Canllaw ymarferol o ran craffu


Beth yw craffu?

O ganlyniad i Ddeddf Llywodraeth Leol 2000, cafodd swyddogaethau Cabinet a Chraffu eu creu.

Y Cabinet sy’n gwneud y rhan fwyaf o benderfyniadau pwysig y Cyngor tra bod y rhan fwyaf o’r penderfyniadau o ddydd i ddydd yn cael eu gwneud gan swyddogion y Cyngor. Fodd bynnag, y Cyngor llawn yw corff pennaf y Cyngor o hyd ac mae’n gyfrifol am bennu fframwaith polisïau allweddol y Cyngor, e.e. gosod y gyllideb, a phennu treth y cyngor ac ati.

Mae Pwyllgorau Craffu yn cynnwys Aelodau (anweithredol) nad ydyn nhw'n aelodau o'r Cabinet (gweithredol) ac sy'n gyfrifol am sicrhau bod y rhai sy’n gwneud penderfyniadau (Swyddogion y Cabinet a’r Cyngor) yn atebol a chynorthwyo i ddatblygu gwell polisïau a gwasanaethau'r Cyngor. Maen nhw'n gallu archwilio unrhyw swyddogaeth y Cyngor neu ystyried unrhyw fater sy'n effeithio ar y gymuned ehangach.

Mae Craffu yn galluogi Aelodau i ddylanwadu ar benderfyniadau mae'r Cabinet yn eu gwneud a sicrhau bod barn ac anghenion pobl leol yn cael eu hystyried.

Beth yw nodau craffu?

  • Helpu gwella perfformiad y Cyngor.
  • Helpu'r Cyngor i ddarparu gwasanaethau sy'n sensitif i anghenion lleol drwy gynnwys pobl leol.
  • Sicrhau bod y broses gwneud penderfyniadau yn glir, yn dryloyw ac yn atebol.
  • Cynnwys defnyddwyr gwasanaeth a'r gymuned ehangach wrth wneud penderfyniadau.

Pam fod craffu yn bwysig?

  • Dal y rhai sy'n gwneud penderfyniadau i gyfrif.
  • Herio a gwella perfformiad.
  • Cynorthwyo cyflawni gwerth am arian.
  • Herio'r ffordd mae pethau'n cael eu gwneud.
  • Dylanwadu ar y rhai sy'n gwneud penderfyniadau gydag argymhellion sy'n seiliedig ar dystiolaeth.
  • Dod â thystiolaeth a safbwyntiau rhanddeiliaid, defnyddwyr a dinasyddion.
  • Ymgymryd â gwaith craffu cyn/ar ôl penderfyniad ar gynigion y Cabinet.

Mae Pwyllgorau Craffu, yn ogystal â gwneud awgrymiadau ar gyfer gwelliannau, yn cydnabod arfer da a pherfformiad.

Craffu ym mwrdeistref sirol caerffili

Mae tri Phwyllgor Craffu yng Nghyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili:

  • Pwyllgor Craffu Corfforaethol ac Adfywio (yn cynnwys Cyllid, Gwasanaethau Cyfreithiol, Gwasanaethau Democrataidd, Gwasanaethau i Gwsmeriaid a Digidol, a Chynllunio).
  • Pwyllgor Craffu Tai a'r Amgylchedd (yn cynnwys Gwasanaethau Cymunedol a Hamdden, Priffyrdd, Trafnidiaeth a Pheirianneg.
  • Pwyllgor Craffu Addysg a Gwasanaethau Cymdeithasol (yn cynnwys Ysgolion, Gwasanaethau Ieuenctid, Llyfrgelloedd, Dysgu Gydol Oes, Gwasanaethau Cymdeithasol i Oedolion a Phlant).

Hefyd, bydd sawl cyfarfod ar y cyd o'r tri Phwyllgor Craffu i ystyried materion trawsbynciol yn ystod blwyddyn. Mae pob Cynghorydd anweithredol yn Aelodau Craffu ar gyfer y cyfarfodydd hyn.

Ydw i'n gallu mynychu cyfarfod craffu a ble a phryd maen nhw'n cael eu cynnal?

