Cyngor bwrdeistref sirol caerffili, cyfadran gwasanaethau cymdeithasol, îm comisiynu, droddiad monitro contract
Enw'r Darparwr: New Directions Care & Support
Dyddiad yr Ymweliad: 20 Hydref 2022
Swyddogion Ymweld: Ceri Williams – Swyddog Monitro Contractau, Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili
Yn bresennol: Kerry Mountjoy – Arweinydd Gwasanaeth, Caerffili, Amy Carr -– Rheolwr Rhanbarthol
Mae New Directions yn ddarparwr gofal cartref cofrestredig, sy’n darparu gofal a chymorth i unigolion yn eu cartrefi eu hunain.
Dyma’r ymweliad monitro cyntaf i gael ei gynnal â’r darparwr hwn gan yr awdurdod lleol.
Yn ddibynnol ar ganfyddiadau'r adroddiad, bydd ND Care & Support yn cael camau unioni a datblygiadol i'w cwblhau. Camau unioni yw'r rhai y mae'n rhaid eu cwblhau (yn unol â'r ddeddfwriaeth ac ati), ac argymhellion ar gyfer arfer da yw'r camau datblygiadol.
Canfyddiadau'r ymweliad
Darpariaeth Gwasanaeth
Cafodd cofnodion monitro galwadau eu harolygu ar gyfer dau gleient a'u cymharu â'r amseroedd trefnedig. Roedd y cofnodion yn dangos bod galwadau'n digwydd o fewn 30 munud i'r amseroedd galwadau trefnedig.
Roedd parhad gofalwyr yn dda ar gyfer y ddau becyn a gafodd eu hadolygu, gyda'r parhad o fewn y targed a gafodd ei osod yn y contract.
Cafodd dwy rota staff eu hadolygu fel rhan o'r monitro. Roedd yn amlwg o’r rotâu bod digon o amser teithio i sicrhau bod gan weithwyr gofal ddigon o amser rhwng un lleoliad a’r llall.
Mae ND Care yn defnyddio system cynllunio gofal gyfrifiadurol o'r enw PASS. Mae’r system yn cadw manylion yr holl unigolion, y cynlluniau gofal, y galwadau gofal gofynnol ac mae hefyd yn gweithredu fel system monitro galwadau.
Mae system PASS yn dangos rhybudd os nad yw gofalwr wedi mewngofnodi i alwad ar yr amser y cafodd ei gynllunio. Mae hyn yn rhybuddio staff y swyddfa, a fydd wedyn yn gwneud ymholiadau gyda'r gofalwr.
Mae gan ND Care system ar alwad y tu allan i oriau swyddfa. Bydd staff sydd ar alwad yn gwirio'r system PASS bob hanner awr am unrhyw rybuddion. Os na chaiff rhybudd sylw ar ôl 45 munud, bydd y system hefyd yn rhoi rhybudd i'r ffôn symudol sydd ar alwad.
Proses Cynllunio Gofal a Gwasanaeth
Mae gan ND Care ddogfen cynllunio gofal gynhwysfawr. Mae'r ddogfen yn cynnwys manylion personol, hanes meddygol, canlyniadau i'w cyflawni, dadansoddiad o alwadau gofal a thasgau i'w cwblhau yn ystod pob galwad.
Cafodd dwy ffeil cleient eu harolygu yn ystod yr ymweliad monitro. Roedd ffeil y ddau gleient yn cynnwys Cynllun Gofal a Chymorth Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili. Roedd yr holl anghenion gofal a chymorth a nodwyd o gynllun gofal a chymorth y Cyngor wedi'u cynnwys yng nghynlluniau personol ND Care.
Roedd crynodeb byr o hanes bywyd wedi'i gynnwys yn y ddogfennaeth a allai fod yn fwy manwl.
Roedd y cynlluniau personol a gafodd eu harolygu yn cynnwys cyfarwyddiadau manwl a chlir ar ba gymorth oedd ei angen yn ystod pob galwad. Roedd y ddau gynllun yn canolbwyntio ar yr unigolyn, wedi’u hysgrifennu o safbwynt y person sy’n derbyn gofal a chymorth ac yn cynnwys hoff a chas bethau, arferion a galluoedd o ran yr hyn sy'n gallu cael eu cyflawni’n annibynnol.
