Blue Bird Care

20 Commercial Street, Pontypool, NP4 6JS / Gofal Adar Gleision, 20 Stryd Commericial, Pont-y-Pwl, NP4 6JS
Ffôn: 01495 366885
E-bost: RhiannonRees@bluebirdcare.co.uk
Adroddiad Monitro Contractau Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerfilli

Adroddiad Monitro Contract

Enw/Cyfeiriad y darparwr: Bluebird Care, Birch Suite, Tŷ Mamhilad, Ystâd Parc Mamheilad, Pont-y-pŵl NP4 0HZ
Dyddiad yr ymweliad: Dydd Llun 25 Medi 2023
Swyddog(ion) ymweld: Amelia Tyler, Swyddog Monitro Contractau, Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili
Yn bresennol: Rhiannon Rees, Rheolwr, Bluebird Care / James Kuchera, Unigolyn Cyfrifol, Bluebird Care

Cefndir

Mae Bluebird Care yn ddarparwr cymharol newydd ac fe gawson nhw eu hychwanegu at y fframwaith gofal cartref ar ddiwedd 2019.

Ar adeg y cyfarfod, cadarnhawyd bod gan Bluebird Care 9 cleient ym Mwrdeistref Sirol Caerffili yn darparu 80 awr o ofal yr wythnos (cynnydd o'r 4 cleient a'r 37.25 awr yn y flwyddyn flaenorol).

Cynhaliwyd yr ymweliad monitro diwethaf ar 14 Gorffennaf 2022, ac ar yr adeg hon, tynnwyd sylw at bedwar cam gweithredu. Adolygwyd y rhain ac amlinellir y canfyddiadau isod. Roedd yr asiantaeth wedi symud swyddfa ers yr ymweliad diwethaf ac roedd rheolwr newydd.

Yn dibynnu ar ganfyddiadau'r adroddiad, gall Bluebird Care gael camau unioni a datblygiadol i'w cwblhau. Camau unioni yw’r rhai y mae'n rhaid eu cwblhau (yn unol â deddfwriaeth) ac argymhellion arfer da yw camau datblygiadol.

Argymhellion Blaenorol

Dylai fod gan ddarparwyr gwasanaethau systemau dethol ac archwilio trwyadl ar waith i'w galluogi nhw i benderfynu ar benodi neu wrthod pob aelod o staff; dylid cwblhau systemau sgorio cyfweliad. Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016 (Fersiwn 2, Ebrill 2019), Rheoliad 35.

Wedi'i gwblhau'n rhannol. Edrychwyd ar ddwy ffeil yn ystod y cyfarfod, ac roedd y ddwy yn cynnwys ffurflenni cais a chofnodion cyfweliadau, ond nid oedden nhw wedi'u sgorio.

Dylid cwblhau asesiadau risg manwl mewn perthynas â gwrthod gwisgo cynhyrchion anymataliaeth ac ysmygu yn yr eiddo. Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016 (Fersiwn 2, Ebrill 2019), Rheoliadau 14 a 21.

Heb ei gwblhau. Gofynnwyd am y dogfennau hyn drwy e-bost ar 27 Medi, ond nid oedden nhw wedi dod i law pan gwblhawyd yr adroddiad.

Dylai'r rheolwr gysylltu â Gofal Cymdeithasol Cymru i gael cyngor ar gofrestru gofalwyr drwy lwybr asesu’r cyflogwr.

Wedi'i gwblhau. Cafwyd cyngor ond roedd yna aelodau o staff nad oedden nhw wedi'u cofrestru o hyd, ond maen nhw'n gweithio tuag at hyn. Ydyn nhw'n gweithio tuag at gael eu cofrestru nawr?

Dylid ystyried y broses gysgodi ar gyfer staff sy'n newydd i'r rôl.

Wedi'i gwblhau. Gwelodd y swyddog monitro contractau ffurflenni cysgodi cynhwysfawr a gafodd eu cymeradwyo gan aelod uwch o staff i gadarnhau cymhwysedd y gweithiwr newydd.

Canfyddiadau'r Ymweliad

Unigolyn Cyfrifol

Eglurwyd bod y rheolwr yn newydd i'r rôl ac nad oedd hi wedi'i chofrestru gyda Gofal Cymdeithasol Cymru ar adeg y cyfarfod ond ei bod hi'n aros am ei chyfweliad gydag Arolygiaeth Gofal Cymru cyn gallu cwblhau hyn.

Roedd copi o'r datganiad o ddiben, ac roedd hwn wedi'i adolygu ar 18 Medi 2023 i gynnwys y rheolwr newydd a'r newid cyfeiriad.