  • Mae pob cyfarfod yn agored i'r cyhoedd (oni bai bod materion cyfrinachol yn cael eu trafod).
  • Mae'r cyfarfodydd yn hybrid a gall Aelodau'r Pwyllgor fynychu naill ai yn bersonol (yn Nhŷ Penallta, Swyddfeydd y Cyngor, Parc Tredomen, Ystrad Mynach CF82 7PG) neu dros y we. Gallwch chi ddewis gwylio'r ffrydio’n fyw ar wefan y Cyngor – www.caerffili.gov.uk
  • Fel arfer, mae cyfarfodydd yn cael eu cynnal bob 6 wythnos ac, fel arfer, maen nhw'n dechrau am 5.30pm. Mae manylion ar wefan y Cyngor - www.caerffili.gov.uk

Sut ydw i'n gallu cael agendâu a chofnodion pwyllgorau craffu?

Mae papurau ar gael ar wefan y Cyngor; o’r hafan, dewiswch y pennawd ‘Y Cyngor’ ar frig y dudalen o dan bennawd y brif faner. Wedyn, dewiswch ‘Cyfarfodydd, agendâu, cofnodion ac adroddiadau’.

O'r dudalen hon mae gennych chi ddau opsiwn: mae ‘Calendar cyfarfodydd’ yn mynd â chi at galendr o'r cyfarfodydd lle gallwch chi ddewis enw’r pwyllgor, a bydd hyn yn mynd â chi at y dogfennau ar gyfer y cyfarfod hwnnw.

Yr ail opsiwn yw mynd i ‘Cofnodion, agendâu ac adroddiadau’ sy’n caniatáu i chi chwilio am y pwnc neu ddefnyddio opsiwn chwilio manwl i deilwra’ch chwiliad i ystod o ddyddiadau gydag enw’r pwyllgor.

Os hoffech chi bori papurau ar gyfer pwyllgor craffu penodol, gallwch chi wneud hynny drwy ddewis ‘Y Cyngor’ eto ar frig tudalen y wefan. Wedyn, dewiswch ‘Cynghorwyr a Phwyllgorau’ ac yna ‘Pwyllgorau’ ac yna ‘Pwyllgorau craffu’. Cliciwch ar y ddolen ar gyfer y pwyllgor penodol y mae gennych chi ddiddordeb ynddo. Wedyn, cliciwch 'Rhagor o wybodaeth am y Pwyllgor Craffu (enw'r pwyllgor craffu'. Wedyn, fe welwch chi opsiwn i ‘Pori trwy'r cyfarfodydd a'r agendâu ar gyfer y pwyllgor hwn’.

Sut alla i gymryd rhan mewn craffu?

Mae Craffu yn rhoi cyfle i'r cyhoedd gymryd rhan yng ngweithgareddau'r Cyngor. Os hoffech chi wneud cais i Bwyllgor Craffu, llenwch y ffurflen briodol sydd ar gael ar wefan y Cyngor – www.caerffili.gov.uk

Fel arall, gallwch chi gysylltu â'r Tîm Gwasanaethau Democrataidd (gweler y manylion cyswllt ar dudalen 4 y canllaw hwn). Bydd pob cais yn cael ei ystyried yn unol â phrotocol wedi'i gytuno (gweler atodiad 1). Os bydd Cadeirydd y Pwyllgor yn cytuno i ystyried y mater, byddwch chi'n cael gwybod am y broses i'w dilyn a dyddiad y cyfarfod.

Bydd y Pwyllgor Craffu yn ystyried pob cais gan aelodau’r cyhoedd neu randdeiliaid i'w cynnwys fel eitemau ar agendâu’r dyfodol. Unwaith y bydd y Pwyllgor Craffu wedi ystyried y cais, bydd yr aelod o'r cyhoedd neu'r rhanddeiliad yn cael gwybod am y canlyniad. Bydd y penderfyniad yn cael ei seilio yn unol â'r meini prawf wedi'u cytuno (Atodiad 1).

Beth sy'n digwydd yn y cyfarfod craffu?

