Cynefin Care Ltd

Suite H- Britannia House, Caerphilly Business Park, Caerffili, CF83 3GG
Ffôn: 0330 0436467 / 07837503481
E-bost: caroline@cynefincare.co.uk

Adroddiad Monitro Contractau

• Enw/Cyfeiriad y Darparwr: Cynefin Care, Suite H, Britannia House, Parc Busnes Caerffili, Caerffili, CF83 3GG
• Dyddiad yr Ymweliad: Dydd Iau 11 Ionawr 2024
• Swyddog/Swyddogion Ymweld: Amelia Tyler: Swyddog Monitro Contractau, CBSC
• Yn bresennol: Katie Jewell: Yr Unigolyn Cyfrifol / Caroline Jones: Rheolwr

Cefndir

Mae Cynefin Care yn ddarparwr cymharol newydd a gofrestrodd ag Arolygiaeth Gofal Cymru (AGC) ar 28 Mawrth 2022 gan agor ar 19 Ebrill yr un flwyddyn. Cadarnhawyd bod arolygiad gan AGC wedi’i gwblhau ar 23 Chwefror 2023. 

Cafodd yr ymweliad monitro diwethaf ei gynnal ar 6 Medi 2022 ac ar yr adeg hon nodwyd dau gam unioni a thri cham datblygu. Adolygwyd y camau gweithredu hyn fel rhan o’r cyfarfod ac mae’r canfyddiadau’n cael eu disgrifio yn yr adran isod.

Dywedodd y swyddog monitro contractau fod yr asiantaeth wedi cynyddu nifer yr oriau sy’n cael eu darparu yn y Fwrdeistref Sirol, o 224 awr o ofal yr wythnos i tua 479. Roedd nifer y cleientiaid wedi cynyddu o 17 i 36 (y nifer ar adeg yr ymweliad).

Gan ddibynnu ar ganfyddiadau’r adroddiad, gallai’r asiantaeth gael camau unioni a/neu ddatblygu i’w cwblhau. Camau unioni yw’r rhai y mae’n rhaid eu cwblhau (o dan ddeddfwriaeth ac ati) a chamau datblygu yw’r rhai sy’n cael eu hystyried i fod yn arfer da.

Argymhellion blaenorol

Nodiadau dyddiol i gynnwys lles emosiynol yr unigolyn a'r pethau bach y mae aelodau o staff yn eu gwneud y tu hwnt i'w rôl i'w cynorthwyo. Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru), fersiwn 2 (Ebrill 2019) – rheoliad 21. Wedi’i gyflawni’n rhannol.  Nodwyd fod hyn wedi gwella cryn dipyn ers yr ymweliad blaenorol a bod rhai staff yn cofnodi’n fwy manwl nag eraill ond mae angen cael mwy o wybodaeth am les emosiynol a chanlyniadau’n hytrach na ffocws ar dasgau. Roedd tystiolaeth bod hyn wedi cael ei drafod mewn cyfarfodydd tîm.

Yr unigolyn cyfrifol i anfon copi o'r adroddiad chwarterol cyntaf o ran ei system fonitro fewnol. Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru), fersiwn 2 (Ebrill 2019) – rheoliad 73. Wedi’i gyflawni.  Roedd adroddiadau chwarterol wedi’u cyflwyno ac wedi’u cwblhau ar 31 Gorffennol a 31 Hydref 2023, ac ar 3 Ionawr 2024. Roedden nhw’n cynnwys trafodaethau a gafwyd â detholiad o staff a chleientiaid.

Ystyried ychwanegu mecanwaith sgorio at ffurflenni cais. Wedi’i gyflawni.  Eglurodd yr unigolyn cyfrifol fod hyn wedi cael ei ystyried ond heb gael ei weithredu oherwydd na fyddai’n fanteisiol. Mae mecanweithiau sgorio’n fwy ystyrlon yn y cam cyfweliad i fesur addasrwydd y person ar sail eu gwybodaeth a’u dealltwriaeth.

