Cynllunio digwyddiad

Pan fyddwch yn penderfynu cynnal digwyddiad bach neu gymunedol, mae angen i chi feddwl am bwy fydd yn mynychu, y cyfleusterau y byddant eu hangen, pa fath o weithgareddau fydd gennych ac unrhyw ofynion diogelwch.

Gall ESAG (Grŵp Ymgynghorol Diogelwch Digwyddiadau) Caerffili ddarparu cyngor a chymorth ymarferol i drefnwyr digwyddiadau sy’n trefnu digwyddiad am y tro cyntaf ynghyd â threfnwyr digwyddiadau proffesiynol a phrofiadol sy’n newydd i’r fwrdeistref sirol.

Grŵp Ymgynghorol Diogelwch Digwyddiadau (ESAG)

Mae Grŵp Ymgynghorol Diogelwch Digwyddiadau (ESAG) Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy wedi’i sefydlu er mwyn helpu pobl i gynllunio a threfnu digwyddiadau llwyddiannus a diogel i’r cyhoedd o fewn Bwrdeistref Sirol Caerffili.

Rydym yn cynnig cyfarwyddyd i drefnwyr digwyddiadau ar arfer gorau i sicrhau bod y digwyddiad yn ddiogel ac yn bodloni’r holl ofynion deddfwriaethol, cyfreithiol a gweithredol.

Nid oes ffi am ein cyngor a’n cyfarwyddyd ar y cam cynllunio. Fodd bynnag, mae rhai gwasanaethau yn codi tâl am fynychu’r digwyddiad ei hun.

Pwy all fy helpu a rhoi cyngor i mi?

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili yn cydweithredu gyda’r Heddlu, Tân ac Achub, Ambiwlans a grwpiau perthnasol eraill i gynnig cyngor a darparu cymorth i unrhyw un sy’n cynllunio digwyddiad.

Gall y Grŵp Ymgynghorol Diogelwch Digwyddiadau gynnig cyfarwyddyd ar:-

• Sut i gychwyn arni
• Yr hyn sydd angen i chi ei wneud
• Pwy ddylech gysylltu â nhw am gyfarwyddyd arbenigol

Y brif wybodaeth yr ydym ei hangen gennych yw, fel a ganlyn:-

• Pa fath o ddigwyddiad ydych chi’n ei gynllunio
• Ble caiff ei gynnal
• Pryd caiff ei gynnal, dyddiad ac amser
• Pwy fydd yn mynychu
• Pa niferoedd fydd yn mynychu
• Pa gyfleusterau fyddwch chi eu hangen i’ch ymwelwyr. Mae hyn yn cynnwys toiledau, cymorth cyntaf, dŵr yfed a lluniaeth.
• A yw eich digwyddiad ar gyfer grwpiau penodol, megis plant, pobl ifanc, pobl hŷn neu bobl ag anableddau?
• A oes arnoch angen unrhyw gyfleusterau penodol i’r grwpiau hyn?
• Beth sydd angen i chi ei wneud i reoli torfeydd yn ddiogel?
• A yw’r safle arfaethedig y maint priodol ar gyfer y niferoedd fydd yn mynychu?
• Mae’n bosib y gofynnir am wybodaeth arall, yn dibynnu ar y math o ddigwyddiad yr ydych yn ei gynllunio

Po gynharaf y gallwch ddarparu’r wybodaeth hon, bydd hi’n haws i’r ESAG allu eich helpu chi.

Er mwyn galluogi i drefnwyr digwyddiadau fodloni eu cyfrifoldebau, nid oes ffi am y cyfarwyddyd hwn yn ystod y cam cynllunio. Fodd bynnag, mae rhai gwasanaethau yn codi ffi am fynychu’r digwyddiad ei hun.

Materion y mae angen i chi eu hystyried

• Cynllun gweithredol a fydd yn cynnwys cynllun o’r safle ac asesiad risg
• Cynllun argyfwng, iechyd a diogelwch, deddfwriaeth a chyfreithiol
• Cau ffyrdd, arwyddion, effeithiau arbennig ac ati.
• Diogelwch tân, stiwardio, darpariaeth feddygol, toiledau
• Mynediad i’r anabl, strwythurau dros dro
• Mynediad i gerbydau argyfwng, parcio
• Systemau Sain / PA, bwyd a diod
• Gwaredu gwastraff
• Yswiriant atebolrwydd cyhoeddus
• Trwydded eiddo neu Rybudd Digwyddiad Dros Dro (TEN)
• Eraill fel sydd angen (yn dibynnu ar y math o ddigwyddiad) 

Aelodau’r Grŵp Ymgynghorol Diogelwch Digwyddiadau

• Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili (yr holl Adrannau perthnasol)
• Heddlu Gwent
• Gwasanaeth Tân ac Achub De Cymru
• Ymddiriedolaeth Gwasanaeth Ambiwlans Cymru (WAST)
• Sefydliadau eraill fel sydd angen

Cyfarfodydd y Grŵp Ymgynghorol Diogelwch

Cynhelir cyfarfodydd yn rheolaidd, ond gellir cynnal cyfarfodydd arbennig er mwyn trafod digwyddiadau mawr.

Faint o rybudd sydd angen ar y Grŵp Ymgynghorol Diogelwch Digwyddiadau?

Po fwyaf o rybudd a gawn, y mwyaf o amser caiff y trefnwyr i gynllunio’n effeithiol, yn enwedig os yw’r digwyddiad yn un mawr neu os oes angen trwyddedau a/neu gau ffyrdd.

Fel arfer, mae hi’n cymryd 6 mis i drefnu digwyddiad bach a hyd at 12 mis i ddigwyddiad mwy.

Dywedwch wrthym am eich digwyddiad

Gallwch ddweud wrthym am ddigwyddiad yr ydych yn ei gynllunio drwy lenwi ein ffurflen ar-lein. Mae fersiwn PDF o’r ffurflen ar gael hefyd, y gallwch ei dychwelyd drwy’r post.

Ffurflen hysbysiad digwyddiad (PDF)

Ffurflen gais digwyddiad arbennig (cau ffyrdd) (PDF)

Gwybodaeth Bellach

• Grŵp Ymgynghorol Diogelwch Digwyddiadau – Cylch Gorchwyl (PDF)
• Taflen wybodaeth am drefnu digwyddiadau – rheolaethau eraill (PDF)
• Cyfarwyddyd cynllunio digwyddiadau (PDF)
• ESAG – cysylltiadau defnyddiol (PDF)
• Ffurflenni a chyfarwyddyd trwydded eiddo
• Ymgeisio am rybudd digwyddiadau dros dro
• Cyfarwyddyd Mannau Poblog NaCTSO (PDF)

Hyrwyddo digwyddiad yn y dyfodol

Os ydych wedi trefnu digwyddiad ac am iddo ymddangos ar y Wefan hon, gorau po gyntaf y rhowch chi’r manylion i ni. Mae rhoi gwybod i ni yn gynnar yn golygu y caiff eich digwyddiad ei hyrwyddo’n fwy effeithiol.

Dywedwch wrthym am eich digwyddiad