Mae'n bwysig nodi bod cyfarfodydd Pwyllgorau Craffu yn gyfarfodydd ffurfiol y Cyngor. Gall y Pwyllgor Craffu alw ‘tystion arbenigol’, gwrando ar ddatganiadau a gofyn cwestiynau i’r tystion hynny. Mae'r Cyngor ond yn gallu gofyn i fudiad trydydd parti fynychu cyfarfod Pwyllgor Craffu ond nid oes ganddo’r pŵer i orfodi trydydd parti i fynychu ac ateb cwestiynau.

Bydd pob tyst yn cael ei drin â chwrteisi a pharch a bydd pob cwestiwn i dyst yn cael ei wneud yn drefnus o dan gyfarwyddyd y Cadeirydd. Hefyd, mae'n bwysig nodi nad oes unrhyw rwymedigaeth ar dystion i ateb cwestiynau.

Rhoi tystiolaeth i bwyllgor craffu

Gall aelodau o'r cyhoedd neu randdeiliaid ddarparu tystiolaeth ysgrifenedig neu wneud cais i siarad yng nghyfarfod y Pwyllgor Craffu ar gyfer eitemau sydd ar agenda. Dylai pob cais i siarad fynd i Gadeirydd y Pwyllgor Craffu a chael ei wneud erbyn 10am y diwrnod cyn cynnal y cyfarfod (rhaid i hwn fod yn ddiwrnod gwaith). Gallwch chi gysylltu â'r Cadeirydd drwy'r Gwasanaethau Democrataidd (gweler y manylion cyswllt ar dudalen 4 y canllaw hwn).

Os oes sawl person sydd eisiau siarad am fater, bydd nifer y siaradwyr yn cael ei benderfynu gan y Cadeirydd, fel arfer hyd at uchafswm o dri. Nid yw hyn yn cynnwys ceisiadau gan Gynghorwyr Bwrdeistref Sirol Caerffili, sy'n cael eu pennu gan gyfansoddiad y Cyngor. Bydd yr holl siaradwyr yn cael eu cyfyngu i 5 munud oni bai bod y Cadeirydd yn dweud yn wahanol.

Mae cyfarfodydd Pwyllgorau Craffu yn hybrid ac mae’n bosibl eu mynychu naill ai yn bersonol neu o bell. Cyn cyfarfod o'r Pwyllgor Craffu ac unwaith y bydd y Cadeirydd wedi rhoi caniatâd i rywun siarad mewn cyfarfod, bydd siaradwyr yn cael dewis fynychu yn bersonol neu ymuno o bell.

Cynllun yr ystafell

Fel sydd wedi'i nodi uchod, mae cyfarfodydd pwyllgorau craffu yn gyfarfodydd hybrid gyda rhai yn mynychu'r cyfarfod yn yr ystafell gyfarfod ac eraill yn ymuno o bell. Fodd bynnag, mae'r ystafell gyfarfod yn dal i fod ar gael ac wedi'i gosod fel pe bai pawb yn gorfforol yn yr ystafell.

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili yn gweithredu cynllun ystafell gynadledda. Bydd Aelodau'r Pwyllgor Craffu (yn bresennol yn bersonol) a Swyddogion Cymorth yn eistedd o amgylch tair ochr y bwrdd gan ffurfio pedol. Bydd yr Aelod Cabinet ac Uwch Swyddogion yn eistedd gyda’i gilydd ar ddiwedd y bwrdd a bydd Swyddog(ion) a thystion yn ymuno â nhw yn ystod pynciau penodol sy’n cael eu trafod.

Bydd Aelodau’r Pwyllgor, swyddogion a thystion/siaradwyr allanol sy’n mynychu o bell yn cael eu gweld a’u clywed ar y sgrin(iau) mawr ar waliau’r ystafell gyfarfod neu Siambr y Cyngor.

Mae bwrdd swyddogion/tystion ar wahân, man cyhoeddus a bwrdd y wasg. Er mwyn cynorthwyo ymwelwyr i nodi pwy yw pwy, bydd gan bawb o amgylch y bwrdd cyfarfod blac enw yn nodi eu henw a'u swydd.