Rhoi dyddiad ar unrhyw lythyrau neu gardiau sy’n cael eu derbyn i sicrhau eu bod nhw’n cael eu cynnwys yn yr adroddiad priodol. Wedi’i gyflawni.  Derbyniwyd canmoliaeth ar 17 Mawrth, 8 Mehefin a 27 Tachwedd 2023 ac roedd y rhain wedi eu cofnodi yn yr adroddiad chwarterol priodol gan yr unigolyn cyfrifol.

Ychwanegu'r rheolwr masnachol a'r unigolyn cyfrifol at y matrics. Heb ei gyflawni.  Nid oedd tystiolaeth o hyn ar y matrics a rannwyd â’r swyddog monitro contractau. Dylid ystyried cael taenlen ar wahân ar gyfer staff gweinyddol i nodi pa hyfforddiant y maen nhw wedi’i fynychu.

Canfyddiadau’r ymweliad

Archwiliad pen-desg

Roedd un mater diogelu wedi codi ers yr ymweliad blaenorol a chadarnhawyd bod hwn wedi cael ei gofnodi, ei adrodd ac wedi cael sylw priodol. Nid oedd unrhyw bryderon na chwynion eraill wedi dod i law yn fewnol gyda’r darparwr, na’n allanol. Cafwyd adborth gan therapydd galwedigaethol a ddywedodd, pan sylwodd staff fod sling y teclyn codi yn rhy fach, fod y mater wedi cael ei gyfeirio a’i gywiro’n brydlon. Pwysleisiodd y swyddog monitro contractau fod staff wedi gweithredu’n rhagweithiol gan gywiro’r mater cyn gynted ag yr oedden nhw wedi sylwi.

Fel y soniwyd yn flaenorol, cynhaliwyd arolygiad gan AGC ym mis Chwefror 2023 a chododd hyn bum maes i’w gwella ac er bod yr unigolyn cyfrifol wedi cael problemau gyda’i gliniadur, oedd wedi’i lygru, roedd wedi cymryd camau gweithredol i fynd i’r afael â’r meysydd hyn.

Yr Unigolyn Cyfrifol

Fel y soniwyd yn flaenorol, roedd yr adroddiadau chwarterol yn cael eu cwblhau fel bo’n ofynnol. Cafodd ddatganiad o ddiben ei ddarparu cyn y cyfarfod, a nodwyd ei fod heb ei ddyddio ac yn cyfeirio at y ffaith bod y darparwr yn aros i gael ei gofrestru’n llawn. Gofynnwyd i’r ddogfen ddiwygiedig gael ei hanfon ymlaen at y swyddog monitro contractau.

Roedd y canllaw i ddefnyddwyr gwasanaeth wedi’i dyddio Ebrill 2023 a’i hysgrifennu mewn fformat clir a hawdd ei ddilyn. Argymhellir ei gwneud yn ofynnol i’r ddogfen hon gael ei hadolygu’n flynyddol o leiaf a bod y dyddiad adolygu nesaf, neu’r amlder gofynnol, yn cael ei ychwanegu at y ddogfen.

Ar adeg yr ymweliad, nodwyd mai’r unigolyn cyfrifol oedd rheolwr cofrestredig y gwasanaeth hefyd. Eglurwyd os oedden nhw’n absennol am gyfnod o dros 28 diwrnod, y byddai’r comisiynydd ac AGC yn cael eu hysbysu’n unol â rheoliadau 72 a 84. Byddai’r rheolwr swyddfa (sydd â’r cymhwyster lefel 5 priodol) yn gweithredu fel rheolwr dros dro a’r cyfarwyddwr masnachol yn gwneud gwaith yr unigolyn cyfrifol. Pe byddai disgwyl i hyn fod am gyfnod hirach, byddai’r cyfarwyddwr masnachol yn ymgeisio am y swydd gydag AGC.