Nodwyd bod y canllaw i ddefnyddwyr gwasanaeth yn gyfredol ond nad oedd dyddiad adolygu ar y ddogfen. Argymhellodd y swyddog monitro contractau y dylid ychwanegu hwn er mwyn sicrhau cydymffurfiaeth.

Er bod cytundeb nad yw’r rheolwr a’r unigolyn cyfrifol yn trefnu gwyliau blynyddol ar yr un pryd, pe bai’n rhaid iddyn nhw gymryd gwyliau heb eu cynllunio, y cynllun wrth gefn yw y byddai’r Arolygiaeth Gofal a’r awdurdodau lleol yn cael eu hysbysu, ac y byddai’r cydlynydd lefel tri yn cyflawni unrhyw dasgau angenrheidiol yn y cyfamser. Mae cynllunio ar gyfer olyniaeth hefyd, a dywedwyd bod yr un cydlynydd yn gobeithio cwblhau ei chymhwyster lefel 5. Bydd y trefniant hwn yn cael ei ffurfioli i ddangos cydymffurfiaeth â'r rheoliadau.

Roedd yr holl bolisïau a gweithdrefnau gorfodol, gan gynnwys diogelu, chwythu'r chwiban, meddyginiaeth, rheoli heintiau, a chwynion wedi'u sefydlu, ac roedd y rhain i gyd wedi'u hadolygu o fewn y deuddeg mis blaenorol ac mae dyddiad yr adolygiad arfaethedig nesaf ar y ddogfen.

Rheolwr Cofrestredig

Mae'r rheolwr yn rheoli un gwasanaeth, ac eglurwyd bod yr unigolyn cyfrifol yn gosod nodiadau atgoffa bob chwarter i gynnal yr ymweliadau rheoliad 73 a chwblhau adroddiad.

Nodwyd bod y rheolwr yn cael ei chynorthwyo gan yr unigolyn cyfrifol a'i fod yn bresennol yn y swyddfa dri neu bedwar diwrnod yr wythnos wrth i'r rheolwr gwblhau ei chyfnod sefydlu.

Nid oes gan unrhyw un o'r eiddo a fynychir yn y Fwrdeistref Sirol deledu cylch cyfyng ond dywedwyd y byddai hyn yn cael ei labelu ar y system i hysbysu staff a oedd hyn yn ei le.

Dywedwyd wrth y swyddog monitro contractau y cedwir at y cynnig gweithredol a bod tua 22% o'r staff yn gallu siarad Cymraeg, gan gynnwys y rheolwr a'r cydlynydd. Ar adeg yr ymweliad, nid oedd unrhyw gleientiaid yn dymuno sgwrsio yn Gymraeg a thrafodir hyn yn ystod yr asesiad ffôn cychwynnol. Er hynny, nid oedd hyn wedi ei ffurfioli. Er mwyn dangos cydymffurfiaeth â'r ddeddfwriaeth, rhaid cael tystiolaeth glir o hyn yn ystod yr asesiad cychwynnol.

Archwiliad o ffeiliau a dogfennaeth

Edrychwyd ar ddwy ffeil cleient yn ystod yr ymweliad ac nid oedd unrhyw asesiadau cychwynnol clir ar gael. Roedd un yn cynnwys cynllun gofal a oedd wedi'i gwblhau gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili ac roedd gan y llall gynllun gofal a oedd wedi'i ddatblygu, ond nid oedd dim byd cyn i'r gwasanaeth ddechrau o ran amlinellu sut oedd y person am gael ei gynorthwyo, beth yw ei ddewisiadau, a sut gall y darparwr ddiwallu eu hanghenion ac ati.

Roedd un o'r cynlluniau wedi'i lofnodi a'i ddyddio'n glir gan yr unigolyn oedd angen cymorth a'r goruchwyliwr yn Bluebird. Roedd hwn wedi'i lofnodi i gadarnhau eu bod nhw wedi bod yn rhan o'r broses o ysgrifennu'r cynllun ac yn cytuno â'r cynnwys. Ar yr ail ffeil, cydnabuwyd bod adolygiadau o'r cynllun personol wedi'u llofnodi gan y cleient a'r darparwr, ond nid y brif ddogfen.

Nid oedd unrhyw gofnodion o'r amseroedd ymweld a ffefrir gan yr unigolyn; hyd yn oed os nad yw hyn yn bosibl, dylid cofnodi hyn fel bod y cydlynydd yn ymwybodol o ddymuniadau’r cleient os bydd staff ychwanegol yn cael eu cyflogi neu os daw’r slot amser ar gael. Dylid trafod hyn yn ystod unrhyw gyfarfodydd adolygu hefyd rhag ofn iddyn nhw newid eu dewis.