Roedd asesiadau risg addas ar waith yn y ddwy ffeil a gafodd eu harolygu. Roedd y rheini'n disgrifio'n gywir y risgiau a nodwyd a'r camau i'w cymryd pe bai'r risg yn digwydd.
Roedd y ddau gynllun personol wedi'u llofnodi gan y person sy'n derbyn gofal a chymorth neu gan gynrychiolydd, gan ddangos tystiolaeth o'u rhan nhw yn y gwaith o gynhyrchu'r cynllun personol.
Mae cofnodion dyddiol yn cael eu casglu'n electronig gan ddefnyddio'r rhaglen PASS. Mae tasgau'n cael eu rhestru a'u cofnodi'n wyrdd pan fydd y gofalwr yn cadarnhau ei fod wedi cwblhau'r dasg. Ar yr holl gofnodion a gafodd eu harolygu, roedd tasgau wedi'u cwblhau ac roedden nhw hefyd yn cynnwys crynodeb ysgrifenedig gan y gofalwr ynghylch canlyniad yr alwad a sylwadau ar les yr unigolyn.
Mae'r system gyfrifiadurol yn cofnodi dyddiadau ac amseroedd y galwadau, hyd yr alwad a manylion y gofalwr a gyflawnodd yr alwad.
Mae cofnodion cleientiaid yn cael eu harchwilio'n ddyddiol gan fod y system PASS yn hysbysu staff y swyddfa os nad yw tasgau wedi'u cyflawni.
Mae adolygiadau o'r cynlluniau personol yn cael eu cynnal o fewn yr amserlenni angenrheidiol sy'n cael eu nodi yn y rheoliadau.
Mae adolygiadau yn ystyrlon ac yn cael eu cynnal gyda'r unigolyn sy'n cael gofal a chymorth.
Hyfforddiant Recriwtio a Goruchwyliaeth
Cafodd dwy ffeil staff eu harolygu. Roedden nhw'n cynnwys gwybodaeth ofynnol megis ffurflen gais fanwl, cofnod o gyfweliad a chontractau cyflogaeth.
Roedd un ffeil yn dangos y ddau eirda gofynnol, ond dim ond un geirda oedd yn yr ail ffeil. Fodd bynnag, roedd tystiolaeth a thrywydd archwilio o geisiadau geirda ond ni chafwyd unrhyw atebion i'r ceisiadau hyn.
Roedd contractau cyflogaeth wedi'u llofnodi yn y ddwy ffeil a gafodd eu harolygu.
Roedd copïau o ddogfennau yn cadarnhau hunaniaeth yn y ddwy ffeil, yn ogystal â ffotograffau diweddar.
Mae ceisiadau am wiriadau'r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd yn cael eu gwneud ac mae'r dystiolaeth eu bod nhw'n dod i law a’u bod nhw’n glir yn cael ei chadw ar ffeil. Roedd yr wybodaeth hon yn ymddangos yn y ddwy ffeil staff a gafodd eu gwirio.
Roedd tystysgrifau hyfforddiant yn ymddangos yn y ddwy ffeil staff ac roedd y ffeiliau hefyd yn cynnwys rhestrau gwirio cymhwysedd hyfforddiant.
Roedd tystiolaeth hefyd ar y ffeiliau o staff newydd yn dilyn proses gysgodi ystyrlon a thrylwyr wrth iddyn nhw weithio gyda staff profiadol yn y gymuned. Roedd rhestrau gwirio yn ymddangos ar gyfer tasgau amrywiol a oedd wedi'u harsylwi a'u cymeradwyo gan staff uwch.
Cafodd hapwiriadau eu cofnodi hefyd yn y ddwy ffeil. Mae'r rhain yn cael eu cynnal bob chwe mis ac maen nhw'n cynnwys ymddangosiad, rheoli heintiau, cyfathrebu a hefyd gwiriadau cymhwysedd o ran rhoi meddyginiaeth, symud a thrin. Mae adborth hefyd ar gael gan unigolion sy'n cael y gwasanaeth.