Gwelwyd yr holl bolisïau a gweithdrefnau yn ystod yr ymweliad, gan gynnwys derbyniadau a dechrau gwasanaeth, rheoli haint, chwythu’r chwiban, diogelu a meddyginiaeth. Fe wnaeth y swyddog monitro contractau gydnabod bod y rhain i gyd wedi cael eu hadolygu yn Rhagfyr 2023. Roedd y rhan fwyaf o’r polisïau’n nodi y bydden nhw’n cael eu hadolygu’n flynyddol o leiaf: roedd y polisi ar ataliaeth gorfforol yn pwysleisio y byddai ond yn cael ei adolygu pe bai ataliaeth gorfforol yn cael ei defnyddio. Nid oedd y polisïau ar ddatblygiad staff, disgyblu staff a chwythu’r chwiban yn nodi dyddiad adolygu ond mae gan yr unigolyn cyfrifol ddyletswydd i sicrhau bod y rhain yn cael eu diweddaru.

Rheolwr Cofrestredig

Cadarnhawyd bod yr unigolyn cyfrifol wedi cofrestru’n briodol â Gofal Cymdeithasol Cymru a’i bod yn rheoli’r un gwasanaeth sydd ag ôl-troed mewn dau awdurdod. 

Nid oes unrhyw ddyddiadau penodol wedi’u cynllunio ar gyfer ymweliadau’r unigolyn cyfrifol ond cafodd y swyddog monitro contractau ei hysbysu bod pob dydd Iau’n cael ei neilltuo ar gyfer cwblhau unrhyw dasgau sy’n ofynnol ar gyfer y rôl ac y byddai hyn yn caniatáu iddyn nhw gwblhau’r adroddiad rheoliad 73 ffurfiol.

Dim ond un eiddo y mae’r darparwr yn ymwybodol ohono sydd â theledu cylch cyfyng yn ei le ac mae’r staff yn cael eu hysbysu ar yr ap cyn yr ymweliad i sicrhau eu bod yn ymwybodol ohono. Nodwyd hefyd fod gan y darparwr un cleient gyda thechnoleg gynorthwyol yn ei chartref sy’n defnyddio synwyryddion i fonitro ei harferion dyddiol ac mae cronfa ddata yn cael ei goladu fel peilot.

Cafwyd trafodaeth am yr iaith Gymraeg a’r cynnig rhagweithiol; eglurodd yr unigolyn cyfrifol nad oes unrhyw gleientiaid ar hyn o bryd sy’n siarad Cymraeg fel eu hiaith gyntaf ac mae tri aelod o staff sy’n gallu siarad Cymraeg yn rhugl (un yn gweithio mewn swyddfa). Nodwyd mai dewis iaith yw’r cwestiwn cyntaf sy’n cael ei ofyn yn yr asesiad cychwynnol.

Ffeiliau cleientiaid

Edrychwyd ar ddwy ffeil yn ystod yr ymweliad ac amlygwyd bod un yn cynnwys asesiad cychwynnol oedd wedi’i gwblhau’n briodol cyn i’r pecyn gofal ddechrau. Nid oedd yr ail ffeil yn cynnwys asesiad cychwynnol ond roedd yn cynnwys y cynllun darparu gwasanaeth gan y darparwr gofal blaenorol. Rhaid i’r darparwr sicrhau bod asesiad cychwynnol ar waith sydd wedi’i gydgynhyrchu, wedi’i ddiweddaru ac sy’n disgrifio sut y byddan nhw’n diwallu anghenion y cleient, ac sydd wedi’i lofnodi gan y person neu eu cynrychiolydd priodol.

Roedd un o’r cytundebau defnyddiwr gwasanaeth yn cynnwys yr amseroedd gorau i’w ffonio ond nid oedd yr ail ffeil yn nodi hyn. Argymhellir bod hyn yn cael ei gofnodi, hyd yn oed os nad yw’r slotiau hyn ar gael, fel y gellir eu cynnig os yw’r amser yn dod ar gael neu staff ychwanegol yn cael eu recriwtio. Mae cael yr wybodaeth hon hefyd yn lleihau’r risg o ddryswch drwy gynnwys trydydd partïon.

Roedd yr holl fanylion o’r cynlluniau gofal a gwblhawyd gan yr awdurdod lleol wedi eu trosglwyddo i’r cynlluniau personol, heblaw am un yn nodi y dylai staff fod yn archwilio’r llofft am eitemau wedi’u baeddu.