Roedd cynlluniau personol yn unigol ac yn cynnwys rhywfaint o fanylion sy'n canolbwyntio ar yr unigolyn, er enghraifft, roedd un cleient wedi gweithio fel athro crefftau, yn gwisgo sbectol ac mae ganddo dri o blant. Amlygodd cynllun personol cleient arall fod ei deulu yn bwysig iddo a'i fod yn gallu cyfathrebu ar lafar ond yn gallu bod yn anghofus. Nid oedd digon o fanylion am hoffterau, yr hyn mae'n gallu ei wneud yn annibynnol (i gynnal y sgiliau hyn) a chanlyniadau. Er mwyn canolbwyntio ar les y person a'i gynorthwyo i gyflawni'r nodau hyn, mae angen i'r gofalwyr wybod beth sy'n bwysig iddo a sut mae am gyflawni ei uchelgeisiau.

Dogfennaeth yn ymwneud â staff

Ar adeg y cyfarfod, roedd hi'n braf nodi bod Bluebird wedi cyflogi pump o weithwyr newydd a oedd i fod i ddechrau hyfforddi yr wythnos ganlynol.

Roedd tystiolaeth ar gael bod staff wedi mynychu hyfforddiant ar godi a chario, hylendid bwyd, diogelu, rheoli heintiau, cynnal bywyd sylfaenol, ac ymwybyddiaeth o feddyginiaeth. Nid oedd unrhyw beth yn ymwneud ag ymddygiad heriol, dementia, amhariad ar y synhwyrau, nac ymwybyddiaeth o strôc. Oherwydd bod gennym ni boblogaeth sy'n heneiddio a bod cynnydd yn nifer y bobl sy'n cael diagnosis o ddementia neu amhariad gwybyddol, argymhellir bod hyfforddiant dementia yn cael ei ddarparu fel blaenoriaeth i gynorthwyo staff i gyflawni eu rolau.

Edrychodd y swyddog monitro contractau ar 2 ffeil staff fel rhan o'r broses fonitro; roedd un o'r rhain yn cynnwys dau eirda proffesiynol, nid oedd geirda ar gael yn yr ail ffeil.

Roedd disgrifiad swydd a ffurflen gais fanwl yn y ddwy ffeil, ond roedd y mecanwaith sgorio wedi'i gwblhau ar gyfer un aelod o staff yn unig. I ddangos bod yr ymgeisydd wedi bodloni'r meini prawf ar gyfer y cyfweliad, dylai fod offeryn sgorio clir i ddangos ei addasrwydd.

Cydnabuwyd bod cofnodion o gyfweliadau yn cael eu cadw ar ffeil a bod sefyllfaoedd wedi'u rhoi fel rhan o'r cyfarfod a bod y rhain wedi'u cymryd o daflen nodiadau. Amlygodd y ddau gofnod mai dim ond 1 cyfwelydd oedd yno; argymhellir bod 2 aelod uwch o staff yn cynnal cyfweliadau i ddiogelu rhag sefyllfa lle caiff y canlyniad ei herio. Eglurodd yr unigolyn cyfrifol ei fod, lle bo modd, yn ceisio caniatáu ar gyfer 2 gyfwelydd, ond nid yw hyn bob amser yn bosibl, ac nid yw am arafu'r broses recriwtio na pheryglu colli ymgeiswyr i asiantaeth arall wrth aros i glirio dyddiaduron cyfwelwyr priodol.

Adborth gan ofalwyr

Dim ond un o’r gofalwyr sy’n gweithio ym Mwrdeistref Sirol Caerffili a ddychwelodd yr alwad gan y swyddog monitro contractau a dywedodd fod digon o amser i deithio rhwng ymweliadau, ond mae hyn yn bennaf oherwydd ei fod yn gweithio sifftiau hwyrach. Cydnabuwyd bod y terfyn cyflymder 20mya newydd wedi effeithio ar faint o amser a dreulir rhwng ymweliadau.

Cafwyd trafodaeth am y broses sefydlu ac eglurodd y gofalwr fod hyn yn ddigonol a'i fod yn teimlo’n hyderus wrth wneud ymweliadau’n annibynnol. Fodd bynnag, roedd wedi gweithio i asiantaeth arall ers deng mlynedd yn flaenorol, felly, roedd yn ymwneud yn bennaf â dod i adnabod y cwmni, yn ogystal â'r systemau a phrosesau.