Os bydd y cyfarfod yn cael ei gynnal yn Siambr y Cyngor, bydd y Cadeirydd, yr Is-Gadeirydd a staff y Gwasanaethau Democrataidd yn eistedd yn y blaen yn wynebu’r siambr; bydd Aelodau’r Pwyllgor yn eistedd yn ardal y brif siambr a bydd yr Aelod Cabinet ac Uwch Swyddogion ar un ochr y siambr. Bydd unrhyw aelod o’r cyhoedd neu siaradwyr allanol yn cael ei ofyn i eistedd yng nghefn siambr a byddan nhw'n cael eu gwahodd i ddod i'r blaen gan y Cadeirydd os yw’n briodol.

Staffio a chymorth

Mae Gwasanaethau Democrataidd, sy'n cynnwys Swyddogion Gwasanaethau Pwyllgorau a Swyddogion Craffu, yn darparu cymorth yn ystod cyfarfodydd Pwyllgorau Craffu. Maen nhw'n gwneud hyn drwy ddarparu cyngor, arweiniad a chofnodi cofnodion yn ogystal â rhoi cymorth technegol a ffrydio byw. Bydd Swyddogion Craffu yn cysylltu â thystion a swyddogion ac yn cynorthwyo i baratoi rhaglenni gwaith.

I gael rhagor o wybodaeth am sut mae Craffu yn gweithio yng Nghyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili ac i gyflwyno eitemau i'w trafod, cysylltwch â: -

Tîm Gwasanaethau Democrataidd, Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili, Tŷ Penallta

Parc Tredomen, Ystrad Mynach, Hengoed, CF82 7PG

E-bost: Craffu@caerffili.gov.uk

Rhif ffôn: 01443 864279

Atodiad 1 – meini prawf ar gyfer ceisiadau am adroddiadau

Meini prawf – materion sydd eisoes ar y flaenraglen waith

Bydd y meini prawf canlynol o gymorth i’r Pwyllgor benderfynu a ydyn nhw'n gallu derbyn cais gan aelod o’r cyhoedd neu randdeiliad i roi tystiolaeth mewn cyfarfod Pwyllgor Craffu:

  • Mae'r cais yn cyfeirio at fater sydd eisoes ar flaenraglen waith Pwyllgor Craffu.
  • Nid yw'r cais yn cael ei ystyried yn flinderus nac yn wahaniaethol neu roedd ceisiadau tebyg dro ar ôl tro.
  • Nid yw’r cais yn cael ei wneud i amlygu cwyn benodol (dylai ymdrin â chwynion yn unol â threfn gwyno’r Cyngor).
  • Mae'r aelod o'r cyhoedd neu'r rhanddeiliad wedi rhoi tystiolaeth ar yr un mater o fewn y 12 mis diwethaf.

Meini prawf – materion nad ydyn nhw ar y flaenraglen waith

Bydd y Pwyllgor Craffu yn ystyried y cais ar sail y meini prawf canlynol:

  • Mae'r mater o fewn cylch gorchwyl y Pwyllgor Craffu.
  • Mae gan y Pwyllgor Craffu gyfrifoldeb i flaenoriaethu materion yn unol â'r amser sydd ar gael iddo a bydd yn defnyddio'r matrics blaenoriaethu sydd ynghlwm i'w helpu nhw i bennu ei flaenoriaethau.
  • Nid yw'r cais yn cael ei ystyried yn flinderus nac yn wahaniaethol, neu roedd ceisiadau tebyg dro ar ôl tro.
  • Nid yw’r cais yn cael ei wneud i amlygu cwyn benodol (dylai ymdrin â chwynion yn unol â threfn gwyno’r Cyngor).
  • Nid yw'r Pwyllgor Craffu eisoes wedi ystyried y mater o fewn y 12 mis diwethaf.

Sefydliadau trydydd parti

Os yw’r cais yn ymwneud â gofyn i sefydliad trydydd parti fynychu, dylai gael ei nodi y gallai’r Cyngor wneud cais ond nid gorfodi’r sefydliad hwnnw i fynychu.