Roedd adborth gan un berthynas yn nodi os yw staff yn gofyn i’r person a ydyn nhw eisiau rhywbeth i’w fwyta neu gael cawod, eu bod nhw’n debygol o wrthod. Gofynnwyd i staff feddwl am sut i ofyn pethau, h.y. yn lle gofyn a hoffen nhw gael rhywbeth i’w fwyta, dylai staff fod yn gofyn beth hoffen nhw i’w fwyta, ac yn lle gofyn a hoffen nhw gael cawod, gofyn pryd hoffen nhw gael cawod. Dylid nodi’r manylion hyn yn y cynllun personol fel bod yr holl staff yn ymwybodol.

Roedd un o’r cynlluniau’n rhoi gwybodaeth fanwl am beth sy’n bwysig i’r person, fel byw gartref gyda’i wraig, a chymdeithasu. Roedd yn dioddef o boen ond yn gyndyn o gymryd rhai mathau o analgesia ac angen sicrwydd wrth gael ei drosglwyddo. Roedd yr ail ffeil yn nodi ei fod wrth ei fodd yn canu ac yn mwynhau cysgu ond nid oedd gwybodaeth am ei orffennol na beth sy’n bwysig iddo. 

Monitro galwadau

Cadarnhawyd bod system monitro galwadau electronig ar waith (Nurse Buddy) sy’n caniatáu i aelodau staff ychwanegu nodiadau ar gyfer y tîm staff cyfan neu dasgau i’w cyflawni yn ystod yr alwad nesaf, e.e. ‘wedi dweud nad oedden nhw’n teimlo’n dda'r bore yma a chafodd 2 x parasetamol PRN eu rhoi yn unol â’r siart Cofnod Rhoi Meddyginiaeth’ neu ‘a allwn ni gael y biniau ailgylchu yn ôl oherwydd nid oedden nhw wedi’u casglu pan wnaed yr alwad’.

Nid oedd unrhyw alwadau wedi eu colli dros y 12 mis blaenorol.

Y tu allan i oriau swyddfa arferol, adroddwyd bod rota oddi ar ddyletswydd barhaus rhwng y pump uwch aelod o staff. Mae’r uwch aelod staff ar ddyletswydd yn gyfrifol am y ffôn symudol sy’n derbyn rhybuddion os oes unrhyw alwad wedi’i cholli neu alwadau hwyr, ac mae hefyd yn bwynt cyswllt i ofalwyr ffonio mewn argyfwng.

Dywedwyd wrth y swyddog monitro contractau fod y system Nurse Buddy yn defnyddio Google Maps i gyfrifo amser teithio i sicrhau ei fod yn fwy cywir o ran adegau o’r dydd y mae’r  galwadau’n cael eu gwneud. Gwelwyd hyn yn ystod yr ymweliad ac fe wnaeth yr unigolyn cyfrifol dynnu sylw hefyd at y ffaith bod yr amser teithio a’r milltiroedd yn cael eu nodi ar wahân ar slipiau cyflog i sicrhau tryloywder. 

Ffeiliau staff

Cafodd y matrics goruchwylio a gwerthuso ei rannu a chafodd ei gydnabod bod hyn yn cael ei gofnodi’n glir ac yn cynnwys y dyddiad y dechreuon nhw weithio. Nodwyd rhai bylchau, fel un cyflogai, a ddechreuodd ei gyflogaeth ym mis Gorffennaf 2019, oedd â bwlch o ran cofnodion goruchwylio tan 15 Tachwedd 2023. Roedd chwe dechreuwr newydd nad oedd i fod i gael eu goruchwylio adeg yr ymweliad. Ar adeg yr ymweliad, roedd pedwar gwerthusiad oedd yn hwyr.

Roedd y ddwy ffeil yn cynnwys un geirda proffesiynol ac un geirda personol. Pan fo ymgeisydd wedi gweithio gydag oedolion bregus o’r blaen, mae’n ofynnol bod tystiolaeth o ofyn i’r darparwr am ryw fath o gadarnhad o’r rheswm dros adael.

Roedd ffurflenni cais manwl yn y ffeiliau a chofnodion cyfweliad yn cynnwys senarios a thystiolaeth bod dau gyfwelydd wedi bod yn bresennol. Canmolwyd hefyd y ffaith bod y darparwr yn defnyddio system sgorio i benderfynu addasrwydd a chanlyniad yr ymgeisydd, ac roedd y rhain wedi eu llofnodi a’u dyddio.