Teimlwyd bod gwybodaeth dda ar gael ar ffonau ei gwmni i’w alluogi i wneud y galwadau yn y ffordd y mae’r unigolyn yn dymuno. Dywedwyd wrth y swyddog monitro contractau y gall siarad ag un o'r gofalwyr eraill neu uwch aelod ar ddyletswydd os bydd unrhyw gwestiynau o gwbl. Teimlai'r gofalwr fod y rheolwr a'r unigolyn cyfrifol yn hawdd mynd atyn nhw ac yn hygyrch os oes unrhyw broblemau. Ar y cyfan, amlygwyd bod cyfathrebu'n dda yn y sefydliad.

Mae'r hyfforddiant a ddarperir yn briodol a dywedodd y gofalwr ei fod wedi cael hyfforddiant stoma a gofal cathetr yn ddiweddar. Nid oedd unrhyw hyfforddiant pellach roedd yn teimlo bod ei angen arno ar adeg y sgwrs.

Yr unig feysydd a godwyd a allai wella’r gwasanaeth oedd recriwtio a’r angen i gyflogi rhagor o ofalwyr gan y gall fod o dan dipyn o bwysau ar brydiau. Mae rhai gofalwyr sy’n newydd i’r sector ac nad ydyn nhw'n gwbl ymwybodol o’r hyn sydd ei angen, ac mae’n cymryd amser iddyn nhw gael eu hyfforddi’n llawn a gallu gwneud ymweliadau ar eu pen eu hunain.

Adborth cleient

Siaradodd y swyddog monitro contractau â dau gleient a oedd yn cael cymorth gan Bluebird ac ni chodwyd unrhyw bryderon na chwynion gan y naill na'r llall. Dywedodd un o’r unigolion y bydd gofalwyr yn ei helpu i’r ystafell ymolchi ac yn ei helpu i gael ei golchi a’i newid, gan ddefnyddio’r lifft risiau. Dywedwyd bod y gofalwyr yn ‘hyfryd’ ac nid yw byth yn teimlo fel pe bai'n cael ei rhuthro yn ystod yr ymweliadau. Dywedodd nad yw wedi bod angen gwneud cwyn erioed a'i bod yn ymwybodol bod yna reolwr newydd. Roedd yn braf nodi ei bod yn teimlo fel pe bai'n ymwneud â’i gofal ac wedi dweud wrth y swyddog monitro contractau, gan chwerthin, ‘o ie, fi sy'n gyfrifol!’. Yr unig faes a godwyd ar gyfer gwella yw ei bod yn dymuno na fyddai trosiant staff mor uchel, ond roedd hi'n deall pam y gall hyn ddigwydd.

Roedd yr ail berson y siaradwyd ag ef hefyd yn hapus gyda'r ddarpariaeth gofal a dywedodd wrth y swyddog monitro contractau fod y gofalwyr bob amser yn aros am hyd llawn yr ymweliad ac nad oedden nhw byth yn ymddangos yn frysiog. Dim ond un gŵyn roedd angen iddo ei gwneud erioed, sef ymweliad a gollwyd ar benwythnos oherwydd gwall ar y system electronig, ac roedd hwn yn achos unigol. Eglurwyd bod cysgodi da a, phan fo staff newydd, maen nhw'n cael cyfnod trosglwyddo manwl. Amlygwyd ei fod yn teimlo fel pe bai'n rhan o'i becyn gofal a'i fod yn gallu dweud wrth staff beth mae ei eisiau neu os oes unrhyw beth o'i le. Nid oedd unrhyw beth y gallai feddwl amdano i wella'r gwasanaeth.

Adborth aelodau teulu

Siaradwyd â dau berthynas am adborth; roedd y ddau yn hapus gyda'r gwasanaeth a lefel y gofal maen nhw'n ei ddarparu. Dywedodd y ddau y gall ymweliadau yn y bore redeg yn hwyr weithiau, a dywedodd un fod hyn, fel arfer, oherwydd bod ymweliad cynharach wedi rhedeg dros amser gan fod yr unigolyn yn aml yn gofyn iddyn nhw wneud rhagor o bethau. Gall hyn gael effaith ar y perthynas gan ei bod yn ddiabetig, ac mae'n bwysig ei bod yn bwyta ar adegau penodol. Amlygodd un perthynas y bydd gofalwr yn ceisio rhoi gwybod i'w Mam os yw’n mynd i fod yn hwyr. Rhoddodd y swyddog monitro contractau adborth i'r rheolwr a'r unigolyn cyfrifol i ystyried a oes angen neilltuo amser ychwanegol ar gyfer yr ymweliad cynharach.