Roedd y matrics hyfforddi yn dangos bod yr holl staff wedi cael yr hyfforddiant diweddaraf ym mhob cwrs gorfodol. Nid oedd tystiolaeth bod staff wedi cael hyfforddiant mewn cyrsiau nad oedd yn orfodol.
Mae'n ofynnol i staff gofal gael goruchwyliaeth bob chwarter o leiaf a chael Gwerthusiad Blynyddol hefyd. Roedd cofnodion a gafodd eu darparu gan ND Care yn dangos bod staff yn cael eu goruchwylio ond nid o fewn yr amserlenni sydd wedi'u gosod yn y rheoliadau. Roedd yr holl staff wedi cwblhau gwerthusiad blynyddol.
Sicrwydd Ansawdd
Cafodd copi o'r adroddiad sicrwydd ansawdd chwe-misol diweddaraf ei ddarparu gyda dyddiad mis Medi 2022. Roedd yr adroddiad yn cynnwys adborth gan unigolion sy'n cael gwasanaeth ar ffurf holiadur.
Tystiodd yr adroddiad sicrwydd ansawdd fod unigolion ar y cyfan yn fodlon â'r gofal a'r cymorth maen nhw'n eu cael. Cafodd y meysydd i'w gwella eu nodi ac fe gafodd y meysydd hyn eu codi gyda'r staff.
Mae'r Unigolyn Cyfrifol yn ymweld â'r gangen yn rheolaidd i roi cymorth ac mae dyddiadau'r ymweliadau hyn yn cael eu trefnu ymlaen llaw.
Cafodd adroddiad chwarterol diweddaraf yr Unigolyn Cyfrifol ei ddarparu ac roedd tystiolaeth o fonitro perfformiad y gangen ac adborth gan staff a'r unigolion sy'n cael gwasanaeth.
Cysylltodd y swyddog monitro â phedwar o unigolion neu eu cynrychiolwyr nhw am adborth ar y gwasanaeth y maen nhw'n ei gael.
Rhoddodd yr holl bobl a gafodd eu holi adborth da am y gofal roedden nhw'n ei gael a'r gofalwyr sy'n eu cynorthwyo nhw.
Roedd yr adborth ar gyfer staff gofal yn ardderchog ac nid oedd unrhyw un o'r unigolion a gafodd eu holi erioed wedi gorfod codi unrhyw bryderon gyda'r staff gofal na'r swyddfa.
Camau unioni / datblygiadol
Camau Unioni
Rhaid i staff gyfarfod am oruchwyliaeth un i un gyda'u rheolwr llinell neu swyddog cyfatebol, neu aelod uwch o staff, bob chwarter o leiaf. (Rheoliad 36, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016.)
Rhaid i unrhyw hysbysiadau rheoliad 60 sydd wedi'u cyflwyno i'r rheoleiddiwr hefyd gael eu hanfon at dîm Comisiynu Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili. (Contract Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili).
Casgliad
Roedd yr ymweliad monitro â ND Care & Support yn un cadarnhaol. Mae'r gangen wedi mynd trwy newidiadau rheoli drwy gydol y flwyddyn, ac roedd yn amlwg bod gwelliannau wedi'u gwneud sydd wedi bod o fudd i'r gwasanaeth yn gyffredinol. Roedd yr adborth gan unigolion ynghylch y gofal a’r cymorth y maen nhw'n eu cael yn ardderchog, yn ogystal â'r adborth gan Weithwyr Cymdeithasol, sy’n disgrifio’r asiantaeth gofal fel un rhagweithiol ac effeithiol o ran cyfathrebu â gweithwyr proffesiynol sy’n ymwneud â gofal a chymorth unigolion. Hoffai'r Swyddog Monitro ddiolch i staff ND Care am eu hamser a'u croeso yn ystod yr ymweliad monitro.
Awdur:
Ceri Williams
Swydd:
Swyddog Monitro Contractau
Dyddiad:
10.11.2022
D.S.Bydd yr adroddiad hwn ar gael ar wefan Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili. Bydd copïau caled o'r adroddiad hefyd ar gael i ddefnyddwyr gwasanaeth a/neu eu teuluoedd ar gais.