Nid oedd unrhyw fylchau mewn cyflogaeth i’w gweld, ond dim ond y flwyddyn oedd wedi’i nodi, felly nid oedd yn bosibl cadarnhau hyn. Roedd contractau cyflogaeth wedi eu llofnodi, lluniau diweddar, tystysgrifau hyfforddiant, gwiriadau’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd dilys a hapwiriadau. Nododd y swyddog monitro contractau nad oedd tystiolaeth o broses sefydlu a chysgodi a bod angen rhoi hyn ar waith ar gyfer pob aelod newydd o staff.

Adborth gan weithwyr cymorth

Cafwyd adborth dros y ffôn gyda dau aelod o staff: dywedodd y ddau fod amser teithio wedi’i gynnwys yn eu rotâu a bod hyn fel arfer yn rhoi digon o amser rhwng galwadau, er i un sôn nad oedd hyn bob amser yn gywir os oedd yn rhaid i aelod arall o staff gymryd absenoldeb annisgwyl neu os oedd gwaith ffordd annisgwyl.

Tynnwyd sylw at y ffaith bod y rotâu yn rhoi digon o amser i gwblhau’r holl dasgau angenrheidiol, ac os oedd unrhyw ddirywio, neu eu bod yn mynd dros amser yr alwad yn rheolaidd, y bydden nhw’n codi hyn gyda’r swyddfa.

Dywedwyd wrth y swyddog monitro contractau fod y rotâu wedi eu trefnu’n dda ac yn cael eu dyrannu bob pythefnos. Dywedwyd pe bai’n rhaid iddyn nhw gymryd amser i ffwrdd ar fyr rybudd, e.e. i fynd i angladd neu mewn argyfwng gofal plant, bod yr asiantaeth yn gwneud ei gorau i ddarparu ar gyfer hyn, ond, gall hyn hefyd olygu bod y rota’n gallu newid yn sydyn.

Pan ofynnwyd iddyn nhw a oedd eu goruchwyliwr yn gefnogol, dywedodd y ddau aelod o staff eu bod yn teimlo eu bod yn cael eu cefnogi a bod staff y swyddfa a’r uwch aelodau staff i gyd yn hawdd mynd atyn nhw. Cadarnhawyd bod y ddau aelod o staff wedi dweud eu bod wedi cael proses sefydlu a chysgodi priodol. Nodwyd bod y ddau wedi gweithio yn y sector o’r blaen.

Arsylwadau cyffredinol

Roedd yn gadarnhaol gweld bod y tîm gweinyddol wedi tyfu ers yr ymweliad blaenorol a bod hyn wedi lleihau’r pwysau ar yr unigolyn cyfrifol a’r cyfarwyddwr masnachol. Roedd y ffeiliau i gyd wedi eu trefnu’n dda a’r holl wybodaeth yn hawdd dod o hyd iddi.

Dywedodd yr unigolyn cyfrifol fod 14 o aelodau staff wedi gadael yn ystod y flwyddyn flaenorol (tua 50% o’r tîm staff) am amrywiaeth eang o resymau. Roedd yn braf nodi bod 18 o ddechreuwyr newydd wedi cael eu recriwtio o fewn yr un cyfnod.

Edrychwyd ar gofnodion y cyfarfodydd tîm diwethaf, a gynhaliwyd ar 18 Hydref, 11 Rhagfyr a 14 Rhagfyr 2023. Roedd y cyfarfodydd yn cynnwys eitemau agenda fel gwaith tîm, prydlondeb, nodiadau gofalwyr, cyfarpar diogelu personol, rota Nadolig, polisi rhoddion, y Cerdyn Golau Glas, a’r polisi dychwelyd i’r gwaith. Roedd yn braf gweld bod y staff wedi cael hamper ddiolch gan y darparwr am eu gwaith caled, ac roedd hyn wedi’i nodi yn y cofnodion.

