau o'r system electronig sydd ar waith.

Yn absenoldeb yr Unigolyn Cyfrifol a'r Rheolwr Cofrestredig, y cynllun wrth gefn fyddai bod y Rheolwr Cyllid yn camu i mewn ac yn cyflenwi'r gwasanaeth.

Gwelwyd polisïau a gweithdrefnau'r darparwr fel rhan o'r ymweliadau monitro ac roedden nhw'n dangos bod y mwyafrif wedi'u hadolygu, fodd bynnag, roedd rhai mân newidiadau i'w gwneud i rai polisïau i sicrhau eu bod nhw'n gyfredol.

Rheolwr Cofrestredig

Mae'r Rheolwr Cofrestredig wedi'i gofrestru â Gofal Cymdeithasol Cymru (rheoleiddiwr y gweithlu).

Monitro Galwadau

Mae'r darparwr yn defnyddio system fonitro electronig o'r enw ‘Birdie’. Mae hyn yn gofyn am ddefnyddio ffonau symudol lle mae gofalwyr yn sweipio i mewn ac allan o alwadau fel bod cofnod electronig o'r rhain yn cael ei gadw, a bod gofalwyr yn cofnodi'r tasgau y maen nhw wedi'u cyflawni ym mhob galwad trwy ddefnyddio'r system hon. Manteision hyn yw y gall staff y swyddfa weld mewn ‘amser real’ pa ofal a chymorth sydd wedi'u darparu ac ar ba adegau.

Mae'r system hefyd yn darparu cofnod electronig i roi rhybudd os yw galwadau'n hwyr neu o bosibl yn cael eu colli. Pan fydd rhybuddion yn digwydd, gellir cysylltu â staff i ofyn a ydyn nhw ar eu ffordd ac, os oes angen, bydd modd gwneud trefniadau eraill i gyflenwi galwadau, a hysbysu'r person dan sylw. Mae gan y ffonau symudol hyn nodweddion ychwanegol hefyd, h.y. rhifau ffôn cyswllt pwysig ac ati.

Gall y darparwr lawrlwytho adroddiadau o'r system alwadau electronig i olrhain pa mor dda mae gofalwyr yn perfformio o ran cofnodi i mewn ac allan o'u galwadau ac ati, ac mae perfformiad yn cael ei drafod yn ystod sesiynau goruchwylio gofalwyr.

Proses cynllunio gofal a gwasanaethau

Archwiliwyd ffeiliau dau ddefnyddiwr y gwasanaeth fel rhan o'r broses fonitro.

Roedd modd dod o hyd i wybodaeth ar y system electronig Birdie, mewn perthynas â gwybodaeth am eu Cynlluniau Personol (Cynlluniau Gofal), cynlluniau codi a chario (lle bo'n briodol) a Chynllun Gofal Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili. Roedd y tasgau wedi'u cyflawni a'u cofnodi ar y system Birdie yn cyd-fynd â'r anghenion a nodwyd yn y Cynlluniau Personol. Roedd amseroedd galw a ffafrir ar gyfer y person wedi cael eu nodi ar y system ac roedd ychydig o wybodaeth am bob person (cefndir teuluol, hanes gwaith blaenorol, beth oedd yn ei fwynhau ac ati).

Mae gofalwyr yn gallu nodi'r tasgau y maen nhw'n eu cyflawni yn ystod pob galwad ac ychwanegu gwybodaeth ychwanegol trwy sgrîn ‘arsylwadau’, e.e. faint mae unigolion yn ei fwyta/yfed, sut mae'r unigolyn yn ymddangos yn ystod yr ymweliad ac ati.

Archwiliwyd y broses cynllunio rota ac roedd yn amlwg bod amseroedd galwadau gwirioneddol yn agos i'r amseroedd galw wedi'u cynllunio ar y cyfan ar gyfer yr unigolion dan sylw, ond nid oedd digon o amser rhwng rhai o'r galwadau ar gyfer un person, gyda'r alwad amser cinio a'r alwad amser te yn cael eu cynllunio'n rhy agos at ei gilydd. Daeth yr wybodaeth hon i sylw Pride in Care yn ystod yr ymweliad.