Canlyniad

Yn dilyn sylwadau a thrafodaethau ag aelodau o’r cyhoedd neu randdeiliaid, mae'r Pwyllgor Craffu yn gallu penderfynu ar y canlynol:

  • Newid, diwygio neu wneud argymhellion i adroddiad.
  • Cynnal gwaith craffu pellach ar y mater a chomisiynu adroddiad pellach neu ymgymryd â gweithgareddau eraill.
  • Galw ar ‘Berson Dynodedig’ i fynychu Pwyllgor Craffu yn y dyfodol.
  • Sefydlu grŵp gorchwyl a gorffen i gynnal adolygiad manwl o fater.

Nodiadau esboniadol

Person dynodedig

Mae Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011 yn gosod dyletswydd ar bwyllgorau craffu awdurdodau lleol i graffu ar ddarparwyr gwasanaethau cyhoeddus eraill yn eu hardal. Rhoddodd Adran 61 o’r Mesur bwerau i Weinidogion Cymru “ddynodi” unigolion a sefydliadau i fod yn destun craffu gan bwyllgorau craffu awdurdodau lleol. Ni fydd hyn yn dod i rym nes i Lywodraeth Cymru gyhoeddi Gorchymyn y Gweinidog.

Blinderus/parhaus

Mae penderfynu a yw cais yn flinderus yn ymarfer cydbwyso hyblyg, gan ystyried holl amgylchiadau'r achos. Nid oes prawf na diffiniad anhyblyg a bydd, yn aml, yn hawdd ei adnabod. Y cwestiwn allweddol yw a yw’r cais yn debygol o achosi trallod, aflonyddwch neu lid heb unrhyw achos priodol neu gyfiawn.

Cydraddoldeb a'r gymraeg

Mae gwahaniaethu’n digwydd pan fydd person A yn trin person B yn llai ffafriol ar sail gwahaniaethau gwirioneddol neu ganfyddedig, cefndiroedd neu amgylchiadau unigol, o gymharu â’r ffordd y mae’n trin pobl eraill. Mae Deddf Cydraddoldeb 2010 yn rhestru’r grwpiau o bobl sydd â’r hawl i beidio â dioddef gwahaniaethu. Mae gan bobl sy'n perthyn i'r grwpiau hyn yr hyn sy'n cael eu galw yn nodweddion gwarchodedig. Mae'r rhain yn cynnwys:

  • oedran
  • anabledd
  • hunaniaeth rhywedd ac ailbennu rhywedd
  • priodas neu bartneriaeth sifil (mewn cyflogaeth yn unig)
  • beichiogrwydd a mamolaeth
  • hil
  • crefydd neu gred
  • rhyw
  • cyfeiriadedd rhywiol

Mae Mesur y Gymraeg (Cymru) 2011 yn rhoi statws cyfreithiol cyfartal i’r Gymraeg a’r Saesneg yng Nghymru ac yn rhoi hawliau cyfreithiol i unigolion allu byw eu bywydau drwy gyfrwng y Gymraeg. Rhaid peidio â thrin y Gymraeg yn llai ffafriol na’r Saesneg wrth gynnal busnes y Cyngor.

Mae grwpiau eraill yn dod o dan amrywiol Gonfensiynau’r Cenhedloedd Unedig, deddfwriaeth a rheoliadau’r Undeb Europeiadd, y Deyrnas Unedig a Llywodraeth Cymru, e.e. Hawliau Dynol.

Rhaid asesu effaith holl bolisïau, gweithdrefnau a phenderfyniadau'r Cyngor er mwyn sicrhau bod y materion uchod wedi'u datblygu'n briodol, eu bod nhw'n destun ymgynghoriad a'u cymeradwyo. Dylai'r adran Asesiad Effaith Integredig mewn adroddiadau gyfeirio at y broses hon.

Mae Cynllun Cydraddoldeb Strategol y Cyngor yn cynnwys rhagor o fanylion am y materion hyn ac mae ar gael, ynghyd ag amrywiaeth eang o ganllawiau penodol (fel asesiadau effaith, cwynion, caffael ac ati), ar wefan y Cyngor.