Dywedodd y ddau berthynas eu bod nhw wedi cael eu gwahodd i fynychu cyfarfodydd adolygu, er bod un wedi dweud nad oedd hyn wedi digwydd ers tro, ac esboniodd y perthynas arall y gellir cynllunio hyn yn eithaf cyflym ar brydiau ac nad yw bob amser yn gallu cael caniatâd i fod yn absennol o'r gwaith, felly, byddai rhagor o rybudd yn ddefnyddiol.

Ni ddywedodd y naill berthynas na'r llall fod angen iddyn nhw godi unrhyw gwynion, ond bydden nhw'n teimlo'n hyderus i wneud hynny pe bai angen. Pan ofynnwyd iddyn nhw a oedd angen gwella unrhyw beth arall, dywedon nhw 'na' ac eglurodd un fod gan ei fam ofalwyr hyfryd yn mynd ati.

Camau unioni/datblygiadol

Camau unioni

Dylid ychwanegu'r dyddiad adolygu at y canllaw i ddefnyddwyr gwasanaeth i sicrhau bod y fersiwn diweddaraf yn cael ei ddefnyddio. Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016 (Fersiwn 2, Ebrill 2019), Rheoliad 19.

Dylai'r asesiad cychwynnol gofnodi’n ffurfiol ym mha iaith mae’r unigolyn am ei siarad a derbyn unrhyw wybodaeth ysgrifenedig. Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016 (Fersiwn 2, Ebrill 2019), Rheoliad 24.

Dylai Bluebird Care roi asesiadau cychwynnol clir ar waith ar gyfer unrhyw gleient newydd gan amlinellu ei anghenion a’i hoffterau, yn ogystal â’r penderfyniadau ynghylch a allan nhw ddiwallu anghenion y person a sut. Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016 (Fersiwn 2, Ebrill 2019), Rheoliad 14.

Dylid cwblhau cynllun wrth gefn ysgrifenedig os bydd yr unigolyn cyfrifol a'r rheolwr cofrestredig yn absennol am gyfnod yn annisgwyl. Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016 (Fersiwn 2, Ebrill 2019), Rheoliad 72.

Dylai cynlluniau personol amlygu canlyniadau unigol a sut maen nhw'n cael eu cynorthwyo i gyflawni'r rhain. Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016 (Fersiwn 2, Ebrill 2019), Rheoliadau 15, 16 ac 17.

Dylid darparu hyfforddiant dementia/amhariad gwybyddol i'r holl staff. Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016 (Fersiwn 2, Ebrill 2019), Rheoliad 21.

Camau datblygiadol

Dylai'r canllaw i ddefnyddwyr gwasanaeth gynnwys dyddiad arfaethedig yr adolygiad nesaf.

Dylid cwblhau'r mecanwaith sgorio ar gyfer pob cyfweliad i ddangos addasrwydd yr ymgeisydd.

Casgliad

Roedd yn ymddangos bod y swyddfa'n cael ei gweithredu'n dda ac roedd yn braf gweld y rheolwr yn cael cymorth llawn gan yr unigolyn cyfrifol. Canfyddiad y swyddog monitro contractau oedd bod cyfathrebu'n dda ar draws y sefydliad.

Cydnabuwyd bod y system electronig yn drylwyr iawn, a bod y rhan fwyaf o'r wybodaeth y gofynnwyd amdani yn hawdd i'w chael. Roedd yr adborth a gasglwyd gan gleientiaid, perthnasau ac aelod o staff i gyd yn gyson o gadarnhaol, a dim ond meysydd bach a nodwyd i'w gwella.

Er bod nifer y cleientiaid yng Nghaerffili yn eithaf isel o hyd ar adeg yr ymweliad, byddai'n braf gweld y nifer hwn yn tyfu o fewn y Fwrdeistref Sirol wrth i nifer y gofalwyr gynyddu.

Mae'r adroddiad hwn wedi amlygu saith cam unioni a dau gam datblygiadol mae angen mynd i'r afael â nhw ac mae'r swyddog monitro contractau yn gofyn i'r rhain gael eu cyflawni o fewn tri mis i ddyddiad yr adroddiad hwn.

Hoffai'r swyddog monitro contractau achub ar y cyfle hwn i ddiolch i bawb a fu'n ymwneud â'r broses fonitro am eu hamser, cymorth a lletygarwch. Oni bai bod angen, bydd yr ymweliad monitro nesaf yn digwydd ymhen tua 12 mis.

Awdur: Amelia Tyler
Swydd: Swyddog Monitro Contractau
Dyddiad: 13 Hydref 2023

Share on Facebook