Camau unioni/datblygu

Camau unioni

Nodiadau dyddiol i gynnwys lles emosiynol yr unigolyn a'r pethau bach y mae aelodau o staff yn eu gwneud y tu hwnt i'w rôl i'w cynorthwyo. Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru), fersiwn 2 (Ebrill 2019) – rheoliad 21

Cwblhau asesiadau cychwynnol cyn dechrau’r gwasanaeth ar gyfer pob cleient. Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru), fersiwn 2 (Ebrill 2019) – rheoliad 15

Y matrics goruchwylio a gwerthuso i ddangos tystiolaeth bod yr holl staff yn derbyn sesiwn oruchwylio bob tri mis, a gwerthusiad blynyddol. Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru), fersiwn 2 (Ebrill 2019) - rheoliad 19

Rhannu’r datganiad o ddiben diweddaraf â’r swyddog monitro contractau. Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru), fersiwn 2 (Ebrill 2019) – rheoliad 7 

Pan fo rhywun wedi gweithio gydag oedolion bregus o’r blaen, dylai tystiolaeth fod ar gael i ddangos, cyn belled ag y bo’n ymarferol rhesymol, pam fod yr aelod o staff wedi gadael.  Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru), fersiwn 2 (Ebrill 2019) – atodlen 1, rheoliad 35, rhan 1 (5)

Tystiolaeth o gyfnod sefydlu ystyrlon yn bresennol ar ffeil yr holl staff. Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru), fersiwn 2 (Ebrill 2019) – rheoliad 36

Camau datblygu

Dylid ystyried nodi’n glir ar yr asesiad cychwynnol pa amseroedd galw sydd orau gan y cleient ynghyd â pha amseroedd a gytunwyd.

Dylid ychwanegu’r cyfarwyddwr masnachol a’r unigolyn cyfrifol at y matrics.

Argymhellir bod y canllaw i ddefnyddwyr y gwasanaeth yn rhoi dyddiad yr adolygiad nesaf neu’r amlder gofynnol o ran ei adolygu.

Casgliad

Er bod y tîm wedi tyfu’n sylweddol ers yr ymweliad diwethaf gyda rhai aelodau newydd o staff, roedden nhw’n cydweithio’n agos ac roedd yr adborth a dderbyniwyd yn nodi’n glir eu bod yn cyfathrebu’n effeithiol ac yn rhannu arferion da, rhywbeth sy’n cael ei gynorthwyo gan y staff gweinyddol newydd. Mae’r strwythur newydd yn cynnwys rheolwr swyddfa sy’n goruchwylio’r gwaith recriwtio a rhedeg y swyddfa o ddydd i ddydd, dau gydlynydd, swyddog gweinyddol a goruchwyliwr gofal maes a oedd ar gontract 15 awr pan wnaed yr ymweliad ond oedd yn cael ei gynyddu i 20. Eglurwyd bod 24 aelod o staff hefyd yn darparu gofal uniongyrchol.

Mae’r system monitro galwadau electronig yn ymddangos i fod yn gweithio’n dda a dywedodd y staff wrth y swyddog monitro contractau fod yr holl wybodaeth angenrheidiol yn hygyrch drwy’r ap ar eu ffôn.

Eglurwyd y bydd yr unigolyn cyfrifol, dros y misoedd nesaf, yn chwarae rhan lai gweithredol mewn rhoi gofal uniongyrchol er mwyn gallu canolbwyntio ar ei rôl a datblygu’r asiantaeth ymhellach. Ni chodwyd pryderon am y darparwr a theimlwyd fod gan y darparwr ddull sy’n cael ei arwain gan y cleientiaid lle mae ei staff yn ymdrechu i wella ansawdd bywydau’r bobl y maen nhw’n eu cynorthwyo.

Hoffai’r swyddog monitro contractau ddiolch i’r unigolyn cyfrifol a’r staff a fu’n rhan o’r broses fonitro am eu croeso, eu hamser a’u cymorth wrth gasglu’r holl wybodaeth angenrheidiol.

Oni bai y credir bod angen ei gynnal yn gynt, bydd yr ymweliad nesaf yn digwydd mewn tua 12 mis.

• Awdur: Amelia Tyler
• Dynodiad: Swyddog Monitro Contractau
• Dyddiad: 26 Ionawr 2024