Roedd amser teithio wedi ei gynnwys yn y rhediadau, er bod rhai wedi'u hamlygu yn ystod yr ymweliad. Cadarnhaodd yr Unigolyn Cyfrifol ei fod yn ymwybodol o'r sefyllfa o ran un o'r rhediadau a'u bod nhw'n mynd i'r afael â hyn gyda'r adnoddau i ofalwyr a fyddai ganddyn nhw'n fuan.

Roedd y pecynnau gofal wedi'u hadolygu bob tri mis yn rheolaidd ac mae Pride in Care yn parhau i ddatblygu'r system Birdie i gynnwys gwybodaeth adolygu ychwanegol.

Dogfennaeth yn ymwneud â staff

Edrychwyd ar ddwy ffeil staff. Roedd y ffeiliau'n cynnwys rhestr wirio recriwtio, ffurflenni cais, lle nad oedd unrhyw fylchau mewn cyflogaeth wedi'u nodi, cofnod cyfweliad, dogfennau adnabod addas (tystysgrif geni, trwydded yrru), 2 eirda ysgrifenedig, contract cyflogaeth a gwybodaeth gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd. Mae angen casglu rhagor o wybodaeth o ran y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd, h.y. y dyddiad cyhoeddi ac a oedd yn glir ai peidio, ac nid oedd dyddiad dechrau a chyfnod prawf y person wedi'u cynnwys ar un o'r Contractau Cyflogaeth.

Mae hyfforddiant staff yn parhau i gael ei hwyluso gan hyfforddwr mewnol y darparwr, sy'n cynnal cyrsiau ar y safle. Darparwyd matrics hyfforddi a oedd yn nodi bod hyfforddiant gorfodol yn cael ei gynnal. Trafodwyd rhai o'r cyrsiau yn ystod yr ymweliad ac fe gadarnhaodd y rheolwr fod hyfforddiant symud a thrin a meddyginiaeth yn cael eu cynyddu o ran amlder fel bod staff yn cael cyfle i loywi eu gwybodaeth yn fwy aml. Mae'r darparwr yn darparu hyfforddiant sy'n ymwneud â gofal cathetr, ymwybyddiaeth strôc, hylendid bwyd, amhariad ar y synhwyrau a gofal dementia yn rheolaidd, ond nid yw'r cyrsiau hyn yn cael eu hadlewyrchu'n glir ar y matrics hyfforddi. Cadarnhaodd yr Unigolyn Cyfrifol fod hwn yn ddarn o waith roedd yn bwriadu ei adolygu i sicrhau bod y matrics yn dangos y cyrsiau hyn i gyd i'r darllenwr.

Er bod un o'r ffeiliau'n nodi bod proses gysgodi wedi dechrau ar gyfer y gofalwr, nid oedd cofnodion i ddangos bod hyn wedi digwydd. Rhoddwyd gwybod i'r Swyddog Monitro Contractau fod y ddogfennaeth hon yn cael ei datblygu, a gofynnwyd am gofnodion cysgodi ychwanegol ar gyfer gofalwyr mwy newydd ond nid oedd y rhain ar gael. Mae llai na hanner y tîm staff wedi'u cofrestru â Gofal Cymdeithasol Cymru (rheoleiddiwr y gweithlu) ar hyn o bryd, ond mae Pride in Care yn sicrhau bod staff yn cael eu cynorthwyo i wneud hyn drwy eu tîm swyddfa.

Mae staff yn cael eu cynorthwyo yn eu rolau drwy sesiynau goruchwylio ffurfiol, a ddylai ddigwydd bob chwarter. Roedd yn amlwg o'r matrics goruchwylio bod rhai aeoldau o staff wedi cael sesiynau goruchwylio. Mae angen hapwiriadau hefyd i sicrhau bod staff yn cyflawni eu rolau i'r safon ofynnol, ac er bod y rhain yn digwydd, nid oedden nhw ar gyfer yr holl staff.

