Cynllunio digwyddiad

Pan fyddwch yn penderfynu cynnal digwyddiad bach neu gymunedol, mae angen i chi feddwl am bwy fydd yn mynychu, y cyfleusterau y byddant eu hangen, pa fath o weithgareddau fydd gennych ac unrhyw ofynion diogelwch.

Gall ESAG (Grŵp Ymgynghorol Diogelwch Digwyddiadau) Caerffili ddarparu cyngor a chymorth ymarferol i drefnwyr digwyddiadau sy’n trefnu digwyddiad am y tro cyntaf ynghyd â threfnwyr digwyddiadau proffesiynol a phrofiadol sy’n newydd i’r fwrdeistref sirol.

Grŵp Ymgynghorol Diogelwch Digwyddiadau (ESAG)

Mae Grŵp Ymgynghorol Diogelwch Digwyddiadau (ESAG) Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy wedi’i sefydlu er mwyn helpu pobl i gynllunio a threfnu digwyddiadau llwyddiannus a diogel i’r cyhoedd o fewn Bwrdeistref Sirol Caerffili.

Rydym yn cynnig cyfarwyddyd i drefnwyr digwyddiadau ar arfer gorau i sicrhau bod y digwyddiad yn ddiogel ac yn bodloni’r holl ofynion deddfwriaethol, cyfreithiol a gweithredol.

Nid oes ffi am ein cyngor a’n cyfarwyddyd ar y cam cynllunio. Fodd bynnag, mae rhai gwasanaethau yn codi tâl am fynychu’r digwyddiad ei hun.

Pwy all fy helpu a rhoi cyngor i mi?

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili yn cydweithredu gyda’r Heddlu, Tân ac Achub, Ambiwlans a grwpiau perthnasol eraill i gynnig cyngor a darparu cymorth i unrhyw un sy’n cynllunio digwyddiad.

Gall y Grŵp Ymgynghorol Diogelwch Digwyddiadau gynnig cyfarwyddyd ar:-

  • Sut i gychwyn arni
  • Yr hyn sydd angen i chi ei wneud
  • Pwy ddylech gysylltu â nhw am gyfarwyddyd arbenigol

Y brif wybodaeth yr ydym ei hangen gennych yw, fel a ganlyn:-

  • Pa fath o ddigwyddiad ydych chi’n ei gynllunio
  • Ble caiff ei gynnal
  • Pryd caiff ei gynnal, dyddiad ac amser
  • Pwy fydd yn mynychu
  • Pa niferoedd fydd yn mynychu
  • Pa gyfleusterau fyddwch chi eu hangen i’ch ymwelwyr. Mae hyn yn cynnwys toiledau, cymorth cyntaf, dŵr yfed a lluniaeth.
  • A yw eich digwyddiad ar gyfer grwpiau penodol, megis plant, pobl ifanc, pobl hŷn neu bobl ag anableddau?
  • A oes arnoch angen unrhyw gyfleusterau penodol i’r grwpiau hyn?
  • Beth sydd angen i chi ei wneud i reoli torfeydd yn ddiogel?
  • A yw’r safle arfaethedig y maint priodol ar gyfer y niferoedd fydd yn mynychu?
  • Mae’n bosib y gofynnir am wybodaeth arall, yn dibynnu ar y math o ddigwyddiad yr ydych yn ei gynllunio

Po gynharaf y gallwch ddarparu’r wybodaeth hon, bydd hi’n haws i’r ESAG allu eich helpu chi.

Er mwyn galluogi i drefnwyr digwyddiadau fodloni eu cyfrifoldebau, nid oes ffi am y cyfarwyddyd hwn yn ystod y cam cynllunio. Fodd bynnag, mae rhai gwasanaethau yn codi ffi am fynychu’r digwyddiad ei hun.

Materion y mae angen i chi eu hystyried

  • Cynllun gweithredol a fydd yn cynnwys cynllun o’r safle ac asesiad risg
  • Cynllun argyfwng, iechyd a diogelwch, deddfwriaeth a chyfreithiol
  • Cau ffyrdd, arwyddion, effeithiau arbennig ac ati.
  • Diogelwch tân, stiwardio, darpariaeth feddygol, toiledau
  • Mynediad i’r anabl, strwythurau dros dro
  • Mynediad i gerbydau argyfwng, parcio
  • Systemau Sain / PA, bwyd a diod
  • Gwaredu gwastraff
  • Yswiriant atebolrwydd cyhoeddus
  • Trwydded eiddo neu Rybudd Digwyddiad Dros Dro (TEN)
  • Eraill fel sydd angen (yn dibynnu ar y math o ddigwyddiad) 

Aelodau’r Grŵp Ymgynghorol Diogelwch Digwyddiadau

  • Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili (yr holl Adrannau perthnasol)
  • Heddlu Gwent
  • Gwasanaeth Tân ac Achub De Cymru
  • Ymddiriedolaeth Gwasanaeth Ambiwlans Cymru (WAST)
  • Sefydliadau eraill fel sydd angen

Cyfarfodydd y Grŵp Ymgynghorol Diogelwch

Cynhelir cyfarfodydd yn rheolaidd, ond gellir cynnal cyfarfodydd arbennig er mwyn trafod digwyddiadau mawr.

Faint o rybudd sydd angen ar y Grŵp Ymgynghorol Diogelwch Digwyddiadau?

Po fwyaf o rybudd a gawn, y mwyaf o amser caiff y trefnwyr i gynllunio’n effeithiol, yn enwedig os yw’r digwyddiad yn un mawr neu os oes angen trwyddedau a/neu gau ffyrdd.

Fel arfer, mae hi’n cymryd 6 mis i drefnu digwyddiad bach a hyd at 12 mis i ddigwyddiad mwy.

Dywedwch wrthym am eich digwyddiad

Gallwch ddweud wrthym am ddigwyddiad yr ydych yn ei gynllunio drwy lenwi ein ffurflen ar-lein. Mae fersiwn PDF o’r ffurflen ar gael hefyd, y gallwch ei dychwelyd drwy’r post.

Llenwi hysbysiad digwyddiad ar-lein>

Bydd y ddolen hon yn cymryd chi i Cyswllt Caerffili.  Cofrestrwch nawr neu mewngofnodwch i adrodd, ymgeisio neu i dalu am wasanaethau.  Os nad ydych am greu cyfrif, cliciwch ar ‘Parhau heb gofrestru’. Edrychwch yn eich ffolder e-bost sothach/sbam am neges actifadu cyfrif a negeseuon hysbysu oddi wrthym!

Os ydych chi wedi creu cyfrif, bydd eich ffurflen yn arbed yn awtomatig wrth i chi symud ymlaen trwy bob adran. Yna, gallwch gyrchu unrhyw ffurflenni sydd wedi'u llenwi'n rhannol drwy fewngofnodi i'ch cyfrif Cyswllt Caerffili.  https://caerphilly.mycouncilservices.com

Ffurflen hysbysiad digwyddiad (PDF)

Ffurflen gais digwyddiad arbennig (cau ffyrdd) (PDF)

Gwybodaeth Bellach

Hyrwyddo digwyddiad yn y dyfodol

Os ydych wedi trefnu digwyddiad ac am iddo ymddangos ar y Wefan hon, gorau po gyntaf y rhowch chi’r manylion i ni. Mae rhoi gwybod i ni yn gynnar yn golygu y caiff eich digwyddiad ei hyrwyddo’n fwy effeithiol.

Dywedwch wrthym am eich digwyddiad