Dywedodd Pride in Care fod recriwtio wedi gwella yn ystod yr wythnosau diwethaf ac y byddai hyn yn galluogi’r asiantaeth i gymryd pecynnau gofal ychwanegol (pan fyddan nhw ar gael), galluogi hyfforddiant i ddigwydd ac i rediadau newydd gael eu creu ar y rotas a fydd yn galluogi mwy o gapasiti.

Roedd cyfarfod tîm wedi'i gynnal ym mis Gorffennaf 2023 ar gyfer y gofalwyr ac un arall i staff y swyddfa rannu gwybodaeth â'r tîm staff. Roedd pynciau nodweddiadol yn cynnwys, e.e. recriwtio, rolau/cyfrifoldebau, cyfrinachedd, sicrhau proffesiynoldeb, camau gweithredu ar gyfer staff y swyddfa ac ati. Fodd bynnag, nid oedd unrhyw gyfarfodydd pellach wedi'u dogfennu ers y dyddiad hwn.

Adborth defnyddwyr y gwasanaethau a gofalwyr

Siaradwyd â gofalwyr fel rhan o'r broses fonitro i gael eu hadborth. Nododd gofalwr fod ganddo bob amser ddigon o amser i deithio rhwng galwadau a'i fod yn gallu aros am gyfnod llawn y galwadau. Dywedodd un arall fod gormod o amser rhwng galwadau ar adegau ac ar adegau eraill ddim digon o amser. Cadarnhaodd y gofalwyr eu bod nhw'n cael eu cynorthwyo gan y rheolwr/tîm, eu bod nhw wedi cael cyfnod sefydlu a bod cyfnod cysgodi wedi digwydd pan gawson nhw eu penodi. Gofynnwyd i un o'r gofalwyr am y system electronig Birdie, ac fe gadarnhaodd ei bod yn system dda, cyfeillgar i ddefnyddwyr, a bod manylion da ar y Cynlluniau Personol/Asesiadau Risg i'w galluogi nhw i gyflawni'r tasgau angenrheidiol. Cynigiodd gofalwr fod cyfathrebu'n dda gyda'r swyddfa a bod unrhyw faterion yn cael eu datrys ar ei gyfer.

Cysylltwyd â nifer o ddefnyddwyr y gwasanaeth i gael eu hadborth am y gwasanaeth y maen nhw'n ei gael, ac yn y rhan fwyaf o achosion, roedd pobl yn hapus gyda'r gofal a'r cymorth y maen nhw'n eu cael. Yn y rhan fwyaf o achosion, roedd gofalwyr yn galw ar yr adegau cywir. Disgrifiwyd gofalwyr fel ‘da iawn’ a chadarnhaodd rhai eu bod yn ‘hyfryd a bod gwên ar eu hwyneb bob amser’. Nid oedd unrhyw bryderon ynghylch y tasgau roedden nhw'n eu cyflawni, ac yn y rhan fwyaf o achosion, mae gofalwyr bob amser yn gwisgo eu gwisg a'u bathodyn adnabod. Er hyn, roedd adborth arall yn nodi bod gofalwyr yn aml yn hwyr, nad oedd unigolion yn cael galwad ffôn i ddweud pryd y byddan nhw'n cyrraedd, a bod diffyg cysondeb yn aml o ran gofalwyr.

Cyffredinol

Mae Pride in Care yn awyddus i greu cysylltiadau â sefydliadau gwirfoddol eraill sy'n gallu gwella lles pobl, ac mae hyn yn cael ei wneud drwy gysylltu ag Age Cymru i weld pa gymorth y gallan nhw ei ddarparu i ddefnyddwyr y gwasanaeth y mae'r asiantaeth yn gofalu amdanyn nhw.

Mae'r strwythur staffio presennol yn cynnwys yr Unigolyn Cyfrifol, Rheolwr Cofrestredig, Rheolwr Cyllid, 4 Arweinydd Tîm (gyda 3 yn cael eu hyfforddi ar hyn o bryd), 2 Gydlynydd Gofal, Cydlynydd Hyfforddiant, a thua 70 a mwy o ofalwyr.

Roedd 54 o ofalwyr wedi gadael yr asiantaeth yn ystod 2023 a hyd yn hyn eleni. Roedd y mwyafrif wedi gadael oherwydd eu bod nhw wedi symud i swydd arall yn rhywle arall, gyda rhai yn gadael am resymau eraill, e.e. methu eu cyfnod prawf, symud i addysg bellach, penderfynu peidio â chymryd y rôl a gynigwyd ac ati.

Argymhellion

Goruchwylio, arfarniadau/cynlluniau datblygiad personol a hapwiriadau i'w cynnal, a chynllunio ar eu cyfer, bob chwarter. Amserlen: O fewn 3 mis ac yn barhaus. Rheoliad 36, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016.

Sicrhau bod hyfforddiant gofal cathetr, ymwybyddiaeth strôc, hylendid bwyd, amhariad ar y synhwyrau a gofal dementia/iechyd meddwl yn cael eu nodi'n glir ar y matrics hyfforddiant. Mae canllawiau arfer da yn nodi y dylai'r cyrsiau hyn gael eu diweddaru bob 3 blynedd. Amserlen: O fewn 3 mis. Rheoliad 35, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016.

Parhau â'r prosesau cofrestru AGC i sicrhau bod pob gofalwr wedi'i gofrestru. Amserlen: Yn barhaus. Rheoliad 35, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016.

Proses gysgodi ar waith gyda thystiolaeth o hyn ar gyfer pob gofalwr sydd newydd ei benodi. Amserlen: Ar unwaith ac yn barhaus. Rheoliad 36, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016.

Polisïau/Gweithdrefnau – Diogelu a Chymorth/Datblygiad Staff i gael eu hadolygu eto i sicrhau bod yr wybodaeth yn gyfredol, er mwyn i ddyddiadau adolygu adlewyrchu'n gywir y dyddiad y cawson nhw eu hadolygu. Amserlen: O fewn 3 mis. Rheoliad 16, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016.

Cynnal cyfarfodydd tîm yn amlach, h.y. 6 gwaith y flwyddyn. Rheoliad 38, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016.

Casgliad

Roedd y ddogfennaeth ar y system Birdie electronig yn ymddangos yn gadarn ac yn adlewyrchu anghenion defnyddwyr y gwasanaeth yn y cofnodion a welwyd. Mae'r system yn cael ei datblygu'n barhaus i sicrhau bod yr holl wybodaeth wedi'i chynnwys ac ar gael mewn un lle a bod materion sy'n codi o ran pecynnau gofal yn cael sylw yn gynt.

Mae angen rhoi sylw pellach i amseroedd galwadau i sicrhau cadw at yr amseroedd galw a ffafrir cyn belled ag y bo modd; cyfathrebu â defnyddwyr y gwasanaeth/teuluoedd pan fo angen newidiadau; cynnwys digon o amser yn y rhediadau i ganiatáu amser i ofalwyr gyrraedd eu lleoliadau erbyn yr amser cywir, a gwneud galwadau ffôn i roi sicrwydd i bobl pan fo gofalwyr yn hwyr.

Roedd ffeiliau staff yn drefnus ac roedd y rhan fwyaf o'r wybodaeth wedi'i chasglu. Mae Pride in Care yn bwriadu uwchlwytho'r ddogfennaeth recriwtio a'r ddogfennaeth goruchwylio i'r system Birdie er mwyn cael mynediad hawdd atyn nhw.

Er bod tystiolaeth bod sesiynau goruchwylio a rhai hapwiriadau wedi'u cynnal, roedd arfarniadau staff yn brin, ond mae'n amlwg bod gwaith cynllunio ar gyfer y rhain.

Mae Pride in Care wedi llwyddo i fodloni'r Hysbysiadau Gweithredu â Blaenoriaeth a gyhoeddwyd gan AGC yn 2023.

Hoffai'r swyddog monitro contractau achub ar y cyfle hwn i ddiolch i'r rheolwyr am eu hamser a'u lletygarwch yn ystod yr ymweliad.

• Awdur: Andrea Crahart
• Swydd: Swyddog Monitro Contractau
• Dyddiad: Mawrth 2024